L ENTRETIEN ANNUEL DES IT CNRS. Dossiers annuels 2015 et Avancement au choix Avril 2015

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1 L ENTRETIEN ANNUEL DES IT CNRS Dossiers annuels 2015 et Avancement au choix

2 CONDUIRE L ENTRETIEN ANNUEL REDIGER LES FICHES DU DOSSIER ANNUEL INTERVENANTS : Nathalie NARBONI Coordinatrice et Formatrice Campagne AVANCEMENT AU CHOIX Danielle BLANCHARD Référente Campagne Avancement au Choix Nise SCHERRER Responsable Ressources Humaines 1 Représentant du Service des Systèmes d Information 2

3 CONDUIRE L ENTRETIEN ANNUEL DES ITA : SOMMAIRE LES OBJECTIFS DE LA REUNION DE SITE : VOUS INFORMER SUR LES ÉVOLUTIONS DE SIRHUS DA 2015 RAPPELER LES OBJECTIFS DE L ENTRETIEN ANNUEL AIDER LES DIFFÉRENTS ACTEURS À RÉUSSIR CET ENTRETIEN 3

4 SIRHUS : CAMPAGNE DA Présentation des Evolutions L entretien et la rédaction du DA 4

5 LES OBJECTIFS DE L ENTRETIEN ANNUEL un acte de management chargé d enjeux pour tous les acteurs du CNRS 5

6 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUELD ACTIVITÉS OBLIGATOIRE Acte essentiel dans la gestion des ressources humaines, l entretien annuel répond à une exigence réglementaire. Au Directeur d Unité (DU) /Responsable d Entretien (RE), il permet : d orienter les activités et les efforts vers la réalisation de résultats concrets d améliorer les résultats et les comportements de l agent en lui donnant des cibles progressives de développement de mesurer les résultats en utilisant des critères objectifs et quantifiables 6

7 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUELD ACTIVITÉS d établir des priorités à travers le choix des objectifs et/ou comportements les plus importants sur lesquels concentrer les efforts = Impliquer, motiver, communiquer, responsabiliser 7

8 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUEL D ACTIVITÉS OBLIGATOIRE Pour l agent, il est l occasion : d avoir une idée précise de ce que son DU ou N+1 attend de lui pour mieux comprendre ses missions, domaines de responsabilités et objectifs de connaître les critères de l évaluation et l avis de son responsable sur le travail effectué de définir les moyens nécessaires à l amélioration de ses résultats 8

9 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUELD ACTIVITÉS OBLIGATOIRE d exprimer ses attentes professionnelles = Instaurer un vrai dialogue avec sa hiérarchie : moment privilégié d échanges et de dialogue 9

10 LA REUSSITE DE L ENTRETIEN DÉPEND DE 1. DE SA COHERENCE AVEC LE SYSTÈME DE MANAGEMENT ET D ECHANGES MIS EN PLACE 2. DE SA PREPARATION 3. DE LA RELATION PROFESSIONNELLE DÉJÀ ETABLIE 10

11 L ENTRETIEN ANNUEL D ACTIVITE, MOMENT DE CONTRÔLE ET D EVALUATION On s arrête et on fait le point : Sur la mission, les objectifs, la responsabilité du poste, les contributions attendues Sur les résultats de l année écoulée Sur les aptitudes et qualités du collaborateur Moment de résolution de problème Analyse des éventuelles difficultés rencontrées Recherche des causes et mise au point du plan d action 11

12 L ENTRETIEN ANNUEL D ACTIVITE, MOMENT DE CONTRÔLE ET D EVALUATION Moment de communication Echanges des informations et points de vue Ajustement des perceptions Moment pour préparer l avenir En définissant les objectifs de l année à venir En élaborant un plan de formation individuel En procédant à l analyse des perspectives d évolution 12

13 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUELD ACTIVITÉS Il est tourné vers le futur et vers l action Rétrospective et constat 25% Analyse et diagnostic 25% Plan d actions et plan de progrès 50% ET NON PAS Tourné vers le passé bureau des pleurs et des circonstances atténuantes Tourné vers le passé Fatalité ou confessionnal 13

14 LA PHASE DE REDACTION DU DA Le dossier annuel est la traduction de compétences La compétence est composée de savoir faire, de savoirs et de savoir être 14

15 FINALITES DE L ENTRETIEN ANNUELD ACTIVITÉS OBLIGATOIRE d exprimer ses attentes professionnelles = Instaurer un vrai dialogue avec sa hiérarchie : moment privilégié d échanges et de dialogue 15

16 LA PHASE DE REDACTION DU DA : la méthode T S A R Façon objective et efficace de formuler des faits significatifs et d illustrer la mise en œuvre de ses aptitudes ou de ses qualités Bon canevas d interview côté RE, il facilite la rédaction et du RE et de l agent 16

17 LA METHODE T S A R (Rédiger ma fiche 2 à partir des objectifs fixés à N-1 et au plan d actions mis en oeuvre Face à telle ou dans telle Tâche, Situation, Il (elle) a mené telle (s) Action (s) avec tel (s) Résultat (s) 17

18 La formulation de faits significatifs : la méthode T S A R De quelle situation s agit-il? Dans quelles circonstances? Comment et quelle (s) méthodes? quel(s) résultats avez-vous obtenu(s) 18

19 EN REPONSE A DES OBJECTIFS CLAIRS Contrôlables dans le temps Limités en nombre ACCESSIBLES Inhérents aux missions Représentatifs des priorités du laboratoire Spécifiques pour l année et à venir 19

20 DÉCRIRE SON ACTIVITÉ - LA FICHE 2 : Recensement des informations utiles Etablir un CV : postes, emplois, activités pratiquées et fonctions occupées Objectif ne rien oublier des compétences possédées Déterminer votre fonction et les activités principales et associées (uniquement si elles sont utiles à l activité professionnelle : expliciter clairement le lien entre cette activité annexe et ce qu elle apporte à votre fonction actuelle) Recenser vos relations de travail internes et externes, vos formations reçues pour identifier les compétences acquises, la fiche Emploi-type correspondant à votre emploi (Intérêts?) 20

21 L ENTRETIEN ANNUEL DES IT : PRÉCAUTIONS D USAGE (1) Les résultats de l entretien dépendent de : L INTRODUCTION D UN MAXIMUM D IMPARTIALITE ET D EQUITE LA MISE EN PLACE DE MODALITES COMMUNES D ENTRETIEN LA LÉGITIMITE DU RESPONSABLE D ENTRETIEN Le corps du responsable d entretien? Il est préférable qu il relève d un corps supérieur) 21

22 L ENTRETIEN ANNUEL DES IT : PRÉCAUTIONS D USAGE (2) L ENTRETIEN SE PREPARE DATE LIEU DUREE PLAN : DEBUT/DEROULEMENT/CONCLUSION 22

23 DÉCRIRE SON ACTIVITÉ - LA FICHE 2 : Mise en valeur de sa carrière Ces éléments rassemblés, vous allez pouvoir rédiger plus efficacement votre descriptif : Points forts de votre profil dans l exercice de votre fonction Cohérence de votre parcours professionnel Adéquation de vos compétences avec l emploi occupé éviter les copier/coller de l emploi-type Argumenter en adoptant un plan : Introduction- Développement/Conclusion (enchaînements logiques entre les parties) 23

24 DÉCRIRE SON ACTIVITÉ - LA FICHE 2 : Mise en valeur de sa carrière L INTRODUCTION : vous situer rapidement (votre ancienneté dans la fonction) vous annoncer brièvement votre fonction (l équipe, le labo ou le service où vous travaillez, le nombre de personnes, les caractéristiques de votre environnement professionnel, votre mission à l intérieur du service ou du labo, les points les plus caractéristiques de votre profil par rapport à votre emploi-type) DÉVELOPPEMENT Compétences et connaissances acquises Votre expérience professionnelle hors du CNRS en termes de compétences mises en œuvre (Plus votre parcours professionnel est long, plus vous devez opérer une sélection rigoureuse) 24

25 DÉCRIRE SON ACTIVITÉ - LA FICHE 2 : Mise en valeur de sa carrière DÉVELOPPEMENT Insérer quelques formations en lien avec votre emploi-type (initiale si vous êtes en début de carrière, F P sinon) Soyez positif dans la formulation : éviter les formulations qui donnent l impression que des événements extérieurs gouvernent votre carrière Lisible, aéré, soigné, cohérente, (Majuscules, retraits à la ligne, phrases achevées..) CONCLUSION Trouver une ouverture : quoiqu il en soit, il faut boucler la présentation 25

26 L ENTRETIEN A UNE FONCTION D ORIENTATION FAIRE LE POINT SUR LES OBJECTIFS N-1 ET FIXER LES ORIENTATIONS DE L ANNEE N+1 Après l analyse des compétences mises en œuvre, définir les besoins en formation Pour le cas échéant, Accompagner une évolution dans le poste, conduire un changement dans le poste, envisager une mobilité. La fiche 3 non transmise reste au laboratoire MAIS PEUT ETRE UTILISÉE PAR L AGENT 26 Fiche 3 et Fiche 4

27 La FICHE 5 - APPRECIATION ET ARGUMENTAIRES : Nécessaire cohérence du tout Les fiches 5 comprennent trois feuillets : 1. Appréciation générale et observation (en principe pour tous les agents mais qui peut être très brève s ils sont proposés en changement de corps ou de grade). Elle sert également d argumentaire pour les avancements accélérés d échelon) 2. Argumentaire pour un changement de corps 3. Argumentaire pour un changement de grade. Pour ces 2 derniers feuillets, il est important, que le texte soit adapté 27

28 L APPRECIATION GENERALE Est : Une synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan de l'activité Un argumentaire pour les avancements accélérés d échelon ou les échelons retardés Un texte susceptible d être saisi uniquement par le RE, le DU ou son RA 28

29 CHANGEMENT DE GRADE CHANGEMENT DE CORPS L argumentaire n est saisi que lorsque l agent est proposé à un avancement Deux argumentaires QUI NE PEUVENT être identiques La demande de changement de grade : approche des aspects techniques La demande de changement de corps : la mise en évidence des compétences, tâches, missions relevant du corps supérieur Le DU est le seul habilité à valider ce feuillet 29

30 LES CRITÈRES : 3 niveaux 1 er Niveau de critères : Connaissances et compétences Propres à tous les corps et grades = - connaissances générales et techniques à l ensemble des corps (FI, FC et expérience professionnelle) - Compétences techniques (des savoir-faire propres au métier exercé et exigés dans le corps ou le grade supérieur) - Compétences organisationnelles : (des savoir-faire étendus démontrés par l agent dans le corps cible) 30

31 LES CRITERES (suite) 2 ème niveau de critères : Expérience et responsabilité (Développement plus ou moins important selon le niveau d accès et le type d avancement) - Progression dans l acquisition de connaissances, de compétences - Niveau d autonomie - Impacts des actions menées par l agent et des décisions qu il prend ou peut-être amené à prendre 31

32 CRITÈRES (suite) 3 ème niveau de critères : Aptitude et capacité (À adapter selon le niveau d accès et le type d avancement) - Adaptation et polyvalence (savoir mobilier ses compétences dans des environnements nouveaux et des situations professionnelles différentes) - Aptitudes à satisfaire des demandes nouvelles et multiples - Autonomie (capacité à mener à bien une mission, une activité, une tâche jusqu au résultat final sans nécessité d un contrôle intermédiaire) - Capacité à se procurer des informations (moyens nécessaires à la prise en charge de ses missions) - Capacité relationnelle (dialoguer avec ses interlocuteurs, écouter leurs attentes, prendre en compte leurs contraintes, garder son calme ) - Capacité à faire valoir ses propres attentes et contraintes au travers d arguments objectifs, à nouer des coopérations durables, à s intégrer à un collectif de travail 32

33 PIEGES A EVITER POUR L AGENT - Etre trop descriptif, trop prétentieux, trop discret - Oublier de parler de son contexte de travail - Ne décrire que son environnement de travail - Faire un historique chronologique de sa carrière - Ne pas travailler la rédaction du rapport - Détailler des activités n ayant que très peu ou pas de rapport avec la fonction occupée 33

34 CALENDRIER JUIN 2015 : fin de la campagne 29 juin au 24 juillet : Vérification et validation des dossiers dans SIRHUS Du 3 au 18 septembre 2015 : réunion des Experts Régionaux Sept/Oct: Consultation des DA par les mandataires syndicaux Sept/ Oct. : Travaux des Groupes nationaux À partir du 5 Nov : Travaux des CAP 34

35 LE SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES Assisté du SSI assure un rôle : DE SUPPORT TECHNIQUE ET REGLEMENTAIRE support-da@dr12.cnrs.fr Équipe dédiée : SSI : Christophe JULLIARD, Sébastien SORACE SRH : Nathalie NARBONI, Danielle BLANCHARD, Nise SCHERRER DE CONSEILS ET D INTERFACE Tout au long de la campagne - DSI/DRH 35