REGLES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS

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1 REGLES DE REMBOURSEMENT DES FRAIS Table des matières 1. Préambule Principes Définition Déplacements à plus de 100 km du domicile Déplacement à moins de 100 km du domicile Les frais de repas Frais de séjour (l adhérent ne peut pas regagner son domicile le soir) Annexes relatifs aux barèmes... 5 a) Le barème d indemnité kilométrique... 5 b) Les plafonds relatifs aux frais de repas... 5 c) Les plafonds relatifs aux frais de séjour dans le cadre d un déplacement Préambule Cette note définis les règles de remboursement des frais des adhérents de l association CatchU. Elle annule et remplace toutes les notes précédentes ayant le même objet. 2. Principes Le remboursement aux adhérents ne concerne que les frais engagés dans le cadre des activités relatives à l association et autorisés par un membre du bureau. Les déplacements à plus de 100 km du lieu de résidence de l adhérent nécessités par l activité de l association ne doivent pas être pour l adhérent l occasion d une charge supplémentaire. En cas d incapacité avérée à trouver un hôtel dans les tarifs en vigueur, et si la réservation d hôtel a été réalisée dans un délai raisonnable à compter de la connaissance du déplacement, l association prendra en charge les frais hôteliers au delà du plafond autorisé par la présente note, à la condition que ces frais correspondent au tarif bas de l offre disponible. Ni l adhérent, ni l association ne doivent réaliser un gain à l occasion du remboursement des frais.

2 Toute dépense ne sera remboursée qu avec accord préalable d un membre du bureau, dans le respect des règles sociales et fiscales et des règles CatchU, et sur production d un justificatif. Pour les déplacements fréquents, des solutions d abonnement devront être recherchées (fréquence plus, grand voyageur, abonnement à un trajet...). Les bénévoles, stagiaires et salariés de l association seront remboursés dans les mêmes conditions que les adhérents. 3. Définition Afin d expliciter les modalités de remboursement de frais engagés par les adhérents lors de leurs déplacements pour l association, il est fait usage dans la présente note des expressions suivantes : Le lieu de déplacement correspond au lieu où l adhérent serait amené à se rendre. Cette expression est utilisée dans le chapitre qui concerne les déplacements occasionnels. Le domicile est la résidence principale déclarée à l association par l adhérent lors de son adhésion ou lors d une déclaration de changement de domicile. Déplacement occasionnel en France métropolitaine (Corse comprise) : effectué ponctuellement, de manière discontinue (exemples : visite de partenaires, fournisseurs, formation ), les déplacements occasionnels sont réalisés sur une durée inférieure ou égale à 1 mois et nécessite, au plus, 8 jours de déplacement. Mission en France métropolitaine (Corse comprise) : Il s agit d une mission dont la durée est supérieure à 1 mois et qui nécessite au moins 8 jours par mois de déplacement. La mission fait l objet d une lettre de mission. Mission à l étranger / hors France métropolitaine : La convention collective nationale : «Bureau d études techniques, Cabinets d ingénieurs conseils, Société de Conseil» fixe les principes des missions à l étranger dans le TITRE IX. La mission fait obligatoirement l objet d une lettre de mission. 4. Déplacements à plus de 100 km du domicile La lettre de mission doit être établie pour chaque mission. Son usage doit être systématique. Le choix du mode de déplacement doit être défini dans la lettre de mission. Les déplacements pour l activité de l association doivent s effectuer en priorité par les transports en commun plutôt qu en voiture : - Ile de France et grandes communes urbaines : Métro Bus RER SNCF, - Paris/Province et Province/Province : privilégier le transport SNCF en 2ème classe ou avion classe économique si ce mode de transport est moins chère, - En règle générale, la voiture ne pourra être retenue que pour les distances inférieures à 250 km aller et l avion pour celles supérieures à 500 km aller.

3 Les voyages en avion sont réalisés en classe économique. Pour les vols longs courriers de nuit, le vol en classe business peut être autorisé après accord formel préalable du bureau. Dans certains cas, la location d un véhicule peut s avérer plus économique ; les locations de voiture devront alors suivre la règle suivante : Nombre de personnes Catégorie 1 ou 2 personnes A 3 personnes ou plus B/C Il est recommandé aux adhérents de s organiser afin de faire le plein avant de rendre le véhicule, ce service étant facturé par les loueurs avec un prix de carburant majoré. L utilisation d un véhicule personnel pour effectuer le déplacement est autorisée, sous réserve de l accord express et préalable d un membre du bureau dans les cas suivants : - lorsque le lieu de déplacement est difficilement accessible par les transports en commun, - lorsque les transports en commun obligent à un trajet d une durée supérieure à 75 minutes, - pour les déplacements occasionnels dans la région du lieu de travail. Lorsque le véhicule personnel est ainsi utilisé, l adhérent peu bénéficier d une assurance souscrite par l association, il doit en faire la demande à un membre du bureau une semaine à l avance. L adhérent ou l employé doit être titulaire d un permis de conduire valide, avoir une carte grise en règle. L employé doit avoir une police d assurance trajet pour couvrir ses déplacements entre son domicile et le lieu de travail habituel. Les indemnités kilométriques couvrent l amortissement du véhicule, les frais de garage, de réparation, d entretien, de carburant ainsi que les impôts et taxes sur le véhicule et les frais d assurance. Les indemnités kilométriques sont calculées en fonction de la date de trajet, de la classe de véhicule, et des éventuels dépassements de seuils mensuels de cumuls kilométriques (voir annexe 8.a). Les dépassements de seuils sont calculés sur la base des kilomètres déjà comptabilisés. Les réservations de voyage (avion, train, hôtel, voiture) sont à réaliser par l adhérent en contactant le service client concerné sur place, sur internet ou par téléphone. 5. Déplacement à moins de 100 km du domicile L adhérent adopte le moyen de transport déterminé en fonction des contraintes liées au déplacement.

4 Les frais de trajet sont remboursés : a) Sur la base des dépenses réelles correspondantes pour les trajets effectués en métro, bus, RER, SNCF ou avion, ainsi que les frais annexes du type parking ou taxi. b) En cas d utilisation d un véhicule personnel (sur autorisation préalable du bureau) sous la forme d indemnités kilométriques selon le barème présenté en annexe 8.a. La distance à considérer est celle qui sépare le domicile de l adhérent du lieu de déplacement en prenant en compte un trajet aller et un trajet retour. Une extension d assurance automobile au risque professionnel peu être prise en charge par l association sur demande auprès du bureau. 6. Les frais de repas Les frais de repas seront remboursés sur la base des dépenses réelles et sur production de notes justificatives dans la limite des plafonds mentionnés en annexe 8.b. Les frais de repas du midi engagés par les adhérents sont remboursés sur justificatifs dans la limite des plafonds fixés en annexe 8.b (plafonds distincts si l adhérent dispose ou non de tickets restaurants). Toute note de restaurant doit obligatoirement comporter le nom du bénéficiaire et la raison du repas. En cas de retour tardif au domicile (au- delà de 22 heures), les adhérents auront la possibilité de dîner et seront remboursés dans la limite du plafond «repas soir» fixé en annexe 8.b. 7. Frais de séjour (l adhérent ne peut pas regagner son domicile le soir) Les frais d hôtel (petit- déjeuner compris) sont remboursés, sur la base de dépenses réelles, conformément à la réglementation en vigueur, et sur justificatifs, dans la limite des plafonds journaliers fixés en annexe 8.c. Les dépenses à caractère personnel ne sont pas prises en compte. Les frais de téléphone et les frais bancaires en France ou à l étranger ne sont pas remboursés.

5 8. Annexes relatifs aux barèmes a) Le barème d indemnité kilométrique Les barèmes utilisé sont ceux décris dans la note de la Direction générale des Finances publiques disponible sur le bulletin officiel des impôt à l adresse b) Les plafonds relatifs aux frais de repas Repas du midi : 20 Repas du soir : 30 c) Les plafonds relatifs aux frais de séjour dans le cadre d un déplacement Nuit d hôtel : 100 Petit déjeuner : 10