Message du président du conseil d administration et du directeur général p. 3 Déclaration de fiabilité des données p. 5 Rapport de la direction p.

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1 Rapport annuel de gestion

2 Table de matières Message du président du conseil d administration et du directeur général p. 3 Déclaration de fiabilité des données p. 5 Rapport de la direction p. 6 Remerciements p. 7 Présentation de l établissement p. 8 Mission p. 8 Passé, présent et avenir p. 8 Obligations p. 8 Milieu de vie substitut p. 9 Portrait des résidents p. 10 Organigramme fonctionnel p. 14 Partenariat p. 15 Activités de l établissement p. 16 Agrément Canada p. 16 Journée portes ouvertes p. 16 Plan de développement des ressources humaines p. 18 Service de soins de santé p. 20 Surveillance des infections p. 24 Services auxiliaires p. 27 Service de réadaptation : Ergothérapie p. 29 Service de nutrition p. 30 Service d animation et de loisirs p. 32 Service de relations humaines p. 33 Service de bénévolat p. 34 Conseils professionnels et comités p. 37 Conseil d administration p. 37 Conseil des infirmières et infirmiers p. 38 Conseil multidisciplinaire p. 39 Comité de gouvernance p. 40 Comité de vigilance et de la qualité p. 41 Comité d éthique et de déontologie du conseil d administration p. 43 Comité des usagers p. 43 Comité de Gestion des Risques et de la Qualité p. 45 Comité de Santé et Sécurité au Travail p. 47 Ressources humaines de l établissement p. 50 États financiers p. 51 Rapport financier p. 51 Volumes d activités p. 69 Formation p. 69 Fondation p. 70 ANNEXE 1 Code d éthique et de déontologie p. 72 ANNEXE 2 Commentaires et observations par l auditeur externe p. 82 2

3 Message du président du conseil d administration et du directeur général par intérim L année est une année d exception puisque le Conseil d administration et la directrice générale ont confié la gestion de l Institut à un directeur général par intérim durant le congé de maternité de Mme Szpotowicz, directrice générale en poste. L année qui s est achevée le 31 mars 2014 a été marquée par de nombreux défis. Pour les mentionner, il s agit de : 1- les démarches, auprès de l Agence, de reconnaissance du nombre de résidents par programme suite aux rehaussements, 2- l évaluation des impacts du sous-financement du budget qui nous est alloué et des démarches entreprises auprès de l Agence des services de santé et des services sociaux de Montréal en vue d un rehaussement nécessaire, 3- le rétablissement de notre réputation malmenée dans les médias, suite à la publication du rapport de visite ministérielle sur le milieu de vie substitut à l Institut, 4- l obtention d une subvention pour la révision de l organisation du travail en soins infirmiers, 5- l implantation de RSIPA et ISO-SMAF en matière d évaluation et d admission des personnes âgées en CHSLD, et 6- la préparation et la présentation à la Commission parlementaire d un mémoire sur les conditions de vie des personnes âgées en centre d hébergement et de soins de longue durée. Ces défis ne nous ont pas fait négliger nos efforts pour améliorer les conditions de vie au quotidien de nos résidents. Nous avons aussi clarifié certaines attentes que nous avions en matière de conditions de travail. Nous avons entrepris des travaux importants pour améliorer la sécurité du bâtiment et la sécurité des résidents. Nous avons, dans un contexte très contraignant, travaillé à identifier des sources d amélioration de la productivité et d économies potentielles. Nous croyons avoir réussi à mettre de l avant que l Institut Canadien-Polonais est et doit demeurer un CHSLD public non regroupé à vocation unique. Notre approche à la fois populationnelle, communautaire, culturelle et relationnelle est une démonstration que 3

4 nous rencontrons les aspirations sociales d offrir aux personnes âgées un milieu de vie substitut adapté à leurs besoins. Le présent rapport présente les résultats des activités qui se sont réalisés du 1 er avril 2013 au 31 mars 2014, en y incluant les états financiers vérifiés. Nous remercions les membres du Conseil d administration pour leur assiduité en matière de gouvernance durable; nous remercions l équipe administrative pour le souci de fournir le soutien en matière de gestion et d imputabilité; nous remercions les représentants syndicaux dans le cadre des relations de travail; les employés, toutes catégories d emplois confondus, pour leur constance et leur implication à donner les meilleurs soins et services aux résidents; nous remercions aussi nos médecins et notre pharmacienne par leur présence et leur disponibilité en termes de soins médicaux et de services pharmaceutiques. Nous remercions les membres du Comité des usagers qui exercent avec vigilance leurs activités de soutien des résidents et des proches, à la Commissaire aux plaintes et à la qualité de services, nous exprimons notre entière collaboration. Nous remercions aussi les résidents et les proches pour la confiance exprimée et le partage d un même idéal : vivre dans un milieu substitut qui culturellement leur ressemble, qu il soit sécuritaire, rassurant, agréable et réconfortant. Nous remercions les représentants des communautés et des associations qui ont créé des occasions d ouverture, de célébrations et de fêtes auxquelles ont participé résidents et proches. George Pajuk Président du conseil d administration Monika Szpotowicz Directrice générale POUR Georges Tormen Directeur général par intérim 4

5 Déclaration de fiabilité des données À titre de directeur général par intérim, j ai la responsabilité d assurer la fiabilité des données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que des contrôles afférents. Les résultats et les données du rapport de gestion de l exercice du CHSLD Institut Canadien-Polonais du Bien-Être Inc. : - décrivent fidèlement la mission, les mandats, les responsabilités, les activités et les orientations stratégiques de l établissement; - présentent les objectifs, les indicateurs, les cibles à atteindre et les résultats; - présentent des données exactes et fiables. Je déclare que les données contenues dans ce rapport annuel de gestion ainsi que les contrôles afférents à ces données sont fiables et qu elles correspondent à la situation telle qu elle se présentait au 31 mars Monika Szpotowicz Directrice générale POUR Georges Tormen Directeur général par intérim 5

6 Rapport de la direction Les états financiers du CHSLD Institut Canadien-Polonais du Bien-Être Inc. ont été complétés par la direction qui est responsable de leur préparation et de leur présentation fidèle, y compris les estimations et les jugements importants. Cette responsabilité comprend le choix des conventions comptables appropriées qui respectent les Normes comptables canadiennes pour le secteur public ainsi que les particularités prévues au Manuel de gestion financière édicté en vertu de l article 477 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux. Les renseignements financiers contenus dans le reste du rapport annuel de gestion concordent avec l information donnée dans les états financiers. Pour s acquitter de ses responsabilités, la direction maintient un système de contrôles internes qu elle considère nécessaire. Celui-ci fournit l assurance raisonnable que les biens sont protégés, que les opérations sont comptabilisées adéquatement et au moment opportun, qu elles sont dûment approuvées et qu elles permettent de produire des états financiers fiables. La direction du CHSLD Institut Canadien-Polonais du Bien-Être Inc. reconnaît qu elle est responsable de gérer ses affaires conformément aux lois et règlements qui la régissent. Le conseil d administration surveille la façon dont la direction s acquitte des responsabilités qui lui incombent en matière d information financière et il a approuvé les états financiers. Il est assisté dans ses responsabilités par le comité de vérification. Ce comité rencontre la direction et l auditeur, examine les états financiers et en recommande l approbation au conseil d administration. Les états financiers ont été audités par la firme Bourassa Boyer Inc. dûment mandatée pour se faire, conformément aux normes d audit généralement reconnues du Canada. Son rapport expose la nature et l étendue de cet audit ainsi que l expression de son opinion. La firme Bourassa Boyer Inc. peut, sans aucune restriction, rencontrer le comité de vérification pour discuter de tout élément qui concerne son audit. George Pajuk Président du conseil d administration Monika Szpotowicz Directrice générale POUR Georges Tormen Directeur général par intérim 6

7 Remerciements Nous remercions les membres du Comité de gouvernance et d éthique pour avoir étudié avec attention le présent mémoire et les membres de notre Conseil d administration pour l expression de leur accord. Nous remercions les membres de la Fondation de l Institut Canadien-Polonais du Bien- Être Inc. pour son appui dans cette démarche. Nous remercions les médecins, tous les employés et les bénévoles qui par leur assiduité, leur constance et leur dévouement recréent chaque jour un climat culturel propice à la qualité du milieu de vie, à l amélioration continue de la qualité des soins et services prodigués à nos résidents. Nous remercions l Association québécoise des établissements de santé et des services sociaux pour les conseils et les services qui nous sont offerts en tant que membre. Nous remercions nos partenaires du réseau de la santé qui nous conseillent, nous appuient dans la réalisation de la mission et de la vision de notre établissement. Nous remercions les résidents et les membres des familles qui nous font confiance et qui par leur présence, par le soutien et par leur participation, nous permettent de préserver les liens qui nous unissent aux communautés que nous desservons. Nous remercions notamment les associations polonaises et ukrainiennes, ainsi que l Ambassadeur, les Consuls généraux de la République de Pologne à Ottawa et à Montréal et les autres dignitaires du corps diplomatique qui nous ont exprimé leur soutien par leur présence et leur participation à la vie sociale et culturelle de nos résidents. 7

8 Présentation de l établissement Mission de notre établissement L Institut est plus qu un CHSLD public, c est une institution, c est aussi un foyerrassembleur des forces communautaires; c est aussi potentiellement un lieu de rayonnement et de lien avec la République de Pologne dans une démarche de collaboration. C est un exemple de mode de gestion LEAN adapté à l approche milieu de vie substitut pour une qualité de temps auprès de résidents et d approche où l attention, l écoute et la présence d une autre personne sont fondateurs et déterminants. Passé, présent et avenir de l Institut Son passé se présente sous le signe de l initiative de la communauté polonaise. Son présent, sous le signe de sa détermination à préserver son caractère identitaire. Son avenir se présente sous le signe de la reconnaissance de sa contribution et de son rayonnement; son futur est un devenir qui se fonde sur : 1. les besoins présents et futurs du bassin populationnel desservi; 2. la consolidation de sa mission spécifique; 3. son approche communautaire; 4. son inscription dans un continuum de service qui va au-delà du territoire du CSSS Lucille-Teasdale, et, 5. sa détermination, à travers son aspiration et sa vision, de faire de l Institut une institution rayonnante, reconnue pour son caractère unique au Québec, sa différence et son exemplarité. Plus qu un CHSLD, un phare En cela, l Institut est plus qu un CHSLD public, c est une institution ethnolinguistique et socioculturelle qui sert de phare à l ensemble des communautés slaves. Nos obligations L Institut rencontre ses obligations, ce qui justifie sa raison d être un CHSLD public non regroupé à vocation unique : 1. Avoir un bassin populationnel suffisamment important pour justifier, rentabiliser économiquement et socialement ses installations, et les concepts qui y sont associés : desservir un territoire, recevoir les types de clientèle admissible, rencontrer les besoins de la clientèle, mettre en place les programmes requis et s assurer d une pleine occupation de ses lits au permis; 2. Disposer d un budget qui soit nécessaire et suffisant et le gérer de façon responsable de manière à assurer l exploitation adéquate des installations et atteindre l équilibre budgétaire; 3. Démontrer la productivité et la performance sous toutes ses formes de ressources allouées; 4. Obtenir la reconnaissance de la qualité des soins et des services offerts et s assurer de la satisfaction de la clientèle, dans le respect des normes et des pratiques organisationnelles requises afin d atteindre un niveau de satisfaction qui traduise les aspirations sociales en matière de soins de santé et d assistance; 5. Faire preuve de gouvernance durable et d une gestion responsable. 8

9 Une catégorie de CHSLD à part Le statut particulier de l Institut conditionne donc tout le reste, c est-à-dire la compréhension de son contexte d évolution, ses liens avec la communauté, ses liens avec ses partenaires et les implications budgétaires sur ses modalités de réalisation de sa mission et, conséquemment, sur le milieu de vie et sur les conditions de vie comme telles de ses résidents. Milieu de vie substitut L Institut a réussi tout au long des 48 années d existence à créer un milieu de vie substitut pour ses résidents : son approche fortement communautaire du début, l importance des valeurs, des traditions, des mœurs, des habitudes de vie, les activités sociales, culturelles et récréatives directement en présence des communautés ont été de puissants déterminants des conditions de vie de ses résidents; dans ce contexte, l approche «milieu de vie substitut» pour les personnes âgées en provenance des communautés polonaises, ukrainiennes et slaves avait et a toujours un terrain privilégié pour inspirer au quotidien les attitudes, les paroles et les comportements de tous et chacun. Globalement : Un apport méconnu et pourtant de grande valeur. EN RÉSUMÉ, de ce profil il faut retenir que l Institut Canadien-Polonais du Bien-Être Inc. : 1. Est issu de la volonté caritative de la communauté et des associations polonaises d apporter hébergement, aide, assistance et soins aux personnes âgées, citoyens canadiens d origine polonaise et ainsi fournir une contribution significative au besoin de la population du Québec; 2. A été et continue d être un citoyen corporatif modèle par son souci de l environnement et de respect de son voisinage; 3. A reproduit les conditions culturelles d un milieu de vie respectueux des valeurs, croyances, mœurs et traditions du pays d origine de ces résidents, tout en rencontrant l ensemble de leurs besoins fondamentaux; 4. A rencontré et continue de rencontrer, au fil du temps et selon les modalités en usage, les normes de pratiques, de qualité tant des instances québécoises que canadiennes d appréciation de la qualité; 5. Poursuit sa démarche d amélioration continue de la qualité et de la satisfaction de la clientèle; 6. Souhaite la reconnaissance de sa contribution en tant que CHSLD public non intégré à un CSSS dont la mission consiste à répondre aux besoins de la communauté polonaise et, au besoin, de la communauté ukrainienne et les autres communautés slaves et ce, dans la continuité de soins ; 7. Possède un caractère unique et authentique; 8. Est un établissement public, donc financé par l État, qui a été exclu, compte tenu de sa vocation spécifique, de faire partie obligée d un CSSS; 9. A son propre conseil d administration et sa propre direction; 10. Assume les coûts de son autonomie et celui du caractère culturel et ethnolinguistique distinct; 11. A le plus bas budget par lit et 12. A une productivité et des performances enviables ; 13. Travaille à se rapprocher de ses partenaires tant du territoire des CSSS ainsi que des autres instances et à se développer en réseau tout en préservant son autonomie; 14. Est sous-financé : ce qui met en péril son statut particulier et sa mission et demande une révision de sa base budgétaire et un caractère de pondération dans sa contribution aux opérations d optimisation et de l application des mesures d application de la Loi sur l équilibre budgétaire. 15. Constitue une des exceptions qui confirment la règle par sa détermination et par la complémentarité de sa différence. 9

10 Portrait des résidents polonais hébergés à l Institut Conditions d admission Tout d abord, l Institut héberge 126 résidents et résidentes. Le Service régional d admission (SRA) de l Agence de la santé de Montréal nous réfère des membres de la communauté qui correspondent au profil ethnolinguistique de notre clientèle polonaise et des autres communautés slaves. Cette collaboration et l efficacité qui en résulte, nous permet de satisfaire, dans le limites du nombre de lits au permis, les attentes des membres de la communauté. Cependant, en fonction de l état de santé de la personne âgée référée et de la disponibilité des lits par programme, l Institut peut être amené à admettre cette personne si elle provient de la communauté ukrainienne ou encore de l une ou l autre des communautés slaves. La répartition de nos résidents en fonction de l origine ethnique est la suivante, données internes en date du 17 janvier 2014: Nationalité Nombre Pourcentage Polonais 80 63,5% Ukrainiens 37 29,4% Slaves 1 9 7,1% En CHSLD, dans la région de Montréal, l évaluation actuelle se fait en termes d heuressoins en vue de déterminer le programme de soins le plus propice à rencontrer les besoins du futur résident. La très grande majorité, soit 92,1%, de nos résidents ont plus de 80 ans 2. Voici leur répartition par catégories d âges, au 17 janvier 2014 : Catégories d âges Nombre % % cumulé ,7% ,4% ,0% ,4% 1 Biélorusse=1; Bulgare=1; Croate=2; et aussi des non-slaves comme : Hongrois=2;Lithuanien=1; Russe=2. 2 Dans le document Nouveau visage de l hébergement de l AQESSS il est fait état que :»En , 41% de la clientèle résidant en centre d hébergement public était âgée de 85 ans et plus» page

11 Au 17 janvier 2014, il y avait à l Institut 8 résidents ayant 100 ans et plus; en octobre 2014, 2 autres résidents auront atteint l âge de 100 ans. Nombre de lits au permis et programmes Période Du 29 janvier 1966 au 10 août 1984 Du 11 août 1984 à ce jour Nombre de lits au permis 92 lits 126 lits Nous pourrions en ajouter davantage comme il a été dit plus haut, si l Agence de Montréal nous demandait d augmenter notre capacité d hébergement des membres des communautés que nous desservons, compte tenu que nous avons une liste d attente; voir tableau plus loin. À l heure actuelle, nos 126 lits sont composés de : Type de chambres Nombre de chambres Nombre de résidents Chambre simple (à 1 lit) Chambre double (à 2 lits) Total Ces 126 lits sont réservés à l un ou l autre des deux programmes suivants: Soit le programme 21 : lits réservés aux résidents dont l état de santé demande moins de 3,0 heures-soins; cependant, le programme est décrit comme suit : Le programme 21 accueille des bénéficiaires ayant besoin de moins de 2.5 heures/soins par jour. Cette clientèle présente des problèmes spécifiques qui demandent des soins médicaux et infirmiers, avec surveillance; par exemple, un client porteur de plusieurs maladies chroniques avec un début de perte d autonomie. Soit le programme 31 : lits réservés aux résidents dont l état de santé demande plus de 3,0 (3,5) heures-soins; alors que le programme est décrit comme suit : Le programme 31 accueille des bénéficiaires de 2,5 heures/soins et plus; par exemple, un client avec grande perte cognitive et/ou grande limitation en matière de mobilité fonctionnelle. Nouvelles catégorisations des résidents En guise d explication générale, pour être admis les besoins du résident doivent faire l objet d une évaluation et doivent aussi correspondre à un certain profil en termes d heures-soins. L orientation ministérielle d admettre en CHSLD public des résidents avec des profils élevés en heures-soins a amené des changements importants en termes de : non seulement d admission, mais aussi en termes d alourdissement de la clientèle, d adaptation des installations des CHSLD, incluant les équipements, mais aussi, d augmentation importante de la charge de travail des employés et, 11

12 de besoins nouveaux de formation additionnelle requise pour rencontrer les besoins nombreux, les types de soins et de services requis par l état de santé des résidents, et de révision de l organisation du travail dans le but de faire d un CHSLD non seulement un tout harmonieux et intégré comprenant un milieu de travail, un milieu (institutionnel) d hébergement et de soins et un milieu de vie substitut aux dimensions philosophiques, éthiques, sociales et organisationnelles. En octobre 2013, l Agence de la santé de Montréal, a entrepris les formations en vue d implanter RSIPA et de permettre à tous les CHSLD du territoire de Montréal d utiliser les profils ISO-SMAF pour évaluer les besoins des personnes âgées en perte d autonomie sévère. Comme on peut le constater, à l aide du tableau suivant, il y a eu un alourdissement important de la clientèle de l Institut au cours des trois dernières années. La répartition des lits en programme a évolué à l Institut, tel que présenté dans le tableau : Nombre de lits /Programme Avant 2010 Au 16 décembre 2013 Programme Programme Total de lits au permis En décembre 2013, il y avait en plus 5 dossiers de résidents en évaluation pour un rehaussement vers le programme 31, leur état de santé s étant détérioré. En 2014, l Institut admettra ses nouveaux résidents à partir des profils ISO-SMAF et continuera avec le Service régional d Admission de l Agence de Montréal à gérer les admissions dans une optique qui va bien au-delà du territoire qui s étend à tous les CSSS environnants. Achalandage, taux d occupation et liste d attente Il y a donc eu deux périodes à l Institut dont l année charnière a été 1984 : Période Nombre de lits au permis Nombre total de Début Fin résidents hébergés 29 janvier août août janvier C est 1191 résidents qui ont été hébergés pendant jours de calendrier. En termes de taux d occupation, il est à prévoir que l Institut est et sera en mesure d utiliser à pleine capacité le nombre de lits au permis pour les prochaines décennies, surtout que l Institut est le point de référence pour toutes les communautés slaves par la position occupée au sein de ces communautés. 12

13 La liste d attente fait état de : Programme Nombre de personnes en attente d hébergement Programme Programme 30 1 Programme Total de : 49 13

14 Organigramme fonctionnel Les activités de l établissement sont dirigées par trois cadres, soit la directrice générale (hors cadre), la directrice des soins infirmiers (cadre supérieur) et le chef des activités techniques (cadre intermédiaire). Conseil d administration - Comité des usagers - Comité de vigilance Directrice générale Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services - Comité de Gestion des Risques - Conseil des Infirmières et Infirmiers - Conseil multidisciplinaire - Pastorale * - Pharmacien * - Service médical Infirmière assistante chef Infirmière PCI Directrice des soins infirmiers - Bénévolat - Compagnons Chef des activités techniques ADMINISTRATION GÉNÉRALE - Agente de planification, de programmation et de recherche - Agent administratif - Classe 1 Infirmière Qualité/Agrément Infirmière chef d unité JOUR Infirmière Infirmière auxiliaire Préposé(e) aux bénéficiaires Infirmière coordonnatrice SOIR et FIN SEMAINE Infirmière Infirmière auxiliaire Préposé(e) aux bénéficiaires Technicienne en administration Infirmière responsable NUIT Infirmière auxiliaire Préposé(e) aux bénéficiaires Informatique Alimentation Buanderie Entretien ménager Fonctionnement des installations Transport Sécurité ADMINISTRATION FINANCIÈRE - Agent de la gestion financière - Technicien en administration (comptes payables et fiducie) - Analyste en informatique (informatique et système de paie) - Agent administratif- Classe 1 (comptes recevables et fiducie) SERVICES PROFESSIONNELS - Diététiste - Ergothérapeute - Physiothérapeute - Technicienne en réadaptation physique - Agent de relations humaines - Technicienne en loisirs Légende Relation de conseil Cadre Poste contractuel * Relation d autorité Service 14

15 Partenariat Partage Collaboration Le partenariat est un élément important pour l Institut. Ainsi, nous collaborons avec d autres institutions mais tout particulièrement avec les familles des résidents hébergés à notre établissement. Le partenariat de l Institut inclut aussi des personnes hébergées, des bénévoles, la Fondation de l Institut, le personnel et la communauté polonaise. Pour ce qui est des institutions, pour répondre aux besoins des résidents, l Institut fait appel à des services professionnels externes suivants (Tableau 1) : Tableau 1 : Partenariat de l Institut Canadien-Polonais PARTENARIAT TYPE DE SERVICES Suivi par les spécialistes consultants au CHSLD ou clinique privée Affilié à l Hôpital Général Juif Psychiatre Clinique dentaire externe de l Hôpital Général Juif Dentistes Affiliés à l Hôpital Santa Cabrini Médecins spécialistes (soins aigus et cliniques externes) Pharmacie Jean-Guy Morin Pharmacienne - consultante CSSS Lucille-Teasdale Commissaire aux plaintes et à la qualité des services Centre Hospitalier de St. Mary Éthicienne clinique - consultante Services des aides techniques Centre de Réadaptation Constance Lethbridge * Clinique de positionnement Réparation de fauteuils roulants Clinique d orthèses *N.B. : Un de nos médecins, Dr Horny, a obtenu l accréditation avec la RAMQ Souliers orthopédiques lui permettant de prescrire des aides techniques au même titre qu un spécialiste reconnu par la RAMQ. Accessoires d aide à la marche Autres partenariats Hôpital Santa Cabrini Service de laboratoire Clinique Domus Medica Service de radiobiologie Création Confort Vêtements adaptés Centre Ortho-Expert Orthèses plantaires et souliers orthopédiques En collaboration avec l Hôpital Santa Cabrini, Ma Maison Saint- Plan d évacuation en cas d urgence Joseph et Communauté Chrétienne St-Bonaventure Privé Hygiéniste dentaire Privé Services pôdiatriques et soins des pieds Privé- Au besoin Thérapeutes, Chiropraticiens et autres 15

16 Activités de l établissement Agrément Canada Pratiques organisationnelles requises Culture de sécurité FÉLICITATIONS! MENTION D HONNEUR Nous avions obtenu un prolongement de notre agrément pour une période de quatre ans vu notre statut mention d honneur. Pendant la dernière année, nous nous sommes tenu informé de tout changement de normes et pratiques organisationnelles requises. Nous avons régulièrement apporté les modifications nécessaires afin de répondre aux exigences de l Agrément. Journée portes ouvertes Comme auparavant, la journée des portes ouvertes a été organisée trois fois cette année, lors de la sortie au Bazar polonais le 27 avril et le 9 novembre 2013, de même que pendant le Festival polonais, le 7 septembre Le but principal de ces évènements est de promouvoir notre Institut et d attirer l attention de la population provenant de la Pologne, de même que des autres pays d`europe de l Est. Les résidents et les bénévoles qui ont participé à ces évènements ont été aidés par deux employés du service de loisir et du transport. Pour augmenter notre visibilité, pendant la sortie au Bazar, comme la dernière année, nous avons présenté le 'Power Point' et lors du Festival pour la première fois, nous étions équipé de nouvelles tentes, de drapeaux et de bannières. L'équipement mentionné ci-haut, avec le logo de notre Institut, était aux couleurs nationales de la Pologne, blanc et rouge, et il va nous servir sûrement pour d'autres occasions de même genre. Ces trois sorties furent une occasion idéale pour la promotion de l'institut. Elles nous ont donné la possibilité de distribuer de l information sur les services offerts par notre centre, ainsi que sur les procédures d admission. 16

17 Jour du soldat Pour maintenir de bons contacts avec la communauté polonaise, les employés du service de loisirs avec la collaboration du Comité des usagers et l'association des Vétérans Polonais ont organisé 'Le jour du soldat'. Cet événement fut organisé vendredi, le 16 août 2013 et ce fut l'occasion de réunir quelques-uns des plus importants représentants de la Pologne au Canada. Ce jour-là, parmi les invités, nous avons eu la chance de rencontrer, entre autres, l'ambassadeur de la Pologne, Zenon Kosiniak-Kamysz, avec sa femme, le Consul Général, Andrzej Szydlo, le Consul de l'ambassade, Mateusz Rzeszczyk, le président du Congrès Canadien-Polonais du Québec, Edward Sliz, de même que quelques vétérans polonais, accompagnés de leur président, Jozef Foltyn. Notre établissement a été représenté par les vétérans, la Direction, les membres du Conseil d'administration et du Comité des Usagers. Pour préparer cette journée, quelques semaines avant nous avons mis sur pied certaines activités spéciales pendant lesquelles les résidents ont préparé la décoration : des coquelicots, qui sont un symbole de l'héroïsme et de l'engagement du soldat polonais. Nous avons présenté aussi des histoires et des chansons militaires et, comme slogan pour ce jour, nous avons choisi la devise de l'armée polonaise; «Dieu, Honneur, Patrie». Le 16 août 2013, la cérémonie a commencé à 13h30 par une messe, spécialement célébrée à l'intention des soldats polonais. La chapelle a été décorée avec des bannières appartenant à l'association des anciens combattants et autres accessoires militaires. Ensuite, les résidents, les invités et les membres de l'administration se sont déplacés dans la salle de récréation où a eu lieu la partie principale de l événement. Les représentants de l'ambassade, de même que les hôtes ont pris la parole à cet endroit-là. On a eu l'occasion de visionner deux courts métrages montrant les traditions de l'armée polonaise. Le point culminant de cette réunion a été la remise de médailles aux quatre anciens combattants. Le groupe vocal et les participants ont entonné des chants militaires de notre chère patrie. Plus tard, un souper a été servie dans la salle à manger pendant lequel nos vétérans, les invités et les représentants de l'administration ont eu l'opportunité d'échanger leurs opinions sur différents sujets. En résumé, 'Le jour du soldat' avait une double importance pour les résidents et pour notre Institut. D'une part, il a donné l'occasion de valoriser les anciens combattants qui habitent dans notre établissement. D'autre part, cet événement a permis d'approfondir les liens entre notre centre et la communauté polonaise. 17

18 Plan de développement des ressources humaines Nous poursuivons le Plan de développement des ressources humaines qui inclut également un Plan d action et réalisation des activités (PDRH) et qui présente les activités et les délais à respecter. Le PDRH est composé de quatre sections comportant différents volets et objectifs, les voici : 1) Maintien et développement des compétences : Volet évaluation du rendement Établir et mettre à jour continuellement la liste des compétences requises dans chaque titre d emploi, métier et profession à l Institut. Évaluer annuellement le rendement individuel des employés. Volet formation des employés Continuer à rencontrer les obligations de l Institut envers la Loi favorisant le développement et la reconnaissance des compétences de la main-d œuvre. Offrir la formation PDSB. 2) Dotation : Volet recrutement Identifier nos priorités de recrutement. Créer un partenariat avec les établissements d enseignement, des écoles de perfectionnement et des ordres professionnels afin de recruter les personnes détenant les compétences requises. Organiser au besoin des campagnes promotionnelles de recrutement par le biais de la radio, des journaux et de la publicité. Continuer le programme de formation des P.A.B. à l Institut qui a été une réussite en 2008 et a qui permis à l Institut de recruter de nouveaux P.A.B. Organiser des événements mettant l emphase sur le recrutement de nouveaux talents. Tenir à jour notre site Web contenant des onglets avec des opportunités de carrière. 3) Appréciation et soutien du personnel : Avoir des rencontres périodiques entre la direction et les employés afin de les informer des projets, priorités et développements. Publier «Wiadomosci dla pracownikow» avec des capsules d information sur les faits saillants de l année pour présenter les orientations de la direction aux employés. Continuer la tradition des réunions avec le conseil d administration et les journées de reconnaissance des années de services de nos employés de longue date. 18

19 En collaboration avec le syndicat, organiser des événements spéciaux et souligner le support pour les professions à l Institut. 4) Assurance-salaire et SST : Effectuer des suivis rigoureux de chaque cas d assurance-salaire et de CSST. Encourager des programmes de réinsertion à l emploi (assignations temporaires et retour progressif au travail) afin d éviter la chronicité, par les propositions d assignation temporaire ou en retour progressif ou par le biais d expertises médicales. Continuer des efforts afin d instaurer une culture de sécurité à l Institut. Réalisations Suivi très serré du maintien en emploi par le biais de l usage de l assignation temporaire, de retour progressif en adoptant les horaires selon les traitements médicaux, de contact hebdomadaire avec les employés absents pour invalidités et de la sensibilisation du personnel des démarches à respecter (Tableau 2). 2. Organisation d une journée de reconnaissance des employés pour leur 20 e, 25 e et 30 e anniversaire de service à l Institut ainsi que les départs à la retraite; 3. Organisation d une journée des employés; 4. Avis de reconnaissance pour souligner les efforts des employés. 19

20 Objectifs pour la période Définir les rôles de l ensemble du personnel de soins et répartition des responsabilités en fonction des besoins organisationnels; 2. Acquérir un logiciel pour la gestion des ressources humaines; 3. Poursuivre le «Plan d action visant l attraction, la rétention du personnel, l augmentation de la présence et de la disponibilité au travail». Tableau 2 : Ratio Heures assurance-salaire vs Heures travaillées ANNÉE PÉRIODE ,21% 3,49% 3,67% 3,43% 3,51% 3,48% 3,23% 3,11% 3,01% 2,89% 2,89% 2,97% 2,87% ,66% 1,41% 1,79% 1,35% 1,51% 1,72% 1,89% 1,93% 1,97% 2,09% 2,09% 2,10% 2,05% ,00% 2,26% 1,91% 1,69% 1,66% 1,65% 1,63% 1,65% 1,77% 1,99% 2,24% 2,20% 2,28% ,10% 2,07% 2,02% 1,92% 2,19% 2,42% 2,40% 2,49% 2,76% 3,00% 3,14% 3,24% 3,27% ,75% 4,19% 4,27% 4,39% 4,22% 4,02% 3,89% 3,71% 3,60% 3,60% 3,62% 3,63% 3,69% Cible atteinte (moins que 3,93%) Cible atteinte (moins que 2,87%) Cible atteinte (moins que 2,05%) Cible atteinte (moins que 2,75%) Cible atteinte (moins que 3,01%) Service de soins de santé Réalisations Le département des soins infirmiers a soutenu pendant l année , son engagement à offrir des services reflétant l excellence de la qualité, dans les soins offerts aux résidents et leurs familles. Une de nos préoccupations persistantes était de gérer la pénurie de personnel soignant, vu notre contexte spécifique qui met l emphase sur l aspect culturel des soins. Particulièrement cette dernière année, nous avions effectué plusieurs sessions de recrutement pour le poste de préposée aux bénéficiaires pour notre liste de rappel qui nous a mené à se questionner sur notre structure poste actuelle. Ce questionnement nous a poussé à postuler pour une bourse offerte par le ministère dans un contexte de réorganisation des soins. Ayant obtenu la subvention de $; la prochaine année sera consacrée à analyser et réorganiser le département de soins afin que les soins répondent mieux aux exigences du milieu de vie, et à optimiser les rôles de chaque employé ainsi que diminuer la pénurie de main-d œuvre. 20

21 L Institut a également eu le plaisir d accueillir l équipe du ministère pour la première visite surprise Milieu de vie en avril Nous sommes constamment préoccupé par l amélioration de nos soins tout en assurant la sécurité de nos résidents et leur offrant un milieu de vie adapté, vu l alourdissement de notre clientèle. Dans cette perspective, toutes les recommandations proposées lors de cette visite ont été analysé, discuté et un plan d amélioration implanté. Le département des soins infirmiers a aussi reçu une visite de surveillance de l Ordre des infirmières et infirmiers auxiliaires du Québec en septembre Globalement, la visite a été très positive et les recommandations proposées sont en cours d implantation. L excellent travail de l équipe a été souligné. Journée du département des soins infirmier, 3 mai 2013 Le mois d avril et de mai à chaque année nous amènent à souligner la journée des préposées aux bénéficiaires, la journée des infirmières et infirmiers auxiliaires et la semaine des infirmières. Afin de souligner l excellent travail de tout le département, au début du mois de mai 2013, la directrice des soins à organisé un petit goûter sucré pour le personnel dans son bureau et une messe en leur honneur a été célébrée dans la journée. Cette fête a été très appréciée par l ensemble du personnel. Culture de sécurité: L emphase a été mise sur la sécurité des résidents à travers les différents programmes aussi bien que dans la mise à jour des politiques et des procédures pertinentes. Voici les principales réalisations : Une formation de rappel par la pharmacienne a été donnée aux infirmières sur le bilan comparatif des médicaments à l admission et au transfert posthospitalisation (72heures); Plusieurs nouvelles ordonnances collectives ont été élaborées par notre pharmacienne avec l accord des médecins; Des formations de rappel ont été offertes sur la déclaration des accidents et incidents, sur l administration et manipulation sécuritaire des médicaments ainsi que sur le programme de chute; 21

22 Une formation PDSB a été offerte par nos deux formatrices au personnel soignant (préposés aux bénéficiaires); Des sessions de pratique d évacuation en cas d incendie ont été organisés sur tous les quarts de travail; Des tournées sur les unités ont été faites régulièrement pour observer la présence de produits dangereux sur les unités (spot-check); Deux infirmières ont participé à une formation sur les contentions physiques et chimiques à l Agence dans le but de former notre personnel soignant; Formation du personnel infirmier et des professionnels au RSIPA et OMEC dans le but du passage des heures-soins au Iso-Smaf; Une journée sur la sécurité a été organisée où une infirmière faisait le rappel sur les déclarations des rapports d accidents et d incidents. Milieu de vie: Implantation d un comité milieu de vie; Un plan d amélioration avec échéancier précis a été élaboré suite à la visite (voir le plan d amélioration); Implantation des procédures de décontentionnement; Supporter les employés dans le programme de soins palliatifs. Rencontres avec les familles: Lors des réunions interdisciplinaires qui ont lieu deux fois par semaine. De façon ponctuelle : pour répondre aux préoccupations selon le besoin et lors des tournées sur les étages. Durant les rencontres informelles de résolutions des plaintes. Cette année, il y a eu 1 plainte formelle prise en charge par la commissaire aux plaintes. De plus, 3 cas d insatisfactions ont été rapportés à la directrice des soins. Il n a pas été nécessaire de débuter d enquête formelle. Les insatisfactions ont été résolues à l interne et les familles\ résidents étaient satisfaits. Recrutement et rétention: Le recrutement et la rétention du personnel infirmier continue d être l un de nos plus grands défis. Alors que les postes permanents de soins infirmiers sont remplis, nous veillons continuellement à s assurer que nous avons suffisamment de personnel de remplacement (temps occasionnel) disponible en tout temps. Dans la dernière année, 4 préposés aux bénéficiaires, 3 infirmières auxiliaires, 1 candidate à l exercice de la profession infirmière et 2 infirmières ont rejoint notre équipe. Programmes : Suite au rehaussement de plusieurs lits dans les dernières semaines, voici notre situation actuelle: nous avons 19 lits au programme 21, 5 lits au programme 30 et 107 lits au programme 31. Le personnel soignant doit faire face à des familles de plus en plus exigeantes, des cas de plus en plus lourds, ce qui crée un environnement de travail 22

23 plus stressant. D autant plus, notre défi de maintenir une qualité des soins exceptionnels reste un objectif primaire. Achat de nouvel équipement: 6 tensiomètres automatiques 3 saturomètres automatiques 3 thermomètres automatiques 3 écrase-pilules manuels 6 nouveaux écrase-pilules PowderCrush Statistiques Rapport d incident/accident En , le nombre de rapports incidents/accidents s élevait à 320 comparativement à 372 en Il y a donc eu une diminution de 16 %. Cette diminution peut s expliquer par l alourdissement de la clientèle. Les chutes représentaient un grand nombre dans les dernières années. Vu l état de santé de nos résidents, les chutes sont moins nombreuses, car un plus grand nombre de résidents se déplacent en fauteuil roulant. Par contre, l emphase a toujours été mise par les gestionnaires sur la sensibilisation des infirmières et le personnel soignant a rapporté toute situation à risques. Nous avons également continué à offrir le support d une infirmière désignée auprès du personnel infirmier, dans la formulation adéquate des rapports, à l explication de leurs erreurs et de leur offrir la formation, au besoin. Voir section Comité de gestion des risques pour les statistiques. Plaies de pression Tout au long de l année, il y a eu 12 résidents qui ont développé des plaies de pression, allant du niveau 1 au niveau 3, comparativement à 11 résidents pendant l année Niveau I Niveau II Niveau III Niveau IV Cette année, il y a eu une légère augmentation du nombre de plaies de pression, par rapport à l année dernière. La sensibilisation des infirmières chef d étage auprès du personnel soignant à aider au maintien de ces statistiques. Une hygiène corporelle adéquate du résident et surtout le changement de position du résident toutes les deux heures (chaque tournée) est primordiale afin de limiter l apparition des plaies de pression. Contentions L utilisation des contentions est surveillée sur une base régulière selon notre politique et tous les efforts sont mis pour les réduire autant que possible, en assurant en même temps la sécurité des résidents. De plus, les infirmières chef d étage réévaluent 23

24 mensuellement le nombre de résidents sous contention. Un comité composé de la coordonnatrice de jour, de l ergothérapeute et de deux infirmières a été implanté afin d évaluer régulièrement la nécessité et les alternatives de contention chez un résident. Cependant, malgré une surveillance accrue et des évaluations soutenues, l utilisation de dispositifs de contention est comparative à l année Nous notions 20 contentions l an passée comparativement à 19 pour l année Objectifs pour la période Continuer l implantation des recommandations émises suite à la visite ministérielle en avril Effectuer la réorganisation du département des soins infirmiers. Surveillance des infections Réalisations Suivi des recommandations suite à la visite d Agrément Canada; 2. Surveillance continue des infections; 3. Audit sur l observance de l hygiène des mains par le personnel de soins; 4. Participation aux 4 es journées sur la prévention des infections nosocomiales lors des journées annuelles de santé publique; 5. Vaccination des employés et bénévoles; 6. Organisation et participation à la journée de la sécurité; 7. Formation aux PAB sur les 4 moments où l hygiène des mains est requise lors de la prestation de soins, de l influenza et des infections urinaires; 8. Formation aux infirmières et infirmières auxiliaires sur le protocole SAG; 9. Formation sur les pratiques de base aux nouveaux employés lors de leur orientation; 10. Rencontre avec 8 nouveaux bénévoles pour les sensibiliser à l importance de l hygiène des mains; 11. Rencontres avec le personnel de l entretien ménager concernant des sujets tels que les produits désinfectants; 12. Rencontres ponctuelles avec le personnel de soins concernant des sujets tels que l influenza, la gastroentérite, le C. Difficile, l ERV, etc; 13. Affiche «Quand porter des gants» développée à l intention du personnel de soins (Mai 2013); 14. Développement d un dépliant sur la prévention des infections pour les bénévoles; 15. Développement et implantation d un tableau d aide à la décision pour initier une culture d urine afin de faciliter l évaluation du résident. 24

25 Surveillance Comme les années précédentes, sur les trois unités de soins de l Institut Canadien- Polonais du Bien-Être Inc., s est déroulée une surveillance globale des infections ayant nécessitée une antibiothérapie, des infections causées par des bactéries multirésistantes tel que le SARM et le ERV, les diarrhées associées au C. difficile (DACD), ainsi que des éclosions de gastroentérite et d influenza. Les sources de collecte de données furent les prescriptions d antibiotiques, les données de laboratoire et les dossiers des résidents. Graphique 1 : Taux d infection /1000 jours-présence selon le type d infection pour l établissement. Graphique 2: Taux moyen d infections traitées avec antibiotiques/1000 jours présence. SARM Infections à Staphylococcus aureus résistant à la méthicilline Infections à SARM Urinaires Conjonctivites Otites 1 Plaies et tissus mous Voies respiratoires Total ERV Cette année nous avons admis deux (2) résidents connus porteurs d ERV. Mesures prises : 25