L OUTIL DES SECTIONS REGIONALES

Transcription

1 L OUTIL DES SECTIONS REGIONALES TRES IMPORTANT : 1 Dans l outil des sections régionales lorsque vous demandez une action en particulier lorsque vous passez d un séminaire à un autre il est possible qu un deuxième page web s ouvre. Fermez ce deuxième onglet et actualisez deuxième page web.cela occasionnerait des «beug». Ne travaillez pas sur cette 2 Lorsque vous demandez une action comme supprimer un participant, attendez patiemment quand le logiciel «travaille» (que la moulinette tourne). Dans le cas contraire plusieurs lignes seront générées qu on ne pourra plus supprimer. 3 Si.. le logiciel vous parait ne pas répondre vérifier que vous n avez pas une fenêtre ouverte masquée par la fenêtre que vous consultez la liste de vos participants ne s affiche pas vérifier que vous n avez pas un filtre et faites reset filtre 4. bien prendre connaissance de tous les points particuliers en rouge dans le mode d emploi 5 Si vous avez des problèmes particuliers téléphonez moi ou mieux envoyez moi un mail : Nicole Bled nicolebled@hotmail.fr 1

2 COMMENT ACCEDER à L OUTIL des SECTIONS REGIONALES Identifiant : propre à la section Mot de passe : propre à la section Cliquer sur «connexion» 1 CREER UN SEMINAIRE : puis sur Séminaires et dans le menu déroulant sur séminaires La liste des séminaires enregistrés s affiche Aller dans «actions» et cliquer sur «nouveau séminaire» Compléter la fiche séminaire Ne pas oublier de mettre «0» au niveau de «montant gratuit TTC» Une fois validée, la réunion s'affiche dans la liste des séminaires enregistrés au bout de la ligne du séminaire concerné dans la colonne "actions", cliquer sur modifier 2

3 La page relative à votre séminaire s affiche Attention à ne pas clôturer le séminaire avant d avoir enregistré toutes les inscriptions. Le fait de clore un séminaire empêche qu il soit supprimé par erreur ( une fois clôturé il est toujours possible de modifier un règlement mais pas d ajouter ou supprimer un participant) 2 ENREGISTRER les PARTICIPANTS Dans le cadre «Actions» cliquer sur : «Ajouter un participant» La page pour enregistrer un participant s ouvre : Taper le numéro d ordre, le numéro d adhérent ou le nom du vétérinaire s inscrivant à la formation (cases notées d une croix à droite). S il est déjà dans la banque de données de l AFVAC : Les données se renseigneront automatiquement. Il est toutefois possible de changer l adresse de facturation et toutes les données autres que celles des cases notées d une croix En cas d adhésion récente, il n est pas possible de rentrer un nouveau numéro d adhérent seul le siège peut le faire Le montant de l inscription s inscrit automatiquement si le participant est enregistré dans la base de données en fonction de son enregistrement en tant qu adhérent ou non adhérent. Il est également possible de taper un montant différent dans la case «Montant TTC». Si le montant HT ne s inscrit pas cliquer dans la zone concernée S il n est pas dans la banque de données : Cliquer sur «Non inscrit» ATTENTION : à partir du moment où vous «ENREGISTRER» un participant, une facture est automatiquement générée. Si vous avez enregistré le participant, pour modifier le montant de son inscription, il faudra alors supprimer le participant (un avoir sera généré) et recréer le participant. Renseigner les différentes cases Une fois le participant enregistré toutes les cases renseignées seront automatiquement en majuscules 3

4 3 ENREGISTRER UN REGLEMENT Une fois le participant enregistré : en bas de la fiche du participant, la partie «3 règlement(s) du participant» s ouvre Remplir toutes les cases concernant le règlement : Dans le menu déroulant du mode de paiement, il est possible d enregistrer les bon d achat Mérial ou les avoirs édités par l AFVAC suite à une participation à des cours modulaires : sélectionner bon d achat : noter le numéro dans référence Valider chaque règlement en cliquant sur Ne pas renseigner la date d encaissement, celle ci se complètera lorsque vous éditerez vos dates d encaissement (voir plus loin). Vous pourrez par contre ultérieurement vérifier une date d encaissement en ouvrant la fiche participant si besoin. Il n est pas possible d enregistrer un règlement pour plusieurs participants Les règlements enregistrés peuvent à tout moment être supprimés Lorsqu il y a un seul chèque pour le règlement de plusieurs inscriptions : enregistrer sur chaque fiche participant un règlement de la hauteur de chaque inscription, le numéro de chèque du règlement sera le même pour chaque participant il y a aura une facture pour chaque participant du montant de son inscription le chèque correspondra donc au règlement de plusieurs factures A tout moment si le logiciel parait ne pas répondre vérifier qu une «fiche participant» n est pas ouverte et cachée par la fenêtre active 4 LISTE DES PARTICIPANTS Si avant d avoir enregistré vos participants vous avez cliqué sur l onglet participant vous visualisez la liste des participants actualisée au fur et à mesure des enregistrements 4

5 Pour modifier la fiche d un participant cliquer sur modifier si la fiche participant est laissée ouverte, elle s actualisera et vous pouvez ainsi vérifier plusieurs fiches de participant à la suite sans avoir à ouvrir à chaque fois une nouvelle fiche (Néanmoins le montant de l inscription ne pourra être modifié) Pour supprimer un participant cliquer sur supprimer : un avoir sera généré automatiquement pour le participant inscrit qu il sera possible d imprimer en éditant une facture (voir Edition factures) Le participant s affichera alors dans la liste des annulations : ATTENTION : Le fait de supprimer un participant supprimera également le règlement si vous l avez enregistré sans enregistrer de date d encaissement (chèque non encaissé). Pour le cas où vous auriez encaissé un règlement : Vous souhaitez le rembourser en totalité : la suppression du participant génèrera un avoir sans supprimer l enregistrement du règlement. Le montant de l avoir correspondra au montant du chèque de remboursement que vous enverrez. vous ne souhaitez pas le rembourser ou ne rembourser qu une partie : ne supprimer pas le participant : cliquez «non» dans la case «présence» et éventuellement générez un avoir en recréant le participant : dans la fiche participant cliquez sur «A» pour générer un avoir du montant voulu 5 EDITION DES FACTURES Cocher les factures souhaitées ou sélectionner les toutes En décochant éventuellement les factures non souhaitées Cliquer sur Edition factures Une fiche «export facture» s ouvre Cliquer sur «Editer» 5

6 Une nouvelle fenêtre s ouvre dans laquelle va s afficher les factures ou avoirs dont vous avez demandé l édition. Il se peut que cela demande du temps en fonction de la connection et des modifications que vous avez pu faire patientez au risque de faire des «bug» si vous lancez une nouvelle demande sans attendre. Le jour de la réunion toutes vos factures auront pu être imprimées Vous pourrez ainsi les donner le soir de la réunion. Une fois toutes les factures réglées, rééditez vos factures afin qu elles s affichent soldées et enregistrez les dans le dossier recettes de votre comptabilité Lorsqu une facture a été éditée, un logo pdf apparaitra à côté du bouton «Modifier», cette facture pourra être réimprimée ultérieurement en cliquant sur le logo. Si le logo n apparaît pas, actualisez la page en cliquant sur la flèche Si vous devez après avoir édité une facture changer l adresse de facturation ou changer le mode de règlement : faîtes vos modifications sur la fiche participant puis redemander l édition de la facture. En actualisant ensuite la page, le pdf de la facture sera modifié. Le numéro de la facture étant toujours le numéro sous lequel le participant a été enregistré en redemandant l édition des factures, vous ne génèrerez pas de nouvelles factures. 6

7 6 EDITION de la LISTE d EMARGEMENT En un simple clic vous obtenez votre liste d émargement par ordre alphabétique. Vous pourrez à loisir l imprimer au dernier moment, voire même sur le lieu de la réunion. 7 EDITION de la liste des participants sous excel Si vous souhaitez l avoir le soir de la réunion pour pouvoir noter certains éléments en face du nom des participants 8 EDITION DU BORDEREAU de REMISE en BANQUE 1 Enregistrement de la date d encaissement : Si vous encaissez tous les chèques de la réunion en même temps : Cliquez sur la case «encaissement» : les cases «encaissement» de tous les participants seront cochées. Vous pouvez éventuellement désélectionner certaines cases. Dans le cas contraire : Cochez les cases des participants dont vous voulez Encaisser le chèque à une date différente des autres 7

8 Edition de la date d encaissement Une nouvelle fenêtre s ouvre Notez la date souhaitée et enregistrez 2 Edition du bordereau de remise en banque Le bordereau de banque éditée reprendra tous les règlements par chèque en regroupant pour une même banque les règlements ayant le même numéro de chèque enregistré (cas de figure où un règlement par chèque correspondrait à plusieurs inscriptions). Sur le bordereau figure le numéro de compte de la région, le nombre de chèque et le montant total de la remise. Lors de la remise de chèques il suffira d accompagner ce document d un bordereau personnalisé délivré par votre banque sur lequel on ne fera figurer que la date, le nombre de chèques et le total de la remise. 8

9 9 RECAPITULATIFS DE REGLEMENT Vous pouvez obtenir un document excel dans lequel figure tous les modes de règlements de toutes les inscriptions. Ainsi si une inscription est réglée par deux modes de règlement (bon d achat et chèque) deux lignes seront générées, de même si deux inscriptions ont été réglées par un seul règlement. Il reprend les informations que vous avez rentré sur chaque fiche d inscription et vous permet donc d avoir un vue d ensemble et de repérer d éventuelles erreurs en évitant d ouvrir chaque fiche une à une. 10 UTILISATION des FILTRES Dans les deux tableaux «Liste des séminaires» et «édition d un séminaire» (participants) Il est possible d utiliser des filtres : Pour retrouver un séminaire avec sa date par exemple Pour retrouver un participant afin de lui rééditer sa facture par exemple Cliquer sur la flèche dans la case correspondante renseigner le filtre et le valider Si vous souhaitez supprimer le filtre cliquez sur reset filtre 9

10 11 FACTURE PARTENAIRE Cliquer sur l onglet «factures partenaires» puis sur «Ajouter une facture partenaire» Renseigner le document ouvert : L outil étant connecté à la base, les coordonnées des partenaires seront automatiquement renseignés. Vous n avez qu à stipuler le nom du laboratoire, le libellé de la facture, le montant HT, la TVA et cliquer sur le montant TTC pour qu il se calcule. Comme pour les factures participants, on pourra ensuite en sélectionnant les factures, éditer les factures, un pdf sera généré. Il est tout à fait envisageable de créer un séminaire dans le but unique de créer des factures partenaires : Si le séminaire est géré par le siège mais pas les factures Pour un partenariat à l année 12 BILAN DU SEMINAIRE Le bilan du séminaire peut être enregistré dans le document s ouvrant en cliquant sur l onglet «bilan du séminaire»: Il sera renseigné à partir du document excel de comptabilité de la section régionale 10

11 En ce qui conserne le partenariat : Renseigner le nombre de partenaires, la page se modifiera en fonction de ce nombre 11