COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL

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1 SÉANCE N 24 DU 23 JUIN 2015, À 9 HEURES SALLE 322 DE L'HÔTEL DE VILLE, 191 RUE DU PALAIS MEMBRES PRÉSENTS : Bruno Vachon Vice-président Rémi Demers Conseiller Chantal L'Espérance Conseillère PARTICIPENT ÉGALEMENT À L ENSEMBLE OU À UNE PARTIE DE LA SÉANCE : Yves Vermette Directeur général Marie-France Delage DGA - Relations avec la communauté Étienne Vézina Directeur, Cabinet de la mairie Stéphane Brochu Chef de division intervention Marie-Ève Cloutier Bibliothécaire coordonnatrice René Allaire DGA - Gestion du territoire Gaétan Drouin DGA - Optimisation et sécurité publique Jean-Yves La Rougery Directeur, Service des sports, de la culture et de la vie communautaire Nathalie Fortin Agente professionnelle en loisirs Ingrid Dubuc Chef de division - sports et événements Michel Cyr Chef de division - Gestion des eaux

2 Page 2 1. OUVERTURE DE LA SÉANCE À 9 heures, le conseiller M. Bruno Vachon, agissant à titre de président du comité, déclare la séance ouverte. 2. ADOPTION DE L'AVIS DE CONVOCATION RÉSOLUTION C.E Adoption de l'avis de convocation Que l avis de convocation de la présente séance soit et est adopté. 3. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION C.E Adoption de l'ordre du jour Que l ordre du jour de la séance n 24 du 23 juin 2015 soit et est adopté en y retirant les dossiers suivants : Projet d infrastructures de la Commission scolaire de la Région-de-Sherbrooke Demande d aide au financement de terrains synthétiques multisports Recommandation pour l approbation d un plan d opération dans le projet d ensemble commercial La Plaza de l Ouest LECTURE ET ADOPTION DU N 23 DU 16 JUIN 2015 RÉSOLUTION C.E Lecture et adoption du procès-verbal n 23 du 16 juin 2015 Que la secrétaire soit et est dispensée de lire le procès-verbal de la réunion n 23 du 16 juin Que le procès-verbal de la réunion n 23 du 16 juin 2015 soit et est adopté. 5. RAPPORT VERBAL DU MAIRE 6. DOSSIERS D'ANALYSE DOSSIER C.E Dossiers d'analyse Les membres du comité exécutif discutent du dossier suivant : - Nomination de membres de comité de sélection et choix de fournisseurs DOSSIER DE LA DIRECTION GÉNÉRALE 7. DOSSIERS DES CONSEILS D'ARRONDISSEMENT

3 Page 3 8. DOSSIERS DES CORPORATIONS, COMITÉS ET GROUPES DE TRAVAIL 9. DOSSIERS DE LA MAIRIE ET DU CONSEIL 10. DOSSIERS DU VÉRIFICATEUR GÉNÉRAL 11. DOSSIERS DU BUREAU DE L'OMBUDSMAN 12. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DIRECTION GÉNÉRALE SERVICE DES AFFAIRES JURIDIQUES RÉSOLUTION C.E Annulation partielle d'une servitude pour conduite d'égout domestique et pluvial / Secteur de la rue Viau Que la Ville de Sherbrooke accepte d'annuler purement et simplement la servitude pour conduites d'égouts pluvial et domestique et de droit de passage qui fut publiée au registre foncier de la circonscription foncière de Sherbrooke sous le numéro , mais seulement en ce qui concerne les lots et du cadastre du Québec, circonscription foncière de Sherbrooke. Condition : Que les frais reliés à la préparation du plan, de la description technique, de l'acte notarié et de sa publicité soient à la charge du promoteur Les Entreprises Lachance Inc. RÉSOLUTION C.E Québec Inc. - Vente d'un terrain dans le parc industriel régional de Sherbrooke Que la Ville de Sherbrooke accepte, en principe, de vendre à Québec Inc. une partie du lot du cadastre du Québec, circonscription foncière de Sherbrooke, incessamment le lot , en référence au plan préparé par Paul Martin a.-g. sous sa minute 1948, ayant une superficie d environ 4000 mètres carrés, au prix de 5,38 $ le mètre carré, soit pour la somme totale de $. Le tout suivant les termes et les conditions de l offre d achat signée par l Offrant le 15 juin Conditions : La vente de l immeuble est assujettie : À l obtention d une dérogation mineure relative à la superficie minimum du terrain. Si cette condition n est pas rencontrée, la présente offre d achat deviendra nulle et le dépôt sera remboursé à l offrant, sans intérêt. À l approbation, par les autorités compétentes de la Ville de Sherbrooke, des plans préliminaires architecturaux de ce bâtiment, ainsi que du plan d aménagement du terrain. De plus, les plans préliminaires devront être signés par un architecte et soumis à la Ville de Sherbrooke dans un délai maximum de trois (3) mois suivant la signature de l offre d'achat. RÉSOLUTION C.E Dépôt des listes des contrats comportant une dépense de $ et plus et des contrats de $ et plus totalisant $ conclus avec un même cocontractant - Mai 2015 DE RECOMMANDER AU CONSEIL

4 Page 4 De déposer sur le bureau les listes suivantes : Liste A - Liste B - liste de tous les contrats comportant une dépense de $ et plus conclus au cours du mois de mai 2015; liste de tous les contrats comportant une dépense de $ et plus conclus avec un même cocontractant depuis le début de l'exercice financier lorsqu'un contrat de $ et plus au cours du mois de mai 2015 fait en sorte que ces contrats comportent une dépense totale de plus de $; Liste C - liste des contrats de plus de $ conclus en mai 2015 avec un cocontractant étant déjà apparu sur la liste B au cours d'un mois précédent en SERVICE DES FINANCES RÉSOLUTION C.E Vente des immeubles pour défaut de paiement de taxes foncières municipales et scolaires (ou toute autre taxe pouvant y être assimilée), de droits sur mutations immobilières, d'eau et d'assainissement au compteur et des intérêts pour l'année 2015 QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, la greffière et le trésorier entreprennent, selon l'échéancier ci-dessus, la procédure de vente des immeubles dont les taxes n'ont pas été payées. QUE cette procédure ne soit pas entreprise ou soit annulée dans les cas de terrains difficiles à vendre, de descriptions cadastrales incomplètes et dans certains cas particuliers qui seront présentés au comité exécutif pour décision à la pièce. QUE la procédure de vente d'immeubles pour défaut de paiement des taxes soit appliquée dans le cas des immeubles pour lesquels il existe un solde impayé des taxes dont l'échéance date de deux ans et plus, sans égard au montant, afin d'éviter toute prescription du compte de taxes. Gestionnaire responsable : François Poulette SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES RÉSOLUTION C.E Nomination - Adjointe ou adjoint au chef de division évaluation - Service des finances D'approuver la nomination de Mme Diane Beaulieu au poste d'adjointe au chef de division - évaluation au Service des finances, à compter du 6 juillet 2015 date à laquelle débutera sa période d essai de 12 mois et que sa rémunération soit fixée à l échelon 12 de la classe 11 de la grille de rémunération du personnel cadre. Gestionnaire responsable : Alain Duval RÉSOLUTION C.E Lettre d'entente - Nivellement de traitement au Service de police D'autoriser la signature de la lettre d entente conservée au dossier n o C.E des archives municipales, entre la Ville de Sherbrooke et l Association des policiers et policières de Sherbrooke, concernant le traitement de la rémunération lors d absences. Gestionnaire responsable : Alain Duval

5 Page DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - OPTIMISATION ET SÉCURITÉ PUBLIQUE DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE SERVICE DES TECHNOLOGIES DE L'INFORMATION SERVICE DE L'APPROVISIONNEMENT ET DES ÉQUIPEMENTS RÉSOLUTION C.E Adjudication de l'appel d'offres Acquisition de bases et de boutons d'appel piéton pour le magasin municipal QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; QUE deux entreprises ont présenté des soumissions et que ces dernières sont conservées au dossier n o C.E des archives municipales; QU' il y a lieu d accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de $, taxes en sus, plus un montant de $, taxes en sus, qui tient compte des variations des quantités; D'adjuger à Electromega ltée le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n o C.E des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Jean Hamel soit et est nommé gestionnaire du projet. Gestionnaires responsables : Pierre Plourde, Christian Laprise RÉSOLUTION C.E Adjudication de l'appel d'offres Travaux d'arboriculture - Élagage - Émondage QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; QUE quatre entreprises ont présenté des soumissions et que ces dernières sont conservées au dossier n o C.E des archives municipales; QU' il y a lieu d accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de $, taxes en sus, plus un montant de $, taxes en sus, qui tient compte des variations des quantités; D'adjuger à Le Monde des Arbres 09 inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n o C.E des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Yves Tremblay soit et est nommé gestionnaire du projet. Gestionnaires responsables : Pierre Plourde, Guylaine Boutin RÉSOLUTION C.E Adjudication de l'appel d'offres Vente de métaux récupérés QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements;

6 Page 6 QUE cinq soumissions ont été reçues et conservées au dossier n o C.E des archives municipales; QU' il y a lieu d accepter la soumission du plus haut soumissionnaire conforme; QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de ,88 $, taxes en sus; DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Certi Auto inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n o C.E des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Pierre Plourde soit et est nommé gestionnaire du projet. RÉSOLUTION C.E Adjudication de l'appel d'offres Travaux de réhabilitation par gainage des égouts des servitudes Pacifique - Galt Ouest QUE conformément à la Loi sur les cités et villes, des soumissions publiques ont été demandées par le Service de l'approvisionnement et des équipements; QUE cinq soumissions ont été reçues et conservées au dossier n o C.E des archives municipales; QU' il y a lieu d accepter la soumission du plus bas soumissionnaire conforme; QUE l'ampleur du prix du contrat au moment de l'adjudication est de l'ordre de ,20 $, taxes en sus; DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adjuger à Gainex inc. le contrat selon les taux unitaires/forfaitaires indiqués au bordereau de prix conformément aux documents contractuels conservés au dossier n o C.E des archives municipales et d'autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que M. Miguel Angel Cardenas Salgado y soit et est nommé gestionnaire du projet SERVICE DE POLICE SERVICE DE PROTECTION CONTRE LES INCENDIES RÉSOLUTION C.E Rapport d'étape sur les activités du SPCIS sur le territoire de l'arrondissement de Brompton DE RECOMMANDER AU CONSEIL Que le rapport sur les activités du SPCIS sur le territoire de l'arrondissement de Brompton soit déposé sur le bureau. 14. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - RELATIONS AVEC LA COMMUNAUTÉ DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE SERVICE DES SPORTS, DE LA CULTURE ET DE LA VIE COMMUNAUTAIRE

7 Page 7 RÉSOLUTION C.E Don de deux rideaux de scène patrimoniaux du Théâtre Granada D autoriser la Division de la culture à entamer des démarches auprès d institutions muséales du Québec, afin d offrir en don les deux rideaux de scène appartenant à la Ville et ayant autrefois orné le Théâtre Granada. Gestionnaire responsable : Jean-Yves La Rougery RÉSOLUTION C.E Panthéon des sports de Sherbrooke Demande d autorisation et d assistance financière pour la promenade des intronisés De permettre au Panthéon des sports de réaliser la promenade des intronisés à la promenade du Lac des Nations entre la place des Nations et le pavillon Armand Nadeau; De mandater le service juridique afin de réaliser le contrat qui liera le Panthéon des Sports et la Ville; D autoriser un budget additionnel non récurrent au montant de $ pour une assistance financière au projet «Assistance activité récréative sports» afin de réaliser la première phase de la promenade des intronisés et que le trésorier soit et est autorisé à modifier le budget en conséquence. (No de transfert : ) Gestionnaire responsable : Jean-Yves La Rougery RÉSOLUTION C.E Modification des heures d ouverture des bibliothèques du secteur de Rock Forest, du secteur de Saint-Élie et de la bibliothèque Éva-Senécal DE RECOMMANDER AU CONSEIL D'adopter des nouvelles heures d ouverture des bibliothèques des secteurs de Rock Forest, de Saint-Élie et de la bibliothèque Éva-Senécal. Que ces nouvelles heures d ouverture entrent en vigueur dès la fin du réaménagement des comptoirs des services de la bibliothèque Éva-Senécal. Gestionnaire responsable : Jean-Yves La Rougery SERVICE DES COMMUNICATIONS 15. DOSSIERS DE LA DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE - GESTION DU TERRITOIRE DIRECTION GÉNÉRALE ADJOINTE RÉSOLUTION C.E Annulation de l'appel d'offres en services professionnels pour la réalisation des plans et devis pour la réfection du balisage lumineux de l'aéroport de Sherbrooke que conformément à la Loi sur les cités et villes un appel d'offres sur invitation a été effectué par le Service des affaires juridiques; que trois soumissions, conservées au dossier numéro C.E des archives municipales, ont été reçues; que les soumissions ont été analysées par un comité de sélection, que deux d'entre elles n'ont pas obtenu le pointage intérimaire minimal de 70/100 et que la

8 Page 8 seule soumission ayant obtenu la note de passage a soumis un prix qui dépasse le deuil de ,00 $; qu il y a lieu d accepter la recommandation des membres du comité de sélection à l effet d annuler l appel d offres; D'annuler l'appel d'offres et de retourner en appel d'offres public pour la réalisation des plans et devis pour la réfection du balisage lumineux de l'aéroport de Sherbrooke. Gestionnaire responsable : Denis Gélinas SERVICE DE LA PLANIFICATION ET DU DÉVELOPPEMENT URBAIN RÉSOLUTION C.E Compagnie de chemin de fer Canadien Pacifique Amendement pour le renouvellement d un bail de location pour le maintien de clôtures sur des parties du lot du cadastre du Québec Arrondissement du Mont-Bellevue Que la Ville de Sherbrooke signe un amendement pour le renouvellement du bail de location avec la Compagnie de chemin de fer Canadien Pacifique sur des parties du lot du cadastre du Québec pour le maintien et la réparation de clôtures d une durée de 10 ans du 1 er janvier 2015 au 31 décembre Considération : Loyer annuel de 500 $ plus taxes, majoré de 3 % par année, à compter du 1 er janvier Le tout suivant le projet de bail de location KHMK soumis par la Compagnie de chemin de fer Canadien Pacifique. Gestionnaire responsable : Michael Howard SERVICE DES INFRASTRUCTURES URBAINES ET DE L'ENVIRONNEMENT RÉSOLUTION C.E Adjudication du contrat dans le cadre de l'appel d'offres pour des services professionnels en ingénierie - Services durant la construction pour la surveillance des travaux municipaux réalisés par un promoteur pour un développement résidentiel ou commercial que conformément à la Loi sur les cités et villes un appel d offres public a été effectué par le Service des affaires juridiques; que quatre soumissions, conservées au dossier numéro C.E des archives municipales, ont été reçues et qu'elles ont été déclarées conformes; que les soumissions ont été analysées par un comité de sélection et qu il y a lieu d accepter leur recommandation quant au soumissionnaire conforme ayant obtenu le meilleur pointage; que l ampleur du prix du contrat au moment de l adjudication est de l ordre de ,00 $, taxes en sus; DE RECOMMANDER AU CONSEIL D adjuger à la firme WSP, le contrat de services professionnels durant la construction pour la surveillance des travaux municipaux réalisés par un promoteur pour un développement résidentiel ou commercial selon les taux unitaires et/ou forfaitaires indiqués au bordereau de prix, conformément aux documents contractuels conservés au dossier C.E des archives municipales et d autoriser le trésorier à émettre les chèques en conséquence. Que Mme Cynthia Martel soit et est nommée gestionnaire du projet.

9 Page SERVICE DE L'ENTRETIEN ET DE LA VOIRIE SERVICE HYDRO-SHERBROOKE 16. AFFAIRES NOUVELLES 17. LEVÉE DE LA SÉANCE L ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11 h. Sherbrooke, le 23 juin 2015 Le président Bruno Vachon La secrétaire Line Chabot, avocate