ORDRES DE PAIEMENT / TELEREGLEMENT / HISTORIQUES. Préalable : une adhésion au module «Télérèglement RAR» est créée et valide.

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1 ORDRES DE PAIEMENT / TELEREGLEMENT / HISTORIQUES Préalable : une adhésion au module «Télérèglement RAR» est créée et valide. Les fonctionnalités décrites dans cette partie permettent de - préparer une ou plusieurs opérations de paiement, - télérégler immédiatement la ou les créances concernées, - stocker une opération de paiement en vue d'un paiement ultérieur, - consulter les historiques des créances téléréglées et les éventuels rejets d'opérations de paiement, ainsi que le détail des opérations de caisse. Dans le menu, toutes les fonctionnalités pré-citées sont regroupées dans le menu «Télérégler». L'utilisateur a le doit «préparer» et/ou le droit «valider» Si l'utilisateur a uniquement le droit «préparer», il ne peut pas valider les opérations de télérèglement. L'opération de télérèglement est alors finalisée par un utilisateur ayant le droit «valider». Si l'utilisateur a le droit «valider», il peut préparer et valider l'opération de télérèglement. Dans les écrans présentant les résultats des recherches, le message suivant s'affiche : «Les créances à régler affichées sont communiquées sous réserve des opérations en cours de traitement.» En effet, certaines des créances affichées ont pu faire l'objet d'un télérèglement mais les différents traitements informatique ne sont pas encore terminés. Il est recommandé d'effectuer le suivi des opérations menées dans le module (consultation des listes, des ordres de paiement préparé et en cours...). Si le numéro de la créance est erroné, n'est pas saisi ou si la créance n'est pas rattachée à votre adhésion, ou encore que la créance est déjà réglée, un message d'erreur s'affiche. Dans l'ensemble des écrans liés à la recherche de créances, la colonne «code créditaire responsable» ou la mention «CREG» ou «CREG responsable» ne concerne pas les restes à recouvrer de la taxe à l'essieu. Ne pas en tenir compte. I. L'ordre de paiement 1.1. Préparation d'un ordre de paiement 1.2. Consulter un ordre de paiement préparé enregistré 1.3. Modifier un ordre de paiement préparé enregistré 1.4. Supprimer un ordre de paiement préparé enregistré II. Télérégler un ordre de paiement III. Historiques 3.1. Consulter l'historique d'une créance téléréglée 3.2. Consulter un rejet d'opération de paiement 3.3. Consulter une opération de caisse 1/20

2 I. L'ordre de paiement Cette fonctionnalité permet de préparer un ordre de paiement. Cet ordre de paiement préparé peut ensuite être enregistré, pour être téléréglé ultérieurement (ou consulté, modifié, supprimé) ou être validé directement. Tant qu'un ordre de paiement n'est pas validé dans le module, il peut être enregistré, modifié ou supprimé. Nota : Si dans l'adhésion un mandat est supprimé, cette suppression a pour effet de supprimer les ordres de paiement préparés dont un montant non nul est imputé sur le compte bancaire repris dans le mandat supprimé. Les ordres de paiement préparés dont le montant est nul sur le compte bancaire, repris dans le mandat supprimé, sont mis à jour (ligne du compté bancaire/mandat supprimé effacée). Si dans l'adhésion un mandat est ajouté, les ordres de paiement préparés ne sont pas modifiés. Il n'est pas possible de télérégler plusieurs créances en une seule validation. Chaque ordre de paiement doit faire l'objet d'une validation spécifique Préparation d'un ordre de paiement Pour préparer une ou des opérations de paiement d'une créance à régler, il est possible de rechercher la ou les créances à régler en utilisant : - le sous-menu «rechercher les créances» ; pour les fonctionnalités liées à ce sous-menu, se reporter au guide utilisateur, partie 'rechercher et gérer les créances'. 2/20

3 - le sous-menu «gérer les listes de créances» ; pour les fonctionnalités liées à ce sous-menu, se reporter au guide utilisateur, partie 'rechercher et gérer les créances'. Quel que soit le mode de recherche utilisé, l'écran de résultat qui s'affiche comporte le bouton «créer un ordre de paiement». 3/20

4 Nota : Si des créances font déjà l'objet d'un ordre de paiement préparé, elles apparaissent en gras. Dans le tableau qui s'affiche, il est possible de : - sélectionner une ou des créances : dans la colonne «sélection» cliquer sur la (ou les) case(s) à cocher correspondant aux créances. - sélectionner en un clic l'ensemble des créances affichées à l'écran : dans l'en-tête de colonne «sélection», cocher la case. Une fois la sélection des créances réalisée, cliquer sur le bouton «créer un ordre de paiement». L'écran de constitution du premier ordre de paiement à préparer s'affiche. 4/20

5 Cet écran permet de : visualiser les informations relatives à la créance ; saisir des références internes. Le bouton «oui» permet de confirmer la demande de préparation de l'opération de paiement. Le bouton «non» permet de retourner à l'écran de recherche des créances. Après avoir cliqué sur le bouton «oui», l'écran comportant le(les) compte(s) bancaire(s) à débiter, repris dans les mandats SEPA figurant dans l adhésion, apparai(ssen)t. Nota : Lors de l'adhésion : - si un seul mandat existe, dans la colonne «compte à débiter», la case à cocher et le montant de la créance sont pré-remplis. si deux mandats (ou plus) figurent dans l'adhésion, le montant de la créance peut être réparti entre les comptes figurant dans les mandats : Rappel : suite à la migration du télérèglement au format SEPA en décembre 2015, les comptes bancaires sont désormais identifiés exclusivement avec leur IBAN et leur BIC. Chaque compte utilisé pour le télérèglement à compter de cette date est repris dans un mandat de prélèvement SEPA interentreprises qui fait lui-même partie de l adhésion au téléservice et qui est caractérisé par une RUM (référence unique de mandat). Pour de plus amples informations, consulter le site prodouane (cf partie 2 du guide utilisateur) ou rapprochez vous de votre recette régionale de rattachement. 5/20

6 Après avoir renseigné la partie compte(s) à débiter, le bouton «valider» permet de valider l'opération de création d'un ordre de paiement ; le bouton «annuler» permet d'annuler l'opération de création d'un ordre de paiement. Après avoir cliqué sur le bouton «valider» des contrôles sont réalisés afin de s'assurer que la répartition du montant correspond au montant de la créance. Nota : En cas d'anomalie, un message d'erreur est affiché. Si aucune anomalie n'est décelée, l'écran demandant la confirmation de la demande de création d'un ordre de paiement s'affiche. Il est alors possible, en cliquant sur le bouton : «confirmer», de confirmer la constitution de l'ordre de paiement préparé ; «retour», de retourner à la page précédente «abandonner», d'abandonner la constitution de l'ordre de paiement préparé. Après avoir cliqué sur «confirmer», l'écran de validation d'un ordre de paiement s'affiche. 6/20

7 Le bouton «Télérégler» permet de procéder au télérèglement immédiat de l'ordre de paiement de la créance (cf. partie II du présent guide utilisateur). Le bouton «Enregistrer» permet d'enregistrer l'ordre de paiement de la créance en vue de son télérèglement ultérieur. Selon le ou les droits détenus par l'utilisateur, le bouton «Télérégler» est : non cliquable (grisé), si l'utilisateur a le droit «préparer», cliquable (bleu), si l'utilisateur a le droit «valider». Après avoir cliqué sur le bouton «enregistrer», l'écran de recherche de créance s'affiche Consulter un ordre de paiement préparé enregistré Nota : Lors d'une recherche de créances, la ou les créances qui font l'objet d'un ordre de paiement préparé enregistré apparaissent en gras. Le sous-menu «Gérer les ordres de paiement» permet de consulter l'ordre de paiement préparé enregistré. 7/20

8 L'écran «Gérer les ordres de paiement préparés» s'affiche. Il est possible à partir de cet écran : d'imprimer ou d'enregistrer le fichier.pdf, d'enregistrer le classeur.xls, de faire des tris sur les colonnes, de consulter le détail d'une créance en cliquant sur l'icône «oeil», de modifier l'ordre de paiement préparé en cliquant sur l'icône «crayon», de supprimer l'ordre de paiement préparé en cliquant sur l'icône «poubelle», de sélectionner une ou plusieurs créances pour les télérégler en cliquant sur le bouton «Télérégler». Nota : Selon le ou les droits détenus par l'utilisateur, le bouton «Télérégler» est : non cliquable (grisé), si l'utilisateur a le droit «préparer», cliquable (bleu), si l'utilisateur a le droit «valider». Après avoir cliqué sur l'icône «oeil» de la ligne de l'ordre de paiement préparé enregistré, l'écran s'affiche. Le bouton «Retour» permet de revenir à l'écran précédent. 8/20

9 1.3. Modifier un ordre de paiement préparé enregistré Le sous-menu «Gérer les ordres de paiement» permet de consulter l'ordre de paiement préparé enregistré. L'écran «Gérer les ordres de paiement préparés» s'affiche. Les fonctionnalités sont identiques à celles décrites au point 1.2 supra. Après avoir cliqué sur l'icône «crayon» de la ligne de l'ordre de paiement préparé enregistré, l'écran s'affiche. 9/20

10 Il est possible de modifier : les références internes, le montant de la répartition du montant de la créance entre les comptes bancaires. Dans l'exemple, la répartition du montant est modifiée. Le bouton «valider» permet d'enregistrer la modification. Le bouton «annuler» permet de revenir à l'écran précédent. Après avoir cliqué sur le bouton «valider», l'écran «confirmer un ordre de paiement préparé» s'affiche. Il est alors possible, en cliquant sur le bouton : «confirmer», de confirmer la constitution de l'ordre de paiement préparé modifié ; «retour», de retourner à la page précédente ; «abandonner», d'abandonner la constitution de l'ordre de paiement préparé modifié. Dans ce cas, les paramètres de l'ordre de paiement préparé enregistré initial sont rétablis. 10/20

11 1.4. Supprimer un ordre de paiement préparé enregistré Le sous-menu «Gérer les ordres de paiement» permet de consulter l'ordre de paiement préparé enregistré. L'écran «Gérer les ordres de paiement préparés» s'affiche. Les fonctionnalités sont identiques à celles décrites au point 1.2 supra. Après avoir cliqué sur l'icône «poubelle» de la ligne de l'ordre de paiement préparé enregistré, l'écran s'affiche. Le bouton «Oui» entraîne la suppression de l'ordre de paiement préparé enregistré. Le bouton «Non» annule la demande de suppression de l'ordre de paiement préparé enregistré. Après avoir cliqué sur le bouton «Oui», l'écran «gérer les ordres de paiement préparés» apparaît, actualisé. 11/20

12 II. Télérégler un ordre de paiement Si l'utilisateur a uniquement le droit «préparer», il ne peut pas valider les opérations de télérèglement. L'opération de télérèglement est alors finalisée par un utilisateur ayant le droit «valider». Si l'utilisateur a le droit «valider», il peut préparer et valider l'opération de télérèglement. Après avoir : - constitué un ordre de paiement préparé ; ou - sélectionné un ordre de paiement préparé enregistré, cliquer sur le bouton «Télérégler». L'écran «valider un ordre de paiement» s'affiche. 12/20

13 Le bouton «Télérégler» permet de procéder au télérèglement de l'ordre de paiement de la créance. Le bouton «Enregistrer» permet d'enregistrer l'ordre de paiement de la créance en vue de son télérèglement ultérieur. Après avoir cliqué sur le bouton «Télérégler», l'ordre de paiement est enregistré dans le système. Suite aux contrôles opérés par ce dernier, l'opération est acceptée. L'écran s'affiche. En cas de rejet, un message d'erreur s'affiche. Le justificatif de l'acceptation de l'opération de télérèglement reprend notamment : le numéro de l'opération, attribuée par le système et la date de son acceptation, les numéros du ou des certificats de prise en compte de l'ordre de paiement (CPOP - un par compte bancaire/mandat RUM utilisé). Il est possible d'enregistrer ce document au format.pdf. Il est conseillé de conserver une copie (papier ou dématérialisée) de ce document. Les données sont également consultables dans le menu «Télérégler», sous-menu «Historiques». La créance téléréglée est : - supprimée des créances à régler, - consultable en cliquant dans le menu «Télérégler», sous-menu «Historiques». 13/20

14 III. Historiques Cette fonctionnalité permet : - de consulter les créances téléréglées (avant et après migration du télérèglement au format SEPA), - de consulter les éventuels rejets d'ordre de paiement, - d'obtenir un certain nombre d'informations comme le numéro d'opération de caisse (OPC) et le détail de cette opération. Nota : Toutes les créances téléréglées et historisées demeurent consultables. Dans le menu «Télérégler», cliquer sur le sous-menu «Historiques». L'écran de recherche s'affiche. Cet écran permet au moyen d'un ou plusieurs critères, de rechercher une créance téléréglée. Les critères disponibles sont les suivants : - Numéro de créance, de certificat de prise en compte de l'ordre de paiement (CPOP), de l'opération de télérèglement (OPT) ou d'opération de caisse (OPC) : saisir la référence correspondante ; - Date d'opc opération de caisse (pour consulter une journée, entrer deux fois la même date) ; - Montant minimum/maximum ; - Recette régionale : choisir dans la liste déroulante la recette régionale sur laquelle les créances sont générées. - Rejets bancaires : cocher pour n'afficher que les rejets bancaires. Puis cliquer sur le bouton «valider». 14/20

15 L'écran de résultat s'affiche. Si aucune créance n'a été téléréglée, ou si les contrôles sont incorrects, un message d'erreur s'affiche. Un tableau résume les critères de recherche renseignés et un tableau affiche le résultat de la recherche. Le résultat de la recherche reprend les informations suivantes : - Numéro de la créance ; - Numéro de l'opération de caisse (OPC) donnée par le système comptable douanier après acceptation de l'opération de télérèglement ; - Date de l'opération de caisse ; - Numéro du ou des certificats de prise en compte de l'opération (CPOP) de télérèglement, attribués après validation et contrôle de l'opération de télérèglement ; - Nom de la banque ; - N de compte bancaire/ RUM Référence Unique de Mandat ; - Répartition du montant en fonction du nombre de comptes utilisés pour télérégler (1, 2 ou 3) ; - Références internes. L'icône «xls» en haut à droite du tableau permet d'exporter les résultats dans un fichier de type tableur. L'icône «pdf» permet d'exporter les résultats dans un document de format.pdf. Il est possible de : - faire des tris sur les colonnes, - consulter le détail des informations affichées en cliquant sur l'icône «oeil» situé en regard de la créance choisie. 15/20

16 Après avoir cliqué sur l'icône «oeil», l'écran «détail d'une créance réglée» s'affiche. Il est possible de faire des tris sur les colonnes, de consulter le détail des informations affichées en cliquant dans le bouton à droite de la créance choisie. La consultation du détail d'une créance téléréglée permet de retrouver les caractéristiques de cette créance et de connaître l'état d'avancement de l'opération de paiement s'y rapportant (prise en comptabilité ou non de l' (des) ordre(s) de paiement, traitement en cours, rejet d'un ou de plusieurs ordres de paiement ) : * La première partie de l'écran «Consulter le détail d'une créance téléréglée» permet de connaître l'état de la créance vis à vis du système comptable douanier au moment de la consultation : elle reprend les type et numéro de la créance, le montant du reste à payer, le numéro la date et l'heure de délivrance de l'opération de caisse OPC, le numéro de l'opération de télérèglement OPT, le montant téléréglé (lors de la validation de l'odp (des ODP) dans le module Téléréglement) ; * La deuxième partie de l'écran «Montant total téléréglé» reprend le total des montants téléréglés de la première partie ; * La troisième partie de l'écran «Etat des opérations de paiement» permet de connaître l'état de chaque opération de paiement de la créance, vis à vis du système de traitement des opérations de paiement au moment de la consultation : soit elle est en attente (elle n'a pas encore été transmise et acceptée par le système), lorsqu elle a été transmise, la date prévisionnelle de règlement est affichée, soit elle a été transmise et acceptée mais n'est pas encore compensée (en cours de traitement). 16/20

17 Dans cette partie figure(nt) également le ou les CPOP (de un à trois selon le nombre de comptes/mandats utilisés lors du paiement par opération de paiement). Il s'agit du ou des justificatifs de l'acceptation de l'opération de télérèglement. Il reprend notamment le numéro de l'opération, attribuée par le système et la date de son acceptation, ainsi que le numéros de certificats de prise en compte CPOP (un par compte bancaire/mandat utilisé). Il est possible de l'enregistrer au format PdF ; *La quatrième partie de l'écran «Rejets des établissements bancaires» permet de connaître l'état de chaque opération de paiement de la créance, quant à sa compensation et d'identifier, le cas échéant, une ou plusieurs anomalie(s) : - tant qu'elle n'a pas été transmise et prise en compte par le système de traitement, cette partie n'est pas affichée ; - si ensuite elle est rejetée (non compensée partiellement ou totalement selon le nombre de comptes utilisés) cette partie est affichée et une ligne est ajoutée pour chaque CPOP concerné. * La cinquième partie de l'écran 'Montant net téléréglé' permet de vérifier le montant réellement téléréglé (n'ayant pas fait l'objet de rejet), par comparaison avec le montant total téléréglé (2ème partie de l'écran) ; Exemple 1 : le reste à payer est nul (le montant total a donc été téléréglé), opération en attente (date prévisionnelle de règlement non encore affichée, montant net téléréglé = 0 ) 17/20

18 Exemple 2 : opération téléréglée en totalité, compensée sans rejet (donc montant net téléréglé = Montant total téléréglé) Exemple 3 : opération téléréglée en totalité, envoyée en compensation mais rejetée totalement motif rejet AM04 Provision insuffisante cf Liste des rejets page suivante (donc montant net téléréglé = 0, opération à régulariser en totalité) Cliquer sur le bouton 'Retour' pour revenir à la page précédente Fin 18/20

19 CODES ET MOTIFS DE REJETS INTERBANCAIRES RELATIFS AUX TÉLÉREGLEMENTS PAR PRÉLÈVEMENT SEPA INTERENTREPRISES Source : CFONB (EPC ISO) CODE LIBELLÉ STANDARD RÈGLES D'UTILISATION 12 (AC01) 14 (AC04) 18 (BE05) 20 (AM04) 31 (MD01) 34 (AC06) 52 (AG02) 57 (FF01) 58 (MS02) 59 (MS03) COORD. BANC. INEXPLOIT. CPTE SOLDE CLOTURE VIRE EMETTEUR NON RECONNU PROVISION INSUFFISANTE PAS D'AUTORISATION OPPOSITION SUR COMPTE CODE OPERATION INCORRECT FORMAT INVALIDE SUR ORDRE DU CLIENT RAISON NON COMMUNIQUEE Les coordonnées bancaires du débiteur (IBAN/BIC) ne sont pas reconnues par la banque domiciliataire Le débiteur a soldé son compte ou bien le compte a été clôturé, transféré dans un autre guichet de la banque ou du groupe bancaire L Identifiant Créancier SEPA (ICS) est absent ou incohérent (structure de l ICS par exemple) Absence totale ou partielle de provision, le rejet étant fait pour la totalité du montant Le débiteur conteste la transaction pour absence de consentement (mandat inexistant, révoqué ou caduc) Opposition sur compte/compte bloqué/prélèvement SEPA interdit sur ce compte (technique : séquence de présentation, code opération, format de fichier incorrects) (technique : format de fichier invalide) Refus du débiteur La banque destinataire n a pas communiqué de raison spécifique 19/20

20 60 (RC01) 62 (RR01 à 04) 63 (SL01) 64 (AM05) 66 (MD02) 88 (DNOR CNOR) 99 (AG01) AC13 CODE BANQUE INCORRECT MOTIF REGLEMENTAIRE SERVICE SPECIFIQUE DOUBLON DONNEE MANDAT INCORRECTE BANQUE HORS ECHANGES OPERATION NON ADMISE CLIENT CONSOMMATEUR Le code de la banque destinataire est incorrect ou inexploitable (ou identifiant bancaire BIC incorrect) Le rejet/retour est dû à une contrainte réglementaire (ex : une donnée réglementaire est absente) Service spécifique fourni par la banque du débiteur Opération dupliquée Une ou plusieurs données sont absentes ou erronées La banque du créancier ou la banque du débiteur n est pas enregistrée auprès du système d échanges utilisé pour la transaction Ce compte n admet pas les prélèvements SEPA en raison de sa nature Le client est un consommateur 20/20