Agate «Centres de formation»

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1 Agate «Centres de formation» Documentation de mise à jour V4.12 V1 22/09/2016

2 TABLE DES MATIERES 1 Evolutions liées aux cycles longs Gestion des modules liés à des cycles liés Depuis la Evolution liée au BPF Valeur CPF - Liste «cadre de financement» OPCA Depuis la Evolution liée aux inscriptions Transfert d inscriptions avec plusieurs règlements Depuis la Evolutions liées aux tarifs Tarif au prorata du nombre de participants Depuis la Evolution liée aux règlements Pouvoir saisir un règlement négatif Depuis la Evolutions liées aux workflows Envoi des factures/avoirs par workflow Depuis la Envoi d un accusé de règlement par workflow Depuis la Evolutions liées aux WebServices Méthode DeleteAllInscriptionsOptionDepassee Depuis la / 19

3 PREAMBULE Depuis plusieurs années, nous travaillons à l amélioration permanente de l application AGATE afin de répondre au mieux à votre problématique quotidienne. Depuis début 2012, notre service «Support» s est renforcé dans le but de vous apporter une réponse plus précise et plus rapide, mais aussi pour être plus à votre écoute afin de mieux spécifier vos attentes et ainsi mieux les intégrer. Au fil de l utilisation d AGATE, vous vous êtes peut-être aperçu(e)s que les mises à jour du logiciel se décomposent en 3 types de mise à jour : Mise à jour Commerciale : la mise à jour commerciale est la diffusion d une nouvelle version du Logiciel intégrant de nouveaux modules, de nouvelles fonctionnalités ou des améliorations significatives. Cette mise à jour est décrite dans la documentation commerciale. La version actuelle d AGATE est la V4. Mise à jour Majeure La mise à jour majeure est la diffusion d une nouvelle version du logiciel AGATE au sein de la version commerciale. Par exemple la sortie de la version 3.4, 4.0, 4.1 etc Cette mise à jour intègre des évolutions complémentaires afin d améliorer l utilisation d AGATE. Mise à jour Mineure Les mises à jour mineures sont des petits correctifs ou l ajout de petits compléments mineurs. Cette version est spécifiée avec le 3 ème chiffre dans le numéro de version. Par exemple : 4.0.1, 4.0.2, Ces mises à jour peuvent être plus fréquentes en fonction des urgences. C est ainsi qu à chaque mise à jour «majeure» du logiciel AGATE, les points sont répertoriés dans un document associé à la diffusion de la version concernée. Par ailleurs, si vous avez ouvert un «Ticket» auprès du service «Support» pour une correction spécifique, la personne en charge de votre ticket vous tiendra informé dès la résolution de votre incident. (Pendant la durée du traitement, si vous souhaitez une information concernant ce ticket ouvert, merci de contacter le service support uniquement dans le fil d échange du ticket concerné). Pour consulter les évolutions des versions précédentes, vous pouvez vous connecter à AGATE, puis dans le menu «Documentations en lignes» et «Documentations de mise à jour». En cas de question ou problème, n hésitez pas à contacter l assistance Nous sommes également en mesure de vous accompagner dans la mise en œuvre de ces évolutions dans votre site, par des formations à distance ou dans vos locaux. N hésitez pas à contacter notre équipe commerciale, au ou par mail : contact-agate@axess.fr Merci pour votre fidélité. L équipe Axess-Onyx 3 / 19

4 1 Evolutions liées aux cycles longs 1.1 Gestion des modules liés à des cycles liés Depuis la 4.12 Objectif : Permettre l inscription de redoublants ou d élèves souhaitant prendre de l avance à des modules de cycles longs liés. Paramétrages à réaliser : Rendez-vous dans «Admin / Paramètres généraux / Sessions Activités» et cochez la case «Inscriptions cycles liés» : Actions à réaliser : Rendez-vous dans l onglet «Cycles liés» du cycle long «année 1» par exemple et liez le à l année 2 pour permettre aux étudiants de prendre des modules de l année 2 par anticipation : Autre exemple, dans l année 2, vous pouvez lier l année 1 pour les étudiants n ayant pas validé un module cette année-là, et l année 3 pour les étudiants souhaitant prendre de l avance : Les cycles sont affichés dans l ordre du libellé du cycle long. 4 / 19

5 Résultat : dans l inscription principale en année 2, vous allez disposer d un nouvel onglet «Autres modules» dans lequel vous allez retrouver les différents modules liés aux cycles rattachés : Cochez les modules sur lesquels vous souhaitez inscrire l étudiant. Cela a pour effet de créer automatiquement une inscription «fille» qui prendra le même état que l inscription «mère» et pour laquelle les informations suivantes seront renseignées : Statut, Type Contrat, Famille, Objectif, Nombre, Société, OPCA, Payeur3 et Payeur 4, Conseiller, Région, Etat, Origine, Cycle = cycle lié à la création de l inscription (exemple ci-dessus) Modules = Modules cochés Pour y accéder, vous pouvez cliquer sur le lien automatiquement créé à l enregistrement de l inscription mère : 5 / 19

6 Cette nouvelle inscription est verrouillée. Tout changement passe par l inscription mère. Vous pouvez remonter à l inscription principale en cliquant sur le lien dédié : L étudiant sera présent sur les documents liés à des modules sur lesquels il a été inscrit, dans les absences pour ces mêmes modules, dans les attestations de fin de formation, dans les bulletins Attention, en revanche la gestion financière n est pas gérée dans l inscription fille. Il faut donc gérer les éventuels coûts pédagogiques dans l inscription mère. Il n est pas possible de faire de la facturation à l heure réalisée dans ce cadre-là. 6 / 19

7 2 Evolution liée au BPF 2.1 Valeur CPF - Liste «cadre de financement» OPCA Depuis la 4.12 Objectif : Pouvoir indiquer que les produits générés proviennent du CPF lorsque le cadre de financement est l OPCA. Paramétrages à réaliser : Pas de paramétrage particulier à réaliser Actions à réaliser : Rendez-vous dans l inscription et sélectionnez la valeur CPF dans le cadre de financement, lorsque le payeur est l OPCA : Résultat : dans l état préparatoire au bilan pédagogique et financier, cette valeur est bien prise en compte : 7 / 19

8 3 Evolution liée aux inscriptions 3.1 Transfert d inscriptions avec plusieurs règlements Depuis la 4.12 Objectif : Permettre le transfert d inscriptions ayant plusieurs inscriptions liées, la fonctionnalité n était pas prévue jusque-là. Paramétrages à réaliser : Pas de paramétrage particulier à réaliser Actions à réaliser : Réalisez votre transfert d inscription comme pour les autres cas gérés. Résultat : Votre inscription sera bien transférée avec création d un avoir pour la facture émise initialement et de la nouvelle facture, remboursement et «nouveaux» règlements. Si vos règlements étaient déjà remis en banque, les mouvements destinés à équilibrer les comptes ne seront pas à pointer de nouveau, Agate le fait automatiquement. 8 / 19

9 4 Evolutions liées aux tarifs 4.1 Tarif au prorata du nombre de participants Depuis la 4.12 Objectif : Pouvoir recalculer le coût par payeur automatiquement en fonction du nombre de participants rattachés. Paramétrages à réaliser : Rendez-vous dans «Autres / Listes des prestations» et créez une prestation avec l unité «Participant» : Respectez bien votre comptabilité en lui affectant le code comptable et éventuellement analytique utile. Actions à réaliser : Si vous partez d un devis lié à une action de formation/thème, réalisez votre devis comme d habitude. Au moment d ajouter une prestation, sélectionnez la prestation précédemment créée. Transformez votre devis comme d habitude à sa validation. Si vous partez directement d une session, renseignez cette prestation dans l onglet «tarif» de la session 9 / 19

10 Résultat : Dans la liste des participants de la session, créez vos payeurs uniquement et rattachez vos participants (pour que cela fonctionne, il faut que les participants aient été enregistrés) : Retournez dans l onglet «Tarifs» de la session et cliquez sur le bouton «Recalculer les tarifs au prorata du nombre de participant» : Attention Cette ligne est visible en mode verrouillé de la session. Si vous ne la voyez pas, c est que votre prestation n a pas la bonne unité, ou que vous êtes dans un cycle long ou un cycle court. Cette nouvelle fonctionnalité n est disponible que pour les sessions. 10 / 19

11 Validez l alerte d Agate si vous êtes d accord : Dans chaque fiche payeur uniquement, le bon coût sera affecté : Attention, à chaque fois que vous rajoutez/annulez un participant ou un payeur uniquement avec ses participants vous devrez reprendre cette manipulation pour qu Agate relance le calcul. Dans le calcul du coût par participants, il peut y avoir 1 centime d écart. Agate affecte alors ce centime à un des payeurs uniquement. 11 / 19

12 5 Evolution liée aux règlements 5.1 Pouvoir saisir un règlement négatif Depuis la 4.12 Objectif : Pouvoir saisir un règlement négatif pour annuler un chèque en bois d ores et déjà poussé en comptabilité, même si la facture est complètement soldée. Paramétrages à réaliser : Pas de paramétrage particulier à réaliser Actions à réaliser : Rendez-vous dans «Financier / Saisie des règlements» ou cliquez sur «Saisie des règlements» depuis une inscription. Saisissez les informations du règlement impayé, rentrez le montant négatif et cochez la case «Soldée» si la facture était déjà soldée : Résultat : A l enregistrement de ce règlement négatif, le montant de nouveau dû apparaît dans le module de saisie des règlements : Il apparaît également dans le relevé financier de la facture : Attention, il est possible de créer un mode de règlement «chèque impayé» dans «Admin / Gestion des données de l application / Gestion des listes» si vous souhaitez que ce soit plus lisible. Ces règlements négatifs sont à pointer également pour qu ils soient poussés en comptabilité. 12 / 19

13 6 Evolutions liées aux workflows 6.1 Envoi des factures/avoirs par workflow Depuis la 4.12 Objectif : Pouvoir envoyer les factures et factures acquittées par mail automatiquement par le biais des workflows. Paramétrages à réaliser : Rendez-vous dans «Analyses et publipostages» et créez un mail avec la cible «Facture» : Par exemple : Il n y a aucun modèle à joindre, la facture sera jointe automatiquement. 13 / 19

14 Rendez-vous ensuite dans «Admin / Administration avancée / Gestion des déclencheurs» et paramétrez le déclencheur suivant la source de la facture : Paramétrez enfin le processus lié : Sélectionnez le mail à envoyer dans le cas d une facture éditée via le back-office. Faites également un workflow avec origine portail et/ou web selon vos différents cas de figure. 14 / 19

15 Actions à réaliser : Réalisez vos factures / factures d acompte / avoirs comme d habitude. Résultat : Le workflow va déclencher l envoi du mail automatiquement à la fin de l étape de la facturation, avec la facture/avoir en PJ. 15 / 19

16 6.2 Envoi d un accusé de règlement par workflow Depuis la 4.12 Objectif : Pouvoir envoyer un accusé de règlement par workflow. Paramétrages à réaliser : Rendez-vous dans «Analyses et publipostages» et créez un mail avec la cible «Facture» : Par exemple : 16 / 19

17 Il n y a aucun modèle à joindre, la facture avec le détail des règlements sera jointe automatiquement. Rendez-vous ensuite dans «Admin / Administration avancée / Gestion des déclencheurs» et paramétrez le déclencheur suivant la source de la facture. Par exemple : Paramétrez enfin le processus lié : Sélectionnez le mail à envoyer dans le cas d une facture éditée via le back-office. Faites également un workflow avec origine portail et/ou web selon vos différents cas de figure. 17 / 19

18 Actions à réaliser : Réalisez vos règlements/remboursements comme d habitude. Résultat : Le workflow va déclencher l envoi du mail automatiquement à la fin de la saisie du règlement, avec la facture/avoir en PJ. Attention, nous vous suggérons de n activer qu un seul de ces deux workflows. En effet, à la saisie des règlements, la facture est mise à jour avec les données de règlements et si vous avez activé les deux workflows, le client recevra deux mails. D autre part, si vous enregistrez 3 règlements d affilée avec des dates d enregistrement différentes, le client recevra 3 mails distincts. 18 / 19

19 7 Evolutions liées aux WebServices 7.1 Méthode DeleteAllInscriptionsOptionDepassee Depuis la 4.11 Objectif : Pouvoir supprimer les inscriptions à l état «options» qui sont «périmées». C est-àdire lorsque un état «Option» est défini et que la date d option est dépassée. Paramétrages à réaliser : Les paramétrages sont faits hors Agate du côté de votre webmaster ou de votre ingénieur d application liée. Actions à réaliser : Il faut que les fiches soient bien remplies dans Agate avec les informations utiles. Résultat : Sont désormais gérés : En paramètres d entrée : Le code état (code de la liste «état de l inscription») La date de fin d option (format date/heure) En valeur de sortie Le succès de l opération (booléen) 19 / 19