medical cas spécifique AZ Sint Maarten, malines - belgique Application

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1 pharmacie emmaus asbl AZ Sint Maarten, campus Leopoldstraat malines - belgique Application Stockage et distribution automatisée de médicaments. Installation 2 paternosters (Hänel Rotomat) automatisés La pharmacie de la clinique AZ Sint-Maarten (Campus Leopoldstraat) de Malines décida en 2008 d acheter, en plus des 2 armoires existantes du Campus situé au Zwartzustersvest, 2, des armoires carrousels supplémentaires pour l automatisation des sorties dans ce campus. La pharmacie de la clinique AZ Sint Maarten est le résultat d une fusion de deux cliniques. Ceci signifie évidemment une quantité supérieure de médicaments et un nombre plus grand de sorties de médicaments pour une même période de temps. Les médicaments sont répartis par service ou par patient. Le Rotomat est un équipement compact utilisant au maximum la hauteur disponible sous le plafond, offrant ainsi un gain de place d environ 60 %. Le Rotomat travaille suivant le système déjà bien connu du paternoster, ce qui signifie que les produits viennent à l utilisateur et pas l inverse. D où un gain de temps. En combinaison avec le logiciel Pharmalogic.Extended, il permet d atteindre une très haute productivité avec un minimum de personnel (davantage de personnes disponibles pour d autres tâches). Ce logiciel assure le stockage optimal des médicaments et tient compte de leur date de péremption et des numéros de lots des produits. Procédure Il y a une interface bidirectionnelle avec le logiciel de pharmacie Infohos. Infohos envoie les différentes listes de distribution électroniques à Pharmalogic.Extended. Les médicaments sont sortis par patient ou par service. Les Rotomats sont commandés d une manière optimale pour réaliser un maximum de prises avec un minimum de mouvements de machine. L ouverture d accès est équipée de diodes qui montrent l emplacement exact du médicament concerné. L information concernant la sortie (description, nom du service ou du patient, quantité,.) est indiquée sur l écran du Rotomat. La quantité est confirmée ou corrigée via le clavier du Rotomat. Cette confirmation ou modification est envoyée immédiatement à Infohos.

2 Apotheek emmaus asbl AZ Sint Maarten, CAMPUS ZWARTZUSTERSVEST MALINES - belgique Systèmes informatisés Hänel Rotomat (paternoster) Automatisation de la procédure de distribution Gain de place Gain de temps Augmentation de la productivité Optimisation du stockage Nombre maximum de sorties (pickings) Emplacement exact Le logiciel Pharmalogic.Extended assure le stockage optimal des médicaments et tient compte de leur date de péremption et des numéros de lots des produits.

3 soins intensifs services de soins infirmiers ZNA - hôpital Jan Palfijn Merksem - belgique Il a été constaté qu il existe souvent une grande différence entre le nombre de produits fournis et le nombre de produits facturés parce qu un grand nombre de produits administrés n a pas été enregistré. On a voulu limité la perte financière par un meilleur enregistrement et une facturation plus rapide. Ainsi un système de stockage et distribution contrôlés a été installé par Vanas medical pour les stupéfiants et médicaments du service des soins intensifs. Le dispenser est un système compact et modulaire pour le stockage et la distribution de produits stupéfiants et de médicaments. Les armoires à tiroirs à verrouillage électronique ( E-lock) sont utilisées pour le stockage et la distribution de médicaments, solutions pour perfusions et également pour des produits médicaux volumineux. Application Distribution contrôlée de médicaments dans le service Soins intensifs. Installation 1 Dispenser - avec logiciel Pharmalogic.Dispenser 4 armoires E-Lock 1 réfrigérateur à verrouillage électronique Procédure Chaque interaction entre l utilisateur et le système se fait via l écran tactile. L utilisateur se connecte via son nom puis par un contrôle des empreintes digitales. Après sélection du patient et du médecin prescrivant, l utilisateur voit apparaître la liste des médicaments. Après sélection du médicament et de la quantité souhaitée, le tiroir correspondant s ouvre (dans le dispenser ou dans l armoire E-lock). Dans le cas du dispenser, le tiroir s ouvre pour ne laisser prendre que la quantité demandée. Dans le cas de l armoire à tiroirs E-lock, le tiroir entier est déverrouillé. Dès que le tiroir est refermé, la consommation est automatiquement transmise au logiciel pharmacie pour facturation. Cela signifie une énorme simplification administrative! Dans la pharmacie, les ordonnances sont imprimées a posteriori pour signature par le médecin concerné. Le passage aux systèmes informatisés s est fait sans problème pour les utilisateurs et les résultats escomptés ont été atteints plus rapidement que prévu : Avant cette installation, 50 % seulement de la quantité fournie était facturée. Une comparaison des résultats pour la même période une année plus tard montra une augmentation jusqu à 90 %.

4 L utilisateur se connecte via son nom et ensuite une vérification de ses empreintes digitales. Sélection du patient, du médicament et de la quantité souhaitée La sélection peut se faire également par lecture de codes à barres Le tiroir correspondant est débloqué. Un voyant LED montre le tiroir sur le dispenser ou sur l armoire E-Lock Dans le cas du dispenser, le tiroir s ouvre pour ne laisser prendre que la quantité demandée. Dans le cas de l armoire à tiroirs E-lock, le tiroir entier est déverrouillé. Avant cette installation, 50 % seulement de la quantité fournie était facturée. Une comparaison des résultats pour la même période une année plus tard montra une augmentation jusqu à 90 %.

5 zna HÔPITAL Stuivenberg Anvers - belgique Installation Dispenser commandé par Pharmalogic.Dispenser Armoires E-lock et réfrigérateur avec verrouillage sont installés dans les services: Intensifs (U.T.I.) Hémato - Oncologie Chambre stérile Unité de Soins infirmiers - centre des brûlés Ici, le Dispenser est utilisé principalement pour les stupéfiants. Les armoires E-Lock contiennent des spécialités telles que perfusions, cathéters, bandages et canules Les raisons principales de l achat d équipements de stockage automatisés ont été: Pertes de médicaments Médicaments pas facturés Contrôle des stupéfiants Le réapprovisionnement de l armoire est fait entièrement par la pharmacie. Le stock dans les différents services est actuellement sensiblement inférieur à ce qu il était auparavant, rien n est perdu et chaque produit utilisé fait l objet d un réapprovisionnement. Le stock et les dates de péremption sont contrôlées de près. Le travail administratif est moins important dans la pharmacie. Le stock dans les différents services est actuellement sensiblement inférieur à ce qu il était auparavant.

6 SERVICE des URGENCEs CLINIQUE UniversitairE AnVERS - belgique Les erreurs sont quasiment exclues et la sécurité augmentée. Installation Les services urgences et unité de douleur thoracique, bloc opératoire et salle de réveil sont équipés des armoires suivantes: Dispenser commandé par Pharmalogic.Dispenser Armoires E-lock et réfrigérateur avec verrouillage Chaque service détermine lui-même le contenu des armoires à médicaments automatiques, mais en fait, à peu près tous les médicaments (stock du service) y sont stockés à l exception des produits de transfusions sanguines. Les armoires à médicaments sont d une utilisation facile et offrent des avantages tant à l utilisateur qu à la pharmacie : Beaucoup d emballages se ressemblent. Les erreurs sont quasiment exclues et la sécurité augmentée grâce à l utilisation des armoires à médicaments. Meilleure gestion et contrôle permanent des stocks de la pharmacie décentralisée Communication avec le SIH (système d information hospitalier) Contrôle parfait des consommations et donc pas de perte de données pour la facturation

7 UZA - clinique universitaire Anvers - belgique La quantité de produits retournés à la pharmacie a diminué En 2007, après une période d essai d un an, il fut décidé d équiper 18 unités de soins de la combinaison dispenser - E-lock - réfrigérateur, en plus des installations déjà existantes au service des urgences, à la salle de réveil, au bloc opératoire et à l unité de douleur thoracique. Chaque unité de soins reçut de cette manière son propre stock de médicaments dans une proportion 80/20 : 80 % du stock des médicaments nécessaires se trouve au service même et 20 % dans la pharmacie centrale. La liaison de Pharmalogic.Dispenser à l ordonnance électronique de Q-care a été la clef du succès de l installation. Tant les stocks que les médicaments personnels sont mis dans cette installation. Le personnel soignant choisit lui-même le moment de préparer les médicaments et la pharmacie peut organiser l approvisionnement avec plus de souplesse. La quantité de produits retournés à la pharmacie a diminué et les médicaments non administrés sont remis, après contrôle, dans l armoire Vanas et crédités au patient. À partir de ce moment, ils sont à nouveau disponibles et peuvent être pris pour d autres patients. Idem pour les travaux administratifs : plus d ordonnance, plus de liste de livraison, plus de double contrôle! En plus, au cas éventuel d un manque ou d une rupture de stock, il est possible de voir, dans le réseau des armoires, dans quelle(s) installation(s) le produit manquant est présent. Procédure Le médecin prescrit électroniquement les médicaments dans Q-care. Cette ordonnance électronique va à la pharmacie pour validation, sur la feuille de planning pour le service infirmier et à l armoire Vanas. L infirmier (infirmière) en chef décide lui (elle)-même quand il (elle) veut préparer les médicaments pour les 24 heures à venir. Il (elle) appelle le patient concerné sur l armoire Vanas et commande à l armoire de libérer les médicaments prescrits. Ceux-ci sont placés dans les chariots médicaux et amenés lors de la (des) ronde(s) suivante(s). Le réapprovisionnement à partir de la pharmacie se fait rapidement et de manière efficiente, purement sur base des consommations ; les données du patient sont traitées automatiquement.

8 L enregistrement et la distribution des médicaments dans les services est simplifiée et mieux surveillée. hôpital régional jan yperman ypres - belgique La clinique Jan Yperman a décidé en 2008 d automatiser la distribution des médicaments. 18 services de soins et médico-techniques ont été équipés de combinaisons dispenser - compartment control - E-lock et réfrigérateur. Ce projet a été réalisé complètement en un an environ. La simplification de la distribution et de l enregistrement des médicaments dans les services étaient, entre autres, le but à atteindre. Pour cela, un interfaçage a été construit entre les logiciels Cegeka, Infohos et Vanasoft. Le système offre l avantage supplémentaire que les utilisateurs peuvent toujours consulter en ligne les stocks disponibles dans d autres services (de soins) et les appeler, si nécessaire, pour leurs propres patients ; ce qui peut être intéressant quand la pharmacie est fermée ou quand un produit n est plus en stock dans le service de soins propre. Les avantages sont ressentis clairement D une part, le personnel soignant gagne du temps grâce à l utilisation du logiciel ordonnances électroniques de Cegeka combiné avec les possibilités de distribution de la pharmacie et les armoires Vanas. D autre part, le pharmacien peut organiser la distribution plus rapidement et plus souplement et peut consulter en permanence les consommations sur l écran. De plus, le problème des retours de médicaments a fortement diminué.

9 Nos calculs montrent qu après 2 ans, l investissement a été entièrement amorti avec, en plus, un important gain de sécurité pour les patients. AZ jessa hasselt - belgique La clinique AZ Jessa de Hasselt est le premier hôpital en Belgique avec accréditation NIAZ et un des objectifs premiers de la direction est la sécurité des patients. Ces dernières années, le gouvernement stimule toutes sortes d initiatives contribuant à la sécurité des patients. La mise en service de systèmes automatisés pour le stockage et la conservation des médicaments fait partie des projets gouvernementaux. Pour améliorer la sécurité des médicaments, des armoires avec Pharmalogic.Dispenser ont été installées dans beaucoup de services, entre autres le service des urgences et celui des soins intensifs médicaux et chirurgicaux. Ces armoires contiennent des médicaments qui couvrent 90 % des besoins. L ordonnance du médecin, les prises effectuées par le personnel infirmier, l enregistrement et la facturation sont ainsi automatisés. Les calculs montrent qu après 2 ans, l investissement a été entièrement amorti avec, en plus, un important gain de sécurité pour les patients. En plus du côté financier positif et de la sécurité accrue en ce qui concerne les médicaments, il y a encore le gain de temps réalisé dans la pharmacie grâce à la forte diminution des retours de médicaments. En conséquence, des nouvelles installations d armoires commandées par Pharmalogic.Dispenser ont été incluses dans les budgets des prochaines années.

10 az saint jean bruxelles - belgique Installations Dispenser et E-lock comme armoire des urgences Dispenser et 6 armoires à verrouillage électronique (E-lock) + réfrigérateur avec verrouillage commandé par Pharmalogic.Dispenser, au service réanimation. Objectifs Pour les pharmaciens : Sécurité accrue pour les patients par le contrôle des médicaments prescrits Traçabilité du médicament sur tout son trajet Réduction des pertes financières par suite de facturations oubliées Gain de temps pour la facturation Pour le personnel soignant : Gain de temps et réduction des fautes lors de la copie des ordonnances devant être traitées par la pharmacie centrale Sécurité accrue des médicaments par suite d un meilleur contrôle par la pharmacie, co-gestionnaire des armoires E-Lock et Dispensers. Expériences La mise en application n a pas été sans heurt, mais c est inhérent à ce genre de projets. Après une période relativement courte d adaptation, tous les utilisateurs sont convaincus des avantages des armoires et dispensers Vanas. Les objectifs les plus importants ont été atteints : réduction du travail administratif, réduction des fautes dans l interprétation et la préparation des ordonnances. À l avenir, l introduction de l ordonnance électronique apportera encore un avantage supplémentaire. Méthode de travail Chaque matin, le personnel infirmier prend hors des armoires tous les médicaments prescrits pour un patient déterminé. Les médicaments sont alors apportés jusqu au lit du patient d une manière contrôlée. Les médicaments non administrés sont remis dans les armoires 24 heures plus tard et stockés dans un tiroir spécialement prévu pour cela. Les objectifs les plus importants ont été atteints : réduction du travail administratif, réduction des fautes dans l interprétation et la préparation des ordonnances.

11 södra älvsborgs sjukhus Apoteket Borås - suède Le premier hôpital norvégien avec armoires à médicaments commandées par ordinateur! Södra Älvsborgs Sjukhus à Boras est le premier hôpital des pays nordiques à avoir commencé à utiliser des armoires à médicaments commandées par ordinateur. En étroite collaboration avec Apoteket AB, cela représente pour l hôpital une amélioration sensible de la gestion des médicaments, de la pharmacie jusqu au patient. Deux armoires à médicaments commandées par ordinateur ont été installées. La première a été installée au service des urgences et l autre est une armoire commune pour différents services. L armoire du service des urgences compte environ 170 numéros de produits tandis que l armoire commune compte environ 400 numéros de produits. Apoteket AB est le propriétaire des médicaments emmagasinés dans les armoires et l hôpital reçoit une facture pour les médicaments prélevés. De cette manière, Apoteket AB peut prendre la responsabilité de la logistique et rendre la procédure plus efficiente. du travail journalier des infirmières. Toutes les tâches de comptage, commande, réception de produits et réapprovisionnement des armoires ont été transférées à Apoteket AB. Les armoires contiennent des médicaments solides et aussi des produits liquides. L automatisation du processus de commande constitue une base pour l optimisation des stocks et des réapprovisionnements. Fournisseur plus professionnalisé Grâce à ces installations, Apoteket AB est devenu un fournisseur beaucoup plus professionnalisé qui, en plus, peut offrir de nouveaux services appréciés par les clients. Health Tech, partenaire du projet Health Tech a été choisi par Apoteket AB comme fournisseur et partenaire pour l installation des premières armoires automatiques à médicaments dans les pays scandinaves. Apoteket, l hôpital et Health Tech ont travaillé en étroite collaboration à la mise en place du projet. Ils ont adapté ensemble le système aux besoins spécifiques et souhaits des utilisateurs. Sécurité renforcée pour le patient Les armoires de Boras offrent à l hôpital une sécurité accrue pour le patient grâce à la forte réduction du risque de se tromper de médicament. Le système enregistre en permanence tous les produits pris dans les armoires. L hôpital considère ceci comme l avantage le plus important du système. Plus grande efficience et mailleure gestion Grâce à ses nouvelles armoires de stockage de médicaments, Södra Älvsborgs Sjukhus a renforcé l efficience Le risque de se tromper de médicament a fortement diminué. Objectif Résultat après 6 mois Problèmes liés aux médicaments 30 % en moins 50 % en moins Durée du traitement des médicaments 30 % en moins 29 % en moins Nombre de produits en stock 50 % en moins (de 1500) 42 % en moins Chiffre d affaires (stock) Augmentation 400 % (tous les services et la pharmacie) Augmentation de 63 % (services uniquement). Objectif révisé Déchets ou produits périmés 50 % en moins 100 % en moins (*) (*) La pharmacie gère maintenant les médicaments stockés dans le service. L hôpital ne paie que ce qui est consommé.

12 Øya Helsehus trondheim norvège Armoires médicales à Øya Helsehus Historique: Øya Helsehus est situé près de l hôpital St. Olav à Trondheim. Il s agit d un concept nouveau et futuriste dans le secteur des soins de santé en Norvège. Les patients sont transférés de l hôpital St. Olav à la Øya Helsehus via un pont recouvert de verre. Ils séjournent normalement 3 semaines à Øya Helsehus avant d être retransférés à leur résidence ou à une maison de soins. Øya Helsehus est entièrement informatisée et des armoires médicales commandées par ordinateur d Health Tech ont été choisies pour la logistique des médicaments. Øya Helsehus a ouvert ses portes aux premiers patients en août Les résultats suivants ont été obtenus : Consommation réduite de médicaments par la diminution du gaspillage et l optimisation du stock et des achats Meilleure qualité et diminution du risque de se tromper de médicament Plus de temps pour les patients grâce à la suppression des tâches administratives liées à la logistique des médicaments (les armoires passent les commandes de médicaments automatiquement et le personnel de la pharmacie réapprovisionne les armoires). Travail plus efficient pour les infirmières grâce aux comptes automatiques pour stupéfiants et autres rapports automatiques. Les ordonnances médicales de Gerica sont rendues disponibles pour les infirmières lorsqu elles prélèvent les médicaments. Concept global À Øya Helsehus, il y a 140 lits répartis en trois sections sur 3 étages. Les armoires à médicaments contenant les médicaments de base se trouvent aux 4ème et 6ème étages, tandis que l armoire à médicaments se trouvant au 5ème étage contient, en plus des médicaments de base, également des médicaments moins souvent demandés, destinés aux 3 étages. Intégration dans TietoEnator (Gerica) et dans le logiciel pharmaceutique Les installations de Health Tech sont intégrées dans le logiciel pharmaceutique pour l envoi automatique des ordres aux armoires à la pharmacie. Health Tech et TietoEnator ont, en étroite collaboration avec Øya Helsehus, mis au point une intégration entre Pharmalogic et Gerica (logiciel TietoEnator). Les ordonnances tapées dans Gerica sont rendues automatiquement disponibles sur les armoires à médicaments pour le prélèvement de médicaments pour les patients. Ce système améliore l efficience et la qualité de l ordonnance et du prélèvement de médicaments. Consommation réduite de médicaments par la diminution du gaspillage et l optimisation du stock et des achats.

13 CENTRE HOSPITALIER RÉGIONAL - CHR HUY - belgique Prélèvement (picking) efficient dans les hôpitaux Pour le prélèvement des médicaments destinés spécifiquement à des patients déterminés, vanas medical a équipé le Centre Hospitalier Régional de Huy de tables de distribution Lista à parois multifonctionnelles : une solution ergonomique et durable favorisant la productivité. Dans les hôpitaux le prélèvement (picking) des médicaments est une activité demandant beaucoup de travail et exigeant, en plus, une grande concentration du personnel. Il est donc évident que l ergonomie est un facteur important. Cette ergonomie est assurée par les tables de distribution Lista Uno : elles sont facilement réglables en hauteur et s adaptent donc à l utilisateur. Les panneaux arrière des tables sont équipées de tablettes horizontales ou inclinées sur lesquelles les petits emballages de médicaments peuvent être disposés d une manière bien visible et ordonnés et sur lesquelles ils sont à portée de la main. Autre avantage de ces tables de travail: la qualité industrielle qui garantit une longue durée de vie. peut avoir accès aux différentes étagères à plusieurs personnes en même temps, ce qui rend le travail plus flexible et favorise également la productivité. Pour chaque projet, l aménagement optimal est étudié avec les utilisateurs en vue de limiter au minimum les distances que le personnel doit parcourir. Le fabricant suisse Lista offre en outre une gamme étendue de matériel d agencement de manière que les étagères puissent être adaptées aux besoins spécifiques du stockage. Il y a également beaucoup de possibilités en ce qui concerne l arrière des tables de travail. Enfin, grâce à la conception modulaire, il est très facile de modifier ensuite l agencement et d agrandir les rayonnages lorsque les besoins de l utilisateur changent. Sorties (picking) ordonné, stockage compact Pour le picking de médicaments, Vanas medical a déjà réalisé plusieurs projets avec les tables Lista Uno. Les tables sont généralement complétées par des rayonnages équipés de tablettes inclinées avec rebord sur lesquelles les plus grands emballages peuvent être stockés. Les tablettes des panneaux de dos des tables sont approvisionnées à partir d un stock en vrac. Ici, il a souvent été opté pour des armoires à tiroirs de Lista qui permettent de stocker de manière très compacte un grand nombre petits paquets de références différentes. En option, une partie de ces étagères peut être équipée de volets pour protéger des produits à risque. Les étagères à tiroirs offrent en général un stockage aussi compact que les installations à étagères mobiles. Cependant, l avantage des étagères à tiroirs est que l on

14 Stockage de échantillons sanguins dans un Rotomat réfrigéré. CENTRE HOSPITALIER REGIONAL - CHR HUY - belgique Ces dernières années, la part de la biologie clinique dans le diagnostic médical n a fait qu augmenter. Avec l intérêt croissant, les exigences quant au niveau d exactitude et à la qualité de l analyse ne font qu augmenter également. Le Centre Hospitalier Régional d Huy veut, plus que jamais, faire de son laboratoire biologique un instrument important dans le diagnostic et l observation de l évolution médicale des patients et investit pour cela dans les technologies les plus récentes. Chaque jour, le labo traite 400 dossiers de patients, et analyse environ 1500 échantillons sanguins. Après l analyse, ces échantillons sont gardés dans le labo, où ils doivent rester disponibles pendant 20 jours : cela représente donc un stock permanent de échantillons sanguins. Auparavant, le stockage des échantillons sanguins se faisait dans plusieurs réfrigérateurs : Une grande partie de la surface (coûteuse) du labo était occupée pour un stockage non-productif. Le retraçage des échantillons prenait énormément de temps. Chaque fois que la porte d un refrigérateur s ouvre, la température augmente. Afin d améliorer cette situation et en plus de répondre aux normes d une certification ISO, M. Wanet, directeur du labo, a choisi d installer un Hänel Rotomat avec portes coulissantes et réfrigération intégrée. Aujourd hui les échantilons sont stockées sur une surface de 4 m², à une température constante de 4,8 C. Le Rotomat a 20 niveaux ; chaque niveau contient les échantillons d un même jour déterminé. Après 20 jours, les échantillons du jour le plus ancien sont détruits et remplacés par les échantillons du jour suivant. Le logiciel, qui a été mis au point par vanasoft, garantit une traçabilité optimale : Accès via un code utilisateur, lié à une identification par empreintes digitales : seuls des personnes autorisées ont accés aux données et aux échantillons. Le scannage du code à barres contenant les données des patients permet d enregistrer et de retracer les échantillons. Une barre lumineuse indique la position exacte de l échantillon, de façon à ne pas perdre de temps. Tous les mouvements sont gardés dans un historique, depuis le moment du premier stockage de l échantillon jusqu à sa destruction définitive. Tous les données de l historique peuvent être imprimées ou exportées dans un format xls. Le stockage compact et le gain de temps créent un espace physique et budgétaire pour une instrumentation supplémentaire : une belle contribution à la recherche de l amélioration de la qualité.