PROCEDURE INTERNE FACTURATION DIRFIN

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1 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique, de la culture et du sport PROCEDURE INTERNE P.FIN.1.05 FACTURATION DIRFIN Activités /Processus : Gestion des débiteurs Entrée en vigueur : Version et date : V1.5 du Remplace la version du : n/a Date d'approbation du SG de la DG ou Directeur : Responsable de la directive : Comptable 3 au service de la comptabilité et du contrôle interne financier du DIP I. Cadre 1. Objectif(s) Le but de la présente procédure est de décrire précisément la gestion des débiteurs de la dirfin. 2. Champ d application Direction des finances, service de la comptabilité (dirfin) 3. Personnes de référence - Directeur à la direction des finances en charge de la comptabilité et du contrôle interne financier du DIP - Comptable 3 au service de la comptabilité et du contrôle interne financier du DIP 4. Documents de référence Loi sur la gestion administrative et financière de l'etat de Genève (LGAF D 1 05) du 1 er janvier 1994 Loi sur la surveillance de la gestion administrative et financière et l'évaluation des politiques publiques (LSGAF D 1 10) du 18 mars 1995 Directive départementale de la facturation et suivi des débiteurs (D.FIN.1.04) du 25 novembre 2008 II. Procédure détaillée Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette directive, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s'appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes. 1. Champ d'application La présente procédure s'applique à l'émission et au suivi de factures du service de la comptabilité de la direction des finances du DIP, ci-après (dirfin). Cette procédure ne s'applique pas à la facturation de la mise à disposition de tiers qui fait l'objet d'une directive et procédure propres.

2 Page 2/5 2. Emission d'une facture 2.1 Demande d'établissement d'une facture La dirfin émet des factures pour son propre compte ou à la demande de services du DIP qui n'ont pas accès au module AR de la CFI. Ceux-ci envoient une requête écrite (au format papier ou par courrier électronique) à la dirfin en spécifiant : - le nom et l'adresse précis du débiteur; - le service bénéficiaire de la facture (clé comptable complète); - le montant en francs; - toute indication complémentaire, comme par exemple une facture échelonnée sur une période de temps donnée. Les objets facturés sont en grande partie récurrentes. C'est pourquoi les personnes qui en font la demande sont toujours les mêmes. Lorsqu'une nouvelle prestation doit être facturée, la dirfin demande la validation du responsable de service pour la première demande. Les demandes de facturation adressées directement au responsable financier du service bénéficiaire sont transmises, pour traitement, au collaborateur de la dirfin chargé de cette activité. Les services amenés à demander une émission de facture sont, en règle générale, les services suivants: - direction générale de l'enseignement obligatoire (pour l'ecole climatique Genevoise); - direction des finances, dirfin pour son propre compte; - direction des finances, dirfin, service des subventions (p.ex. pour les restitutions de subventions). Le service financier traite la facturation au fur et à mesure de la réception des demandes et aussitôt que les instructions sont complètes. 2.2 Saisie de la facture sur l'application informatique L'émission de la facture est réalisée sur le module CFI, arborescence du menu : "DIP / n CR / Enregistrer Factures Débiteurs / Facturations diverses". Les procédures de saisie et d'utilisation du module ci-dessus se trouvent sous le site intranet plus particulièrement dans la partie "documentation_débiteurs". Les factures sont traitées sur le module débiteur de la dirfin (n de CR ) indépendamment du CR imputé pour la prestation. La dirfin doit s'assurer que la clé comptable puisse être entièrement renseignée avant toute saisie sur le système. Par ailleurs, il est impératif de déterminer si la facture est soumise ou non à la TVA. En règle générale, les factures sont datées du jour de la saisie, sauf cas particulier ou instructions particulières formulées par le demandeur (point 2.1). Toutes les factures émises par la dirfin le sont exclusivement en francs suisses. Le numéro du compte débiteur impacté est le : - MCH "compte collectif débiteurs général (AR)" anciennement NMC

3 Page 3/5 2.3 Impression et envoi de la facture Un collaborateur attitré est responsable de l émission des factures et de leur suivi. Après saisie, la facture est imprimée avec un BVR d'office (annexe 1). Avant tout envoi, la personne responsable vérifie les factures et justificatifs y relatifs, les soumet, cas échéant, au service demandeur pour validation puis valide l'émission des factures dans le module CFI et vise les documents énoncés précédemment. Les factures sont mises sous pli par la dirfin. Le délai de paiement d'une facture est de 30 jours par défaut. Cette échéance peut être modifiée manuellement dans le module CFI (base de données du débiteur), néanmoins cette option doit rester tout à fait exceptionnelle. 3. Règlement de la facture Le règlement d'une facture en règle générale s'effectue directement par BVR, auprès de la Banque Cantonale de Genève (BCGe). Cependant, le traitement comptable peut être différent en fonction du mode de règlement effectué, (Ex.: traitement par le biais du compte d'attente). 3.1 Paiement par BVR Le paiement par BVR ne nécessite aucune intervention "humaine" sur le module, puisque cette opération enregistre automatiquement le produit sur le compte correspondant et annule ainsi la dette. Toute liquidité réglée par ce biais est versée sur un compte auprès de la BCGe que le service financier ne peut pas consulter depuis ce module CFI. 3.2 Suivi des débiteurs La dirfin imprime périodiquement le rapport "balance âgée", qui fait état de la liste des débiteurs ouverts à une date donnée. Lorsque le règlement est effectué, le débiteur concerné ne figure plus sur cette extraction. 3.3 Contrôler puis traiter dans AR les factures payées mais ouvertes pour de centimes (arrondis) Une marche à suivre est annexée au présent document (voir annexe IV). 4. Procédure de rappel et mise en poursuite 4.1 Rappel Le module débiteurs de la CFI est paramétré pour identifier un premier rappel de tout débiteur n'ayant pas réglé sa dette après le 35ème jour à compter de l'émission de la facture. La dirfin imprime périodiquement le rapport "Impression des rappels". Cette extraction identifie tous les débiteurs ayant un retard de paiement supérieur à 35 jours après la date de la facture. Il comprend également les 2èmes et 3èmes rappels des débiteurs ayant effectué un paiement partiel ou n'ayant rien versé.

4 Page 4/5 Les premiers rappels sont envoyés d'office par courrier au débiteur, sauf indications contraires du service concerné. Les 2èmes rappels sont identifiés comme tels dès que le rapport d'"impression des rappels" est demandé et que le débiteur ayant fait l'objet d'un premier rappel est toujours ouvert dans le module CFI. Le même principe s'applique pour un 3 ème rappel. Cette extraction est paramétrée pour un maximum de 3 rappels d'une même facture. Autrement dit, un quatrième rappel n'est plus répertorié dans ce rapport. Néanmoins, ce 4 ème rappel figure toujours dans le rapport de la CFI "balance âgée", qui contient la liste de tous les débiteurs ouverts. Le troisième rappel sort automatiquement avec la mention "mise en demeure", dont l'envoi est effectué comme tel. Afin de faciliter le travail, une copie de la facture est systématiquement jointe à tout envoi de rappel. Le délai de règlement de tout rappel est de 30 jours. 4.2 Mise en poursuite Avant une mise en poursuite, la dirfin contacte le débiteur afin de conclure un arrangement de payer. Il s'agit d'un accord écrit contenant notamment un plan de versement et une date butoir pour solder la dette. Les 2 parties signent cet arrangement. Si l'accord n'est pas respecté après la date butoir, le service financier contacte le débiteur une dernière fois afin de convenir d'un paiement pour la somme totale due dans un délai maximal de 10 jours. Au terme de cette échéance, le service financier engage une mise en poursuite si le débiteur ne règle pas sa dette. Conformément aux directives en vigueur, la mise en poursuite s'effectue pour l'intégralité de la dette, majorée d'un intérêt moratoire de 5 %. Chaque créance faisant objet d'un ADB ou PV de saisie, devra sortir des comptes du service et être transmise au SCE. 1. Classement Les factures et les justificatifs sont conservés, par année civile, dans des classeurs propres à chaque entité de facturation. Ces pièces comptables sont gardées 10 ans conformément aux obligations légales et aux directives d'archives en vigueur. 2. Abréviations - Dirfin : direction financière du DIP - BCGe : Banque Cantonale de Genève - BVR : bulletin de versement contenant un codage qui automatise le paiement - CFI : comptabilité financière intégrée - CR : centre de responsabilités - TVA : taxe sur la valeur ajoutée - ADB : acte de défaut de biens ou PV de saisie - SCE : service du contentieux de l'etat de Genève

5 Page 5/5 III. Annexe(s) 1. Modèle pour facture avec BVR 2. Modèle planning de facturation 3. Modèle liste des personnes habilitées à autoriser les annulations, les dégrèvements, les remises et les amortissements de créances. 4. Marche à suivre ajuster les factures payées avec arrondis