Du 14 au 16 novembre Soirée inaugurale le jeudi 13 novembre de 18h à 22h

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1 1er SALON DU CHOCOLAT DE COLOGNE Soirée inaugurale le jeudi 13 novembre de 18h à 22h Le 14 et 15 novembre 2014 de 10h à 19h Le 16 novembre 2014 de 10h à 18h HALL 9 MESSE COLOGNE Guide de L Exposant 2014 Nous vous informons qu un accueil exposants, situé à l entrée du Salon, vous est réservé le jeudi 13 novembre 2014 à partir de 09h00. À cette occasion, nous vous remettrons les badges d accès, le catalogue officiel et répondrons à toutes vos questions. Event International Salon du Chocolat 1

2 SOMMAIRE 1- Accès au site 2- Informations pratiques 3- Livraison 4- Stands équipés 5- Stands nus 6- Démontage des stands 7- Stockage 8- Assurance Vous avez également reçu : - un BORDEREAU DE COMMANDES TECHNIQUES, à retourner à EVENT INTERNATIONAL avant le LUNDI 15 SEPTEMBRE un SERVICE PAKET comprenant les commandes d électricité, d eau, d élingues, de gardiennage, de nettoyage, de retrait de déchets, de connexion internet et de parking. Ce document est à retourner au MESSE COLOGNE avant le VENDREDI 10 OCTOBRE

3 Kölnmesse Ausstellungen Hall 9 / Deutz-Mülheimer-Strasse / Köln GPS : Messeallée Nord, Köln Vous pourrez accéder à l aire de livraison par les portes A et B (cf. plan ci-dessous). Accès piétons et transports en communs : Lignes 1 et 9, arrêt «Bahnhof Deutz Lignes 3 et 4, arrêt «Kölnmesse» 1- ACCÈS AU SITE 3

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5 INFORMATIONS ET SUGGESTIONS DE DEVIATIONS ACCEDER AU KOELNMESSE En raison de la rénovation du tunnel Kalk sur la route B55a entre le Zoobrücke et la jonction d autoroute Köln-Ost, des restrictions de circulation vont être mises en place aux alentours du Koelnmesse jusqu à la fin de l année Par ailleurs, certains ponts sur le Rhin ne peuvent être franchis par tous les poids lourds, en fonction de leur poids. Veuillez donc prendre note de ces modifications avant de vous rendre au Koelnmesse. 1) Restrictions de circulation au niveau du tunnel Kalk Pendant toute la période de construction, seules deux voies parmi les trois habituelles seront ouvertes à la circulation dans le tunnel, et ce dans les deux sens. Le tunnel est également fermé aux poids lourds de plus de 7,5 tonnes et au transport de matières dangeureuses (classe E). Les poids lourds de plus de 7,5 tonnes arrivant par l autoroute A4 devront prendre la déviation par la sortie Köln-Buchforst. Cette route mène ensuite à la Frankfurter Strasse puis au Vingster Ring. De là, prendre la route L124 vers le Koelnmesse pour un accès par l Est. Alternativement, vous pouvez rejoindre cette route L124 par la jonction d aurotoute A4 Kreuz Gremberg pour accéder au Koelnmesse par l Est. 2) Bretelles d accès à la jonction d autoroute Köln-Ost fermées Plusieurs bretelles d accès à la jonction d autoroute Köln-Ost sont fermées : - bretelle d accès à la route B55a (en direction de Cologne) depuis l autoroute A3 - bretelle d accès à la route B55a (en direction de Cologne) depuis le Buchheimer Ring. Si vous arrivez par l autoroute A3 en provenance du Nord, prenez la sortie Mülheim et suivez les indications vers le Koelnmesse (via la route de Mülheim, Cevischer Ring, Bergischer Ring et Pfälzischer Ring). Si vous arrivez par l autoroute A3 en provenance du Sud, prenez l autoroute A4 à la jonction d autoroute Heumar. A la jonction Gremberg, prenez la route A559 qui vous mènera vers la route L124 pour un accès au Koelnmesse par l Est. 3) Ponts fermés aux poids lourds Veuillez également prendre note des restrictions de circulation sur certains ponts à proximité du Koelnmesse. Le Zoobrücke et le Mülheimer Brücke sont fermés aux poids lours de plus de 30 tonnes. De plus, le Rheinbrücke Leverkusen sur l autoroute A1 est fermé au véhicules de plus de 3,5 tonnes depuis le 16 juin ) Zone environnementale de Cologne Depuis le 1er juillet 2014, seuls les véhicules avec une vignette écologique verte sont autorisés à circuler dans la zone environnementale de Cologne. L accès au Koelnmesse pour les véhicules sans vignette reste cependant possible via des déviations. 5

6 2- INFORMATIONS PRATIQUES 1. DATES & HORAIRES : Jeudi 13 novembre : soirée d inauguration de 18h à 22h Vendredi 14 et samedi 15 novembre : de 10h à 19h Dimanche 16 novembre : de 10h à 18h ATTENTION : le soir de l inauguration, les exposants doivent impérativement être présents sur leur stand ouvert à la vente à cette occasion. 2. PRIX D ENTREE JOURNALIER : Adulte : 14 / Tarif réduit le vendredi : 12 Enfant de 6 à 12 ans : 7 Gratuit pour les moins de 6 ans Senior (à partir de 60 ans) : 12 Etudiants (sur présentation d un justificatif) : 12 Family Pack (2 adultes + 2 enfants) : GARDIENNAGE : Un service de gardiennage général et permanent est assuré par l organisation. Nous vous recommandons cependant de prévoir un filet de protection sur votre stand pendant la nuit et de ne pas laisser à l exposition des objets et produits de valeur. 4. RESTAURATION SUR PLACE : Un service de restauration sera proposé sur le salon durant la période de montage et pendant le Salon. 5. PARKING : Les places de parking sont à réserver directement auprès du Messe Cologne (cf. Service Paket). Place de parking du 14 au 16 novembre : 21,60 Les camions peuvent être garés, pendant les jours d exploitation du Salon, dans le parking gratuit et non surveillé P25. 6

7 6. HEBERGEMENT : Vous avez la possibilité de réserver une chambre d hôtel via notre partenaire le MARITIM HOTEL, situé en plein centre ville, à seulement 2 stations de tramway du Messe Cologne. Adresse : Heumarkt 20, Köln, Allemagne. Arrêt transports en commun : HEUMARKT. Pour bénéficier du tarif préférentiel, vous pouvez : - téléphoner au ou envoyer un mail à reservierung.kol@maritim.de En indiquant le mot-clé «Salon du Chocolat». Les tarifs incluent le petit-déjeuner : - Chambre classique : 130 chambre simple / 171 chambre double - Chambre comfort : 145 chambre simple / 186 chambre double - Chambre supérieure : 165 chambre simple / 206 chambre double Ces tarifs sont disponibles jusqu au 13/10/2014. ATTENTION: cette période de l année est chargée dans la région avec entre autres le salon MEDICA à Düsseldorf de même que le carnaval. Nous vous recommandons donc vivement réserver votre chambre au plus tôt. 7

8 3- LIVRAISON 1. LIVRAISON EN PÉRIODE DE MONTAGE : Un planning avec les horaires de livraison des marchandises vous sera communiqué avant le Salon. L exposant ou le transporteur devra se présenter impérativement à l accès livraison à l horaire indiqué. Les véhicules qui se présenteront en dehors de cet horaire ne seront pas acceptés. Nous vous remercions de renseigner vos transporteurs sur ce point. 2. LIVRAISON EN PÉRIODE D OUVERTURE DU SALON: Vous avez la possibilité de réaliser un réassort de vos marchandises tous les jours. Les livraisons devront impérativement se dérouler dans les créneaux-horaires suivants : Du 14 au 16 novembre : de 7h à 9h30. Passé cet horaire, vous ne pourrez plus accéder à l aire de livraison. ATTENTION : - Les exposants et / ou les transporteurs sont responsables de l acheminement des marchandises jusqu en réserve. - Le stationnement est interdit sur l aire de livraison. 8

9 4- STANDS ÉQUIPÉS COMPTE TENU DU PLANNING D ACTIVITE DU MESSE COLOGNE, CES DATES ET HORAIRES SONT A RESPECTER IMPERATIVEMENT. I. MONTAGE Aménagement de votre stand : Jeudi 13 novembre de 7h à 17h Tous les stands devront être impérativement installés le jeudi 13 novembre à 17h, en raison de la soirée d'inauguration qui commence à 18h. II. CONDITIONS D AMÉNAGEMENT Les exposants devront laisser leur emplacement, cloisons et moquette de stands dans l état dans lequel ils les auront trouvés. IL EST INTERDIT de clouer, visser, coller sur la structure. Toute dégradation apportée au matériel constituant les stands, et notamment aux cloisons en mélaminé (trous de punaise, scotch double-face etc.) fera l objet d une facturation par notre installateur général. A cet effet, et afin d éviter ce type de problème, nous vous recommandons d utiliser de la pâte-à-fix et des kit-chaînettes. Vous pourrez également faire poser par notre installateur du coton gratté ou des panneaux en forex, matériaux plastique pouvant être teinté dans la masse (sur devis). Nous vous informons qu un inventaire des cloisons sera effectué par nos soins à l issue du salon. Aucune réclamation ne sera prise en compte lors de la facturation des cloisons détériorées. IL EST ABSOLUMENT INTERDIT de procéder : - à tous travaux touchant les conduits de quelque nature que ce soit, les circuits électriques et téléphoniques, les canalisations d eau ou de vidange, les tranchées par canalisation, etc. - à tous percements de trous ou scellements. - à la dépose des portes, des fixations d antennes, etc... Les réparations des dommages consécutifs à l inobservation des clauses ci-dessus seront intégralement à la charge de l exposant. III. HORAIRE DE MISE SOUS TENSION Mise sous tension le mercredi 12 novembre à 8h et arrêt le dimanche 16 novembre à minuit. La commande d électricité est obligatoire pour la durée du Salon (cf. Service Paket). Les prix des borniers incluent la consommation d électricité. 9

10 5- STANDS NUS I. MONTAGE Heures d intervention des différents prestataires qui monteront votre stand : Mercredi 12 novembre de 13h à 22h Et le Jeudi 13 novembre de 7h à 17h II. CONDITIONS D AMÉNAGEMENT Conformité des installations : se reporter au Règlement Général du Salon du Chocolat ainsi qu aux Consignes de Sécurité Incendie. Merci de nous soumettre un plan de votre stand, AVANT LE 15 SEPTEMBRE 2014 afin de le faire valider par le chargé de sécurité. IL EST ABSOLUMENT INTERDIT de procéder : - à tous travaux touchant les conduits de quelque nature que ce soit, les circuits électriques et téléphoniques, les canalisations d eau ou de vidange, les tranchées par canalisation, etc. - à tous percements de trous ou scellements. - à la dépose des portes, des fixations d antennes, etc... Les réparations des dommages consécutifs à l inobservation des clauses ci-dessus seront intégralement à la charge de l exposant. III. HORAIRE DE MISE SOUS TENSION Mise sous tension le mercredi 12 novembre à 8h et arrêt le dimanche 16 novembre à minuit. La commande d électricité est obligatoire pour la durée du Salon. Les prix des borniers incluent la consommation d électricité. 10

11 6- DÉMONTAGE DES STANDS Nous devons obligatoirement libérer le Hall 9, LE LUNDI 17 NOVEMBRE A 13H. Nous vous rappelons que le Salon fermera ses portes LE DIMANCHE 16 NOVEMBRE A 18H. Nous demandons aux exposants ayant un stand équipé de libérer leur espace avant 20h pour permettre le démontage des structures. Attention, notre installateur général et ses démonteurs arriveront à 19h. Nous demandons à TOUS les exposants d organiser le démontage de leur stand dès la fermeture du salon afin que tout se passe dans les meilleures conditions et que les délais impartis soient respectés. AU-DELÀ DU LUNDI 17 NOVEMBRE 13H, TOUT MATÉRIEL LAISSE DANS L ENCEINTE DU HALL 9 SERA DÉTRUIT ET FACTURÉ À L EXPOSANT. ATTENTION : le Messe Cologne se réserve le droit de faire enlever, à la charge de l exposant, tout objet laissé à l issue de la manifestation. IMPORTANT : à partir de la fermeture du Salon le dimanche 16 novembre à 18h, nous vous informons que vous êtes SEUL RESPONSABLE de votre matériel. Nous vous invitons à en prendre le plus grand soin afin d éviter tout risque de substitution lors du démontage. 11

12 7- STOCKAGE Une réserve gratuite est mise à la disposition des exposants pour stocker leur marchandise. Les organisateurs déclinent toute responsabilité de vol ou de dégradation des marchandises qui y seront entreposées. INTERDICTION d entreposer des cartons vides et emballages pour des raisons de sécurité incendie. Ceux-ci doivent être évacués dans la benne mise à votre disposition à cet effet. Nous autorisons chaque exposant à entreposer au maximum une palette. 12

13 8- ASSURANCE Nous avons souscrit, au profit de chaque exposant, un contrat "MULTIRISQUE EXPOSITION". Principales caractéristiques : Garantie, à hauteur de 6100 par stand, de toute perte, vol, incendie, explosions, dégâts des eaux et autres dommages matériels accidentels des marchandises et/ou biens contenus sur les stands pendant l installation, leur séjour, leur déménagement dans les locaux de l exposition. Franchise appliquée sur tout sinistre vol : 153 Obligation des exposants : Aux heures d ouverture, chaque stand ainsi que les marchandises exposées doivent demeurer sous la surveillance des exposants, ainsi que pendant les périodes d installation et de démontage. Les ordinateurs portables ainsi que le matériel informatique et matériels audiovisuels doivent être fixés ou attachés par des systèmes de sécurité adaptés à ce type de matériels (filins, cadenas, boulonnage,etc.) et / ou remisés pendant les heures de fermeture dans une meuble ou local fermé à clé. Si la valeur totale des objets disposés sur votre stand est supérieure à celle couverte par la garantie, nous vous suggérons de contracter l extension de garantie auprès de notre assureur ou du votre. EXCLUSIONS Outre les exclusions prévues aux Conditions Générales et aux conventions spéciales sont notamment exclus de la garantie : les dommages provenant du vice propre du bien assuré, de mites, de rongeurs, de parasites, de l humidité atmosphérique, de l action de la lumière, d égratignures de meubles et objets peints, éraflures, rayures et écaillements, la dépréciation des biens assurés à la suite d un sinistre, les pertes de liquides contenus dans tout récipient, le vol ou détournements commis par les préposés de l assuré, ou toute autre personne chargée de la surveillance le vol ou les dommages des biens assurés pendant les heures d ouverture lorsque le stand est laissé sans surveillance le vol sans effraction en période de fermeture de la manifestation toute perte, vol ainsi que tout dommage causé aux objets placés à bord d un véhicule routier garé dans l enceinte de la manifestation les dommages subis par : la casse des objets réputés fragiles, les objets d art, les espèces et valeurs, les objets et effets personnels appartenant en propre aux participants (papiers d identité, bijoux, appareils de prise de vue, appareils radio, calculatrices...), les postes téléphoniques branchés par les PTT, logiciels et progiciels amovibles... tous dommages immatériels tels que privation de jouissance, préjudice commercial ou manque à gagner. 13

14 IMPÉRATIF pour l application de la Garantie : - En cas de vol ou de sinistre, dépôt de plainte auprès de la police et déclaration à l assurance dans les 48h après l incident. - Fourniture dans les 4 jours d un état détaillé et estimatif des objets détériorés, détruits ou dérobés. - Un contrat de «Responsabilité Civile Organisateur», souscrit par Event International, prévoit une extension de garantie, stipulant que «la garantie de ce contrat est étendue à la responsabilité civile des exposants, qui sont considérés comme tiers entre eux». Pour tout renseignement complémentaire ou pour une extension de garantie, vous pouvez contacter : LA SECURITE NOUVELLE LSN Assurances Madame Christine LEMAIRE / Martine Moinel Tel : + 33 (0) Fax : +33 (0) clemaire@lsngroupe.com 14