REGLEMENT RELATIONS ASSOCIATIONS-COLLECTIVITÉS

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1 REGLEMENT RELATIONS ASSOCIATIONS-COLLECTIVITÉS Constat : Les collectivités et les associations travaillent depuis des années selon des habitudes plus que des règlements. Or il s avère que trop souvent, les obligations légales des uns et des autres ne sont pas respectées. De plus, la collectivité est régulièrement interpellée par une association mécontente. Rappels réglementaires : Une subvention est un soutien financier ou en nature accordé par une collectivité publique sans correspondre à une prestation particulière mais ayant en contrepartie indirecte la réalisation d un projet ou d une mission d intérêt général local (limité au territoire de la collectivité). La subvention ne doit pas avoir de contrepartie, sinon nous sommes dans le cadre des marchés publics ou de la Délégation de Service Public (DSP). La collectivité n est pas obligée de subventionner car l attribution d une subvention est discrétionnaire. La seule obligation est de respecter l égalité devant le service public. C'est-à-dire, pour deux associations équivalentes les mêmes subventions. Il y a deux types de subventions, les subventions financières ou directes (versement d une somme d argent) et les subventions en nature ou indirectes (mise à disposition de locaux, équipement, personnels mis à disposition.). Les deux types de subventions sont soumis aux mêmes règles et entrent dans les seuils légaux. Objectif de ce règlement : Il est proposé de mettre en place un règlement, d abord pour clarifier les relations entre les collectivités et les associations. Ensuite, pour sécuriser juridiquement l action des collectivités vers les associations (obligation de fournir des justificatifs, subvention versée dans le cadre légal ). Ainsi chacun pourra revenir dans son rôle et dans ses limites. Service des Finances mutualisées 1

2 1 La procédure d attribution de subvention La procédure d attribution de subvention comprend un calendrier, précise le rôle de chacun et établit une liste de documents indispensables Le calendrier Les calendriers détaillés et les listes des référents sont présentés en annexe selon la collectivité concernée. Les étapes sont : - Cadrage des enveloppes budgétaires - Envoi ou mise à disposition des dossiers - Envoi des informations sur les subventions en nature - Réception des dossiers avec un accusé de réception - Etude des dossiers et établissement d une fiche de suivi de l association - Rapport financier pour les associations «identifiées» 1. - Passage en commission ou comité compétent - Vote des subventions - Calcul et versement des acomptes. Versements des subventions Les éléments de la demande de subvention Le dossier de subvention Le dossier de subvention est mis à jour, diffusé et distribué par le service finances. Il est disponible aux accueils, sur les sites internet des collectivités et peut être transmis par sur demande auprès du service finances mutualisé. Les dossiers des services ALSH sont unifiés avec celui de la CAF Le dossier doit être rempli intégralement et doit être accompagné des pièces demandées : - Compte de résultat ou compte d emploi (Article L du CGCT) - Relevé bancaire au 31/12/N (Article L du CGCT) - Bilan comptable si de subvention et/ou si subvention + 50% du budget de l asso (article L du CGCT) - Si + de de subvention convention de partenariat (voir ci-dessous 123) - Un relevé d identité bancaire à jour - Le budget prévisionnel de l action à venir - Les statuts de l association pour la première demande et en cas de modification de statuts. 122 L accusé de réception Les dossiers sont déposés auprès du service finances. A chaque dépôt sera réalisé un accusé de réception qui récapitule les éventuels éléments manquants. En cas de dossiers incomplets, les subventions ne seront pas versées ou, dans certains cas, pas étudiées par les commissions/comités compétents. 1 Associations identifiées = Associations représentant un enjeu financiers pour la collectivité et désignées par les élus Service des Finances mutualisées 2

3 123 La convention de partenariat La convention de partenariat est obligatoire au-delà de de subventions directe et en nature (Loi 12/4/2000 et décret du 6/6/2001). Elle définit : - Les objectifs liés au subventionnement - Le mode de calcul, le mode de versement des subventions - Les obligations de reddition des comptes et les contrôles légaux - Les éventuelles mises à disposition de personnel et de matériel - Les aides en nature Les éléments de l attribution de subvention 131 Eléments d aide à la décision La fiche de suivi Une fiche A4 sera établie par le service finances. Cette fiche reprendra des éléments structurels et financiers afin d assister les commissions/comités dans leur décision. Le rapport financier Pour les associations identifiées, il sera réalisé une étude financière sur 3 ans afin d apprécier la solidité financière de l association. 132 Calcul de la subvention Le montant de la subvention attribuée sera défini selon des critères propres à chaque commission/comité. 124 Le paiement Les acomptes : Les acomptes sont, en règle générale, attribués aux associations qui emploient du personnel et qui reçoivent une subvention supérieure à Des acomptes sur la subvention à venir sont attribués par délibération au mois de décembre N-1. Ils sont calculés sur le ¼ de la subvention attribuée en l année N-1. Les acomptes seront versés aux mois de janvier, avril, juin. Le solde étant réajusté et versé en septembre. En cas de nécessité une adaptation des acomptes peut être prévue par convention. Le paiement des subventions Hors acomptes, les subventions seront versées après le vote des subventions et au maximum fin juin N. Le versement implique : - que l ensemble des documents demandés au dossier soit arrivé au service finances. - que l association apporte la preuve de la publicité du subventionnement (logo sur plaquette, photo des manifestations,..) Un mail de confirmation du versement sera envoyé par le service finances. Service des Finances mutualisées 3

4 Cas particuliers : Les Manifestations Une subvention liée à une manifestation n est versée qu après la manifestation. Il est possible cependant de verser des acomptes si cela a été prévu par convention. Les documents nécessaires au subventionnement sont : - un bilan chiffré de la manifestation (Dépenses/recettes) - preuve de la publicité du subventionnement Les subventions d investissement Les subventions liées à un investissement sont versées sur présentation d un justificatif de l achat. 2 Les subventions en nature Les associations reçoivent chaque année des subventions en nature sous forme de prêt gratuit de locaux, de matériel et même de personnel. Ces aides en natures doivent être comptabilisées pour le calcul des seuils pour les conventions de partenariat ( ) et pour les pièces comptables obligatoires ( ). De plus, les associations doivent valoriser ces aides dans les éléments hors bilan (compte 86-87). Les collectivités doivent donc mettre en place un outil interne de valorisation de ces aides afin de pouvoir fournir chaque année un état des aides en nature. Ce Règlement est applicable à compter du 1 er novembre Service des Finances mutualisées 4

5 CALENDRIER COMMUNE DE BEAUPREAU Juin N-1 = Envoi des informations sur les subventions en nature attente d un outil interne Septembre N-1 = Mise à disposition des dossiers Novembre N-1 = Cadrage des enveloppes budgétaires 31/01/N = Réception des dossiers avec un accusé de réception Février N = Etude des dossiers et établissement d une fiche de suivi de l association + Rapport financier pour les associations «identifiées». Mars N = Passage en commission ou comité compétent Avril N = Vote des subventions CALENDRIER COMMUNAUTÉ DE COMMUNES DU CENTRE MAUGES Juin N-1 = Envoi des informations sur les subventions en nature attente d un outil interne Novembre N-1 = Envoi de courriers avec les dossiers Décembre N-1 = Cadrage des enveloppes budgétaires 31/01/N = Réception des dossiers avec un accusé de réception Février N = Etude des dossiers et établissement d une fiche de suivi de l association + Rapport financier pour les associations «identifiées». Mars N = Passage en commission ou comité compétent Avril N = Vote des subventions Service des Finances mutualisées 5