Demande de prestation logistique Mode d emploi.

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Jérôme Milot
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1 Demande de prestation logistique Mode d emploi Nathalie PERKINS 27/09/2012

2 Cliquez sur «Demande de prestation logistique» NB : Option présente sur toutes les pages du site 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 2

3 Deux options : Nouvelle demande cliquer sur «Nouvelle demande» Recherche pour compléter une demande, générer un retour de matériel ou dupliquer une demande voir page suivante Pour les prestations réalisées avant avril 2009 (références L-XXXXX ou C-XXXXX) : consultation mais pas de clonage ni de retour 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 3

4 Recherche ULISSE/xx/xx/xxxx UPS 2966 (ou) ULISSE Cocher la case correspondante PERKINS Pour : compléter une demande en cours de saisie, sous 3 mois après validation de la 1 ère étape du formulaire générer une demande de prestation de retour de matériel expédié par ULiSSE(RULISSE), générer un clone ou dupliquer une demande à l identique Un seul critère de recherche nécessaire puis cliquer sur «Valider» 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 4

5 Résultats de la recherche En cours de saisie (pour reprise d une demande incomplète, cliquer sur pour la compléter. Consultation du résumé de la demande de prestations cliquer sur le n de formulaire Clonage de la demande cliquer sur Génération de la demande de prestation retour (RULISSE) cliquer sur 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 5

6 ATTENTION Informations importantes qui vous engagent Après lecture attentive, cocher la case puis cliquez sur «Je m engage» 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 6

Demande = 8 étapes, dont 6 principales 1 ère étape : Coordonnées du Demandeur, prestations demandées et type d envoi 2 ème étape : Coordonnées du contact Expéditeur et détails du lieu d enlèvement 3

7 Demande = 8 étapes, dont 6 principales 1 ère étape : Coordonnées du Demandeur, prestations demandées et type d envoi 2 ème étape : Coordonnées du contact Expéditeur et détails du lieu d enlèvement 3 ème étape : Coordonnées du contact Destinataire et détails du lieu de livraison 4 ème étape : Détails de l Envoi 5 ème étape : Informations liées à la Douane 6 ème étape : Coordonnées de l organisme Payeur 7 ème étape : Informations complémentaires 8 ème étape : Récapitulatif et validation de la demande (n apparait qu après validation de la 1 ère étape). 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 7

8 1 ère étape : Caractéristique de l envoi 1 1 À renseigner, unités classées selon : 1) Contrats 2) IN2P3 3) Autre CNRS 4) Autre identité 2 Selon le choix, détails : insérés automatiquement (contrats/in2p3) à renseigner (autre CNRS/identité) 1 2 Renseigner le demandeur : personne qui soumet la demande et interlocuteur privilégié d ULiSSE. 2 NB : identification en cours de modification avec introduction d un numéro de client pour les laboratoires forfaitisés * Champs obligatoires et bloquants 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 8

9 1 Cocher les options requises Dates d enlèvement/livraison : Date limite d enlèvement : enlèvement possible jusqu au Jour impératif : enlèvement à faire le Date limite de livraison : livraison avant le Jour impératif : livraison à faire le NB : choix en cours de modification pour plus de lisibilité. Cliquer sur «valider». 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 9

10 IMPORTANT : Une fois la 1 ère étape validée, attribution d un numéro de dossier et réception d un mail par le demandeur. Si besoin est, toute demande peut être complétée, sous 3 mois, en renseignant ce numéro dans «N de formulaire» puis «Valider» Vous pouvez désormais naviguer d une étape à l autre en cliquant sur les intitulés 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 10

11 1 2 ème étape : Expéditeur 1 A renseigner comme en 1 ère étape (Contrats, IN2P3, autre CNRS, autre identité) 2 2 Informations insérées automatiquement ou à renseigner selon les cas. 3 3 Coordonnées de personne(s) à même d être contactée(s) pour l enlèvement. Plusieurs sont possibles : utiliser le ; pour séparer les données 4 4 Informations sur les équipements présents sur le site d enlèvement et pouvant faciliter l enlèvement Bien enregistrer avant de quitter la page!

12 3 ème étape : Destinataire Etape identique à la 2 ème mais concernant le Destinataire, pour une livraison dans les meilleures conditions. Pour les unités forfaitisées, un carnet d adresse apparaît (actuellement en cours d amélioration) 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 12

13 4 ème étape : Matériel/Emballage/Dangereux Pour l envoi de documents : Cocher la case correspondante puis remplir les champs NOUVEAU : informations sur l étiquetage 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 13

14 Pour l envoi de matériel : NOUVEAU : informations sur les notions d unité de manutention et de colis. Selon les cas, cliquer sur «Choisir une unité de manutention UA» ou «Choisir un colis A» 2 cas de figure pour la saisie : Unité de manutention colis contenu Colis contenu 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 14

15 Saisie de l unité de manutention En cas de commande d emballage spécifique, champs supplémentaires à renseigner = pouvant être empilé = type d attaches Bien enregistrer avant de quitter la page 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 15

16 Saisie du colis (identique à l unité de manutention) Attention aux dimensions et poids, ils sont obligatoirement inférieurs à ceux de l unité de manutention, le cas échéant. 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 16

17 Après la saisie d une unité de manutention, «Insérer un colis UA1» Après la saisie du colis, saisir le «Contenu du colis» 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 17

18 Saisie du contenu du colis Saisie des n de série seulement pour les envois à l international Matériel dangereux ou radioactif à indiquer ici 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 18

19 En cas de matériel dangereux 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 19

20 En cas de matériel radioactif Si oui ou 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 20

21 Possibilité de modifier les données ou de les supprimer Insérer autant de colis ou d unité et de colis que nécessaire Après enregistrement de l étape, la fenêtre s affiche ainsi : Pour visualiser le détails, cliquer sur «Voir le détail» 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 21

22 5 ème étape : Douane (matériel uniquement) Principalement EXW, DDP, DAP 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 22

23 Principalement EXW, DDP, DAP 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 23

24 2 1 6 ème étape : Facturation 1 Le menu déroulant vous permet d indiquer si le payeur est le : Le destinataire L expéditeur Un tiers Données reprises automatiquement 2 Si c est un tiers, à renseigner comme en 1 ère étape (Contrats, IN2P3, Autre CNRS, Autre identité) 3 Facturation HT crédits CNRS TTC crédits université, CEA 4 Référence interne pour faciliter le suivi des budgets (contrat, équipe, service) Possibilité d en indiquer plusieurs 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 24

25 7 ème étape : Informations complémentaires Le cas échéant, pour vous assurer une meilleure prise en charge Tout commentaire, remarque, document pouvant faciliter la prise en charge de votre demande, y compris des doutes ou incertitudes sur la saisie d informations. 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 25

26 8 ème étape : Validation de la demande Validation impossible en présence d erreurs. Erreurs reprises sur les étapes concernées Les erreurs sont énumérées et identifiées. Un lien d accès est fourni pour les rectifier OU cliquer sur «Retour». 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 26

27 Après rectification des erreurs, dernière vérification du récapitulatif et vous êtes prêt à valider! Une fois validée, la demande n est plus modifiable. En cas de changement postérieur à la validation, nous écrire à : logistique@ulisse.in2p3.fr 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 27

28 Après validation, retour à la page de «Demande de prestation logistique», c est normal! Puis : 1. Envoi d un message de confirmation avec un lien pour visualiser la demande et imprimer les étiquettes 2. Envoi d un message de confirmation de prise en charge de votre demande par un agent ULiSSE vous indiquant ses coordonnées. 3. Envoi d un devis sous 48h. 4. Envoi de votre bon de commande sur acceptation du devis. 5. Mise en place de la prestation 19/10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 28

29 Merci de votre attention Besoin d une aide en ligne? N hésitez pas à nous appeler au /10/2012 ULiSSE - N. PERKINS 29

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