PROCEDURE GESTION DU BUDGET INFORMATIQUE DEDIE AUX BESOINS D EXTENSION D INFRASTRUCTURES INFORMATIQUES HORS PROJETS (DOMAINE PÉDAGOGIQUE)

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Damien Joseph
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1 Page 1/5 REPUBLIQUE ET CANTON DE GENEVE Département de l'instruction publique PROCEDURE GESTION DU BUDGET INFORMATIQUE DEDIE AUX BESOINS D EXTENSION D INFRASTRUCTURES INFORMATIQUES HORS PROJETS (DOMAINE PÉDAGOGIQUE) P.SEM Processus : Budgets informatiques Entrée en vigueur: Version et date : Remplace la version du : Date d approbation du SG : 3 mars 2014 Responsable de la procédure : Jean-Luc Corsini, chef de service SEM Logistique I. Cadre 1. Objectif(s) Assurer la gestion, selon les priorités départementales, du budget annuel mis à la disposition du DIP pour répondre aux besoins d extension d infrastructures informatiques pédagogiques hors projets (besoins limités et «au fil de l eau»). 2. Champ d application Toutes les unités organisationnelles du département. 3. Rôles SEM Selon la responsabilité déléguée par le Secrétariat général, le SEM gère le budget d extension d infrastructures, procède à la mise en priorité des besoins et procède aux arbitrages nécessaires. Bénéficiaires Unités organisationnelles en principe une direction générale ayant accès à une partie du budget d extension d infrastructures. Correspondant informatique Collaborateur d une direction générale en charge de la coordination des dossiers informatiques. 4. Références légales réglementaires - 5. Formulaires, outils de mise en œuvre Formulaire de demande budgétaire pour les besoins d extension d infrastructures informatiques pédagogiques hors projets (besoins limités et «au fil de l eau»). Nota Bene : Dans le but de simplifier la lecture de cette procédure, les termes qui se rapportent à des personnes exerçant des charges, mandats ou fonctions (directeurs, chefs de services, collaborateurs ) s appliquent indifféremment aux hommes et aux femmes

2011 Date d approbation du SG : 3 mars 2014 Responsable de la procédure : Jean-Luc Corsini, chef de service SEM Logistique I. Cadre 1.

2 Page : 2/2 II. Procédure détaillée DESCRIPTION / OPERATIONS Contexte Le DIP dispose annuellement de l accès à un budget pour répondre aux besoins d extension d infrastructures informatiques hors projets pour le domaine pédagogique (besoins limités et «au fil de l eau») dont les montants sont inscrits au budget de la DGSI et sont définis d un commun accord entre la DGSI et le SEM. Ce budget est destiné exclusivement à l acquisition limitée d équipements complémentaires ne nécessitant pas la mise en place d une infrastructure informatique nouvelle et ne faisant pas l objet d un projet spécifique. Conformément à la responsabilité qui lui est déléguée par le secrétariat général, le SEM a la charge de gérer et répartir ce budget. Sur le plan opérationnel, cette activité est gérée par le SEM Logistique, en consultation avec les directions des degrés d enseignement, les directions des établissements scolaires et des offices et services du DIP concernés, soit : Domaine pédagogique SEM OMP EO PO Le présent document a pour objectif de décrire la procédure de gestion du budget d extension d infrastructures informatiques hors projets attribué au DIP (besoins limités et «au fil de l eau»). Cadre général Seules les demandes hors projets informatiques et visant à compléter, améliorer ou transformer des équipements ou infrastructures existantes de manière limitée (besoins «au fil de l eau») sont réalisables au moyen de cette ressource budgétaire annuelle. Les demandes de plus grande envergure ou impliquant la mise en place d une infrastructure complète et nouvelle ne peuvent pas être réalisées par ce moyen. Elles font l objet de projets informatiques spécifiques (projets à traiter via le processus d expression des besoins mis en place par la DGSI ou projets de loi) et sont intégrées dans le cadre des plans quadriennaux de crédits de programmes ou de crédits d ouvrages. Répartition et gestion du budget annuel dédié aux besoins hors projets Le budget annuel est partiellement (70% du budget) réparti entre les bénéficiaires concernés, selon une clé de répartition établie au prorata du parc informatique existant. Les montants issus de cette répartition sont mis à jour annuellement. Ces attributions budgétaires peuvent être utilisées par les bénéficiaires pour réaliser des commandes permettant de répondre exclusivement à des besoins hors projets et survenant au «fil de l eau» durant l année, limités à 4'500 francs par entité au maximum. L entité de référence est l établissement scolaire. Pour chaque direction générale, le correspondant informatique est l interlocuteur du SEM Logistique pour l utilisation du budget mis à disposition.

domaine pédagogique (besoins limités et «au fil de l eau») dont les montants sont inscrits au budget de la DGSI et sont définis d un commun accord entre la DGSI et le SEM.

3 Page : 3/3 Le solde du budget annuel (30% du budget) constitue une réserve départementale permettant de répondre à des besoins hors projets qui constituent une priorité départementale. L'attribution de cette réserve est débattue de façon transparente avec les bénéficiaires qui décident de manière consensuelle. En cas de désaccord, le directeur du SEM tranche. L utilisation de cette réserve doit dans tous les cas respecter le principe de ne répondre qu à des besoins limités, survenant au «fil de l eau» et n entrant pas en considération en tant que projet informatique à réaliser via le processus d expression des besoins de la DGSI. Elles ne peuvent pas dépasser le montant de 4'500 francs par entité, au-delà duquel il convient de procéder à une autre démarche budgétaire (projet de loi, processus d expression de besoins, etc.). En cas de non utilisation, les soldes budgétaires sont répartis par le SEM Logistique entre les bénéficiaires concernés au moins un mois avant la date de clôture annuelle des commandes fixée annuellement par la CCA. Procédures 1. Budget dédié aux besoins hors projets survenant au «fil de l eau» attribué aux établissements (moins de 4'500 francs) : Les demandes concernant la partie du budget dédiée aux besoins hors projets survenant au «fil de l eau» sont traitées par messagerie avec les correspondants informatiques, lesquels centralisent les demandes provenant de leur unité. Ces demandes sont à formaliser au moyen du formulaire en ligne sur le site internet du SEM-Logistique (cf. ) Les messages de demandes sont à envoyer à l adresse : sem.logistique@edu.ge.ch Ces demandes sont ensuite traitées par le SEM Logistique, avec la DGSI au besoin (réseau) et avec la CCA (commandes fournisseurs). Le suivi des commandes et des budgets est accessible en ligne à l adresse : 2. Budget dédié aux besoins hors projets survenant au «fil de l eau» relevant de priorités départementales (moins de 4'500 francs) : Les demandes concernant la partie du budget dédiée aux besoins hors projets relevant de priorités départementales sont traitées par le SEM-Logistique en fonction de leur recevabilité, des disponibilités budgétaires et en cohérence avec les priorités départementales. Celles-ci sont traitées par messagerie avec les correspondants informatiques, lesquels centralisent les demandes provenant de leur unité. Ces demandes sont à formaliser au moyen du formulaire en ligne sur le site internet du SEM-Logistique (cf. ) Les messages de demandes sont à envoyer à l adresse : sem.logistique@edu.ge.ch Ces messages sont ensuite traités par le SEM Logistique, avec la DGSI au besoin (réseau) et avec la CCA (commandes fournisseurs). Le suivi des commandes et des budgets est accessible en ligne à l adresse :

L utilisation de cette réserve doit dans tous les cas respecter le principe de ne répondre qu à des besoins limités, survenant au «fil de l eau» et n entrant pas en considération en tant que projet

4 Page : 4/4 Tableau de synthèse Type de demande Seuil fiinancier Document à transmettre Anticipation nécessaire Budget Besoins hors projets au «fil de l eau» (70% enveloppe annuelle répartie selon parc) Besoins hors projets au «fil de l eau» relevant de priorités départementales (30% enveloppe annuelle) Projets d infrastructure et d équipement complémentaire < 4'500.- par entité < 4'500.- par entité > par entité mais < 150'000.- en totalité Demande par formulaire en ligne validée par la direction concernée Demande par formulaire en ligne validée par la direction concernée Expression de besoin selon processus mis en place par la DGSI Aucune, gestion des demandes/ commandes dès réception Faire état du besoin dès qu il est identifié prise en compte en fonction des priorités départementales et des disponibilités budgétaires Formaliser le besoin dans le cadre du processus d expression des besoins dès qu il est identifié - passage par la filière projets Budget annuel d extension d infrastructures péd géré par le SEM - partie attribuée aux établissements demandes hors projets Budget annuel d extension d infrastructures péd géré par le SEM - partie réserve départementale - demandes hors projets Montants prévus dans le cadre des projets annuels validés par la DGSI gérés par le SEM et la DGSI en collaboration avec les entités concernées. Projets d infrastructure d équipement complémentaire et > 150'000.- Expression de besoin selon processus mis en place par la DGSI ou élaboration d un projet de loi selon les cas Selon délais annuels fixés par la DGSI pour formaliser l expression des besoins ou au minimum 18 mois avant le début de la réalisation prévue pour le dépôt d un projet de loi. Montants prévus dans le cadre des projets annuels validés par la CGSIC ou lois votées, gérés par le SEM et la DGSI en collaboration avec les entités concernées. RÔLES / ACTEURS Rôle Correspondant informatique par unité Responsable SEM Acteur / adresse électronique DGEO (ped) : isabelle.vuillemin@etat.ge.ch - Domaine EP : joelle.leutwyler@edu.ge.ch - Domaine CO : rodrigue.eckert@edu.ge.ch PO : georges.martinez@edu.ge.ch OMP : juan.garcia@etat.ge.ch jean-luc.corsini@edu.ge.ch

- par entité > 4 500. par entité mais < 150'000.

5 III. Logigramme (facultatif) Page : 5/5

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