LE REFERENTIEL ACHAT APPLICABLE A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2007 A destination des gestionnaires de laboratoires

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1 1 LE REFERENTIEL ACHAT APPLICABLE A COMPTER DU 1 ER JANVIER 2007 A destination des gestionnaires de laboratoires PREAMBULE Depuis le 1 er janvier 2007, le nouveau système d'information «Budgétaire, Financier et Comptable-Etablissement» du CNRS (BFC-E), est déployé sur l ensemble des services financiers et comptables des délégations régionales et au niveau des services centraux, direction des finances et agence comptable principale notamment. L application BFC-E, développée à partir du progiciel de gestion intégré SAP, couvre le budget, le suivi d exécution du budget, les dépenses, les missions, les recettes, les contrats de recherche et la tenue des comptabilités budgétaire, générale et analytique. Ce nouveau système d information est basé sur une solution intégrée qui permet un partage des tâches et de l information financière entre les différents acteurs d une délégation régionale (essentiellement, les services financiers et comptables) et les directions fonctionnelles du sièges (DFI, ACP, etc ). En revanche, BFC-E ne s applique pas aux unités de recherche et de gestion qui continuent à utiliser Xlab (logiciel de gestion financière des laboratoires). Il a donc été nécessaire de revoir l interface entre ces deux applications informatiques de manière à permettre à BFC de récupérer les informations saisies par les gestionnaires de laboratoires dans XLAB (notamment celles relatives aux commandes, aux livraisons et aux factures). C est pourquoi, la mise en place de BFC-E entraîne quelques modifications pour les gestionnaires de laboratoires, en matière de dépense.

2 2 CHANGEMENTS INTRODUITS EN MATIERE DE DEPENSE Toutes les commandes sont initiées dans XLAB (à l exception des dépenses de personnel NB1 1 initiées dans BFC puis intégrées dans XLAB). Les commandes saisies dans XLAB ne sont pas modifiables par les délégations dans BFC. Les commandes sont modifiées uniquement dans XLAB. En cas d erreur, le service financier et comptable ne peut que rejeter une commande intégrée dans BFC. Introduction d un nouvel acte de gestion relatif à la constatation du service fait. La réception est renseignée par l unité dans le module «livraison» d XLAB renommé «service fait». Comptabilisation automatique des charges à payer au fil de l eau à l intégration du service fait. Chaque ligne de commande porte des informations qui vont permettre de dériver, dans BFC-E, l imputation dans les trois comptabilités (budgétaire, générale et analytique). C est pourquoi, l attention des gestionnaires de laboratoires est appelée sur l importance des informations saisies dans XLAB lors de la commande. Une de ces informations est le code famille choisi dans le référentiel achat inter-epst, qui a une incidence sur la comptabilité générale. En effet, le référentiel achat a désormais deux fonctions : - sa fonction initiale : suivre le montant des dépenses par catégorie, pour déterminer la procédure d achat au regard du seuil des marchés publics - sa nouvelle fonction : permettre de constater la dépense en comptabilité lors du «service fait». Ainsi, désormais, chaque code famille, complété de la nature de la dépense, à savoir «fonctionnement» ou «équipement» a une correspondance avec un compte général. Le choix du code famille est donc d autant plus important qu il conditionne l imputation comptable de la dépense. Il est toutefois précisé que les services comptables des délégations peuvent procéder à la correction du compte général lors du contrôle de la facture, en cas d incohérence entre le compte général et la nature de l achat. Cependant, cette correction doit rester un acte exceptionnel. NB : La correspondance entre le référentiel achat et la comptabilité générale nécessite une information systématique de l agent comptable principal de la part de l UPSACA, en cas de modification de codes familles. Les mises à jour seront, dans la mesure du possible, effectuées selon une périodicité annuelle et justifiées par une note explicative. 1 Dépenses de personnel sur ressources propres

3 3 Avant de signaler les modifications intervenues sur les codes famille à compter du 01 janvier 2007, le présent document rappelle la structure du référentiel. Excepté l ajout de codes commençant pas la lettre «P», la structure du référentiel achat reste inchangée. Le référentiel achat est composé du référentiel achat proprement dit correspondant aux achats de fournitures, prestations, et travaux soumis aux procédures d achat prévues au code des marchés publics (référentiel inter EPST) et d un référentiel de dépenses non soumis au cumul des achats (gratifications, subventions...) I STRUCTURE DU RERENTIEL ACHAT I- 1 Référentiel inter EPST Ce référentiel-achat est structuré autour de 6 grands "thèmes" déclinés de A à F pour le CNRS. Approvisionnements généraux (codes commençant par A) Logistique (codes commençant par B) Information, documentation et communication (codes commençant par C) Bâtiments et infrastructures (codes commençant par D) Fournitures, équipements, instrumentations et services scientifiques (codes commençant par E) Informatique (codes commençant par F) Chacun des thèmes est divisé en domaines, sous domaines, puis en familles : le code "familles" est à 4 positions alpha numérique commençant par une lettre. Le calcul des montants des besoins d achats à comparer aux seuils et permettant de déterminer les procédures d achat s effectuera à ce niveau. Exemple : thème : logistique (B) Domaine : télécommunication (B0) Sous domaine : fournitures, consommables et petits équipements (B0.00) Famille : petits équipements de téléphonies et radiocommunication (B0.01) Afin de simplifier la recherche des codes familles, chaque thème fait l objet d un onglet, et un index général par thème et par domaine permettant une recherche plus aisée pour les utilisateurs. Approvisionnements généraux (A) - atelier - bureau - hygiène et sécurité et médecine du travail - fluides - parc véhicules - autres approvisionnements généraux

4 4 Logistique (B) - télécommunications - transport de marchandises et affranchissement - traitement et enlèvement des déchets - entretien des locaux et espaces verts - gardiennage, protection et sécurité - restauration et hôtellerie - transport de personne - gestion des ressources humaines - autres services de logistique Information, documentation et communication (C) - documentation et archives - édition - colloques, congrès, foires et expositions - communication Bâtiments et infrastructures (D) - travaux de construction et d entretien des bâtiments et infrastructures - travaux d équipement et d entretien des bâtiments et infrastructures - autres services relatifs aux bâtiments et infrastructures - contrôles réglementaires. Fournitures, équipements, instrumentation et services scientifiques (E) - animalerie, expérimentation animale, expérimentation végétale - consommables de laboratoire, petits matériels et petits équipements de paillasse - gaz et produits pour la chimie, la biochimie, la biologie et services connexes - gros équipements de laboratoire - grosse instrumentation scientifique - opto - électronique / mesures électriques - physique - mesures physiques mécanique - sciences de la terre et de l'univers - divers Informatique (F)

5 5 I-2 Référentiel des dépenses hors procédure d achat Le référentiel-achat inter EPST a été complété de 57 codes commençant par «P» pour permettre de couvrir toutes les dépenses effectuées par le CNRS et d enregistrer ainsi toutes les dépenses en comptabilité. Le thème du code «P» s intitule : «autres dépenses : codes non soumis au cumul des achats» et est divisé en 8 domaines. Autres dépenses : hors marchés publics (P) - immobilisations incorporelles - immobilisations corporelles - avances achats et prestations : fonctionnement - taxes, impôts et cotisations - rémunérations et charges sociales - autres charges de gestion courantes - charges exceptionnelles II CHANGEMENTS DU REFERENTIEL ACHAT RESULTANT DE LA MISE EN ŒUVRE DE BFC-E II-1 Subdivision de certains codes familles du référentiel proprement dit La comptabilisation de la dépense dès la constatation du «service fait» est subordonnée à deux informations saisies dans XLAB : le code famille la nature de la dépense : cette information permet notamment de déterminer si la dépense doit être imputée sur un compte de classe 6 (fonctionnement) ou un compte de classe 2 (investissement) Cependant, certains codes famille incluaient, avant le 01 janvier 2007, des dépenses pouvant être imputées sur plusieurs comptes de fonctionnement (classe 6) ce qui empêchait la dérivation automatique d un code famille saisi dans XLAB vers un compte général unique de classe 2 ou de classe 6. En conséquence, il a été nécessaire de démultiplier certains codes famille pour avoir un lien univoque code famille / compte général Cette opération a été effectuée, notamment, pour les types de codes suivants : - Codes associant l achat à la location, au crédit bail ou à la maintenance de matériel Exemples de codes ayant fait l objet de subdivision : «A3-11 : Matériel de comptage : achat, location, et maintenance», «E3-22 : Gros équipements d agitation, de fractionnement et de broyage : achat, réparation, maintenance», «A1-12 : Matériel de reprographie et d imprimerie : achat, location» «A1-12 Matériel de reprographie et d imprimerie : achat, location crédit bail»

6 6 - Codes incluant du matériel et des logiciels Exemples : «E4-53 : matériels et logiciels d imagerie, d analyse et traitement d images» L achat de logiciel, qu il soit un bien d équipement ou de fonctionnement, est imputé sur un compte général bien distinct de celui correspondant au matériel. - Code «A2.20 : Services d hygiène et sécurité du travail» : pouvant être associé à 5 comptes de fonctionnement d exécution possible. C est pourquoi, l ensemble de ces codes a fait l objet d un découpage en «sous codes famille», chaque «sous code famille», associé à la nature de la dépense «fonctionnement» ou équipement», permettant de dériver sur un compte général unique. Cette opération a entraîné la création de 70 «sous codes», étant bien précisé que le calcul du seuil des marchés publics s effectuera toujours automatiquement sur le cumul des achats par «code famille». Exemple : A0.11 Matériels et équipements d'atelier (achat) A0.L1 Matériels et équipements d'atelier (location) Dans cet exemple, la procédure d achat est déterminée en cumulant le montant des achats commandés sous les références «A0-11» et «A0-L1». II-2 Ajout de 57 codes hors procédure d achat Le référentiel-achat stricto sensu, couvre les dépenses soumises au seuil des marchés publics et permet de déterminer la procédure d achat adéquate. C est pourquoi, une correspondance des comptes généraux à ces seuls codes, ne permettait pas de comptabiliser de façon exhaustive les dépenses effectuées par le CNRS. Aussi, a-t-il été nécessaire de créer des codes supplémentaires, commençant par la lettre «P», pour les autres dépenses, sachant qu il s agit principalement de dépenses relevant des délégations et non pas des laboratoires.

7 7 III REGLES PARTICULIERES III-1 Les immobilisations corporelles : règle générale La notion d actifs ainsi que leurs critères de comptabilisation et d évaluation ont été redéfinis 2. Ainsi, un actif est un élément identifiable du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l établissement. Il doit générer une ressource que l établissement contrôle du fait d événements passés et dont il attend des avantages économiques futurs. Trois conditions essentielles doivent être réunies :! le bien doit avoir un caractère identifiable ; c est-à-dire acquis séparément et qui peut être individualisé! le bien doit avoir une valeur économique positive ; en contribuant, directement ou indirectement, aux flux nets de trésorerie au bénéfice de l établissement, soit au cours de l exploitation, soit au moment de la vente.! le bien doit être contrôlé ; le contrôle du bien par l établissement se substitue au critère de propriété. Un bien peut être considéré comme contrôlé dès lors que l établissement en: - maîtrise l utilisation - assume les coûts : prise en charge de son entretien - assume la responsabilité en cas de dommage causé aux tiers. En pratique, le CNRS inscrivait déjà les biens mis à sa disposition par l Etat sous la forme d une remise en dotation ou d une affectation. Le critère de contrôle était déjà appliqué de façon implicite. Des lors qu un bien répond aux conditions précitées et que sa valeur unitaire hors taxes et coûts annexes est supérieure ou égale à 800 euros, il est considéré comme un équipement immobilisé : la dépense correspondante est imputée sur un compte de classe 2 et l équipement sera inscrit à l inventaire. NB : si un ensemble de biens est constitué d éléments dont les coûts unitaires sont inférieurs à 800 mais que cet ensemble est cohérent et a une valeur de plus de 800, l achat de tous ces biens est alors imputé en classe 2 et inscrit à l inventaire (exemple : ensemble d éléments permettant l aménagement d un bureau). 2 Règlement n du comité de la réglementation comptable ( C.R.C) du 23 novembre 2004

8 8 III-2 immobilisations corporelles : règles particulières III-2-a entretien d un immeuble Au vu de ces notions, la rénovation d un immeuble appartenant au CNRS mis à disposition d une université est enregistrée au compte «travaux d entretien et de réparation sur biens immobiliers» et non à un compte d immobilisation. Dans ce cas, la nature de la dépense saisie dans XLAB au niveau de la commande est «fonctionnement» afin de permettre une comptabilisation exacte à ce compte de classe 6. Selon l exemple retenu, les informations à saisir dans XLAB sont donc les suivantes : - code famille : «D0-42 : Travaux d entretien des bâtiments du propriétaire par entreprises» - nature de la dépense dans XLAB : «fonctionnement» Pour une rénovation d un immeuble dont le CNRS est propriétaire et dont il a le contrôle, les informations sont les suivantes : - code famille : «D0-42 Travaux d entretien des bâtiments du propriétaire par entreprises» - nature de la dépense : «équipement» En revanche, si le CNRS, locataire d un bien dont il a le contrôle, procède à une rénovation de l immeuble, les dépenses doivent être imputées en classe 2. Ainsi, le gestionnaire doit saisir les renseignements suivants dans XLAB : - code famille : «Travaux d entretien des bâtiments du locataire par entreprises» - nature de la dépense : «équipement» III-2-b construction d immobilisations : bâtiments ou appareils en cours BFC-E prend en compte la notion d O.I.P: Opération d Investissement Programmée. Sont suivies dans cette nature de dépenses, les opérations dont la durée est supérieure à l exercice budgétaire et dont le financement par le CNRS est supérieur à Elles concernent limitativement : - les participations du CNRS aux investissements réalisés dans les très grandes infrastructures de recherche - les équipements nationaux - les moyens informatiques communs - l entretien immobilier - l acquisition et la construction immobilière - les opérations financières Cette notion est importante puisqu elle conditionne également la comptabilisation des dépenses.

9 9 Deux cas de figure se présentent selon que les travaux sont confiés à des tiers ou créés par les moyens propres du CNRS.! 1 er cas : Travaux confiés à des tiers Le bien est assimilé à un bien produit et non à un bien acquis. Les dépenses sont donc directement imputées sur un compte d «immobilisations en cours» (comptes 231xxxxx ou 232xxxxx). Lorsque l opération est terminée, le coût de l immobilisation est valorisé sur un compte d immobilisation définitif (comptes 20xxxxxx ou 21xxxxxx). Exemple : Travaux de construction neuve, travaux de réhabilitation ou de réaménagement, travaux de mise en sécurité, travaux de mise en conformité réglementaire. Ces travaux, réalisés par des entreprises, sont à imputer au compte En principe, ces dépenses ne posent pas de problème particulier aux gestionnaires d unités, les codes adéquats dérivant automatiquement sur ces comptes.! 2 ème cas : Travaux réalisés par les moyens propres de l établissement La valeur est déterminée par le coût de production, qui est égal au coût d acquisition des matières consommées, augmenté des charges directes et d une fraction des charges indirectes de production. L acquisition des matières nécessaires à cette construction, réalisée en interne, doit être comptabilisée, soit en dépense de fonctionnement (classe 6), soit en dépense d équipement (classe 2), suivant les règles générales visées supra. Si les dépenses doivent être imputées en classe 6, la nature de la dépense doit être identifiée en «fonctionnement» dans le module XLAB, pour une valorisation de l immobilisation en fin d exercice par la délégation (débit : 231xxxxx crédit :72xxxxxx ). Synthèse Libelle du Flux OIP gérée par le CNRS comptabilité Classe 6 Classe 2 Débit 231xxxx0 232xxxx0 Valorisation Crédit 724xxxxx OIP confiée au tiers 231xxxx1 231xxxx1 232xxxx1 231xxxx0 232xxxx0 231xxxx1 232xxxx1 HORS OIP 231xxxx xxxx0 232xxxx0 231xxxx1 232xxxx1

10 10 Exemple : achat de consommables effectué dans le but de construire un appareil (dans le cadre d une OIP) Les achats de matériels nécessaires à la construction de l appareil sont imputés sur les comptes de classe 6 ou 2. Lors de la valorisation de l immobilisation (constatation de la production immobilisée) l opération suivante est constatée pour les opérations retracées en classe 6 : Débit : compte 2313xxxx Crédit : 724xxxxx Les comptes de classe 2 mouvementés à l origine donnant lieu à une immobilisation définitive. NB : si les dépenses sont réalisées hors OIP, les laboratoires doivent saisir la nature de dépense " équipement" pour une imputation de la dépense sur le compte d immobilisation en cours correspondant 23xxxxxx III-3 : les immobilisations financières III-3-a Cautionnement Concernant le compte 2755, dorénavant budgétaire, seuls les cautionnements des loyers immobiliers sont enregistrés à ce compte. Les cautionnements concernant les biens mobiliers sont comptabilisés à un compte de classe 4. En conséquence, seul le code D2-41 baux et loyers est associé au compte « : cautionnements». Dans le cas d un cautionnement sur bien mobilier, celui-ci est enregistré au compte «avances et acomptes» par le service financier et comptable. III-3-b les prêts Concernant les prêts à la mobilité le code famille B8-34 permet une imputation sur le compte adéquat. Cependant, ce code famille étant dérivé également sur le compte «honoraires», il convient de saisir la nature de la dépense «équipement» pour une correcte imputation au compte «prêts la mobilité». En revanche, pour les autres immobilisations financières l imputation doit être faite directement sur le compte général. III-4 : Consommables et gestion des stocks Il a été choisi d associer les codes famille incluant des consommables aux comptes généraux 606xxxxx «achats non stockés- autres approvisionnements». Ainsi, aucun code famille n a de correspondance avec un compte général 602xxxxx «achats stockés autres approvisionnement».

11 11 Cette position n empêche cependant en rien la gestion des stocks. En effet, selon les décisions prises sur le suivi des stocks de certains produits et fournitures, chaque délégation, peut procéder, lors du contrôle de la facture, à la correction du compte général dans BFC, en imputant la dépense sur un compte 602xxxxx.