NOMENCLATURE DES PIECES JUSTIFICATIVES FRAIS DE DEPLACEMENT

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1 NOMENCLATURE DES PIECES JUSTIFICATIVES FRAIS DE DEPLACEMENT TEXTES France métropolitaine Décret n du 28 mai 1990 modifié Circulaire du 22 septembre 2000 Etranger Décret n du 30 juillet 1971 Décret n du 12 mars 1986 modifié Circulaire n B-2 E -22 du 1 er mars 1991 DOM, Mayotte et Saint-Pierre-et-Miquelon Décret n du 30 juillet 1971 Décret n du 12 avril 1989 modifié TOM Décret n du 30 juillet 1971 Décret n du 22 septembre 1998 modifié 1

2 1 - PAIEMENT A L'AGENT DES FRAIS DE RESTAURATION, D'HEBERGEMENT ET DE TRANSPORT MESURE DE SIMPLIFICATION Le directeur d unité est responsable de l approbation des conditions initiales de la mission et de la vérification de son exécution # suppression des certificats administratifs : - établis pour justifier les discordances entre l ordre de mission et l état de frais ; - autorisant l utilisation des moyens de transport, tels que le taxi, les véhicules personnel ou de location.! PIECES COMMUNES le directeur d unité ou décision (pour les personnes étrangères à l administration ou pour intérim) ou convocation au stage signés du directeur d unité et indiquant, notamment : - les dates et le lieu de la mission ; - le mode de transport et classe autorisés : avion classe économique, train 1 ère ou 2 nde classe, couchette, véhicule de location, véhicule personnel (indication de l immatriculation et de la puissance fiscale du véhicule), autocar - la prise en charge des frais annexes à la mission : taxi, péage, parking gares ou aéroports, bus, RER, métro signé par le bénéficiaire et certifié par indiquant les conditions de déroulement de la mission : dates et heures de départ et de retour, frais engagés (taxi, bus ), conditions de restauration etc. L intéressé ne peut pas signer lui-même son ordre de mission. L ordre de mission peut être permanent (sa durée de validité ne peut excéder 12 mois) : il doit indiquer la limite géographique ou les destinations ainsi que les motifs du déplacement. L ordre de mission peut être collectif : lorsque plusieurs agents d un même service sont appelés à effectuer, ensemble, le même déplacement. Hébergement Facture d hôtel ou toute autre pièce justifiant d un hébergement à titre onéreux Repas " Le missionnaire doit certifier ses conditions de restauration en complétant simplement la rubrique correspondante de l état de frais. Inutile de joindre une attestation complémentaire au dossier de liquidation transmis à la délégation " Cas des personnes étrangères à l administration et des experts (ANR) qui peuvent percevoir une indemnité de séjour supérieure à l indemnité normale (dans la limite des 5/3 de l indemnité normale). Les sommes versées peuvent être considérées, par l URSSAF, comme des compléments de traitement et devraient donc être soumises à cotisations sociales, sauf à prouver qu il s agit d une indemnisation au titre des frais professionnels # il est prudent de conserver les factures de restaurant. Pièces particulières selon les cas de figure (cf infra) 2

3 ! PIECES PARTICULIERES Voie ferrée 2 ème classe Billet de train, à l initiative du directeur d unité, pour vérifier la durée de la mission et opérer le décompte de l indemnité journalière de mission Voie ferrée 1 ère classe, supplément, réservation couchette, wagon-lit, autocar, bateau, etc... Titre de transport Train + hôtel, train auto-couchette SIMPLIFICATION : la fiche comparative permettant de s assurer du caractère économique de la formule n a plus à être produite au comptable. Il est de la responsabilité du directeur d unité de s assurer que le coût de la formule : - «train + hôtel» est inférieur ou égal au coût total du billet et des indemnités qui auraient été versées à l agent ; - «train autocouchettes» est inférieur ou égal au coût du billet de train et de la location de véhicule. Titre de transport Fiche comparative démontrant que la formule retenue ne génère pas un surcoût pour l administration. 3

4 Carte d abonnement SIMPLIFICATION : la fiche comparative permettant de s assurer du caractère économique de la formule n a plus à être produite au comptable. Facture Fiche comparative permettant de s assurer du caractère économique de la formule par rapport à l achat unitaire de billets pour le même mode de déplacement : évalue l intérêt financier de souscrire une carte d abonnement. Avion Facture ou si paiement par internet : Document «itinéraire-reçu de paiement» Carte d accès à bord, à l initiative du directeur d unité, pour vérifier la durée de la mission et opérer le décompte de l indemnité journalière de mission. RER, métro, bus, ORLYVAL, ORLYBUS SIMPLIFICATION : les tickets de transport ne sont plus à produire Remboursement sur la base déclarative de l agent portée sur l état frais 4

5 Utilisation du véhicule personnel : versement d indemnités kilométriques ou remboursement sur une base forfaitaire (utilisation pour convenances personnelles) SIMPLIFICATION : le document intitulé «autorisation préalable d utilisation du véhicule personnel» n a plus à être fourni au comptable. La mention d utilisation du véhicule personnel sur l ordre de mission et/ou l état de frais vaut accord du directeur d unité sur la prise en charge de la dépense. La puissance fiscale du véhicule doit être mentionnée. Les autorisations sont délivrées, notamment, lorsque l utilisation du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciables, ou lorsqu elle est rendue nécessaire soit par l absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun, soit par l obligation de transporter du matériel, précieux, fragile, lourd ou encombrant : il est de la responsabilité du directeur d unité de n autoriser le recours au véhicule personnel que si ces motifs sont effectivement remplis Justification de la souscription d une police d assurance garantissant d une manière illimitée la responsabilité de l agent au titre de tous les dommages qui seraient causés par l utilisation de son véhicule à des fins professionnelles. Frais de péage d'autoroute Ticket ou reçu 5

6 Location de véhicule : Pièces à fournir au comptable commentaires Pièces à fournir et à conserver par SIMPLIFICATION : le document intitulé «autorisation préalable d utilisation d un véhicule de location» n a plus à être fourni au comptable La mention d utilisation du véhicule de location sur l ordre de mission et/ou l état de frais vaut accord du directeur d unité sur la prise en charge de la dépense. Les autorisations sont délivrées, notamment, en cas d inexistence de moyens de transport en commun ou lorsque leur utilisation s avère impossible : il est de la responsabilité du directeur d unité de n autoriser le recours au véhicule de location que si ces motifs sont effectivement remplis. Facture du loueur Taxi : Pièces à fournir au comptable commentaires Pièces à fournir et à conserver par Pour les missions en France, le recours au taxi peut être autorisé, notamment, en cas d absence permanente ou occasionnelle de moyen de transport en commun ou pour transport de matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant. L utilisation collective du taxi peut également être autorisée lorsqu elle s avère moins onéreuse que l utilisation des moyens de transport en commun. Pour les missions à l étranger : le recours au taxi peut être autorisé en cas d absence de moyen de transport en commun pour le trajet aéroport lieu de mission (aller-retour). Il est de la responsabilité du directeur d unité de n autoriser le recours au taxi que si les motifs prévus par la réglementation sont effectivement remplis. Facture ou reçu 6

7 Frais de parking 1 - Véhicule personnel : Remboursement des frais de parking uniquement à proximité des gares et des aéroports. L utilisation des parcs de stationnement, hors gares ou aéroports, ne donne lieu à aucun remboursement particulier : l indemnisation forfaitaire sous forme d indemnités kilométriques couvre l ensemble des frais de transport, y compris les frais de stationnement. Ticket de stationnement 2 - Véhicule administratif La dépense s analyse comme des frais de fonctionnement du parc automobile de l établissement et non comme des frais de déplacement : le remboursement n est pas limité aux frais de parking à proximité des gares et aéroports Colloque Pièces à fournir au comptable Commentaires Pièces à fournir au directeur d unité SIMPLIFICATION : inutile de joindre au comptable le programme du colloque. L état de frais signé du directeur d unité et complété à la rubrique correspondante du nombre de nuitées ou/et de repas inclus dans le montant des frais d inscription suffit. Programme du colloque 7

8 2 - PRISE EN CHARGE DIRECTE DES FRAIS PAR L ADMINISTRATION Titres de transport Pièces à fournir au comptable Contrat ou convention, éventuellement Bon individuel de transport ou toute autre pièce en tenant lieu Facture Commentaires Le BIT ou bon de commande doit comporter notamment les informations suivantes : nom du missionnaire, date du déplacement, lieu, moyen de transport et classe autorisés. Cartes d abonnement Facture Pièces à fournir au comptable Copie de l abonnement, le cas échéant Commentaires Cette pièce n est pas nécessaire si tous les renseignements afférents à l abonnement figurent sur la facture. SIMPLIFICATION : la fiche comparative permettant de s assurer du caractère économique de la formule n a plus à être produite au comptable. Il est de la responsabilité du directeur d unité de s assurer du caractère économique de la formule par rapport à l achat unitaire de billets pour le même mode de déplacement. Hébergement et restauration Pièces à fournir au comptable Contrat ou convention commentaires Si un contrat ou une convention est passé, il doit faire référence au décret relatif aux frais de déplacement. Facture du prestataire de services Elle doit comporter tous éléments relatifs aux agents nourris ou hébergés et à la durée de la mission ou du stage. A défaut d éléments portés sur la facture, le gestionnaire indique, au minimum : - la liste des agents nourris ou hébergés ; - la durée de la mission ou du stage (mention du jour et de l heure d arrivée et de départ) ; - le nombre de repas ou nuitées et le prix unitaire du repas et du logement. 8