Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives selon les Ententes Applicables au 1 er Avril 2014

Transcription

1 Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives selon les Ententes Applicables au 1 er Avril 2014

2 Tous droits réservés. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite sous aucune forme et par quelque moyen que ce soit graphique, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l enregistrement ou la sauvegarde sans l autorisation expresse de son auteur. Les produits auxquels ce document fait référence peuvent être soit des marques de commerce ou des marques enregistrées de leurs propriétaires respectifs. Bien que toutes les précautions aient été prises durant la préparation de ce document, l éditeur et l auteur ne peuvent être tenus responsables des erreurs, coquilles ou omissions, ou pour les inconvénients pouvant résulter de l utilisation de l information contenue dans ce document ou de l utilisation de programmes ou code source pouvant l accompagner. Mars 2014 ACCEO Solutions Inc. Écrit par Sylvain Roy et révisé par Valerie-Joelle Desinor Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 2

3 Table des matières Introduction...4 Principes de base...4 Entrer les coordonnées de l assureur...4 Choisir le module d assurance collective...6 Gérer les items de paie relatifs à l assurance collective...6 Les avantages imposables :...7 Les retenues à la source :...7 Configurer le dossier d assurances d un employé...8 Section Calendrier...8 Onglet Garanties...9 Explications de la Subvention du MFA Subvention pour Assurance salaire courte durée Subvention pour soins médicaux Allocation syndicale Subvention prévue Impacts sur les Avantages Imposables Répartir les cotisations Consulter le tableau des cotisations de l employé Gérer l assurance collective dans une paie Faire des ajustements manuels Effectuer le paiement à Desjardins Sécurité Financière Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 3

4 Introduction Voici le guide de la nouvelle configuration des assurances collectives applicables au 1er avril Ce changement est introduit par l entremise de la mise à jour du Gestionnaire. Si les options décrites dans ce guide ne sont pas disponibles, veuillez vérifier votre version par le menu Fichier\ Paramètres et regardez en haut à droite pour le numéro de version. Principes de base Une grande majorité des services de garde du Québec ont retenu les services des Caisses populaires Desjardins comme fournisseur d assurance collective. C est pourquoi le logiciel se base sur les chiffres de ce fournisseur. Il est important de noter que la contribution à verser à l assurance collective est calculée au mois. Or, assez souvent, la paie est versée aux deux semaines. Pour déterminer les bons montants par paie, le Gestionnaire effectue le calcul suivant : contribution mensuelle X 12 mois nombre de périodes de paies Tout nouvel employé commence à payer ses cotisations le 1er du mois suivant sa date d entrée en vigueur. Par exemple, s il est entré le 15 mars et que sa période d essai se termine le 15 juin, il commencera à payer ses cotisations le 1er juillet. Ce document vous permettra de bien comprendre comment implanter et gérer les éléments d assurance collective dans le Gestionnaire. Avant de calculer une paie incluant les cotisations à l assurance collective, vous devez définir les paramètres d assurance collective des employés c est-à-dire spécifier pour chaque employé, le module et le plan sélectionnés. Entrer les coordonnées de l assureur Pour entrer les coordonnées de l assureur, vous devez d abord vérifier si celui-ci détient déjà une fiche de fournisseur. Allez dans Finances/Fournisseurs et recherchez Desjardins Sécurité Financière, compagnie d assurance vie dans la liste. Si elle ne s y trouve pas, créez la fiche avec le bouton de droite de la souris pour Ajouter et indiquez l information fournie par Desjardins. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 4

5 Une fois la fiche de fournisseur créée, allez dans Ressources humaines/paramètres/onglet Assurance collective. Sélectionnez le dossier de Desjardins sécurité financière, compagnie d assurance vie. L adresse et les informations de contact s inscriront automatiquement. Inscrivez ensuite le numéro de compte des contrats pour l installation et pour le bureau coordonnateur, si cela s applique. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 5

6 Choisir le module d assurance collective Plusieurs écrans ont été modifiés pour permettre les nouvelles règles d assurances collectives selon les ententes applicables au 1 er avril Dans Ressources humaines/paramètres/onglet Assurance Collective, vous remarquerez que les Modules 1, 2 et 3 ne seront plus disponibles puisqu ils ont été remplacés par des modules individuels A, B et C qui pourront être spécifiés à même le dossier de l employé selon son contrat d assurance. Le passage d une utilisation de paramètres globaux à des choix individuels fait en sorte que maintenant, il n y a plus de module associé dans les paramètres des assurances collectives et de pourcentage de subvention. Les subventions du Ministère de la Famille sont maintenant des montants fixes déjà préprogrammés. Le terme n/a (non applicable) est maintenant utilisé dans la configuration pour le module global. Pour faciliter les calculs, le 9% de taxes est maintenant inclus dans le calcul du coût des assurances. Le logiciel calculera la répartition de la subvention selon le module (A, B ou C) et le syndicat choisis selon le salaire annuel saisi dans la configuration de l assurance dans le dossier de l employé. Pour ceux qui n ont pas signé d entente standard, le logiciel permet toujours la répartition de la charge entre la part de l employeur et celle de l employé, selon l ancien modèle. Gérer les items de paie relatifs à l assurance collective Pour consulter les items de paie associés aux assurances collectives et pour modifier le poste associé à ces items de paie (si nécessaire), vous devez aller dans le menu Ressources humaines/paramètres/onglet Items de paie. Il s agit d items système, vous ne pouvez donc pas les supprimer ni modifier leur information de paie. Par contre, vous pouvez modifier le poste comptable qui leur est associé. Consultez la charte du gouvernement pour connaître les postes comptables relatifs à l assurance collective. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 6

7 Les avantages imposables : Au moment du calcul de la paie, ces éléments se retrouvent dans la section Avantages imposables de la fiche de paie et les montants sont calculés en fonction du plan choisi. Les retenues à la source : Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 7

8 Au moment du calcul de la paie, cet élément se retrouve dans la section Déductions additionnelles de la fiche de paie et les montants sont calculés en fonction du plan choisi. Configurer le dossier d assurances d un employé Avant de pouvoir calculer l assurance collective dans les paies des employés, vous devez définir les paramètres d assurance de chaque employé à même le dossier, à l onglet Assurance collective Dans l onglet Assurance de la fiche de l employé (Ressources humaines/employés), inscrivez le numéro de la police d assurance et sélectionnez le contrat que vous souhaitez associer à cet employé Section Calendrier Pour définir le calendrier, cliquez dans la zone Calendrier avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter. Par défaut, le logiciel vous propose un calendrier d un an débutant au 1 er du mois suivant, mais vous pouvez modifier les dates au besoin. Vous devez définir un nouveau calendrier pour chaque changement (par exemple, de salaire annuel ou d âge de l employé). Dans cet exemple, la date de début est le 1 er avril, soit le début de la nouvelle version des assurances. Si selon vos ententes collectives vous devez toujours faire une répartition part de l employeur part de l employé, veuillez vous référer au guide sur l Assurance collective pour la création de modèle, ce guide est disponible par la Page Web\ Espace Client\ Documentation\ Documentation spécifique\ Gestion des employés. Dans le cas présent, nous avons utilisé le module A, mais le module B ou C aurait pu être choisit. Il est à noter que seuls les modules individuels B et C inclus les soins dentaires. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 8

9 La liste déroulante pour le syndicat indique 4 choix : Aucun, CSN, CSQ et FTQ. Choisissez le syndicat selon votre situation. Le salaire annuel est maintenant simplifié et une fonction de calculatrice est associée avec le bouton sous la colonne Salaire annuel. Assurezvous de bien saisir le salaire de l employé. Les champs Subvention prévue et Subvention utilisée seront calculées automatiquement. Onglet Garanties Dans la liste des garanties, sélectionnez le type de plan à associer à chaque item, tel que défini sur la facture de Desjardins (individuel, monoparental, familial ou exempté) Le logiciel calculera automatiquement les subventions du Ministère de la Famille ainsi que l allocation syndicale selon le choix du syndicat sélectionné dans la section Calendrier. Il est à noter que la part de l employé ne peut être inférieure à zéro. Si selon vos ententes, il reste une part de l employeur à payer, elle sera inscrite dans la colonne «part de l employeur». Le Gestionnaire calculera, dans la colonne «Montant» le coût brut selon le salaire et le type de plan souscrit et ensuite soustraira la subvention du MFA (si applicable), l'allocation syndicale (si applicable) et Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 9

10 la part de l'employeur (si applicable et configurée). La dernière colonne, part de l'employé, indique le coût direct à l'employé par garantie. La part totale de l employé qui apparait en bas à droite de l écran indique le montant mensuel attribué à l employé. Comme mentionné dans une section antérieure du présent guide, pour calculer la contribution de l employé à chaque période de paie, il faut appliquer la formule suivante : contribution mensuelle X 12 mois nombre de périodes de paies Dans notre exemple, ce sera 75,96 X 12 mois / 26 périodes de paie = 35.06$ par période de paie La cotisation de l employé par période de paie est également disponible à l onglet Tableau de cotisations Notez que la part de l employé est scindée, selon le montant automatiquement rattaché aux cases 85 et 235 sur les T4 et R1 respectivement, à cause de la subvention appliquée sur les soins médicaux. La preuve : 27.64$ $ = 35.06$ calculé précédemment. Explications de la Subvention du MFA Subvention pour Assurance salaire courte durée Le montant qui apparait dans la colonne Subvention MFA vis-à-vis de l item Assurance salaire de courte durée s explique comme suit : Selon le tableau des Régimes d Assurance Salaire de Desjardins (Annexe D) 1 Assurance salaire courte durée 1,817 par 1000$ de salaire annuel brut (prime totale subventionnée par le Ministère de la Famille) Alors dans notre exemple : Subvention MFA pour Assurance salaire courte durée = 1,817 X $ / = 72.68$ 1 Voir Annexe D de Desjardins à la fin du guide Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 10

11 Subvention pour soins médicaux Toujours selon l Annexe D de Desjardins la subvention du Ministère prévue pour soins médicaux pour une protection individuelle pour un(e) employé(e) de moins de 65 ans est 39.17$ Notez que la subvention du Ministère de la Famille est seulement attribuée à l Assurance salaire courte durée et aux soins médicaux. Allocation syndicale Le montant de l allocation syndicale est calculé selon le syndicat sélectionné dans la section du Calendrier. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 11

12 Subvention prévue Le montant total de la subvention prévue est la somme de la subvention du Ministère et de l allocation syndicale Dans cet exemple : Subvention totale du Ministère = 72.68$ $ = $ Allocation syndicale = 17.33$ Par conséquent : Subvention prévue = $ $ = $ Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 12

13 Impacts sur les Avantages Imposables Ces changements de répartition de la subvention ministérielle affectent automatiquement les avantages imposables déclarés sur les R1 et T4 des employés. Si on regarde attentivement, les avantages imposables Case L, les avantages fédéraux non assurables et la part de l employeur sont à zéro. C est un comportement normal puisque la subvention du Ministère est donnée directement à l employé et influence seulement les avantages imposables reliés à l assurance maladie qui est la case J ainsi que la case 85/235. Le résultat est aussi le même si l employé reçoit une allocation syndicale. Si nous suivons l exemple, voici le résultat obtenu : Répartir les cotisations Il est possible que vous choisissiez de répartir les différents montants entre chacune de vos installations ou de répartir les cotisations pour gérer le cas des employés occupant plus d un poste (par exemple, agente de conformité et conseillère pédagogique). Pour ce faire, vous devez cliquer sur l onglet Répartition à l onglet Prime des Assurances collectives et indiquer les pourcentages versés pour chaque composante ou catégorie d emploi. Pour ajouter une ligne dans la liste, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Ajouter. Les pourcentages d un même avantage imposable doivent bien sûr totaliser 100%. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 13

14 Au résultat, la répartition et les écritures se feront comme suit : Consulter le tableau des cotisations de l employé Le tableau des cotisations permet de vérifier les montants qui ont été payés pour chaque item de paie et de les comparer aux montants prévus. La contribution à verser à l assurance collective est calculée au mois. Or, assez souvent, la paie est versée aux deux semaines. Le tableau des cotisations est structuré selon les périodes de paie. Le montant affiché dans la colonne Prévu est donc le résultat de la formule suivante : item de paie X 12 mois nombre de périodes de paies Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 14

15 Les montants apparaîtront dans la colonne Réel après que la paie ait été calculée. Gérer l assurance collective dans une paie Une fois que les paramètres ont été spécifiés dans la fiche des employés, l assurance collective sera calculée automatiquement dans les paies régulières subséquentes. Vous trouverez tous les détails de ces calculs dans l onglet Fiche de paie de l assistant de calcul de la paie (Ressources humaines/assistants/calcul de la paie). Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 15

16 Faire des ajustements manuels Si nécessaire, vous pouvez procéder à des ajustements lorsque les montants payés ne reflètent pas exactement les montants fournis par Desjardins. Si l ajustement pour une période donnée est effectué avant le versement de la paie, la modification sera incluse dans cette paie. Sinon, la modification sera incluse dans la paie suivante. Prenons l exemple d un ajustement de 0,05 $ à effectuer sur la part de l employé lors de la paie déjà versée le 10 avril 2014: Lors du calcul de la paie suivante, l ajustement sera automatiquement intégré : Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 16

17 Effectuer le paiement à Desjardins Sécurité Financière Pour effectuer le paiement à Desjardins : 1. Allez à Finances / Assistants / Opérations bancaires. Sélectionnez le bon type d opérations. En général, vous effectuez le paiement par Internet, donc l option à sélectionner dans le Gestionnaire est Inscrire un prélèvement direct et cliquez sur Suivant 2. Sélectionnez le dossier de Desjardins Sécurité Financière 3. Validez la date de la transaction 4. Sélectionnez le bon poste comptable 5. Validez le montant et finalisez la transaction en cliquant sur le bouton Terminer. Dans cet exemple : Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 17

18 Il est important de sélectionner le même poste de passif qui est affecté aux items de paie Part de l employé Assurance collective, et Part de l employé (Cases 85 et 235) Assurance collective tel que défini à Ressources Humaines / Paramètres / Items de paie / Retenues à la source. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 18

19 Annexe D Contrat No N001 TAUX DE PRIME MENSUELS EN VIGUEUR DU 1 ER AVRIL 2014 AU 31 MARS 2015 (incluant la taxe) REGIME DE SOINS MEDICAUX Moins de 65 ans Module A * Subvention Ministère Retenue salariale Module A ** Module B * Subvention Ministère Retenue salariale Module B ** Module C * Subvention Ministère Retenue salariale Module C ** Protection individuelle 72,57 $ 39,17 $ 33,40 $ 97,30 $ 43,08 $ 54,22 $ 120,99 $ 43,08 $ 77,91 $ Protection monoparentale 103,52 $ 56,79 $ 46,73 $ 137,67 $ 62,67 $ 75,00 $ 169,71 $ 62,67 $ 107,04 $ Protection familiale 128,86 $ 70,50 $ 58,36 $ 174,84 $ 78,33 $ 96,51 $ 216,03 $ 78,33 $ 137,70 $ 65 ans et plus inscrite à la RAMQ Protection individuelle 45,32 $ 39,17 $ 6,15 $ 70,05 $ 43,08 $ 26,97 $ 93,74 $ 43,08 $ 50,66 $ Protection monoparentale 65,69 $ 56,79 $ 8,90 $ 104,97 $ 62,67 $ 42,30 $ 137,01 $ 62,67 $ 74,34 $ Protection familiale 81,58 $ 70,50 $ 11,08 $ 125,79 $ 78,33 $ 47,46 $ 166,98 $ 78,33 $ 88,65 $ 65 ans et plus non inscrite à la RAMQ Protection individuelle 372,32 $ 39,17 $ 333,15 $ 397,05 $ 43,08 $ 353,97 $ 420,74 $ 43,08 $ 377,66 $ Protection monoparentale 556,21 $ 56,79 $ 499,42 $ 595,47 $ 62,67 $ 532,80 $ 627,51 $ 62,67 $ 564,84 $ Protection familiale 735,58 $ 70,50 $ 665,08 $ 779,79 $ 78,33 $ 701,46 $ 820,98 $ 78,33 $ 742,65 $ * Une allocation peut aussi être allouée selon votre affiliation syndicale. Vérifier auprès de votre employeur. ** Ces primes incluent la taxe de vente de 9 %. REGIME DE SOINS DENTAIRES Module B Module C Protection individuelle 26,11 $ 44,64 $ Protection monoparentale 38,55 $ 67,09 $ Protection familiale 59,63 $ 102,09 $ Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 19

20 REGIMES D'ASSURANCE SALAIRE Assurance salaire de courte durée Assurance salaire de longue durée 1,817 $ par $ de salaire annuel brut (prime totale subventionnée par le Ministère de la famille) 1,392 $ par $ de salaire annuel brut REGIMES D'ASSURANCE VIE ET MUTILATION ACCIDENTELLE Assurance vie de base de l'adhérente 0,097 $ par $ de salaire annuel brut MA de l'adhérente 0,0082 $ par $ de salaire annuel brut Assurance vie et MA des personnes à charge 1,12 $ - protection familiale 0,59 $ - protection monoparentale ASSURANCE VIE ADDITIONNELLE DE L'ADHERENTE Le taux est calculé selon l'âge de l'adhérente par $ de protection Moins de 35 ans 0,048 $ 35 à 39 ans 0,061 $ 40 à 44 ans 0,100 $ 45 à 49 ans 0,167 $ 50 à 54 ans 0,282 $ 55 à 59 ans 0,459 $ 60 à 64 ans 0,700 $ La taxe de vente de 9 % est incluse dans ces taux de prime. Passage aux Nouvelles Règles d Assurances collectives Page 20