DOSSIER TECHNIQUE DE L'EXPOSANT

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1 DOSSIER TECHNIQUE DE L'EXPOSANT 11/12/13/14 DÉCEMBRE 2011

2 JOURS & HORAIRES 2 ADRESSES UTILES PRESTATAIRES 3 VOS COMMANDES VIPARIS 6 STANDS EXPOSANTS ÉQUIPÉS PAR LA SOCIÉTÉ FRANÇAISE DE RHUMATOLOGIE FICHE TECHNIQUE STANDS EXPOSANTS INSTALLATEUR PRIVÉ FICHE TECHNIQUE REGLEMENTATIONS & INFORMATIONS GÉNÉRALES AUX EXPOSANTS ACCÈS AU CNIT PARIS LA DÉFENSE 15 PLAN GENERAL DE L'EXPOSITION 18

3 JOURS & HORAIRES Lieu du Congrès Le congrès se tiendra au CNIT - LA DEFENSE Espace Pierre & Marie Curie - Niveau C Dates 11, 12, 13 & 14 décembre 2011 Horaires Accueil Congressistes Dimanche 11 décembre de 10h à 18h Lundi 12, mardi 13, mercredi 14 décembre de 7h30 à 18h 2

4 ADRESSES UTILES INSTALLATEUR GENERAL : ACTION D REGISSEURS DU CONGRES 14, rue des Coutures COLLEGIEN Tél. : Fax : actiond@wanadoo.fr - Site Internet : Régisseurs du Congrès : Alain DUPUIS - alain.actiond@orange.fr Ligne directe : Mobile : Jean-Louis MATEOS - jean-louis.actiond@orange.fr Ligne directe : Mobile : Location mobilier : Fabienne MATEOS - fabienne-m.actiond@orange.fr Ligne directe : Mobile : REGISSEURS CNIT Monsieur Mohammed DJELLOULI mohammed.djellouli@viparis.com Tél. : Fax : Madame Margaux BATAILLON margaux.bataillon@viparis.com Tél. : Fax : SERVICE EXPOSANTS CNIT Mademoiselle Angélique MARIE angelique.marie@viparis.com Tél. : Fax :

5 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES ARANA Société de prestations de services "Hôtesses" référencée par la SFR Contact : Bernard Pichot - Tél. : bernard.pichot@arana.fr Adresse : 109 Boulevard Pereire Paris ATI Notre partenaire, vous propose de bénéficier de tarifs préférentiels sur un large choix d'hôtels situés soit à proximité du CNIT mais également au centre de Paris. ATI - 8 rue de la Terrasse Paris Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) Web : laurence@atibooking.com UTRAM Prestations techniques pour l'organisation de votre symposium Contact : Luis Calvelhe - Tél. : lm.calvelhe@utram.com Contact : Laure Bodin - Tél. : laure.bodin@utram.com Adresse : 16 avenue Galilé - Le Plessis Robinson 4

6 PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES Traiteurs conseillés HONORÉ JAMES Contact : Eric Fogelgesang Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) eric.fogelgesang@elior.com LENÔTRE Contact : Martine Lambert Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) lambert_martine@lenotre.fr RAYNIER MARCHETTI Contact : François RAYNIER Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) teixeira-lombard@rayniermarchetti.fr RIEM BECKER Contact : Pascal PIERROT Tél. : +33 (0) Fax : +33 (0) pascal.perriot@riembecker.fr SAINT CLAIR Contact : Alexandra GAUDY Tél : / Fax : alexandra.gaudy@saintclair.com DUVAL Contact : Lionel DUVAL Tél : / Fax : lionel.duval@duval-traiteur.com 5

7 VOS COMMANDES PASSEZ VOS COMMANDES PLUS RAPIDEMENT SUR LE SITE VIPARIS : DOSSIER EXPOSANTS : VIPARIS Espace Exposants : 2 place de la Porte Maillot F Paris Cedex 17 Plate-forme téléphonique : Sont obligatoires et à la charge de l'exposant les commandes de : Bornier électrique (mise sous tension à partir du SAMEDI 10 DECEMBRE 2011) Nettoyage obligatoire journalier du stand Prestations optionnelles : Abonnement parking pour la durée du congrès (pass) Téléphone, minitel, télécopieur Connexion internet Informatique. Ces commandes seront directement facturées par VIPARIS. Important! Toutes commandes effectuées après le 10 NOVEMBRE 2011 seront imputées d'une majoration de 20%. La Société Française de Rhumatologie vérifiera, auprès du CNIT, que la commande de nettoyage de votre stand a bien été effectuée 6

8 FICHE DE RENSEIGNEMENTS A RETOURNER POUR LE 30 JUIN 2011 IMPERATIF! Merci de bien vouloir compléter la fiche, de l'enregistrer et de cliquer sur le bouton renvoi formulaire RENVOI FORMULAIRE jean-louis.actiond@orange.fr ligne directe : Stand exposant équipé par la SFR Réservé à l'organisation Libellé exact de l'enseigne de votre stand (limité à 36 caractères) Coordonnées de l'exposant Société : Contact Responsable du stand : Adresse : Code Postal : Ville : Tél. : Mobile : Fax : Site Internet : Chaque INSTALLATEUR doit communiquer obligatoirement au régisseur du Congrès : jean-louis.actiond@orange.fr, les coordonnées précises de la personne responsable du Stand pendant le montage et surtout lors du démontage, où nous rencontrons chaque année de nombreux problèmes sur l'état des lieux laissés par certains standistes, aussi bien sur leur espace qui leur est attribué qu'aux abords de la dite "Gare routière". MONTAGE DEMONTAGE Nom du Responsable : Nom du Responsable : Tél. : Tél. : Mobile : Fax : Mobile : Fax : INSTALLATEUR GENERAL OFFICIEL DU CONGRES SFR BUREAUX & ENTREPÔTS 14 rue des Coutures COLLEGIEN CONTACTS : Tél. : Fax : site : actiond@wanadoo.fr REGISSEURS Alain DUPUIS - Portable : Jean-Louis MATEOS - Portable : INSTALLATION GENERALE - EVENEMENTS - LOCATION DE MOBILIER - STANDS - SIGNALETIQUE - TAPISSERIE - DECORATION FLORALE - ELECTRICITE - VIDEO - SON - LUMIERE 7

9 STANDS EXPOSANTS EQUIPES PAR LA SFR AMENAGEMENT STANDARD DE VOTRE STAND EQUIPE Cloison + réserve 1m² Moquette Enseigne Rail de 3 spots Options payantes de notre partenaire ACTION D Installateur Général du Congrès DATE LIMITE DE COMMANDE : 16 octobre 2011 Majoration de 20% au-delà de cette date Mobilier Décoration florale Eclairage supplémentaire Aménagements spécifiques Création et réalisation de votre communication, panneaux signalétiques Marche à suivre pour vos commandes : Consulter le site : rubrique : location de mobilier Sélectionner votre choix selon les références Compléter et confirmer votre panier Un devis vous sera retourné rapidement Ligne directe : Nous vous conseillons d'effectuer vos commandes le plus tôt possible afin de vous assurer de la disponibilité de vos options. 8

10 STANDS EXPOSANTS EQUIPES PAR LA SFR MONTAGE : Samedi 10 décembre 2011 de 16h à 23h Les exposants devront avoir terminé impérativement leur installation ainsi que la mise en place de leurs produits exposés, le dimanche 11 décembre 2011 à 7H00 ; heure à laquelle est programmée la visite générale du Congrès par la Commission de Sécurité du Congrès. L'utiisation des escaliers, escaliers mécaniques, ascenseurs, pour les besoins de manutention lors du montage, démontage et pendant l'exposition est strictement INTERDITE. OBLIGATIONS L'organisateur ne prendra en charge, en aucune manière, la responsabilité de la logistique et de la réception des livraisons de ses exposants, pendant les horaires de montage et de démontage. Il est recommandé aux exposants de s assurer d une présence sur leur stand lors des livraisons, afin de valider le "bon de réception des marchandises". Aucune livraison ne sera réceptionnée en dehors des créneaux horaires prévus pour le montage, ainsi qu aucune reprise de matériel avant la fermeture définitive du Congrès. ACCUEIL EXPOSANTS - PERMANENCE TECHNIQUE Un Accueil Exposants VIPARIS sera à votre service pour tout problème technique : SAMEDI 10 DECEMBRE 2011 de 9H00 à 19H00 et DIMANCHE 11 DECEMBRE 2011 de 8H00 à 12H00. DEMONTAGE : Mercredi 14 décembre 2011 de 18h à 23h Tout exposant n ayant pas entièrement libéré son stand ou son emplacement à la date et aux heures précisées sur le calendrier ci-dessus, s expose à payer le complément de location qui pourrait être réclamé à titre de majoration de loyer pour occupation abusive, sans préjudice des mesures de la Direction du CNIT se réserve de prendre pour procéder à la libération des locaux. 9

11 FICHE DE RENSEIGNEMENTS A RETOURNER POUR LE 15 SEPTEMBRE 2011 IMPERATIF! Merci de bien vouloir compléter la fiche, de l'enregistrer et de cliquer sur le bouton renvoi formulaire RENVOI FORMULAIRE jean-louis.actiond@orange.fr ligne directe : Stand exposant installateur privé Réservé à l'organisation Vous avez opté pour un emplacement NU (tracé au sol). Libellé exact de l'enseigne de votre stand (limité à 36 caractères) Coordonnées de l'exposant Société : Responsable du stand : Adresse : Code Postal : Ville : Tél. : Mobile : Fax : Site Internet : Bureau d'études ou agence chargée du projet Nom de l'agence : Contact : Adresse : Code Postal : Ville : Tél. : Mobile : Fax : Site Internet : Standiste chargé de l'installation de votre stand Nom : Contact : Adresse : Code Postal : Ville : Tél. : Mobile : Fax : Site Internet : Chaque INSTALLATEUR doit communiquer obligatoirement au régisseur du Congrès : jean-louis.actiond@orange.fr, les coordonnées précises de la personne responsable du Stand pendant le montage et surtout lors du démontage, où nous rencontrons chaque année de nombreux problèmes sur l'état des lieux laissés par certains standistes, aussi bien sur leur espace qui leur est attribué qu'aux abords de la dite "Gare routière". MONTAGE DEMONTAGE Nom du Responsable : Nom du Responsable : Tél. : Tél. : Mobile : Fax : Mobile : Fax : BUREAUX & ENTREPÔTS 14 rue des Coutures COLLEGIEN INSTALLATEUR GENERAL OFFICIEL DU CONGRES SFR CONTACTS : Tél. : Fax : site : actiond@wanadoo.fr REGISSEURS Alain DUPUIS - Portable : Jean-Louis MATEOS - Portable : INSTALLATION GENERALE - EVENEMENTS - LOCATION DE MOBILIER - STANDS - SIGNALETIQUE - TAPISSERIE - DECORATION FLORALE - ELECTRICITE - VIDEO - SON - LUMIERE 10

12 STANDS EXPOSANTS INSTALLATEUR PRIVE OBLIGATIONS Nous vous rappelons, comme chaque année, qu au sein du Congrès Français de la Rhumatologie est mis en place une Commission d Organisation et de Sécurité. Son but : Examiner l ensemble des études de stand de chaque exposant, assisté d un décorateur ou d un installateur privé, ayant l obligation de présenter leur projet avant la date limite du : MERCREDI 15 SEPTEMBRE Cette commission a également pour mission de contrôler la perspective d ensemble de l exposition (stands en îlot ou demi-îlot qui ne doivent en aucun cas être fermés sur les allées de circulation) aux vues des projets qui doivent nous parvenir : plans au sol cotés + élévations cotées et quelques vues 3D, à l adresse e.mail suivante : jean-louis.actiond@orange.fr IMPORTANT! Aucune autorisation de montage ne pourra être délivrée si votre projet n a pas été approuvé par cette Commission. Pour celà, et afin de pouvoir vous transmettre rapidement la validité ou les modifications éventuelles de votre stand, nous vous serions reconnaissants de respecter la date limite citée ci-dessus. La hauteur des stands ne doit pas dépasser 3 mètres (hors tout / enseignes comprises) Suite à la VALIDATION par LA COMMISSION D ORGANISATION ET DE SÉCURITÉ DU CONGRÈS de votre projet : Ces mêmes éléments (plans au sol cotés + élévations cotées et quelques Vues 3D) devront être obligatoirement transmis en copie au Chargé de Sécurité du Congrès accompagnés de l ensemble des Certificats de classement au Feu à l adresse suivante : PCSI GROUPE COTEBA à l attention de Mr Bruno SAFFAR - Chargé de Sécurité CNIT- 2, Place de la Défense - BP PARIS LA DEFENSE CEDEX Tél. : Fax : e.mail : saffar@pcsi.fr Nous vous rappelons que cette obligation est impérative car la SFR ainsi que le CNIT doivent déposer un dossier technique Sécurité complet de l ensemble des exposants à la Préfecture de Police. 11

13 STANDS EXPOSANTS INSTALLATEUR PRIVE MONTAGE : Samedi 10 décembre 2011 de 7h à 23h La livraison du matériel est autorisée le : Vendredi 9 Décembre 2011 de 18H00 à 20H00. (uniquement le dépôt de matériel) Nous vous signalons que le gros oeuvre, ainsi que les finitions de vos stands (découpes, peintures, etc ) doivent impérativement être terminés le Samedi 10 Décembre à 23H00. Les exposants devront avoir terminé impérativement leur installation ainsi que la mise en place de leurs produits exposés, le dimanche 11 décembre 2011 à 7H00 ; heure à laquelle est programmée la visite générale du Congrès par la Commission de Sécurité du Congrès. L utilisation des escaliers, escaliers mécaniques, ascenseurs, pour les besoins de manutention lors du montage, démontage et pendant l exposition, est strictement INTERDITE. INTERDICTION : l Organisateur du Congrès est tenu de réglementer le fonctionnement du montage, ainsi que du démontage du hall Pierre et Marie CURIE lors d un créneau horaire précis,qui pourrait engager sa responsabilité en cas d accidents lors d utilisation d engins mécanisés (type chariot élévateur, nacelles, etc ) dans l enceinte du hall. Par mesure de Sécurité, aucun engin de ce type ne sera autorisé à accéder dans ce hall pour acheminer du matériel destiné à un exposant, hormis les engins mécanisés de l installateur général du Congrès dont les conditions d assurances spécifiques le permettent. ACCUEIL EXPOSANTS - PERMANENCE TECHNIQUE Un Accueil Exposants VIPARIS sera à votre service pour tout problème technique : SAMEDI 10 DECEMBRE 2011 de 9H00 à 19H00 et DIMANCHE 11 DECEMBRE 2011 de 8H00 à 12H00. DEMONTAGE : Mercredi 14 décembre 2011 de 18h à 22h30 Tout exposant n ayant pas entièrement libéré son stand ou son emplacement à la date et aux heures précisées sur le calendrier ci-dessus, s expose à payer le complément de location qui pourrait être réclamé à titre de majoration de loyer pour occupation abusive, sans préjudice des mesures de la Direction du CNIT se réserve de prendre pour procéder à la libération des locaux. 12

14 STANDS EXPOSANTS INSTALLATEUR PRIVE LIVRAISONS L organisateur ne prendra en charge, en aucune manière, la responsabilité de la logistique et de la réception des livraisons de ses exposants, pendant les horaires de montage et de démontage. Il est recommandé aux exposants de s assurer d une présence sur leur stand lors des livraisons, afin de valider le "bon de réception des marchandises". Aucune livraison ne sera réceptionnée en dehors des créneaux horaires prévus pour le montage, ainsi qu aucune reprise de matériel avant la fermeture définitive du Congrès. En dépit d un gardiennage assuré jour et nuit, la SFR décline toute responsabilité quant aux vols et dommages qui pourraient être occasionnés pendant le montage, le démontage et la durée du Congrès. Chaque exposant a la possibilité de commander, pour son stand, un gardiennage spécifique et payant auprès du CNIT. Pour des raisons impératives de sécurité, il n existe pas au CNIT, de locaux destinés au stockage des emballages. Les exposants doivent obligatoirement prévoir leur enlèvement avant l ouverture de la manifestation, le Samedi 10 DECEMBRE H00. Toutes marchandises (colis, cartons, caisses) seront bennées par le CNIT le 11 DECEMBRE 2011 après 22H00. 13

15 INFORMATIONS LIVRAISON / STOCKAGE AU CNIT LA DEFENSE : ATTENTION : Prendre Boulevard Circulaire Sortie 6 - Quai A2 et A3 - Rue Carpeaux - Puteaux En dépit d un gardiennage assuré jour et nuit, la SFR décline toute responsabilité quant aux vols et dommages qui pourraient être occasionnés pendant le montage, le démontage et la durée du Congrès. Chaque exposant a la possibilité de commander, pour son stand, un gardiennage spécifique et payant auprès du CNIT. Pour des raisons impératives de sécurité, il n existe pas au CNIT, de locaux destinés au stockage des emballages. Les exposants doivent obligatoirement prévoir leur enlèvement. Avant l ouverture de la manifestation, le Samedi 10 DECEMBRE H00. Toutes marchandises (colis, cartons, caisses) seront bennées par le CNIT le 11 DECEMBRE 2011 après 22H00. OBLIGATIONS Il est fait obligation à l exposant de veiller en particulier, à garantir en toutes occasions le libre accès des portes de sortie, issues de secours, dispositifs pour l évacuation des fumées («tirer lâcher» et R.I.A). L organisateur se réserve le droit de faire enlever tout matériel dangereux, insalubre ou dégageant des odeurs désagréables, nuisibles ou gênantes, ainsi que toutes les installations susceptibles de nuire à l aspect général de l exposition. La SFR se réserve le droit d expulser tout standiste ayant un comportement ou une attitude ne correspondant pas à l éthique de la société savante. RECOMMANDATIONS Il est recommandé aux exposants : De ne pas abandonner leur stand tant que les visiteurs sont encore présents dans les halls, D être présents sur leur stand pendant les périodes de montage et de démontage REGLEMENTATIONS DOUANES ET MANUTENTION Il appartiendra à chaque exposant d accomplir les formalités douanières pour les matériels et produits en provenance de l étranger. La Société Française de Rhumatologie ne pourra être tenue pour responsable des difficultés qui pourraient survenir lors de ces formalités. La manutention du matériel exposé est à la charge de l exposant. OBLIGATIONS L exposant devra respecter les mesures imposées par les Pouvoirs Publics et notamment en ce qui concerne la sécurité, les règlements et les consignes concernant les expositions, foires et salons, édictés par la Direction de l Hygiène et de la Sécurité Publique de la Préfecture de Police (ordonnance N en date du ). Le contrôle de l exécution des dispositions du présent article incombe aussi bien à l organisateur de l exposition qu au CNIT propriétaire des locaux, ils ont chacun compétence pour leur interprétation de l appréciation de leur bonne application. En cas d infraction grave, ils pourront ordonner toute mesure corrective pouvant aller jusqu à l enlèvement des structures et matériels proposés ou à l interruption de la manifestation, sans que l exposant puisse réclamer aucune indemnité ni que ses obligations de règlement de loyer disparaissent. 14

16 ACCES AU CNIT EN ARRVANT DES AUTOROUTES OU DES ROUTES NATIONALES : A1, A3, A4, A6, A86, A13 : rejoindre la Porte Maillot située à l ouest de Paris par le Boulevard périphérique nord ou sud, et suivre les indications La Défense Boulevard Circulaire (La Défense 6). ACCES AU PARKING CNIT POUR LES LIVRAISONS Accès routier Paris Bd Périphérique: Sortir Porte Maillot La Défense Suivre la direction de Neuilly (av. Charles de Gaulle) Emprunter le pont de Neuilly, puis prendre le Boulevard circulaire Sortir à La Défense 6 et suivre les indications Parking Exposants-Livraisons Prendre la rue Carpeaux Suivre les instructions des agents de trafic 15

17 LIVRAISONS CONDITIONS D'ACCES ET D'UTILISATION AUX LIVRAISONS Les chauffeurs des véhicules devront se conformer aux instructions des agents de trafic. Le stationnement des véhicules sur les aires de livraisons et leurs accotements est interdit, dans la rue Carpeaux, dans le Terminal Bus et ses abords, sur les voies Pompiers, devant l accès aux halls d expositions et autres lieux de passages. Après chargement ou déchargement, tous les véhicules devront partir rapidement. AUCUNE LIVRAISON DE MATÉRIEL NE POURRA ETRE ACCEPTÉE EN L ABSENCE DES ORGANISATEURS (et en dehors des heures du contrat locatif). Merci de bien vouloir en informer vos livreurs et exposants. Le CNIT ne possède aucune zone de stockage. A l issue de votre manifestation, rien ne pourra être stocké dans nos espaces. Merci de bien vouloir faire le nécessaire afin que tout votre matériel soit repris avant votre départ. Vous voudrez bien prévenir les livreurs qu ils doivent être parfaitement autonomes : nous ne pouvons mettre à leur disposition ni manutentionnaire, ni chariot à leur disposition (sauf dans le cadre d une prestation préalablement ACCES AIRES DE LIVRAISON A2 ET A3 L accès au quai de livraison est exclusivement réservé aux véhicules effectuant une livraison d une durée de 30 mn maximum. Par la rue Carpeaux (hauteur maxi 4,12 m). Le quai de livraison est accessible aux conditions suivantes : Aire de livraison A2 Parking Exposants Hauteur 2,60 m Dessert le hall Pierre et Marie Curie. Aire de livraison A3 Hauteur 3,60 m - Réservé aux véhicules de grande hauteur Dessert le hall Pierre et Marie Curie. ADRESSE DE LIVRAISON : QUAI A2 ET A3 RUE CARPEAUX COURBEVOIE 16

18 LIVRAISONS PLAN D'ACCES LIVRAISONS ADRESSE DE LIVRAISON : QUAI A2 ET A3 RUE CARPEAUX COURBEVOIE SORTIR "LA DEFENSE 6" ENTRÉE PARKING VISITEURS POINT DE CONTRÔLE 17

19 PLAN GENERAL DE L'EXPOSITION EN COURS DE COMMERCIALISATION 18