CREDIT LYONNAIS, Société anonyme au capital de euros, dont le siège social est 18, rue de la République à Lyon (69002) et le siège

Transcription

1 CREDIT LYONNAIS, Société anonyme au capital de euros, dont le siège social est 18, rue de la République à Lyon (69002) et le siège central 20, avenue de Paris à Villejuif (94811), immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro

2 Ce guide d aide à la mise en place du prélèvement SEPA «SDD» (SEPA Direct Debit) présente : - Le rappel des règles générales de fonctionnement du nouveau moyen de paiement «prélèvement SEPA Core (1)» dont le démarrage en France a eu lieu le 01/11/2010, - les principales règles pour la migration des créanciers de l avis de prélèvement national (ADP) au prélèvement SEPA Core, - l offre mise à disposition par LCL pour le traitement des prélèvements SEPA de ses clients créanciers, et l accompagnement à la migration de l avis de prélèvement au SDD. (1) Le SDD «Core» est le prélèvement ordinaire en euros qui remplacera à compter du 1 er février 2014 tous les prélèvements nationaux de l Espace SEPA, et pour la France l avis de prélèvement. Le prélèvement SEPA interentreprises dit «SDD B to B», réservé aux règlements entre Entreprises, Professionnels et Associations fera l objet d un guide distinct. Pays de l Espace SEPA : les 28 pays de l Union européenne, auxquels s ajoutent la Norvège, l Islande, le Liechtenstein, la Suisse et Monaco. CREDIT LYONNAIS, Société anonyme au capital de euros, dont le siège social est 18, rue de la République à Lyon (69002) et le siège central 20, avenue de Paris à Villejuif (94811), immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro

3 S O M M A I R E ASPECTS REGLEMENTAIRES 1 - REGLES DE FONCTIONNEMENT DU PRELEVEMENT SEPA (SDD CORE) L Identifiant Créancier SEPA ICS Le mandat de Prélèvement SEPA et la Référence Unique du Mandat RUM Délais de présentation des Prélèvements SEPA Emission des Prélèvements SEPA Impayés sur remise de Prélèvement SEPA REGLES DE MIGRATION DU PRELEVEMENT NATIONAL AU SDD CORE Date de la Migration Type de Migration Cadre juridique de la Migration Irréversibilité de la Migration pour les créanciers Les actions du créancier vis-à-vis du débiteur Détermination avant Migration de l ICS et de la RUM par le créancier Les données du Mandat Règles de présentation du 1 er Prélèvement SEPA migré Conséquences de la recopie des oppositions sur les Prélèvements SEPA migré Rejet du 1 er Prélèvement SEPA migré par la banque du débiteur...21 MISE EN PLACE ET TRAITEMENT DU PRELEVEMENT SEPA CHEZ LCL 3 - MISE EN PLACE DU PRELEVEMENT SEPA CORE Demande d un ICS auprès de la Banque de France Obtention des coordonnées bancaires des débiteurs Recueil et conservation des mandats de prélèvements SEPA Changement de données du créancier.. 24 Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 2

4 4 - LES SERVICES DE REMISE DE PRELEVEMENT SEPA Les modes de remise La constitution des remises Les délais de remise La comptabilisation des remises L utilisation de l ICS avec différents codes activités Traitement des erreurs sur remise LES SERVICES DE REPORTING DIPONIBLES POUR LES REMISES TELETRANSMISES L accusé réception de niveau protocolaire Les accusés réception correspondant à la phase de traitement de la remise Les retours d opérations postérieurs à l exécution de la remise chez LCL Les relevés de compte télétransmis LES SERVICES DE REPORTING DISPONIBLES SUR LE PORTAIL LCLe Info Comptes Service Impayés Service Flux Temps Réel LES SERVICES D ACCOMPAGNEMENT A LA MIGRATION Conversion des RIB en BIC / IBAN Enrichissement d un IBAN France au format IBAN + BIC Vérification de l adhésion d une banque au SEPA Module de test de fichiers au format XML...35 ANNEXES. 36 Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 3

5 ASPECTS REGLEMENTAIRES AVERTISSEMENT Ce document est destiné à vous permettre d avoir une vision synthétique des règles de fonctionnement du prélèvement SEPA Core. Il est conçu exclusivement à des fins d information, il ne se substitue à aucun des documents règlementaires de référence qui sont à consulter préalablement à la mise en place et à l utilisation du prélèvement SEPA. Le prélèvement SEPA est régi par un ensemble commun de règles juridiques et de fonctionnement, de pratiques et de formats de messages définis au plan européen dont ce guide présente un résumé. Du fait de leur simplification, les informations contenues dans ce document sont partielles. GENERALITES Le prélèvement SEPA est un moyen de paiement automatisé utilisable pour payer des factures récurrentes ou ponctuelles. Il est plus particulièrement adapté aux paiements récurrents. Il permet à un créancier, comme avec le prélèvement national (ADP) qu il remplacera au plus tard le 1 er février 2014, d être à l initiative de l encaissement de ses créances vis-à-vis d un débiteur. Ce faisant, il dispense le débiteur de l envoi d un titre de paiement lors de chaque règlement d échéance. Le prélèvement SEPA est un prélèvement en euros, non urgent, sans limite de montant, utilisable entre deux comptes ouverts dans des banques de l Espace SEPA. Avec le prélèvement SEPA, il est désormais possible pour un créancier de disposer d un seul et même instrument de paiement accepté dans les 33 pays de l Espace SEPA : - à la fois pour ses encaissements nationaux et transfrontières, - pour l ensemble de ses débiteurs, entreprises, professionnels ou particuliers. La réglementation détaillée et complète relative au prélèvement SEPA est disponible et régulièrement mise à jour sur les sites du Comité Français d Organisation et de Normalisation Bancaires (CFONB) et de l EPC (European Payment Council). Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 4

6 1/ Principaux documents EPC : - SEPA Core Direct Debit Scheme Rulebook version SEPA Core Direct Debit Scheme Customer-to-Bank Implementation Guidelines version 6.0 qui précisent l utilisation des messages ISO XML. Ces documents sont consultables sur le site de l EPC : 2/ Principaux documents CFONB : - Brochure «Le Prélèvement SEPA» SEPA Core Direct Debit (décembre 2012) - Brochure «La migration du Prélèvement National vers le prélèvement SEPA» (février 2013) - Guide d utilisation du standard ISO pour les Remises informatisées d ordres de Prélèvement SEPA (avril 2010) - Evolutions du Relevé de Compte 120 caractères pour les opérations de virements et de prélèvements SEPA (mars 2010) - Guide d utilisation du standard ISO pour les Relevés d opérations (mars 2010) - Guide d utilisation du standard ISO pour le statut des remises d ordres (mai 2010) - Migration vers les paiements SEPA : Recommandations à l intention des donneurs d ordres pour la migration de leurs fichiers de RIB vers les couples IBAN + BIC correspondants (octobre 2010) Ces documents sont disponibles sur le site du CFONB : rubrique «Documentation». 3/ Principaux documents juridiques : - Directive 2007 / 64/ CE du 13 novembre 2007 concernant les services de paiement dans le marché intérieur. Ce texte réglemente notamment les droits de contestation des consommateurs sur les opérations de prélèvement nationales ou SEPA non autorisées. - Règlement européen (n 260 / 2012) appelé règlement «End Date». Ce texte fixe notamment la date de fin de l utilisation des instruments de paiement nationaux au profit de l utilisation obligatoire et exclusive des instruments de paiement SEPA (le prélèvement SDD Core remplaçant en France l avis de prélèvement national). Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 5

7 1 - REGLES DE FONCTIONNEMENT DU PRELEVEMENT SEPA (SDD CORE) L IDENTIFIANT DE CREANCIER SEPA - ICS Pour émettre des ordres de prélèvement SEPA, un créancier doit être en possession d un Identifiant Créancier SEPA - ICS. L ICS permet d identifier de manière unique un créancier qui peut, avec cet identifiant, émettre des prélèvements dans n importe quel pays de l Espace SEPA, au débit de comptes domiciliés dans des banques de l Espace SEPA adhérentes au SDD Core. En France, l ICS est délivré par la Banque de France sur demande de la banque du créancier. Si un créancier utilise déjà l avis de prélèvement (ou le TIP ou le Télérèglement), son ICS sera construit à partir du NNE (Numéro National d Emetteur) préexistant et déjà utilisé pour ses encaissements. L ICS d un créancier français contient 13 caractères : FR XX ZZZ NNE (6 caract.) Code clé de code activité déjà utilisé par le pays contrôle (optionnel pour le créancier) créancier pour ses prélèvements La Banque de France ne délivrant qu un seul ICS par Siren, le créancier qui détiendrait plusieurs NNE devra par contre utiliser un ICS unique (Cf. Chapitre Migration). Pour ses besoins de différenciation de lignes métiers, de services de traitement ou autres, le créancier dispose du code activité («Creditor Business Code») contenu dans l ICS qu il peut définir et faire varier à sa convenance (cet élément n est pas pris en compte dans le calcul de la clé de contrôle de l ICS). Un créancier disposant d un Identifiant Créancier SEPA valablement délivré dans un pays de l Espace SEPA peut l utiliser en France et à Monaco sans avoir à redemander un ICS français LE MANDAT DE PRELEVEMENT SEPA ET LA REFERENCE UNIQUE DU MANDAT («RUM») Le prélèvement SEPA repose sur un mandat de prélèvement SEPA à signer par le débiteur et matérialisant son consentement vis-à-vis du créancier pour prélever toutes sommes dues sur son compte. Les règles de fonctionnement du SDD diffèrent de celles du prélèvement français : le mandat remplace les 2 documents actuels - demande de prélèvement et autorisation de prélèvement - par un document unique par lequel le débiteur autorise à la fois : - le créancier à émettre des ordres de prélèvements SEPA, - sa banque à débiter son compte du montant des ordres présentés. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 6

8 Les données du formulaire de mandat sont formalisées dans un document intitulé «MANDAT DE PRÉLÈVEMENT SEPA» qui contient à la fois les éléments d identification du débiteur et du créancier (Cf. Annexe 1 exemple de présentation en français à titre indicatif). == > Les types de mandat : Deux types de mandats peuvent être proposés par les créanciers : - un mandat général, sans date de validité, valable pour des paiements récurrents mais qui devient caduc à l issue de 36 mois sans paiements (pour émettre à nouveau des prélèvements SEPA au titre du contrat concerné, le créancier obligatoirement faire signer au débiteur un nouveau mandat). - un mandat unitaire valable pour un seul prélèvement. Le type de mandat est indiqué dans la zone «Type de paiement» (Paiement récurrent / répétitif ou Paiement Ponctuel) du modèle de mandat présenté en Annexe 1. Le mandat de prélèvement SEPA est révocable à tout moment par le débiteur. == > L identification du mandat par une Référence Unique de Mandat «RUM» : Chaque mandat est identifié par une référence propre la Référence Unique de Mandat «RUM» librement définie par le créancier. La RUM permet d identifier le contrat pour lequel les prélèvements SEPA sont dus (pour un même débiteur il y a autant de RUM, et donc de mandats, que de contrats réglés par prélèvement SEPA avec le créancier). La RUM peut par exemple être constituée du n de contrat client, d une référence client... Par contre il est fortement déconseillé d utiliser le n du compte bancaire du débiteur pour constituer la RUM. La RUM comprend au maximum 35 caractères (espace compris) uniquement caractères «latins» (1). Pour chaque mandat, le couple ICS + RUM assure l identification unique des prélèvements SEPA pour un contrat donné. L unicité de ce couple (ICS / RUM) s analyse sans tenir compte du code activité de l Identifiant Créancier SEPA. A chaque signature de mandat le créancier doit communiquer obligatoirement au débiteur son Identifiant Créancier SEPA (ICS) et la Référence Unique du Mandat (RUM). Si la RUM ne peut pas être fournie au débiteur dès l émission du mandat, elle doit obligatoirement : - être insérée sur le mandat par le créancier avant l archivage papier, - et communiquée au débiteur avant l émission du 1 er prélèvement SEPA. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 7

9 (1) Les caractères autorisés sont : a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z / -? : ( )., + espace == > La conservation du mandat : L émission, la gestion et la conservation du mandat sont à la charge exclusive du créancier. Contrairement à l avis de prélèvement, la banque du débiteur n est plus destinataire du mandat papier, elle n a plus l obligation de le contrôler. Le créancier doit conserver le mandat et les justificatifs nécessaires, ainsi que les éléments relatifs aux changements de données du mandat en cours d application, sous forme papier ou dématérialisée, afin de pouvoir répondre aux demandes éventuelles de preuve des banques de débiteurs (demande de copie du mandat suite à contestation du débiteur). Après révocation du mandat par le débiteur, le créancier doit le conserver durant la période de contestation de l opération au motif «opération non autorisée» (soit 13 mois après le débit du compte du débiteur, plus le délai de 30 jours calendaires de durée de la procédure de recherche de preuve du consentement par la banque du débiteur). == > La gestion des données du mandat par le créancier : Le créancier doit dématérialiser, conserver et tenir à jour les données du mandat signé. - Nom, adresse et coordonnées bancaires (IBAN + BIC) du débiteur, - Nom, adresse, et Identifiant Créancier SEPA (ICS) du créancier, - Nature du prélèvement : ponctuel ou récurrent (selon le type de mandat concerné), - Référence Unique du Mandat (RUM) attribuée par le créancier, - Date de la signature du mandat par le débiteur, - En cas de modifications (amendements) du mandat en cours d utilisation : les motifs des amendements et les données avant modifications Il est en effet obligatoire d intégrer certaines données du mandat dans chaque instruction de paiement émise (Cf. 2.7 Les données du mandat). == > Changement des données du mandat en cours d utilisation : Changements du fait du créancier : Suite à des opérations de type fusion/absorption, cession totale ou partielle de créances, réorganisations internes, les données relatives au créancier peuvent être modifiées pour : - l ICS (hors code activité) - la RUM - le nom ou la dénomination sociale, ou la dénomination commerciale du créancier Le créancier doit informer son débiteur de ces modifications pour éviter des rejets. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 8

10 Changements du fait du débiteur : Les données relatives au débiteur peuvent être modifiées pour : - le numéro de compte (au sein de la même banque), - la banque teneur de compte. Le débiteur doit informer le créancier de ces modifications. Dans tous ces cas de changement de données, le mandat reste valide = > le créancier n est pas tenu de refaire signer un nouveau mandat au débiteur = > il doit intégrer les changements de données dans le prélèvement émis après modifications (procédure dite d amendement du mandat) Rappel des obligations du créancier : - conserver l historique des changements et les preuves associées - prendre en compte les modifications et transmettre dès l échéance suivante des SDD comportant : - les motifs des amendements du mandat - les nouvelles et les anciennes données objets des modifications (ex : nouvelle et ancienne RUM) pour la banque du débiteur En cas d absence de ces données, le créancier risque un rejet de ses opérations par les banques de débiteurs. == > La durée de validité du mandat : Un mandat pour lequel aucun SDD n a pas été présenté pendant une période de 36 mois devient caduc et ne doit plus être utilisé DELAIS DE PRESENTATION DES PRELEVEMENTS SEPA Le prélèvement SEPA peut être utilisé pour des opérations récurrentes ou ponctuelles, en fonction du type de mandat signé par le débiteur. Une «séquence» de présentation doit être respectée en fonction du type de mandat et de la chronologie des opérations présentées, elle est à mentionner dans chaque prélèvement. == > Pour un mandat unitaire : - une seule opération est présentée par le créancier ; elle est caractérisée par la mention OOFF (pour one-off), et n est pas suivie d autres opérations au titre du même mandat. == > Pour un mandat général : - le premier prélèvement de la série se distingue des opérations suivantes par la mention FRST (pour first), - les opérations suivants la première sont marquées RCUR (pour recurrent), Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 9

11 - la dernière opération d une série peut éventuellement comporter la mention FNAL (pour final). Les délais de présentation interbancaire d un prélèvement SEPA sont les suivants : - 5 jours ouvrés bancaires avant la date d échéance pour un prélèvement SEPA ponctuel (OOFF), ou le premier d une série (FRST) - 2 jours ouvrés bancaires avant la date d échéance à partir de la 2ème opération de prélèvement SEPA dans une série (RCUR ou FNAL) == > pour une même date d échéance le créancier doit effectuer une remise distincte pour chaque type de séquence Attention : 2 types de situations impactent la séquence à utiliser et donc les délais de présentation - Certaines modifications des données du mandat : Changement de banque du débiteur : l ordre de prélèvement SEPA, contenant les changements de données, doit dans ce cas être transmis à la nouvelle banque du débiteur au plus tard 5 JO avant l échéance (la zone «Sequence Type» indiquant la valeur «first»). Dans tous les autres cas, notamment changement de numéro de compte du débiteur sans changement de banque, l ordre de prélèvement SEPA contenant les changements de données peut être transmis au plus tard 2 JO avant l échéance. - La réémission d un prélèvement de type «first» ou «one off» par le créancier suite à un Rejet (avant échéance) ou un Retour (après échéance) : Si le rejet de prélèvement SEPA concerne une opération de type ponctuel (one-off), ou première d une série (first), le nouveau prélèvement SEPA réémis doit avoir les mêmes caractéristiques (ponctuel ou premier d une série) et donc les mêmes délais de présentation (5 JO) que l opération initiale. Pour la réémission d un SDD «first» ou «one off» revenu impayé, suite à un retour, la recommandation de l EPC est l émission d un SDD de type récurrent (2 JO). En cas de rejet ou de retour d un SDD de type récurrent, l opération est à réémettre avec la séquence récurrent. Cf. 5 Impayés sur remise EMISSION DES PRELEVEMENTS SEPA == > Utilisation du format XML : Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 10

12 L initiation d un ordre de prélèvement SEPA nécessite l utilisation d un message spécifique défini dans le cadre du standard ISO dénommé pain Un «Guide d utilisation du standard ISO pour les remises informatisées d ordres de prélèvements SEPA» dans la relation client-banque (Customer-to-bank), message ISO <pain >» a été élaboré sous l égide du Groupement des Utilisateurs Français de SWIFT (GUF) et du CFONB. Il décrit dans son chapitre 2 les règles d utilisation du standard pour permettre au créancier d initier ses remises de prélèvement SEPA vers sa banque. Ce guide s appuie sur la déclinaison faite par l EPC du standard ISO pour les prélèvements SEPA (Implementation Guidelines). Ce format doit être utilisé pour la transmission de toute remise informatisée de prélèvements SEPA à LCL. == > Les préalables à l émission pour le créancier : Avant de procéder à la remise de prélèvement SEPA à la banque, le créancier doit notamment : - S assurer de la cohérence du format des IBAN (notamment en vérifiant la clé de contrôle) qui lui sont fournis, - Avoir reçu du débiteur un mandat signé l autorisant à débiter son compte, et lui avoir communiqué la RUM correspondant à ce mandat, - Avoir notifié tout prélèvement SEPA au débiteur au moins 14 jours calendaires avant sa date d échéance (sauf accord bilatéral sur un délai différent) et par tout moyen : facture, avis, échéancier, etc. Cette information doit comporter impérativement le montant et la date d échéance, et si possible l identification ICS / RUM, - Surseoir à la transmission de prélèvement SEPA sur demande du débiteur, ou émettre auprès de sa banque une instruction en vue du rappel ou de la demande d annulation de l ordre de prélèvement initial (Cf. 5 opérations R),. Les prélèvements SEPA remis par le créancier doivent impérativement comporter : - toutes les informations obligatoires relatives au mandat (notamment ICS et RUM) - toutes les informations nécessaires à l'exécution des prélèvements SEPA. == > Données obligatoires à renseigner dans les remises de prélèvements SEPA : - les coordonnées bancaires sous forme uniquement du couple IBAN-BIC pour identifier le compte du débiteur et celui du créancier, - la séquence de présentation de chaque SDD. Il est nécessaire de constituer des remises distinctes en fonction des types de séquences (Cf. 3), Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 11

13 - les données mandat (pour un même mandat, la RUM est identique pour chaque prélèvement récurrent présenté), - les données d amendements éventuels du mandat, d origine débiteur ou créancier à introduire dans les instructions (type de modifications, et nouvelles et anciennes valeurs objets de modifications), - la référence d opération (Référence de bout en bout End-To-End Identification) attribuée par le créancier de manière unique à chaque opération émise. Le créancier choisit une référence significative pour lui. Elle est transportée sans altération jusqu au débiteur, et revient toujours sans altération avec un éventuel impayé, pour faciliter la réconciliation des impayés, - la date d échéance : elle correspond à la date de règlement interbancaire du SDD. La règle générale concernant les dates pour le prélèvement SEPA est : Date d échéance = Date de Règlement Interbancaire = Date de débit du compte du débiteur == > Données facultatives à renseigner dans les fichiers de prélèvements SEPA : Certaines données facultatives peuvent être utilisées par le créancier pour lui permettre de transmettre des informations complémentaires vers son débiteur, ou pour ses besoins propres de rapprochement. - le motif du paiement : le motif du paiement, d une taille maximale de 140 caractères, fourni par le créancier dans l ordre de prélèvement SEPA est transmis au débiteur dans son intégralité sans altération par sa banque (caractères latins, sans accent), - la notion de créancier final : lorsque l émetteur des prélèvements agit pour compte d un tiers (centrale d encaissement, ), la mention du «tiers créancier» doit figurer sur le mandat signé par le débiteur, cette donnée est renseignée dans les opérations de prélèvement SEPA («Creditor Reference Party»), - la référence de la remise : cette référence est utilisée comme référence comptable lorsque le créancier demande une comptabilisation globale de sa remise, elle permet d'identifier le lot de transactions. == > Erreurs sur remise de Prélèvements SEPA : En cas d erreur dans la remise de prélèvements SEPA transmise à la banque, il existe 2 possibilités de rectification pour le créancier AVANT ou APRES échéance (règlement interbancaire) des prélèvements SEPA. - Avant le règlement interbancaire du prélèvement (= D), la banque du créancier, sur instruction du client, peut transmettre des demandes d annulation (Requests for cancellation) à la banque du débiteur pour un prélèvement SEPA qui n'aurait pas dû être mis en circulation dans le système d'échange, Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 12

14 - Après règlement interbancaire du prélèvement (= D), la banque du créancier, sur instruction du client, peut effectuer des reversements (Reversals) à la banque du débiteur, en vue de corriger un débit effectué à tort par recrédit du compte du débiteur. Le reversement peut être effectué dans un délai maximum de 5 JO suivant le règlement interbancaire du SDD erroné. Ces opérations d Annulations et de Reversements sont définies par le Rule Book SDD comme des «R Transactions», elles correspondent à des traitements exceptionnels. Elles peuvent aussi être initiées par la banque du créancier pour ses besoins propres suite à la détection d une erreur (ex : envoi à l échange d un fichier en double). Attention : L émission d un Reversement (Reversal) n empêche pas l envoi d un éventuel rejet du prélèvement initial par la banque du débiteur (collision d opérations) avec pour conséquence un «double débit» pour le créancier. == > Corrections de domiciliations : Pour le prélèvement national une procédure interbancaire de Demandes de correction de domiciliation (DCD) permet aux banques de débiteurs d indiquer à la banque du créancier les coordonnées exactes du compte du débiteur lorsqu un avis de prélèvement est présenté avec des coordonnées bancaires qui ont fait l objet de modifications. Le créancier, informé par sa banque, doit prendre en compte ces modifications dans son fichier de domiciliations et transmettre, dès l échéance suivante, des prélèvements comportant les nouvelles coordonnées, faute de quoi il s expose au rejet de ses opérations. Une procédure interbancaire de même nature est prévue pour le prélèvement SEPA. Le message Identification Modification Advice (ou message CAI) correspondant dans le cadre du SEPA aux «demandes de corrections de domiciliations» actuelles servira de support pour l échange entre banques des informations relatives au changement d identification bancaire d un débiteur. Il est prévu la mise à disposition de ces données aux créanciers sur la base du même message dans une version adaptée aux clients IMPAYES SUR REMISE DE PRELEVEMENTS SEPA Les règles de fonctionnement du SDD définissent des «R Transactions» (rejets / retours / remboursements) comme des opérations qui interrompent l exécution normale d un prélèvement. Elles sont liées soit à une impossibilité technique ou financière pour la banque du débiteur d exécuter l ordre, soit à des instructions du débiteur à sa banque (révocation d une opération / contestation pour absence de mandat.). Les délais de réalisation de ces opérations «R» s articulent autour de la date de règlement interbancaire du SDD. La Banque du créancier est tenue d accepter les rejets / retours et demandes de remboursement qui se traduisent par des impayés pour le créancier. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 13

15 Pour le SDD, il n y a pas de paiement partiel, les impayés sont renvoyés pour la totalité du montant de l opération initiale. Certains impayés peuvent être assortis de la perception d intérêts compensatoires demandés par la Banque du débiteur (cas des opérations non autorisées). Les références d origine du prélèvement SEPA doivent être restituées sans altération par la banque du débiteur lorsqu elle procède à des rejets/retours pour permettre les rapprochements par le créancier. Tous les codes motifs d impayés de prélèvement SEPA sont repris en Annexe 2. == > Impayés avant règlement : Avant la date de règlement (D) du SDD, la banque du débiteur peut être amenée à effectuer : - des Rejets («Rejects») interbancaires vers la banque du créancier : o de sa propre initiative (ex : coordonnées bancaires du débiteur erronées), o ou suite à une demande de son client débiteur (refus du débiteur) == > Impayés après règlement : A la date de règlement (D) ou après celle-ci, la banque du débiteur peut effectuer : - des Retours («Returns») interbancaires (ex : provision insuffisante) dans un délai maximum de 5 jours ouvrés bancaires après D, - des Demandes de remboursements («Refunds») suite à la contestation d un prélèvement SEPA par le débiteur Les impayés issus des demandes de remboursements peuvent être retournés sous 2 délais (application des dispositions de la «Directive sur les Services de Paiement»). - Dans un délai de 8 semaines (+ 2 jours ouvrés bancaires de délai de traitement) après la date de débit du compte du débiteur, pour des opérations dites «autorisées». Dans ce cas le débiteur conteste une opération qui n est pas conforme à ses attentes (ex : montant différent de celui qui était attendu). - Dans un délai allant jusqu à 13 mois (+ 30 jours calendaires de durée maximum de la procédure de traitement d une contestation d un prélèvement SEPA) après la date de débit du compte du débiteur, pour des opérations dites «non autorisées». Dans ce cas le débiteur conteste la validité du mandat (inexistant, mandat révoqué par le débiteur auprès du créancier, ). Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 14

16 Le traitement de ce type de contestation implique l utilisation par la banque du débiteur de la procédure de recherche de preuve du consentement du débiteur. Une demande d envoi d une copie du mandat initial est faite à la banque du créancier. Le créancier doit alors fournir à sa banque la copie du mandat demandée, et tous les éléments de preuves associés (modifications éventuelles des données du mandat) pour répondre à la demande de la Banque du débiteur. Si le traitement de la contestation se solde par un impayé renvoyé par la Banque du débiteur, celui-ci est débité au compte du créancier qui doit alors, en cas de désaccord, contacter le débiteur pour résoudre directement le différend avec lui. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 15

17 2 - REGLES DE LA MIGRATION DU PRELEVEMENT NATIONAL AU PRELEVEMENT SEPA (SDD CORE) Rappel : Pour la France, les règles et procédures de migration auxquelles chaque créancier doit se conformer sont décrites en détail dans la Brochure CFONB «La migration du Prélèvement National vers le prélèvement SEPA» (février 2013) DATE DE LA MIGRATION Le prélèvement SEPA devant se substituer aux instruments de paiements nationaux dans chaque pays de l Espace SEPA, les créanciers français, émetteurs d avis de prélèvements, ont l obligation de migrer à l utilisation du SDD Core avant le 1 er février Cette date est définie par le Règlement Européen n 260 / 2012 appelé également «Règlement end date» TYPE DE MIGRATION Les prélèvements nationaux seront obligatoirement migrés en prélèvements SEPA «Core». Il n y a pas de migration possible d un ADP vers un Prélèvement SEPA interentreprises «SDD B2B» qui implique obligatoirement la signature d'un nouveau mandat par le débiteur. Ne sont pas concernés par les règles de la migration les créanciers qui feraient le choix de refaire signer à leurs clients prélevés via avis de prélèvement, des nouveaux mandats SEPA Core CADRE JURIDIQUE DE LA MIGRATION Le principe de la continuité des mandats, et des oppositions faites par les débiteurs sur les prélèvements nationaux, figure dans l ordonnance n (article 19) transposant en France la Directive sur les Services de Paiement, ainsi que dans le Règlement européen. Ce principe de continuité a deux effets : == > Pour les créanciers : éviter de refaire signer des mandats de prélèvement SEPA pour les prélèvements existants, objets de la migration, l accord donné antérieurement par le débiteur au prélèvement national demeurant valide pour le prélèvement SEPA. == > Pour les banques de débiteurs : obligation de reconduire pour chaque client les oppositions précédemment enregistrées sur les avis de prélèvement (= NNE du créancier) vers les prélèvements SEPA migrés et présentés au paiement (= les couples ICS + RUM correspondant aux prélèvements migrés). Les banques de débiteurs devant rejeter les prélèvements SEPA issus d avis de prélèvements précédemment opposés. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 16

18 2.4 - IRREVERSIBILITE DE LA MIGRATION POUR LES CREANCIERS Dès lors qu un créancier a informé son client débiteur qu il le migre vers le prélèvement SEPA pour un contrat sous-jacent donné et que la migration est réalisée, il ne doit plus émettre de prélèvement national pour ce même contrat. La migration peut s effectuer par étapes. Un créancier peut décider de migrer ses prélèvements nationaux en tout ou partie (migration par application, par branches d activité, ). Une fois le prélèvement national migré vers le prélèvement SEPA, ce sont les règles décrites dans les brochures CFONB relatives au Prélèvement SEPA et à la Migration qui s appliquent exclusivement LES ACTIONS DU CREANCIER VIS-A-VIS DU DEBITEUR Lorsque le créancier migre un débiteur vers le prélèvement SEPA, il doit : - l informer préalablement du changement de mode de règlement et de la date de migration. Cette information peut se faire sous la forme d une communication spécifique à la migration, ou via le support utilisé pour la pré- notification préalable du débit du 1er prélèvement SEPA (facture, échéancier, ). La communication du créancier doit reprendre un ensemble de mentions minimales (Cf. Annexe 3), - communiquer au débiteur son Identifiant Créancier SEPA (ICS) et la (ou les) Référence Unique du (ou des) Mandat (s) (RUM) correspondant au(x) contrat(s) concerné(s) par le changement de mode de paiement, - communiquer le point de contact auquel le débiteur devra adresser ses demandes de modification ou révocation de mandat, ou ses réclamations relative au prélèvement SEPA, - pré-notifier le débiteur du débit du 1 er prélèvement SEPA migré (14 JC avant la date d échéance sauf accord sur un délai différent) Après information du débiteur, et en l absence de refus de migrer : == > le créancier peut présenter le 1 er prélèvement SEPA sur le compte du débiteur La remise de SDD de migration sera de type «first». La migration du prélèvement national vers le prélèvement SEPA ne prive pas le débiteur du droit de révoquer le mandat donné pour le paiement du contrat. En cas de révocation du mandat de prélèvement SEPA, le débiteur doit convenir avec son créancier du mode de règlement à substituer. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 17

19 2.6 - DETERMINATION AVANT MIGRATION DE L ICS ET DE LA RUM PAR LE CREANCIER == > Passage de l identifiant national - NNE - à l ICS : Pour passer du prélèvement national au prélèvement SEPA, le créancier doit disposer d un Identifiant Créancier SEPA - ICS - qui se substituera lors de la migration au NNE (Numéro National d Emetteur) utilisé pour les encaissements par avis de prélèvement. En France, l ICS délivré par la Banque de France sur demande de la banque du créancier est toujours construit à partir du NNE préexistant. En principe, chaque créancier détient un NNE unique par Siren qui sert de base à la délivrance de cet ICS. A l occasion de la migration le créancier qui détiendrait plusieurs NNE devra utiliser un ICS unique, donc choisir un seul des NNE existants pour la constitution de son ICS. NB : le ou les NNE «de provenance», qui ne seront pas ceux retenus pour construire l ICS, devront obligatoirement être renseignés dans les fichiers des 1er prélèvements SEPA migrés. Cette information permettra aux banques des débiteurs de faire le lien avec les prélèvements nationaux migrés. Après migration, si le créancier conserve des besoins de différenciation de lignes métiers ou autres, il dispose des 3 caractères du code activité («Creditor Business Code») contenu dans l ICS qu il peut définir et faire varier à sa convenance pour décliner plusieurs ICS. == > Attribution d une référence unique de mandat - RUM - au regard d une demande de prélèvement national : Le créancier doit organiser le référencement des mandats résultant des demandes de prélèvement initialement signées qu il détient. Chaque prélèvement SEPA doit comprendre une «Référence Unique de Mandat» - RUM définie librement par le créancier qui identifiera pour le créancier chaque mandat signé par chaque débiteur. Pour les prélèvements migrés, il est recommande de faire commencer la RUM par les 2 caractères «++». Cet indice n est pas destiné à être traité automatiquement, mais à faciliter la gestion des incidents relatifs aux prélèvements nationaux migrés en SDD. Le couple de références ICS (hors code activité) / RUM est unique dans l Espace SEPA. Deux cas dont à distinguer : - Si la demande de prélèvement initiale ne couvrait qu un seul service ou contrat pour un NNE donné == > à une demande de prélèvement correspond une référence de mandat, - Si la demande de prélèvement initiale couvrait plusieurs services, ou contrats pour un NNE donné == > il est recommandé au créancier de créer autant de couples ICS-RUM que de créances distinctes. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 18

20 Exemple : un créancier «HOLDING» doté du NNE «123456» offre à un client débiteur donné, les services 1 et 2. A la migration vers le prélèvement SEPA, le créancier attribuera pour son ICS deux RUM correspondant aux deux services. La banque du débiteur recevra deux 1ers prélèvements SEPA, comprenant notamment les données suivantes : - pour le service «1» : ancien identifiant créancier = NNE «123456» ; nouvel identifiant créancier SEPA «FRCCZZZ123456» et «++RUM 1» - pour le service «2» : ancien identifiant créancier = NNE «123456» ; nouvel identifiant créancier SEPA «FRCCZZZ123456» et «++RUM 2» Pour le débiteur, il devient ainsi possible de distinguer les prélèvements des différents contrats pour un même créancier (impossible avec l avis de prélèvement). Pour le créancier, une opposition faite par le débiteur sur un mandat n aura d incidence que sur le(s) prélèvement(s) associé(s) à ce mandat, et non sur les autres prélèvements relatifs à d autres contrats. Pour rappel avec l ADP, une opposition du débiteur impacte globalement le NNE du créancier LES DONNEES DU MANDAT Le mandat SEPA comprend des données obligatoires et facultatives (Cf. Annexe 1). Les données obligatoires suivantes doivent se retrouver dans les SDD migrés pour être transmises à la banque du débiteur : - Les données reprises intégralement de la demande (et/ou de l autorisation) de prélèvement : - nom du débiteur - nom du créancier, le même que celui qui était utilisé pour le prélèvement national - Les données issues de la demande (et/ou de l autorisation) de prélèvement transformées : - les RIB débiteurs deviennent l IBAN et le BIC (validité à vérifier par le créancier) - Les nouvelles données : - la référence unique du mandat RUM - l Identifiant Créancier SEPA - ICS - le type de prélèvement récurrent - la date de signature du mandat : la date réelle de signature de la demande de prélèvement initiale si elle est connue du créancier, par défaut le créancier affectera la date d échéance du 1er prélèvement SEPA migré REGLES DE PRESENTATION DU 1 ER PRELEVEMENT SEPA MIGRE == > Notification obligatoire du débiteur : Comme pour tout prélèvement SEPA, le créancier est tenu de fournir au débiteur une notification préalable au moins 14 jours calendaires avant la date d échéance du 1 er SDD Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 19

21 migré (sauf accord bilatéral sur un délai différent) et par tout moyen à sa convenance : facture, avis, échéancier,... == > Séquence de présentation : Un premier prélèvement SEPA migré doit être présenté avec un statut de «FRST» et donc 5 jours ouvrés bancaires au plus tard avant l échéance. Il existe deux cas : - Lorsque le NNE encapsulé dans l ICS est le même NNE que celui du prélèvement national migré, le 1 er SDD migré doit comporter : - l indicateur de modification <AdmendmentIndicator> positionné à «false», - l Identifiant Créancier SEPA (ICS). Lorsque le NNE encapsulé dans l ICS est différent du NNE du prélèvement national migré, le 1 er SDD migré doit comporter : - l indicateur de modification <AdmendmentIndicator> positionné à «true», - le NNE utilisé jusqu alors pour le prélèvement national, - l Identifiant Créancier SEPA (ICS). Tous les SDD récurrents qui suivent le 1er SDD migré seront traités selon les règles de fonctionnement du prélèvement SEPA. Au plan technique, les 1ers prélèvements SEPA émis doivent être conformes à l Annexe CONSEQUENCES DE LA RECOPIE DES OPPOSITIONS PAR LA BANQUE DU DEBITEUR SUR LES PRELEVEMENTS SEPA MIGRES Le débiteur bénéficie du principe de la continuité des oppositions valides avant la migration. La banque du débiteur s appuie sur le 1 er prélèvement SEPA migré pour assurer la continuité des oppositions et vérifier l absence d instruction de non-paiement. En conséquence, tout prélèvement SEPA migré dont le NNE est en opposition sera rejeté. == > Cas des contrats multiples avec un même créancier = même NNE : Du fait de la continuité des oppositions, une opposition adossée à un NNE est reportée par la banque du débiteur sur chaque couple ICS/RUM, tout en étant conservée sur le NNE, pour assurer toute migration progressive. Dans le cas où un créancier différencie ses contrats en attribuant plusieurs RUM pour un ICS unique et que l ancien NNE (unique) avait fait l objet d une opposition, la banque du débiteur procèdera donc au rejet de l ensemble des prélèvements SEPA présentés par le créancier. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 20

22 Dans ce cas, il est recommandé au créancier et au débiteur de se rapprocher l un de l autre afin de gérer au mieux les différents contrats identifiés par les différentes RUM ; le débiteur devant prendre contact avec sa banque pour lui indiquer les oppositions qu il souhaite éventuellement annuler (communication du couple ICS RUM concerné) REJET DU 1ER PRELEVEMENT SEPA MIGRE PAR LA BANQUE DU DEBITEUR Pour le rejet d un 1er prélèvement migré intervenant avant règlement, le créancier qui veut le représenter doit émettre un nouveau 1 er prélèvement migré comprenant les mêmes caractéristiques avec utilisation de la séquence «first». Pour le retour d un 1er prélèvement migré intervenant dans les 5 jours suivant son règlement, il est actuellement recommandé au créancier d émettre systématiquement un prélèvement avec la séquence «first». A compter du 1er février 2014, cette recommandation évoluera pour se conformer à celle de l EPC. La représentation devra s effectuer sous forme d un prélèvement SEPA de type récurrent CADUCITE D UN MANDAT DE PRELEVEMENT SEPA MIGRE Le prélèvement national demeure valide tant qu il n a pas été révoqué par le débiteur. Pour le prélèvement SEPA, un mandat pour lequel aucun SDD n a été présenté pendant une période de 36 mois devient caduc et ne doit plus être utilisé par le créancier. Pour les prélèvements migrés, le délai de caducité court à partir de la date de migration effective du prélèvement national. Elle correspond à la date d échéance du 1er prélèvement SEPA migré pour un débiteur donné. Ainsi, passé 36 mois après la migration, sans émission d un prélèvement SEPA, le créancier doit obligatoirement faire resigner au débiteur un mandat de prélèvement SEPA qui comportera une nouvelle RUM. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 21

23 MISE EN PLACE ET TRAITEMENT DU PRELEVEMENT SEPA CHEZ LCL 3 - MISE EN PLACE DU PRELEVEMENT SEPA CORE DEMANDE D UN ICS AUPRES DE LA BANQUE DE FRANCE Après étude de la demande, et sous réserve d accord, LCL effectue la demande à la Banque de France pour l attribution de l Identifiant Créancier SEPA ICS qui pourra être utilisé pour l émission de vos prélèvements SEPA. La BDF ne délivrant qu un seul ICS par Siren, construit sur la base du NNE déjà utilisé pour les remises d avis de prélèvements, il est nécessaire, en cas d existence de NNE multiples, de sélectionner le NNE qui sera à présenter dans la demande d ICS à la Banque de France. Les autres NNE, s ils sont encore actifs pour des prélèvements, ne pourront pas servir à une demande d ICS pour le même Siren. Ils seront par contre à renseigner dans les fichiers contenant les 1 er SDD migrés, pour permettre aux banques de débiteurs de faire le lien avec les NNE «de provenance». La Banque de France attribue l Identifiant Créancier SEPA avec le code activité («Creditor Business Code») valorisé à «ZZZ» par défaut. Si vous souhaitez, pour des besoins de différenciation, utiliser plusieurs identifiants pour vos émissions de SDD, vous pouvez librement utiliser les 3 caractères du code activité contenu dans l ICS, sans impact sur les mandats signés par vos débiteurs. Si vous ne souhaitez pas utiliser de code activité, la valeur attribuée par défaut («ZZZ») est à conserver dans toutes les remises de SDD. L utilisation d un ICS implique le respect des règles de fonctionnement du prélèvement SEPA conformément aux dispositions contractuelles de la Convention de Compte Entreprises OBTENTION DES COORDONNEES BANCAIRES DE VOS DEBITEURS Vous devez obtenir les coordonnées bancaires exactes de vos clients débiteurs, c'est-à-dire l IBAN et le BIC qui figurent sur le Relevé d Identité Bancaire, éventuellement en convertissant les RIB dont vous disposez selon la procédure recommandée par le CFONB ( rubrique «Documentation» Migration vers les paiements SEPA : Recommandations à l intention des donneurs d ordres pour la migration de leurs fichiers de RIB vers les couples IBAN + BIC correspondants). LCL propose à ses clients abonnés à Point Gestion Paiements ou LCL Entreprises un service gratuit de conversion des RIB en BIC /IBAN (Cf. 5 «Les Services d accompagnement à la migration»). Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 22

24 3.3 - RECUEIL ET CONSERVATION DES MANDATS DE PRELEVEMENTS SEPA Vous devez préalablement à toute émission de SDD, recueillir les mandats signés auprès de vos débiteurs (sauf pour les SDD émis dans le cadre de la migration de prélèvements nationaux). Vous devez dans ce cadre vous conformer au modèle de mandat présenté dans le Rule Book Prélèvement SEPA dont une présentation est faite en français dans la Brochure CFONB «Le Prélèvement SEPA» SEPA Core Direct Debit, et reproduire sur le formulaire de mandat les données et les mentions obligatoires du mandat. Il est conseillé d émettre des mandats pré-remplis des informations vous concernant. Dans le cas où la RUM ne peut pas être communiquée à votre débiteur lors de la signature du mandat, elle doit obligatoirement être insérée sur le mandat (avant archivage papier) et communiquée à votre débiteur avant envoi des opérations de prélèvement SEPA. La conservation des mandats de prélèvement SEPA (ainsi que des éléments relatifs aux changements de données du mandat en cours d application) font partie des obligations du créancier, vous devez donc en organiser la conservation de manière rigoureuse. En effet, suite aux demandes éventuelles de preuve reçues des banques de vos débiteurs, LCL sera amené à vous demander de produire les copies des mandats concernés pour les transmettre à ces banques CHANGEMENT DE DONNEES DU CREANCIER Vous devrez informer LCL de tout changement (identification, cession de créances, restructuration ). Une procédure de changement d ICS définie par le CFONB est prévue à cet effet UTILISATION DES NOUVEAUX FORMATS SEPA L utilisation de la norme ISO XML est obligatoire pour les échanges de fichiers entre le créancier et la banque. Ce nouveau format de remise de vos opérations se substitue au format CFONB utilisé pour les remises d avis de prélèvements. LCL propose à ses clients abonnés à Point Gestion Paiements ou LCL Entreprises un service gratuit de test de vos fichiers au nouveau format XML à utiliser avant l émission de vos prélèvements SEPA (Cf. 5 «Les Services d accompagnement à la migration»). Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 23

25 4 - LES SERVICES DE REMISE DE PRELEVEMENT SEPA Les prélèvements concernés par les services sont uniquement les prélèvements SEPA Core LES MODES DE REMISE Les remises de prélèvements SEPA peuvent être faites à LCL : Par télétransmission avec le protocole EBICS TS, EBICS T, Par Internet via les portails Point Gestion Paiements ou LCL Entreprises Les remises EBICS TS intègrent leur signature électronique valant ordre d exécution. Les remises effectuées via Internet ou EBICS T peuvent bénéficier d une signature électronique via le portail Internet.. Dans les autres cas, une confirmation signée doit être transmise en accompagnement de la remise (par fax) LA CONSTITUTION DES REMISES / LES NOUVEAUX FORMATS ISO XML Les fichiers de remises de prélèvement SEPA à envoyer à LCL s appuient sur le standard ISO pain En synthèse, le message contient 3 blocs d informations obligatoires formant chacun un niveau du message : Le niveau message (GroupHeader) Il contient des informations relatives à l ensemble des informations véhiculées dans un et un seul message (Référence du message, date et heure de création, nombre de transactions, identification de l émetteur ). Ce niveau est obligatoire et doit être présent une seule fois par message. Le niveau lot (PaymentInformation) (ou remise) Il contient des éléments relatifs au crédit du compte du créancier (date d échéance, type de prélèvement, raison sociale du créancier, compte du créancier, identifiant SEPA du créancier ). Ce bloc est obligatoire et peut être répétitif. Il peut y avoir plusieurs remises dans un même message XML. A noter qu un lot est obligatoirement homogène sur le critère de la séquence de présentation («SequenceType»). Le niveau transaction (DirectDebitTransactionInformation) Il contient les éléments relatifs au débit du prélèvement SEPA au compte du débiteur (Référence unique de l opération (end to end), référence unique du mandat, montant, nom ou raison sociale du débiteur, compte du débiteur, motif de paiement ). Ce bloc est obligatoire et peut être répétitif. Guide de Mise en place du prélèvement SEPA chez LCL Avril Propriété exclusive de LCL 24