Service d'inform ation des Comités de l'ocde. O LISnet

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1 Service d'inform ation des Comités de l'ocde O LISnet Présentation générale Besoins des utilisateurs Les délégués aux réunions de l OCDE doiventêtre au courantdes travaux en cours au sein des Com ités,des détails pratiques des réunions,etc. Ils ontbesoin d accéderaux informations des Comités de l OCDE pourleur travailsurles questions politiques de coopération nationale et internationale. Les Comités exam inentrégulièrem entles program m es nationaux c est pourquoiles responsables politiques ontbesoin d accéderaux docum ents, publications etstatistiques quis y rapportent. Commentl OCDE aide-t-elle ces responsables à travailler de façon plus productive etplus efficace avec les Comités? 2

2 Solution O LISnet Service d'information des Comités de l'ocde Voie de communication unique à toutes les informations surles Comités de l OCDE y com pris le site Web de l OCDE Service gratuitpourplus de utilisateurs enregistrés dans Ministères dans le m onde entier Sécurité Internetassurée parchiffrage etcontrôles des accès (réseau etindividuel) R éseau de travailintergouvernem entalsécurisé,olisnetest différentdes voies de com m unication aux informations publiques ou com m erciales de l OCDE 3 Passerelle sécurisée vers l inform ation sur les Com ités Ordres du jouretdocum ents pourles réunions Guide surles Comités Service des Événem ents Statistiques Publications Services personnalisés Groupes de discussion etsites W eb Service de recherche avancée Site Web de l OCDE Gouvernem ents Contacts etnum éros de téléphone 4

3 Services aux Com ités Cinq servicesrépondentaux besoins des responsables quidoivent accéderaux inform ations des Com ités : Ordres du jourdes réunions R echerche de Documents R echerche de Publications Recherche globale à travers ces trois derniers Statistiques en-ligne 5 Documents des Comités La version HTM L fournitdes liens vers : Une version PD F (pour imprimer la version officielle) Une version Word (pour télécharger une version révisable) Un téléchargem entflash (téléchargem entfacile des docum ents en une seule étape) Les ordres du jourpourles réunions L enregistrem entvidéo des réunions Les autres docum ents etsites Web référencés dans les docum ents 6

4 Service d interaction avec les Comités Les Délégués ontbesoin d une interaction facile etefficace avec le Secrétariatetles autres délégués Ils ontbesoin d accéderau matérielde référence préparé pourla réunion Ces besoins sontfacilités pardeux services d information etde com m unication disponibles uniquem entaux délégués autorisés : G roupes de discussion des Com ités(échange de points de vue et commentaires entre les réunions) Sites Web des Comités (Espaces spécifiques alloués aux Comités pour la publication etla diffusion d inform ations aux délégués) 7 Services personnalisés Mon O LISnet:Service d alerte em ailpersonnalisé déclenché par la publication de nouveaux docum ents ou m essages postés sur les G roupes de discussion : La sélection du profilpersonnalisé inclut:tous les docum ents,par Comité sélectionné,par cote de docum entetpar mots clés Des liens dans les alertes em ailperm ettentd accéder à OLISnetetaux docum ents listés Mes Comités :Présentation personnalisée des inform ations des Comités : L utilisateur sélectionne les Comités quil intéressent la présentation personnalisée liste les docum ents actuels etles liens vers les G roupes de discussion,les inform ations sur les réunions etle G uide sur les Com ités 8

5 Service des Évènem ents Vue globale surles réunions de Comité de l OCDE etdes évènem ents im portants dans le m onde entier passés,présents et à venir A ccès à toutes les informations surles réunions de Comité : calendriers,listes des participants,docum ents,lieux de réunion, m andats,etc. Ressource d information pourles délégués etoutilde gestion des réunions pourles secrétariats de Comité Service d enregistrem entdes participants pourles Délégations Nationales 9 Statistiques en-ligne OECD.Statfournitune base de données centrale unique pour toutes les statistiques de l OCDE D onne accès gratuitem entaux dernières statistiques disponibles Des statistiques intégrées aux dernières mises à jourde métadonnées fournissantune com préhension globale des données Des statistiques accessibles parun moteurde recherche,une liste de thèm es ou pardes requêtes prédéfinies ou sauvegardées 10

6 Publications Plus de 8 ans de publications OCDE en-ligne (livres électroniques,magazines électroniques,docum ents de travail, etc.) Service de recherche parmotclé dans le titre quiaide à trouverla publication désirée FichierPD F gratuitde la publication disponible pourle téléchargem ent 11 R echerche avancée Service de recherche globale surles docum ents etpublications archivés R echerche parmotclé surle titre ou le texte entier R echerche d archives de docum ents surune ou plusieurs années de publication en même tem ps R echerche dans toutes les archives ou uniquem entsurles docum ents ou bien surles publications R echerches booléennes disponibles Téléchargem enten un clic des docum ents ou publications sélectionnés 12

7 Des délégués de Comités plus efficaces Les Délégués sontinformés dès que les docum ents sontpubliés pourla prochaine réunion L accès anticipé aux informations pourles prochaines réunions donne davantage de tem ps pourles briefings à l échelle de l ensem ble de l adm inistration dans les capitales L interaction estplus productive avec les secrétariats de Comité etles autres délégués grâce aux groupes de discussion en-ligne Le service des Évènem ents fournitaux délégués les dernières inform ations surl organisation des réunions avantde partirpourparis Les délégués mieux préparés contribuentà des discussions de Comité plus productives etreprésententm ieux la position de leurpays 13 Bénéfices sur les travaux de politique nationale OLISnetfaitla prom otion des activités de l OCDE selon une approche à l échelle de l ensem ble de l adm inistration Les décideurs etles hauts conseillers peuvent: A ccéderaux travaux en cours des Com ités quipourraientavoirun im pactsurleurtravail Influencerl orientation des discussions au sein des Comités,parle biais de leurdélégué national A ccéderà plus de 15 années de données économ iques etsociales pourenrichirleurtravailde politique générale 14

8 Des gains d efficacité pour l OCDE Le Secrétariatgère le processus des réunions plus efficacem ent quand les délégués utilisentolisnet: Pas de perte de tem ps à téléchargerles docum ents pourles faxerou les envoyerélectroniquem entaux délégués L exam en des ordres du jourprovisoires,etc...estgéré efficacem entgrâce aux groupes de discussion La préparation des réunions etl enregistrem entdes participants sontgérés efficacem entparle service des évènem ents 15 Sondage auprès des clients Plus de 800 responsables nationaux ontparticipé au sondage 2005 des clients OLISnet: OLISnet est utile pour mon travail 98 % des réponses Cela facilite mon interaction avec l OCDE 90 % des réponses Je l utilise régulièrement (soitquotidiennem ent,hebdom adairem ent, m ensuellem ent) 72 % des réponses Plus de 200 idées ontétésoumises àpropos des nouveaux services ou sur l am élioration des services existants la plupartserontprises en com pte dans le nouveau systèm e quisera lancéen

9 Procédure d inscription Le formulaire d inscription estsur La délégation nationale auprès de l OCDE approuve les droits d accès aux docum ents Les informations concernantle com pte sontenvoyés par courrierélectronique au client Coordonnées du groupe de soutien OLIS : Courrierélectronique oecd.org Téléphone :+33 (0) NouvelO LISnet Utilise fortem entles retours des utilisateurs suite aux sondages Utilise les dernières technologies du Web pourune navigation plus intuitive etune meilleure présentation de l inform ation égalem entplus personnalisée Le nouveau service de Collaboration regroupe les groupes de discussion etles services des sites Web des Comités Le nouveau moteurde recherche fournitune recherche unique surl ensem ble de l information des Comités de l OCDE y com pris le site Web etles métadonnées statistiques Date de lancem entau printem ps

10 Conclusions Les responsables nous disentque notre stratégie pourune livraison sécurisée de l information surles Comités estsurla bonne voie Ils disentqu OLISnetles aide à travaillerplus efficacem ent avec le Secrétariat Les Ministères utilisentl information surles Comités de l OCDE beaucoup plus qu auparavant OLISnetaide à sensibiliserla présence de l OCDE etde ses activités dans les capitales 19

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