Guide pratique. accès au. portail Caf partenaires

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1 Guide pratique accès au portail Caf partenaires

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3 Dans un objectif de modernisation et de simplification des relations avec ses partenaires d action sociale collective, la Caisse Nationale des Allocations familiales met à votre disposition un portail dédié, disponible sur le site Caf.fr. Ainsi, à partir de juillet 2015, il sera possible pour les gestionnaires d établissements d accueil du jeune enfant de déclarer en ligne les données d activité ainsi que les données financières en lieu et place du site information enfance jeunesse (SIEJ) et des formulaires utilisés actuellement. Ce nouvel outil permettra entre autres de : - simplifier vos démarches avec la Caf en vous permettant de faire vos déclarations en ligne, - avoir connaissance du montant de votre/vos droit(s) prévisionnel(s), actualisé(s) et réel(s), - connaître l avancée de traitement de vos différents droits, - consulter des ratios de gestion propres à votre/vos structure(s), - avoir accès à des statistiques comparatives d aide au pilotage. Afin de pouvoir vous donner l accès au portail Caf partenaires, vous devez remplir le formulaire de demandes d habilitations. Ce guide vous explique les différentes étapes pour vous donner l accès au portail Caf partenaires.

4 Avant de commencer... Qu est-ce qu une personne habilitée? Seules les personnes habilitées auront accès au portail Caf partenaires pour saisir et consulter les données. Vous devez donc désigner, pour chacun de vos équipements, le(s) fournisseur(s) de données et l approbateur. PROFILS Fournisseur de données d activités données financières Approbateur DEFINITION DES PROFILS Permet la saisie des données relatives à l activité de votre équipement (heures facturées - heures payées ) Permet la saisie des données financières de votre équipement (budget prévisionnel - compte de résultat) Valide les éléments saisis par les deux précédents profils et transmet ces éléments à la Caf. Il peut être différent du représentant légal. A NOTER Pour un équipement, une même personne peut avoir les 3 profils mais un profil ne peut être attribué qu à une seule personne.

5 ATTENTION! La validation des déclarations (profil d approbateur) dans le portail Caf-Partenaires vaut signature électronique et engage la responsabilité du gestionnaire Quelques exemples possibles 1) Un gestionnaire avec 3 Eaje (Equipement d accueil du jeune enfant) «données d activités» «données financières» «Approbateur» Demande d habilitations pour 5 personnes. Directeur Eaje A renseigne les données d activités Directeur Eaje B renseigne les données d activités Responsable financier ou le Trésorier renseigne les éléments financiers des Eaje A, B, C. Directeur Eaje C renseigne les données d activités Adjoint au Maire ou le Président de l Association valide les données d activités et financières des Eaje A, B, C. 2) Un gestionnaire avec 3 Eaje : une même personne saisie les données d activités et financières «données d activités» et des «données financières» «Approbateur» Demande d habilitations pour 2 personnes. Agent administratif renseigne les données d activités et les données financières des Eaje A, B, C. Responsable de service valide les données d activités et financières des Eaje A, B, C. 3) Un gestionnaire avec 1 Eaje : une personne cumule les 3 profils «données d activités» et des «données financières» et «Approbateur» Le Président renseigne les données d activités et les données financières de l EAJE et les approuve. Demande d habilitations pour 1 personne.

6 1 Transmission des demandes d habilitations via le formulaire «Demande d habilitation» Définir les personnes habilitées à accéder au portail Caf-Partenaires 1 - Vous avez reçu un courriel de votre Caf vous invitant à lui transmettre des informations indispensables à votre habilitation 2 - Téléchargez et complétez le formulaire Les étapes de saisie Elle doit être effectuée dans l ordre chronologique des onglets. Tous les champs en bleu devront être complétés et il vous faudra vérifier les champs préremplis et indiquer les modifications éventuelles dans les cases en jaune. 1 Onglet «gestionnaire» - Sélectionnez votre dénomination dans la liste déroulante - Vérifiez les champs préremplis (SIRET, nature du gestionnaire, adresse postale, adresse mail) - Datez et signez le document 2 Onglet «représentant légal» - Vérifiez les champs préremplis (nom, prénom, fonction) - Complétez le numéro de téléphone 3 Onglet «équipement» - Sélectionnez le nom de l équipement dans la liste déroulante - Identifiez la personne pour les 3 profils et indiquez dans le tableau : Nom, prénom et fonction Adresse mail nominative (exemple : prénom.nom@hotmail.com). L identifiant est l adresse mail (pour des raisons de sécurité et de confidentialité, il ne faut pas d adresse mail de type «Boite aux lettres partagée» accessible par plusieurs personnes type accueil.mairie@cdc35.com) Numéro de téléphone Rôle(s) attribué(s) à cette personne : fournisseur de données d activité et/ou fournisseur de données financières et/ou approbateur.

7 3 - Imprimez, signez, scannez et retournez le formulaire à la Caf par mail à : prestations-de-services-aux-partenaires.cafrennes@caf.cnafmail.fr, avant le 31/03/2015, en précisant l objet (Portail Caf partenaires). 2 Validation des habilitations par la Caf Une fois les habilitations validées, chaque personne habilitée recevra un mail lui indiquant son identifiant et son mot de passe pour accéder au portail Caf partenaires. 3 Transmission de l avenant à la convention par la Caf Après la validation des habilitations, la Caf vous transmettra un avenant à la convention Prestation de service unique (PSU). 4 Accès au portail Caf partenaires Vous n aurez accès au portail qu à compter de la réception d un second mail par la Caf, vous invitant à saisir les données pour votre/vos équipement(s) via le portail Caf partenaires.

8 Cours des Alliés RENNES CEDEX 9 prestations-de-services-aux-partenaires.cafrennes@caf.cnafmail.fr Service Com&Doc - Imprimerie Caf 35 - Image : cromary Fotolia.com - Mars 2015.