La facturation électronique dans le secteur public local (Éléments techniques)

Transcription

1 La facturation électronique dans le secteur public local (Éléments techniques) 1

2 1 - L'initialisation des structures 2

3 L'initialisation des structures La gestion dans CP (Chorus Pro) s'effectue par fiche structure. Chaque émetteur ou destinataire public est identifié de manière unique dans Chorus Pro au travers d une fiche structure 1 fiche structure ouverte par budget Par exemple, 1 Budget principal + 4 budgets annexes = 5 structures dans Chorus Pro Les fiches structures des entités gérées dans Hélios sont initiées automatiquement dans Chorus Pro 3

4 2 - Les différents modes d'accès 4

5 5

6 3 - L'initialisation et la gestion des comptes utilisateurs 6

7 Les comptes utilisateurs 7

8 Les comptes utilisateurs Modifier mes informations personnelles 8

9 Les comptes utilisateurs Désactivation des habilitations Désactivation des habilitations à Chorus Pro : Après attribution automatique d'une habilitation Le gestionnaire principal pourra désactiver le compte d'un utilisateur ou gestionnaire. Pour pérenniser la désactivation, il est nécessaire de faire supprimer l'habilitation par le trésorier. 9

10 4 - Les paramétrages 10

11 Les paramétrages La collectivité personnalise ses choix de gestion par le paramétrage de ses fiches structure dans Chorus Pro chaque destinataire public doit réaliser ses choix de paramétrage sur chacune de ses structures (budgets) il doit décider s il souhaite utiliser les zones d informations (engagement, code service) et s il choisit de les rendre ou non obligatoires à la saisie pour le fournisseur ces éléments apparaissent dans l'annuaire des structures. Les données doivent être saisies dans Chorus Pro pour le 15 octobre au plus tard. 11

12 Les paramétrages pour les plus grandes collectivités Définition du «code service» Si pour un même SIRET, plusieurs services sont amenés à liquider des factures, ils peuvent être matérialisés dans Chorus Pro par des codes services servant à Faciliter le transfert des factures vers les services exécutant les dépenses au sein de la collectivité Répartir la charge de travail au sein de l'organisation Limiter les accès des utilisateurs aux factures de leur service Chaque service est identifié par un code et un libellé La définition des codes et libellés est à la charge de l'entité publique (propre à son organisation) Il ne peut y avoir 2 services avec le même code au sein d'une même structure (contrôle d'unicité) Un même code service peut néanmoins être créé sur plusieurs structures différentes. La saisie du code service par le fournisseur sur la facture peut être rendue obligatoire. => Si le code service est obligatoire, il doit être communiqué aux fournisseurs Un fournisseur ne pourra saisir dans la zone «code service» que des codes existants et actifs pour la structure (un contrôle d'existence s'applique systématiquement sur la zone). Un trop grand nombre de services sera difficile à gérer, à expliquer aux fournisseurs! et contraire à l'objectif de simplification. 12

13 Les paramétrages pour les plus grandes collectivités Le Numéro d engagement est la référence au marché ou à la commande de l entité destinataire de la facture. La zone N d engagement peut être rendue obligatoire ou non à la saisie de la facture soit pour la structure complète soit uniquement pour certains codes service ou selon que le code service est renseigné ou non. Si la saisie du N d engagement est obligatoire, - la collectivité doit systématiquement communiquer cette référence aux fournisseurs - Chorus Pro contrôle que la zone est remplie, il ne contrôle pas la cohérence de la zone La présence de la référence à l engagement dans la facture permet : d envisager une automatisation du rapprochement de la facture et de son élément générateur au sein du logiciel de traitement des factures. 13

14 5 - Traiter une facture 14

15 Fonctionnalités de Chorus Pro lors du traitement de factures 15

16 Les différentes étapes du traitement d'une facture apparaissant dans Chorus Pro 16

17 Les différentes étapes du traitement d'une facture 17

18 Les différentes étapes du traitement d'une facture Accéder à l'espace de synthèse 18

19 Les différentes étapes du traitement d'une facture Rechercher les factures 19

20 Les différentes étapes du traitement d'une facture Rechercher les factures 20

21 Les différentes étapes du traitement d'une facture Rechercher les factures 21

22 Les différentes étapes du traitement d'une facture Consulter les factures 22

23 Les différentes étapes du traitement d'une facture Consulter les factures 23

24 Les différentes étapes du traitement d'une facture Traiter les factures 24

25 Les différentes étapes du traitement d'une facture Traiter les factures 25

26 La facturation Chez le destinataire 26

27 6 Dépôt d'une facture par un fournisseur privé 27

28 La facturation Saisir une facture en mode formulaire 28

29 La facturation Envoyer une facture en mode automatisé Par son logiciel comptable (mode API) L'émetteur de facture s'identifie dans son logiciel comptable, et accède à l'ensemble des services de Chorus Pro : dépôt ou saisie de factures, suivi du traitement des factures, adjonction et téléchargement de pièces complémentaires... Par transfert de fichier (mode EDI) L'émetteur de facture adresse ses flux à Chorus, soit directement, soit par l'intermédiaire d'un opérateur de dématérialisation. Afin de lui permettre de suivre les paiements, il recevra les comptes rendus d'intégration et de traitement. 29

30 La facturation Les contrôles de cohérence 30

31 La facturation Le renvoi par le destinataire aux fournisseurs 31

32 La facturation L'avancement du traitement des factures par le destinataire 32

33 La documentation 33

34 Conclusion : La documentation 34