Modalités financières du Fongecif Bretagne applicables aux organismes inscrits sur le catalogue de référence 2017 des «accompagnateurs VAE»

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1 Modalités financières du Fongecif Bretagne applicables aux organismes inscrits sur le catalogue de référence 2017 des «accompagnateurs VAE» Fongecif Bretagne page 1 /9 Janvier 2017

2 PREAMBULE Le Fongecif Bretagne intervient à plus d un titre sur le champ de la VAE. En tant qu opérateur du CEP, il a comme mission d informer et de conseiller les candidats dans leurs démarches. Les conseillers en évolution professionnelle aident au choix de la certification la plus adaptée, orientent vers les interlocuteurs compétents (certificateur et accompagnateur). Lorsque le CEP identifie le besoin d un accompagnement VAE, le Fongecif Bretagne a, également, une mission de financement. Il peut prendre en charge la prestation d accompagnement dans le cadre d un congé VAE ainsi que le salaire si la prestation se déroule sur le temps de travail. Le décret n du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de formation professionnelle liste «les critères permettant de s assurer de la qualité des actions de formation» donne comme rôle au Fongecif de vérifier la qualité des prestations de formations financées par ses soins et d établir un catalogue de référence des organismes accompagnateurs VAE. A ce titre, le Fongecif Bretagne met en place une démarche qualité des organismes accompagnateurs VAE. Le Fongecif Bretagne inscrit cette démarche qualité en cohérence avec celle du Conseil Régional de Bretagne pour une définition commune d un catalogue régional de référence des organismes accompagnateurs VAE. A ce titre, le Fongecif Bretagne adhère au document d engagement régional pour un accompagnement de qualité publié par le Conseil Régional de Bretagne. Les prestataires souhaitant figurer sur le catalogue de référence des organismes accompagnateurs VAE, publié sur le site du Fongecif Bretagne, devront d une part s engager dans la démarche régionale en respectant les engagements attendus par le Conseil régional de Bretagne et d autre part répondre aux exigences du présent document. Le présent document complète celui du Conseil Régional de Bretagne en précisant les spécificités et les exigences du Fongecif Bretagne concernant : les modalités de mise en œuvre du congé VAE, les conditions de réalisation de la prestation d accompagnement, les conditions de financement de la prestation d accompagnement, le financement de la prestation d accompagnement, la procédure d inscription sur le catalogue de référence, les critères qualité d inscription sur le catalogue de référence, la procédure de suivi de la qualité de la prestation d accompagnement, la procédure de retrait ou de suspension du catalogue de référence. L accompagnement VAE peut être effectué dans le cadre du Congé Validation réalisé pendant ou en dehors du temps de travail. 1. BENEFICIAIRES DE LA PRESTATION D ACCOMPAGNEMENT VAE Les bénéficiaires de la prestation d accompagnement VAE sont désignés ci-après sous le terme «le candidat». Les bénéficiaires de la prestation à mettre en œuvre dans le cadre du présent document sont les salariés des entreprises relevant du Fongecif Bretagne, éligibles au congé VAE, soit en tant que salarié en CDI, soit au titre d une période d activité en CDD. Fongecif Bretagne page 2 /9 Janvier 2017

3 2. PRESTATAIRES DE L ACCOMPAGNEMENT VAE Les organismes qui mettent en œuvre la prestation d accompagnement VAE sont désignés ci-après sous le terme «le prestataire». Les personnels de ces organismes sont désignés ci-après sous le terme «l accompagnateur VAE» La prestation d accompagnement VAE à mettre en œuvre est celle qui est définie par le Code du travail, Article L et Article R , Article L et Article R Le prestataire qui la met en œuvre pour le compte du Fongecif Bretagne doit respecter les dispositions de l article Art R du Code du travail, notamment, lorsqu'il exerce une ou plusieurs autres activités : disposer d une structure identifiée, c'est-à-dire d un personnel et d un lieu uniquement destiné à la réalisation de cette prestation ou d actions compatibles, notamment celles d évaluation ou d orientation en matière professionnelle, de telle manière qu il ne puisse pas exister chez le salarié de confusion entre l accompagnement et les autres activités du prestataire, suivre en comptabilité, de façon distincte, ses activités d accompagnement. Le prestataire doit assumer lui-même la prestation d accompagnement sans pouvoir la sous-traiter. Il peut toutefois faire appel, si besoin, aux compétences de spécialistes du ou des domaines d activité du candidat, à la condition d en garder la maîtrise. L intervention de ces spécialistes ne peut être supérieure à 25 % du temps de la prestation. 3. PRESCRIPTION DE L ACCOMPAGNEMENT VAE PAR LE CONSEILLER EN EVOLUTION PROFESSIONNELLE Suite à une analyse partagée de la situation, le conseiller en évolution professionnelle du Fongecif Bretagne prescrit un accompagnement VAE et propose au candidat d effectuer une demande de congé VAE. Il remet au candidat, qui souhaite entreprendre un accompagnement VAE, le catalogue de référence des accompagnateurs VAE. Ce catalogue, mis à jour régulièrement, est publié sur le site internet du Fongecif Bretagne. Le candidat prend ensuite contact directement avec le(s) prestataire(s) souhaité(s). Le candidat doit être reçu pour un premier entretien dans un délai maximum de 15 jours ouvrés suivant sa demande. Ce premier entretien est gratuit, même si le candidat ne donne pas suite. Cet entretien ne peut donner lieu à facturation. Il est sans engagement pour le candidat et pour le Fongecif Bretagne. Pour cet entretien, le prestataire s'engage à une écoute individuelle de la demande du candidat. Il fournit à celui-ci des repères concrets sur le déroulement prévisible de la prestation d accompagnement. L entretien est réalisé par l accompagnateur de la prestation. A l issue de cet entretien, le prestataire remet au candidat une proposition écrite, dans un délai maximum de 15 jours, définissant les principales caractéristiques de la prestation : descriptif des étapes, calendrier, lieu de déroulement, intervenants, modalités des échanges, coûts afférents à l ensemble de la démarche. Avec la remise de la proposition écrite, le prestataire s engage à une obligation de moyens. Il appartient enfin au candidat de choisir le prestataire qui lui convient au vu des propositions écrites qui lui ont été remises par les prestataires. Fongecif Bretagne page 3 /9 Janvier 2017

4 4. LES MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU CONGE VAE Le prestataire retenu par le candidat doit individualiser la durée, le contenu et l organisation de l accompagnement pour tenir compte de la situation et des besoins du candidat. L accompagnement se déroule, selon le choix du candidat, dans le cadre du temps de travail ou hors du temps de travail. Les jours et heures d ouverture assurés par le prestataire doivent permettre indifféremment la réalisation de l accompagnement sur ou hors temps de travail. L accompagnement doit être organisé selon un rythme qui doit permettre à chaque candidat de s approprier les éléments issus des différentes étapes et de conduire dans le temps de la prestation toutes les investigations nécessaires à la finalisation de son projet. Après réception et instruction, la demande de congé VAE est examinée par l instance habilitée du Fongecif Bretagne. La prise en charge du congé VAE est déterminée en fonction des ressources et des critères du Fongecif, lesquels sont définis chaque année. Le candidat et le prestataire sont informés de la décision du Fongecif Bretagne dans un délai maximum d un mois à réception du dossier complet. La prestation ne peut en aucune manière commencer avant réception de cet accord. 5. LES CONDITIONS DE REALISATION DE LA PRESTATION D ACCOMPAGNEMENT Le Fongecif Bretagne peut prendre en charge le coût de la prestation dans les conditions décrites ci-dessous. Deux types d accompagnement sont possibles : - les accompagnements individuels prévoyant exclusivement des entretiens individuels, - les accompagnements «mixtes» prévoyant des ateliers collectifs et des entretiens individuels. Dans les deux cas, les entretiens individuels se déroulent de préférence en face à face. Afin de s adapter aux contraintes du candidat, des entretiens individuels peuvent se dérouler à distance grâce à la vidéo conférence ou par téléphone. Dans ces situations «à distance», la durée de chaque entretien ne pourra excéder 1 heure. Les modalités des entretiens individuels devront être indiquées dans le devis initial et des justificatifs de présence seront complétés et signés par le candidat. Pour qu un accompagnement «mixte» puisse faire l objet d une prise en charge par le Fongecif Bretagne, il devra comporter a minima 6 heures d entretiens individuels. Les ateliers collectifs, en complément de ces entretiens individuels, devront réunir au maximum 6 personnes. Les échanges de mail entre l accompagnateur et le candidat ne constituent pas une modalité de l accompagnement prise en charge dans le cadre du congé VAE. Selon les candidats, l accompagnement peut s étaler de 2 mois minimum à un an maximum. Au-delà d une année d accompagnement, le dossier de prise en charge du congé VAE sera suspendu par le Fongecif Bretagne et seules les heures effectuées en amont seront payées. 6. LES CONDITIONS DE FINANCEMENT DE LA PRESTATION D ACCOMPAGNEMENT VAE Les demandes de financement des accompagnements VAE peuvent être traitées par les services du Fongecif Bretagne uniquement dans les conditions suivantes : Présence d un devis détaillé Gratuité de l accompagnement pour le candidat Fongecif Bretagne page 4 /9 Janvier 2017

5 Coût horaire d accompagnement individuel n excédant pas les 100 TTC par heure Coût horaire d accompagnement collectif n excédant pas les 50 TTC par heure Le devis détaillé devra faire apparaitre de manière distincte, les frais liés à l accompagnement, s il y a lieu les frais d inscription, les frais de dossier et de jury, ainsi que les frais liés à une éventuelle mise à disposition d un plateau technique. Le nombre d heures et les modalités d accompagnement seront détaillés dans le devis. Le Fongecif Bretagne prendra en charge l accompagnement VAE uniquement dans le cas où le candidat n a pas de laissé à charge. Le candidat pourra mobiliser d autres financements (CPF, plan de formation, ) en complément de la prise en charge du Fongecif Bretagne. 7. LE FINANCEMENT DE LA PRESTATION D ACCOMPAGNEMENT La prise en charge globale par le Fongecif Bretagne du coût de l accompagnement ne peut dépasser TTC. Le Fongecif Bretagne souhaite une individualisation de l accompagnement. En fonction des besoins du candidat, le prestataire pourra proposer un accompagnement individuel ou un accompagnement mixte. L accompagnement mixte peut s organiser de plusieurs manières. Accompagnement mixte Entretien individuel Atelier collectif 100 par heure (max) + 50 par heure (max) 6 h minimum soit 600 minimum 12 h maximum soit 600 Individualisation de la prestation en fonction du candidat. Exemple : 7 h (soit 700 ) + 10 h (soit 500 ) = 1200 (pour 17h) Exemple : 10 h (soit ) + 4 h (soit 200 ) = 1200 (pour 14h) En amont de la prestation et dans certaines situations, le conseiller CEP pourra demander un volume d heures d accompagnement plus important. Fongecif Bretagne page 5 /9 Janvier 2017

6 La prestation est payée par le Fongecif Bretagne à réception d une facture accompagnée d une attestation, co-signée par le candidat et le prestataire, attestant de la réalisation de l accompagnement et précisant les modalités de cet accompagnement. Si l accompagnement se déroule sur le temps de travail, le prestataire s engage à fournir des états de présence à l employeur du candidat pour justifier de son absence à son poste de travail. 8. LA PROCEDURE D INSCRIPTION SUR LE CATALOGUE DE REFERENCE Seuls les prestataires inscrits sur le catalogue de référence des accompagnateurs VAE pourront prétendre au financement par la Fongecif Bretagne de l accompagnement dans le cadre d un congé VAE. Un organisme non inscrit sur le catalogue de référence des accompagnateurs VAE ne peut déposer une demande de financement auprès du Fongecif Bretagne au titre du congé VAE. Il doit en amont compléter un dossier de candidature, fournir les pièces justificatives demandées (cf. dossier de candidature en annexe) et signer le présent document. Ce dossier de candidature est adressé au Fongecif Bretagne qui étudie les réponses fournies, conjointement avec le Conseil Régional de Bretagne et le GREF Bretagne. Le prestataire reçoit la décision validée par l instance habilitée du Fongecif Bretagne par courrier dans un délai maximum de 1 mois. Toutes modifications des caractéristiques contenues dans le dossier doivent être portées à la connaissance du Fongecif Bretagne, qu elles interviennent après le dépôt de la demande d inscription ou durant la période de validité du catalogue. Le Conseil d Administration du Fongecif Bretagne valide l inscription de l organisme sur le catalogue de référence des accompagnateurs VAE pour une durée de 3 ans. Le catalogue de référence des accompagnateurs VAE est publié sur le site internet du Fongecif Bretagne. 9. LES CRITERES QUALITE D INSCRIPTION SUR LE CATALOGUE DE REFERENCE Pour inscrire un prestataire sur le catalogue de référence des accompagnateurs VAE, le Fongecif Bretagne prend en compte les critères qualité issus du décret n du 30 juin 2015 : 1. Identification précise des objectifs de la prestation d'accompagnement et adaptation de la prestation au public formé 2. Adaptation des dispositifs d'accueil, et du suivi pédagogique 3. Adéquation des moyens pédagogiques techniques (outils, méthodes) et d'encadrement 4. La qualification professionnelle et la formation continue du personnel en charge des formations 5. Les conditions d'information des bénéficiaires et des résultats obtenus 6. Prise en compte des appréciations rendues par les stagiaires 10. LA PROCEDURE DE SUIVI DE LA QUALITE DE LA PRESTATION D ACCOMPAGNEMENT Audit d inscription Pour l inscription sur le catalogue de référence, le Fongecif Bretagne procède tout au long de l année à des audits sur dossier en se basant sur les éléments apportés dans le dossier de candidature et les pièces jointes. Le Fongecif Bretagne peut être amené à demander des Fongecif Bretagne page 6 /9 Janvier 2017

7 informations complémentaires en contactant directement le prestataire. L audit sur dossier est fondé sur les critères qualité détaillés ci-dessous. Audit de suivi Pendant la période de validité de l inscription sur le catalogue (3 ans), le Fongecif Bretagne effectue a minima un audit de suivi sur site. Des audits de suivi sur site peuvent être effectués, également, conséquemment au signalement d un candidat. Le prestataire est informé un mois avant par courrier du déroulement de l audit. Les outils qualité Un questionnaire d évaluation de la prestation est envoyé systématiquement à tous les candidats au terme de l accompagnement par le Fongecif Bretagne. Les réponses à ce questionnaire constituent les éléments d échange et d amélioration continue que le Fongecif Bretagne partagera avec le prestataire, dans le respect de la confidentialité des candidats. Ce questionnaire mesure la qualité de la prestation sur les points suivants : - Informations apportées - Modalités d accompagnement - Adéquation des moyens pédagogiques et techniques Des contrôles de pièces peuvent être réalisés par panel annuel, et/ou suite au signalement d un candidat. Les contrôles concernent les pièces justificatives des prestations effectuées (attestation de présence, feuille d émargement, ). Le prestataire accepte de fournir au Fongecif Bretagne, ou à toute personne ou organisme mandaté par lui, tous les éléments nécessaires à ces contrôles. 11. LISTE EXHAUSTIVE DES CRITERES QUALITE D INSCRIPTION SUR LE CATALOGUE DE REFERENCE CRITERE 1 : IDENTIFICATION PRECISE DES OBJECTIFS DE LA PRESTATION D'ACCOMPAGNEMENT ET ADAPTATION DE LA PRESTATION AU PUBLIC FORME 1.1 Le prestataire VAE propose un rendez-vous préalable d information, gratuit, confidentiel. 1.2 Le prestataire VAE présente sa démarche, informe sur l accompagnement proposé. Il décrit les modalités d accompagnement (entretien en face à face, à distance, collectif,...) et les engagements de chacun. 1.3 Le prestataire VAE propose un calendrier précis des rencontres. 1.4 Le prestataire VAE propose une prestation individualisée tenant compte du profil et des contraintes du candidat (accompagnement plus long si les besoins sont plus importants/ Prise en compte des disponibilités). 1.5 Le prestataire VAE positionne un interlocuteur unique pour réaliser cet accompagnement. Cet interlocuteur est présent lors du rendez-vous préalable. 1.6 Le prestataire VAE fait preuve de transparence et différencie son rôle de certificateur et son rôle d accompagnateur. CRITERE 2 : ADAPTATION DES DISPOSITIFS D'ACCUEIL, ET DU SUIVI PEDAGOGIQUE 2.1 Le prestataire VAE met à disposition des locaux adaptés à l accessibilité des personnes à mobilité réduite et à la confidentialité. 2.2 Le prestataire VAE propose un 1er rendez-vous dans un délai adapté (moins de 2 semaines). 2.3 Le prestataire VAE propose différentes modalités pour la prise du 1er rendez-vous (téléphone, mail ). Ces modalités doivent être simples pour le bénéficiaire. 2.4 Le prestataire VAE remet au bénéficiaire tous les documents nécessaires en amont de la prestation (devis, documents d'information sur les étapes de l'accompagnement, ) 2.5 Le prestataire VAE met à disposition des ressources documentaires dématérialisées ou non (Fiche métiers, référentiels,...). L'accès à ces ressources doit être simple et accompagné si besoin. Fongecif Bretagne page 7 /9 Janvier 2017

8 2.6 Le prestataire VAE définit de manière explicite sa typologie d accompagnateur (formateur expert, conseiller généraliste). 2.7 Le prestataire VAE précise les modalités d intervention de l'expert (le moment et la régularité). CRITERE 3 : ADEQUATION DES MOYENS PEDAGOGIQUES TECHNIQUES (OUTILS, METHODES) ET D'ENCADREMENT 3.1 Le prestataire VAE propose et présente sa démarche méthodologique. 3.2 Le prestataire VAE propose des outils d explicitation des activités, des référentiels de formations adaptés à la certification. 3.3 Le prestataire VAE met en relation le bénéficiaire avec le certificateur pour le passage devant le jury. 3.4 Le prestataire VAE met à disposition ou recherche un plateau technique adapté dans le cadre de validation par une mise en situation. 3.5 Le prestataire VAE propose une préparation en amont d'une mise en situation professionnelle. 3.6 Le prestataire VAE propose un regard croisé lors de l'accompagnement et met en œuvre des moyens pour analyser sa propre pratique. 3.7 Le prestataire VAE propose une préparation au passage devant le jury. 3.8 Le prestataire VAE intègre à son accompagnement l entretien post jury en cas de validation partielle. 3.9 Le prestataire VAE a mis en œuvre un processus d'amélioration continue de l accompagnement VAE. Il développe une veille active sur la VAE, et possède des capacités d innovation. CRITERE 4 : LA QUALIFICATION PROFESSIONNELLE ET LA FORMATION CONTINUE DU PERSONNEL EN CHARGE DES FORMATIONS 4.1 Le prestataire VAE a constitué une équipe d'intervenants qui possède une expérience dans la réalisation d accompagnement VAE, d actions d évaluation ou d orientation en matière professionnelle (CV, expériences similaires ou proches ). 4.2 Le prestataire VAE veille à la professionnalisation des conseillers VAE et à l'actualisation de leurs compétences. 4.3 Le prestataire VAE possède au sein de son organisme l expertise sur un champ spécifique de l'accompagnement. 4.4 Les accompagnateurs VAE interviennent sur l'accompagnement VAE ou des missions similaires pour au moins 50% de leur temps de travail. CRITERE 5 : LES CONDITIONS D'INFORMATION DES BENEFICIAIRES ET DES RESULTATS OBTENUS 5.1 Le prestataire VAE met à disposition les taux de réussite des validations totales et partielles. 5.2 Le prestataire VAE apporte une information sur le prix de l'accompagnement, lisible et détaillée. Il informe sur les possibilités de financement et les coûts annexes (recevabilité, inscription, validation). 5.3 Le prestataire VAE possède un document précisant les engagements de l organisme et du candidat (contrat, charte,.) 5.4 Le prestataire VAE précise la liste de certifications sur lesquelles il propose un accompagnement. CRITERE 6 : PRISE EN COMPTE DES APPRECIATIONS RENDUES PAR LES STAGIAIRES 6.1 Le prestataire VAE met en place une évaluation à chaud sur la mesure de leur satisfaction. 6.2 Le prestataire VAE met en place une évaluation à froid sur les effets de la VAE. 6.3 Le prestataire VAE met en place une procédure pour prendre en compte les retours des candidats. 6.4 Le prestataire VAE mène des actions correctives. CRITERE 7 : PARTENARIAT ET DEONTOLOGIE 7.1 Le prestataire VAE transmet les informations nécessaires au CEP en amont et en aval de l accompagnement. 7.2 Le prestataire VAE s'engage au respect du consentement du bénéficiaire. 7.3 Le prestataire VAE s'engage au respect du secret professionnel et de la confidentialité de la démarche du salarié. Fongecif Bretagne page 8 /9 Janvier 2017

9 7.4 Le prestataire VAE s'engage aux conditions de destruction des documents personnels, sauf autorisation de conservation pendant un an accordée par écrit par le candidat. 7.5 Le prestataire VAE atteste d'un suivi comptable des activités d'accompagnement VAE distinct des autres activités de l organisme prestataire. 12. LA PROCEDURE DE RETRAIT OU DE SUSPENSION DU CATALOGUE DE REFERENCE Le non-respect des critères qualités et des conditions financières par le prestataire entraîne le retrait ou la suspension de son inscription sur le catalogue de référence sans préavis. Cette décision est notifiée par le Fongecif Bretagne par courrier au prestataire VAE. En cas de suspension, le Fongecif Bretagne fournit la raison et propose des actions correctives ainsi qu une échéance. La correction des non-conformités entraine une nouvelle inscription sur le catalogue après validation de l instance habilitée du Fongecif Bretagne. Le refus de fournir des pièces lors d un contrôle ou de recevoir l auditeur pour la réalisation d un audit sur site constitue un motif de retrait de l inscription ou de la non-inscription. Je soussigné (Nom et qualité du signataire) certifie avoir pris connaissance et accepte les conditions décrites dans le présent document. Date : Signature Cachet Fongecif Bretagne page 9 /9 Janvier 2017