CATALOGUE DE FORMATIONS 2016

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1 CATALOGUE DE FORMATIONS 2016 Autour du système de gestion Depuis 2013, nos experts métiers ont dispensé 420 jours de formation auprès de 2520 stagiaires. Au programme de ce catalogue de formation qui, nous espérons, répondra à vos attentes, nous vous proposons d améliorer vos connaissances et compétences professionnelles autour de thématiques d usages précises. Durant ces formations, les participants bénéficieront d apports théoriques et de séquences d exercices, afin que la partie pratique de la formation s appuie sur des exemples concrets. Il sera demandé aux participants de préparer des documents sur lesquels ils travailleront. Si une formation vous intéresse, vous pouvez contacter Laurence Robineau à l adresse suivante : lrobineau@naoned.fr Cette année, nous vous proposons de suivre ces formations en groupe, dans nos locaux. Ces formations auront lieu sur une journée. Rendez-vous en page 11 pour découvrir l agenda de ces formations!

2 SOMMAIRE La collecte d archives 3 Décrire, indexer et classer 5 Gérer la communication de vos archives 8 La conservation des archives 9 L archivage électronique 10 Agenda des formations chez Naoned 11

3 La collecte d archives avec Mnesys Décrire un producteur personnes au contact des producteurs d archives. de producteur d archives en application des normes ISBD et ISAAR- CPF Entrer la notice d un service producteur. Gérer les notices de plusieurs services producteurs. Enregistrer un référent archives et mettre à jour son profil. Entrer une fonction exercée par un service producteur. Rattacher une fonction et un référent archives à un service producteur. Distinguer un producteur et un service versant. Créer et rattacher un référent archives à son service. Gérer les relations chronologiques ou hiérarchiques. Créer et rattacher une fonction exercée à un producteur ou un service versant. Concevoir un tableau de gestion personnes au contact des producteurs d archives. Comprendre l utilité d un tableau de gestion et l utiliser. Créer un tableau de gestion. Créer les référentiels d archivage. Organiser un tableau de gestion. Publier et rattacher un tableau de gestion à une notice organisation. Faire la différence entre la durée d utilité courante et la durée d utilité administrative. Organiser hiérarchiquement un tableau de gestion. Créer et rattacher un tableau de gestion à une organisation. Réaliser un versement d archives personnes en charge de la collecte des archives de versement Savoir utiliser un tableau de gestion Associer un producteur à un service versant. Associer un correspondant archives. Créer un bordereau de versement. Compléter un tableau de gestion pour attribuer le sort final et la communicabilité à chaque article. Utiliser le système d échange du bordereau de versement. Gérer et valider le bordereau de versement. Gérer le registre des entrées Faire appel à un producteur d archives Créer et gérer le bordereau de versement Imprimer et valider le bordereau de versement

4 La collecte d archives avec Mnesys Importer un fichier tableur au format CSV pour générer le tableau d inventaire du bordereau de versement personnes en charge de la collecte Le d archives. PROGRAMME de versement. Savoir convertir un fichier tableur en CSV Vérifier la conformité du fichier CSV Importer le fichier CSV Générer le tableau d inventaire du bordereau de versement Générer un tableau d inventaire à partir d un document bureautique. Créer des modèles de bordereaux de versement et d élimination 1 demi journée personnes en charge de la collecte des Le archives. PROGRAMME de versement et d élimination Créer un nouveau modèle de bordereau de versement / élimination Ajouter des champs additionnels à intégrer au bordereau de versement / élimination Paramétrer les champs de description du bordereau de versement / élimination Paramétrer les champs de l inventaire du bordereau de versement / élimination Associer un modèle de bordereau de versement / élimination à une organisation. Créer un modèle de bordereau de versement Créer un modèle de bordereau d élimination Associer les modèles aux organisations

5 Décrire, indexer et classer avec Mnesys Décrire un fonds d archives 1 demi journée personnes en charge du classement Le des PROGRAMME archives. d instrument de recherche selon la norme ISAD-G. Créer un instrument de recherche Créer des niveaux de description Compléter les différents champs issus de la norme ISAD-G Enregistrer l instrument de recherche Rédiger un instrument de recherche en conformité avec la norme ISAD-G et le standard d échange XML-EAD Indexer et classer un fonds d archives personnes responsables du classement des archives. d indexation. Maîtriser le cadre de classement des fonds. Créer un thésaurus Gérer l arborescence du thésaurus Associer le thésaurus à un descripteur Hors texte (lieux, matières, personnes...) Indexer un fonds d archives. Classer un fonds d archives Créer un thésaurus Indexer un fonds d archives Classer un fonds d archives dans le cadre de classement réglementaire

6 Décrire, indexer et classer avec Mnesys Importer un fichier tableur au format CSV pour générer un instrument de recherche en XML-EAD s adresse aux personnes en charge du classement. d instrument de recherche. Savoir convertir un fichier tableur au format CSV. Importer le fichier CSV Intégrer les données sources Générer l instrument de recherche en xml-ead Générer un instrument de recherche à partir d un document bureautique. Convertir un fichier word, pdf ou excel en instrument de recherche XML-EAD Toutes les personnes utilisant l application. d instrument de recherche. Importer le fichier bureautique dans l outil Appliquer des styles correspondant aux niveaux de description de la norme ISAD(G) Conversion du fichier bureautique en xml ead Générer un instrument de recherche xml-ead à partir d un fichier bureautique. Retrouver vos instruments de recherche sur le portail de recherche Toutes les personnes utilisant l application. Être familiarisé avec un environnement informatique Utiliser la recherche simple Utiliser la recherche thématique Créer et publier plusieurs formulaires de recherche Utiliser la recherche simple Utiliser la recherche thématique Créer des formulaires de recherche Effectuer des sélections de ressources commander des documents

7 Décrire, indexer et classer avec Mnesys Décrire des ouvrages et des périodiques 1 demi journée personnes en charge de la description Le des PROGRAMME ouvrages. de notice bibliographique suivant la norme ISBD Créer une notice bibliographique Créer des niveaux de description Compléter les différents champs issus de la norme ISBD Enregistrer la notice Rédiger une notice bibliographique en conformité avec la norme ISBD Indexer et classer des ouvrages et périodiques personnes responsables du classement des ouvrages. d indexation. Maîtriser le cadre de classement des ouvrages. Créer un thésaurus Gérer l arborescence du thésaurus Associer le thésaurus à un descripteur Hors texte (lieux, matières, personnes...) Indexer des ouvrages et périodiques Classer des ouvrages et périodiques Créer un thésaurus Indexer des ouvrages et périodiques Classer des ouvrages et périodiques dans un cadre de classement réglementaire

8 Gérer la communication de vos archives avec Mnesys Gérer les demandes de communication personnes respon- Le sables PROGRAMME des communications. Maîtriser le circuit de communication des archives Créer un compte lecteur Placer un lecteur en salle de lecture Éditer les fantômes Suivre la communication d une cote de la commande à la restitution Suivi des anomalies Effectuer une demande de dérogation Gérer les comptes lecteurs Gérer la salle de lecture Effectuer le suivi des communications La gestion des reproductions des documents d archives personnes respon- Le sables PROGRAMME des communications. Maîtriser le circuit de communication des archives Réaliser un demande de reproduction Éditer un fantôme Gérer le suivi de la reproduction d un document de la sortie du document à sa réintégration dans les magasins Faciliter le suivi des reproductions.

9 La conservation des archives avec Mnesys Gérer les espaces de stockage personnes responsables des maga- Le sins. PROGRAMME de récolement. Créer un nouvel espace de stockage Créer une cote et effectuer son suivi Éliminer un article Gérer une sortie d archives Effectuer un constat d état Récoler une cote Gérer les espaces de stockage Réaliser le récolement des archives Assurer le suivi des archives conservées dans les magasins Réaliser une élimination d archives personnes qui sont en charge de la Le collecte PROGRAMME d archives ainsi que celles en charge du pré-archivage. de sort final et d élimination. Savoir utiliser un tableau de gestion. Rechercher dans les magasins les cotes éliminables. Associer un producteur d archives. Associer un correspondant archives. Décrire son bordereau d élimination. Utiliser le tableau de gestion pour attribuer le sort final à chaque article. Utiliser le système d échange du bordereau d élimination Gérer et valider le bordereau d élimination Faire appel à un producteur d archives Créer et gérer les bordereaux d élimination Échanger avec le correspondant archives Imprimer et valider le bordereau d élimination

10 L archivage électronique Découvrir l archivage électronique personnes souhaitant une présentation de Le l archivage PROGRAMME électronique. Avoir des notions d archivage électronique (méta données, norme SEDA, intégrité des documents) Rédiger manuellement un bordereau de versement d archives électroniques. Rédiger manuellement un bordereau d élimination d archives électroniques. Générer un instrument de recherche au format XML-EAD. Consulter le fichier électronique sur le portail de recherche Gérer et communiquer les archives électroniques. Utiliser un système d archivage électronique 1/2 journée personnes souhaitant approfondir leur Le connaissance PROGRAMME sur l archivage électronique Connaître les normes et standards des archives électroniques (OAIS, SEDA,I- CA-Req ) Créer un tableau de gestion et mettre en place des règles techniques. Créer un flux de versement. Créer un schéma de données. Rédiger manuellement un bordereau de versement d archives électroniques. Réaliser un versement à partir d un import SEDA. Réaliser un versement grâce au connecteur GED Alfresco. Réaliser un versement grâce aux modèles de versement XML non SEDA. Paramétrer le flux de versement. Vérifier l intégrité des fichiers numériques. Migrer des fichiers numériques (formats pérenne, diffusion). Gérer et communiquer les archives électroniques.

11 Les formations chez Naoned Nous vous proposons cette année de suivre des formations thématiques, par groupes d utilisateurs, dans nos locaux (situés à Nantes). Vous profitez d une journée complète pour approfondir une thématique et échanger entre utilisateurs. Cliquez sur «Je m inscris» pour accéder au formulaire d inscription en ligne. Nombre maximum de stagiaires : 8 personnes. Prix des formations : 290 euros / jour. Réaliser la collecte d archives avec Mnesys - Partie 1 Décrire un producteur Concevoir un tableau de gestion Réaliser un versement d archives Décrire, indexer, classer avec Mnesys - Partie 1 Décrire un fonds d archives Indexer et classer un fonds d archives L archivage électronique Découvrir l archivage électronique Utiliser un système d archivage électronique Réaliser la collecte d archives avec Mnesys - Partie 2 Importer un fichier CSV pour générer un bordereau de versement Les modèles de bordereaux de versement et d élimination 16 novembre novembre décembre janvier 2017 Décrire, indexer et classer avec Mnesys - Partie 2 Importer un fichier CSV pour générer un instrument de recherche en XML-EAD Convertir un fichier word, pdf ou excel en instrument de recherche xml-ead Retrouvez vos instruments de recherche sur le portail de recherche 01 février 2017 Décrire, indexer, classer des ouvrages Décrire ses ouvrages de bibliothèque Indexer et classer un fonds de bibliothèque 08 mars 2017 Gérer la communication de vos archives avec Mnesys Gérer les demandes de communication La gestion des reproductions des documents d archives Retrouver vos instruments de recherche sur le portail de recherche 22 mars 2017 La conservation des archives avec Mnesys Gérer les espaces de stockage Réalisation une élimination d archives 05 avril 2017