PROCESSUS 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité et ses fonctions

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1 PROCESSUS 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité et ses fonctions L objectif de la comptabilité est de fournir périodiquement, aux tiers comme aux dirigeants, une information synthétique et fidèle sur l entreprise. L'exercice comptable correspond à une période pour laquelle l'entreprise est tenue d'établir des comptes annuels et qui dure généralement 12 mois «La comptabilité est un système d organisation de l information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l entité à la date de clôture.» (PCG, art ) La recherche d un bénéfice est une priorité pour les entreprises. Dans une entreprise individuelle, l entrepreneur utilise librement ses bénéfices. Dans les sociétés commerciales, l assemblée générale ordinaire des associés décide de l affectation des bénéfices de l exercice sur proposition des organes d administration. Il faut alors arbitrer entre les souhaits des associés (versement de dividendes) et les besoins de la société elle-même (constitution de réserves). 1. Les questions des utilisateurs Les utilisateurs de la comptabilité veulent trouver des réponses sur la santé actuelle et future de l'entreprise. - l entreprise est-elle solvable? - Que possède-t-elle? - Grâce à quel financement? Prenons le cas du restaurant "La marquise" qui vient de se créer : Le 01/11/N, il ouvre un compte au nom de l entreprise à la Banque Populaire : 01/11/N Premier dépôt : chèque de M. Clément (capital) /11/N Assurance, chèque n /11/N Achats de marchandises, chèque n TTC : (HT TVA ) 30/11/N Ventes de novembre (chèques reçus des clients) TTC : (HT TVA ) 01/12/N Emprunt (somme déposée à la banque) /12/N Achat d une camionnette chèque n TTC : (HT TVA ) 02/12/N Retrait en espèces pour alimenter la caisse /12/N Gasoil pour la camionnette (payé en espèces) TTC : 50 (HT TVA 8.33) 31/12/N Ventes de décembre (chèques reçus des clients) TTC : (HT TVA ) Fin décembre N, toutes les marchandises achetées ont été vendues. La camionnette a subi une perte valeur de 200, liée à l usure et au temps (appelée amortissement): elle ne vaut plus que A. L entreprise est-elle solvable? La société est-elle en mesure de faire face aux prochaines échéances? Combien y a-t-il sur le compte bancaire le 31/12/N? Le calcul du solde du compte Banque Le PCG a défini une liste de comptes que l entreprise peut compléter, préciser. Chaque compte est défini par un numéro et un intitulé. Le compte Banque aura le numéro 512. L entreprise peut définir un plan comptable plus précis avec, par exemple, Crédit agricole et BNP. Mais elle ne peut commencer un numéro de compte Banque par autre chose que 512, numéro prévu par le PCG. Par convention, et pour tous les comptes, on nomme débit la colonne de gauche, et crédit la colonne de droite. Le solde du compte est calculé par différence entre les totaux débit et crédit. Il est débiteur si les débits sont supérieurs aux crédits, il est créditeur dans le cas contraire. Si le total des débits est égal au total des crédits, le solde est nul : le compte est soldé. Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 1

2 Présentez le compte Banque du restaurant "La marquise" en tenant compte des informations page 1 D Banque ou 530 Caisse C - On inscrit au débit les entrées d'argent On inscrit au crédit les sorties d'argent Le solde est généralement débiteur. Il sera inscrit à l'actif du bilan Attention : les relevés de comptes que reçoit l entreprise sont des extraits de la comptabilité de la banque. Les recettes et les dépenses y apparaissent inversées par rapport à la comptabilité tenue par l entreprise. La présentation informatique Chaque logiciel présente le grand-livre à sa manière. D un logiciel à l autre, on retrouve cependant les mêmes éléments : date, libellé explicatif, numéro de pièce comptable. La marquise En date du : 04/01/2013 du : 01/01/N au : 31/12/N Mvt JL GRAND LIVRE PARTIEL du compte au compte Date écriture N de pièce Libellé de l'écriture CREDIT AGRICOLE Montant débit Montant crédit Solde cumulé 1 BQ 01/11/N Rem 1 Dépôt en capital BQ 07/11/N CH Assurance BQ 08/11/N CH Achat de marchandises BQ 30/11/N Ventes novembre BQ 01/12/N Emprunt BQ 01/12/N CH Achat Camionnette BQ 02/12/N CH Retrait d'espèce BQ 31/12/N Ventes décembre COMPTE Solde débiteur B. Que possède l entreprise? Grâce à quel financement? Pour évaluer les richesses d'une entreprise il faut établir le bilan à une date précise. On appelle bilan le document comptable faisant apparaître à gauche l actif, et à droite le passif. Le résultat apparaît toujours au passif du bilan avec un signe + ou, selon son sens (bénéfice ou perte). L actif On appelle actif l évaluation à une date donnée de l ensemble des biens propriété de l entreprise : par exemple, les immobilisations ou les stocks, mais aussi les sommes disponibles sur le compte bancaire ou dans la caisse. La Marquise dispose de la camionnette, de fonds à la banque et à la caisse Le passif On appelle passif l ensemble des capitaux mis à la disposition de l entreprise pour financer l actif : capital apporté par les associés lors de la création de la société, dettes L'entreprise dispose également d une capacité propre à créer de la richesse. Si la valeur totale des biens est supérieure aux moyens de financement mis en œuvre, l entreprise a créé de la richesse (bénéfice). Dans le cas contraire, elle a consommé de la richesse (perte). Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 2

3 Présentez le bilan du restaurant "La marquise" en tenant compte des informations données page1 Bilan La Marquise au 31/12/N ACTIF Montant PASSIF Montant Actif immobilisé Capitaux propres Résultat de l'exercice Total Actif immobilisé Total Capitaux propres Actif circulant Dettes Total Actif circulant Total Dettes TOTAL ACTIF TOTAL PASSIF Le total de l actif est de ; il a été financé à hauteur de par le capital de départ et par un emprunt. La différence correspond au résultat de l exercice : bénéfice de On appelle résultat de l exercice l enrichissement (bénéfice) ou l appauvrissement (perte) de l entreprise pendant la période considérée. B. L entreprise s est-elle enrichie ou appauvrie pendant l exercice? Pour répondre à cette question il faut établir le compte résultat. On appelle compte de résultat le document comptable faisant apparaître à gauche, les charges de l exercice et à droite, les produits. Le résultat, obligatoirement identique à celui du bilan, est calculé par différence entre les produits et les charges. Il apparaît dans les charges s il est bénéficiaire, dans les produits s il est déficitaire. Les charges On appelle charges les opérations de l exercice qui ont consommé, détruit de la richesse. Certaines correspondent à une sortie d argent (charges décaissées), d autres ont appauvri l entreprise sans entraîner de décaissement (charges calculées). - Le restaurant La Marquise s'est appauvri en achetant des marchandises, en faisant face à certains frais : (assurance, gasoil) - Le restaurant La Marquise s'est appauvri, sans avoir engagé de nouvelles dépenses avec la perte de valeur de la camionnette. Les produits On appelle produits les opérations de l exercice qui ont généré de la richesse. - Le restaurant La Marquise s'est enrichi en vendant des marchandises (novembre, décembre). Présentez le compte résultat du restaurant "La marquise" en tenant compte des informations page1 CHARGES Résultat La Marquise au 31/12/N PRODUITS Bénéfice Perte TOTAL DES CHARGES TOTAL DES PRODUITS Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 3

4 2. Les comptes annuels Le bilan, le compte de résultat et l annexe constituent les comptes annuels. Objectif des comptes annuels : ils informent des dirigeants sur la santé de l'entreprise. Ils peuvent être communiqués aux tiers (associés, administration fiscale, greffe du tribunal de commerce). Le PCG fournit des modèles de bilan et de compte de résultat plus ou moins détaillés : le système abrégé (présenté ci-dessous), le système de base et le système développé. A. Le bilan : les principaux postes (d après le système abrégé) Voir page 11 Voir page suivante l'exemple d'un bilan simplifié L actif L actif est divisé en trois colonnes : - la colonne «Brut» enregistre la valeur d entrée dans le patrimoine des différents actifs ; - la colonne «Amortissements et dépréciations (à déduire)» montre les pertes de valeur des éléments d actif. Elles sont dues aux amortissements ou aux dépréciations. - la colonne «Net» est obtenue par différence entre la colonne «Brut» et la colonne «Amortissements et dépréciations». L actif immobilisé Il s agit des éléments propriété de l entreprise qui vont servir durablement l activité. Les comptes d actif augmentent au débit et diminuent au crédit. Leur sens normal est d être débiteur. Attention : les comptes qui apparaissent dans la colonne «Amortissements et dépréciations», colonne à soustraire, fonctionnent en sens inverse. - Les immobilisations incorporelles est le nom attribué aux immobilisations non physiques, non matérielles. Elles comprennent le fonds de commerce, les brevets, marques, licences d'utilisation des logiciels... Acheter un logiciel, c est acquérir la licence d utilisation d un programme informatique, et non le support sur lequel il est vendu (DVD, CD-Rom). L achat ou la mise à jour de logiciels par téléchargement, donc sans support matériel, fait encore mieux apparaître l aspect incorporel de ce type d immobilisations - Les immobilisations corporelles regroupent tous les biens durables qui constituent l'outil de travail de l'entreprise : terrains, bâtiments, aménagements, agencements, matériels, mobiliers, postes informatiques, véhicules... - Les immobilisations financières sont des actifs financiers que l entreprise a l intention de conserver durablement. Exemple : actions acquises à des fins de placement à long terme L actif circulant Les éléments de l actif circulant tournent et disparaissent dans le cycle d exploitation, du fait du fonctionnement quotidien de l entreprise. Il y en a toujours à la clôture de l exercice, puisque c est une photographie à un instant donné, mais ce ne sont pas les mêmes que l année précédente. - Les stocks concernent les matières premières, approvisionnements, marchandises, mais également les produits fabriqués par l entreprise. - Les créances peuvent concerner les clients ou d autres tiers (État, organismes sociaux ). - Les valeurs mobilières de placement (VMP) sont des actifs financiers acquis à des fins de spéculation à court terme. - Les disponibilités enregistrent les avoirs en caisse, banque, CCP. Le passif Le passif précise l origine, le financement des éléments d actif. Les comptes de passif augmentent au crédit et diminuent au débit. Leur sens normal est d être créditeur. Ils correspondent aux ressources de l entreprise Les capitaux propres Les capitaux propres sont formés du capital, des réserves et du résultat de l'entreprise Le capital correspond aux sommes mises à la disposition de la société par les associés, il. représente l'apport des propriétaires tant lors de la création qu'en cas d'apports nouveaux pendant la vie de l'entreprise. Les réserves et le report à nouveau enregistrent le cumul des résultats des exercices précédents, pour la part qui n a pas été distribuée aux associés. Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 4

5 Le résultat de l exercice montre l enrichissement ou l appauvrissement de l année. Le bilan constate le résultat de l exercice, mais il ne cherche pas à en expliquer l origine. Il faut pour cela se reporter au compte de résultat. Les provisions Les provisions sont des passifs dont l échéance ou le montant n est pas fixé de façon précise Les dettes de l'entreprise Les emprunts et dettes assimilées sont des dettes vis-à-vis d établissements de crédit. Les autres dettes concernent les fournisseurs ou les autres créanciers de l entreprise (État, organismes sociaux, salariés ). B. Le compte de résultat : principaux postes (d après le système abrégé) Voir page 11 Le compte de résultat explique la constitution du résultat de l exercice N. Il présente en parallèle les charges et les produits de l exercice et, comme le bilan, rappelle les valeurs de chaque poste (ligne) pour N 1. Les charges Les comptes de charges augmentent au débit et diminuent au crédit. Ils ont un solde débiteur. Il existe 3 catégories de charges : Les charges d exploitation (comptes 60 à 65 et 681) Ce sont les charges liées à l activité normale de l entreprise. Elles représentent en général la majeure partie des charges de l entreprise : les achats, les autres charges externes, les impôts autres que l impôt sur les bénéfices, les charges de personnel. Les charges financières (comptes 66 et 686) Elles correspondent principalement aux intérêts payés par l entreprise en rémunération de l argent emprunté. Les charges exceptionnelles (comptes 67 et 687) Le mot «exceptionnel» n est pas synonyme ici de «peu fréquent», mais qualifie une charge non liée à l activité normale de l entreprise. Les comptes de dotations aux amortissements, dépréciations et provisions (comptes 68) peuvent concerner les trois types de charges. Ils enregistrent les augmentations des amortissements, des dépréciations et des provisions. Les produits Les comptes de produits augmentent au crédit et diminuent au débit. Ils ont un solde créditeur. Les produits d exploitation (comptes 70 à 75 et 781) Ce sont les produits liés à l activité normale de l entreprise. Le chiffre d affaires (compte 70) en constitue la partie la plus importante. Les produits financiers (comptes 76 et 786) Les produits financiers reprennent les revenus procurés à l entreprise par des prêts, des placements financiers, des participations dans d autres sociétés. Les produits exceptionnels (comptes 77 et 787) Parallèlement aux charges exceptionnelles, ils ne concernent pas l activité normale de l entreprise. Exemple : L' activité normale d une société de location de voitures n est pas de vendre des véhicules, mais de les louer. Cependant, elle en vend fréquemment après quelques mois de location, pour avoir un parc en bon état de fonctionnement. De telles ventes sont des produits exceptionnels, même si elles sont fréquentes Les comptes de reprises sur amortissements, dépréciations et provisions (comptes 78) peuvent concerner les trois types de produits. Ils enregistrent les diminutions des amortissements, des dépréciations et des provisions. Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 5

6 Les différents niveaux de résultat À partir du compte de résultat, on peut déterminer trois résultats différents, qui donnent des informations complémentaires sur l activité de l entreprise. Le résultat d exploitation : Produits d exploitation Charges d exploitation Il permet de savoir si l activité normale de l entreprise génère à elle seule un bénéfice ou une perte. Le résultat financier : Produits financiers Charges financières Dans le cas d une entreprise fortement endettée, le résultat financier déficitaire peut peser lourdement sur le résultat total de l entreprise. Le résultat exceptionnel : Produits exceptionnels Charges exceptionnelles Même s il est bénéficiaire, il résulte d opérations qui sortent du cadre de l activité normale de l entreprise. Il ne se renouvellera pas forcément. C. Les annexes L objectif des l annexes est de compléter et de commenter l information donnée par le bilan et le compte de résultat. La présentation de l annexe est beaucoup moins normalisée que celle du bilan et du compte de résultat. Un certain nombre d informations doivent obligatoirement y figurer. 3. L'organisation du travail comptable Les règles générales d organisation ont été fixées par le Plan comptable général. Il en ressort que : - toute entreprise doit tenir un livre-journal, un grand livre et un livre d inventaire ; - les écritures du livre-journal sont portées sur le grand livre et ventilées selon le plan des comptes de l entreprise ; - le livre-journal et le grand livre peuvent être subdivisés en journaux auxiliaires et grands livres auxiliaires selon les besoins de l entreprise. L organisation classique d une comptabilité suit donc les étapes minimales suivantes : A. La périodicité des travaux comptables a. Au quotidien Pour produire des documents de synthèse, l entreprise doit enregistrer quotidiennement les différentes opérations, en respectant la norme comptable. La gestion des documents Une partie importante du travail du comptable consiste à classer les pièces de base, preuves de chacune des opérations enregistrées. Exemples : factures d achat et de vente, souches de chèques, bulletins de paye, notes de frais La saisie des opérations triées par date On analyse chaque opération en distinguant l emploi, inscrit au débit d un compte, et la ressource, inscrite au crédit d un autre compte. Chaque opération donne ainsi lieu à un enregistrement dans au moins deux comptes distincts. Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 6

7 On appelle cette technique la comptabilité en partie double. Pour chaque opération, on doit avoir égalité entre les sommes inscrites au débit et celles inscrites au crédit. Traditionnellement, le journal était un livre coté (pages numérotées) et paraphé (signé et enregistré) par le greffe du tribunal de commerce. Il contenait l ensemble des écritures de l entreprise, inscrites par ordre chronologique, sans blancs ni ratures. Pour permettre le travail de plusieurs personnes simultanément sur le journal, on a peu à peu utilisé le système centralisateur : les opérations sont regroupées par catégories, et saisies dans plusieurs journaux différents, appelés journaux auxiliaires. Depuis le 1er janvier 2002, le livre journal n est plus obligatoirement coté et paraphé. Parmi les journaux fréquemment utilisés, on trouve : - le journal des achats, qui enregistre les factures reçues des fournisseurs - - le journal des ventes, qui enregistre les factures envoyées aux clients - le journal de banque, qui enregistre les opérations concernant la banque - le journal des opérations diverses (OD), qui enregistre les opérations peu fréquentes ou qui n entrent pas dans les autres journaux créés par l entreprise. Voici le journal du restaurant "La Marquise" Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 7

8 Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 8

9 Les opérations triées par compte : le grand-livre Dans une comptabilité manuelle, les écritures du journal sont recopiées dans les comptes du grand-livre. Dans une comptabilité informatisée, éditer le grand-livre revient à trier les écritures non plus par date, mais par numéro de compte. L opération est instantanée et sans erreurs. Voici le grand livre du restaurant "La Marquise" Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 9

10 b. Périodiquement Les opérations périodiques concernent principalement des opérations de contrôle, de pointage. Elles se font à partir des comptes, ou à partir d une liste des comptes et de leur solde appelée balance. Elle permet de vérifier la cohérence des soldes des comptes. Par construction, le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs. Voici la balance du restaurant "La Marquise" Voir suite de la balance page suivante Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 10

11 c. Au moins une fois par exercice On fait le point sur la valeur du patrimoine de l exercice (inventaire) et on construit les documents de synthèse : bilan, résultat, annexe. Voici le bilan simplifié du restaurant "La Marquise" Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 11

12 Voici le compte résultat du restaurant "La Marquise" B. Le lien entre les deux exercices successifs La clôture de l'exercice Les comptes de gestion; sont les comptes de charges (classe 6) et les comptes de produits (classe 7). Ces comptes sont repris dans le compte de résultat car ils ne concernent qu un exercice. Après avoir édité les documents de synthèse, il faut tous les solder, pour ouvrir un nouvel exercice avec des comptes de charges et de produits à zéro. Par différence, on obtient le résultat de l exercice, que l on inscrit en : Résultat de l exercice (Bénéfice) - ou 129 Résultat de l exercice (Perte). Procédez à la clôture des comptes du Restaurant "La Marquise" pour l'année N (2014) Les comptes de charges qui ont un solde débiteur sont crédités (pour les solder) Les comptes de produits qui ont un solde créditeur sont débités (pour les solder) Jour - nal DATE REF N MONTANT LIBELLE / Nom des comptes JJ MM AA DOC COMPTE DEBIT CREDIT N Cloture de l'exercice N Vérification Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 12

13 La nouvel exercice : la réouverture Les comptes de bilan sont des comptes de situation, ces comptes des classes 1 à 5 sont repris dans le bilan de l'année suivante. À l ouverture d un nouvel exercice, leur solde n'est pas être remis à zéro. Exemple : si au 31/12/N-1 un client nous doit euros, au 01/01/N il nous doit toujours euros même si on a changé d'exercice. La «reprise des à-nouveaux» est la première écriture du nouvel exercice. Elle reprend les soldes des comptes des classes 1 à 5, comme ils apparaissent dans la balance au 31/12/N, plus le compte 120 ou 129, mouvementé lors de la clôture des comptes de charges et de produits. Procédez à la réouverture des comptes du Restaurant "La Marquise" pour l'année N+1 (2015) Jour - nal DATE REF N MONTANT LIBELLE / Nom des comptes JJ MM AA DOC COMPTE DEBIT CREDIT N+1 Reprise des à nouveau Vérification L'affectation du résultat Dans les six premiers mois du nouvel exercice, il faut comptabiliser l affectation du résultat de l exercice N, pour solder le compte 120 ou 129. Dans une société, on peut utiliser : - en cas de perte, le compte 119 Report à nouveau (solde débiteur) - en cas d'un bénéfice, le compte 110 Report à nouveau (solde créditeur) et les comptes de réserve. Au fil du temps, ces comptes feront donc apparaître le cumul des résultats passés non distribués, alors que les comptes 120 et 129 ne doivent contenir que le résultat du dernier exercice clos. Procédez à l'affectation du résultat du Restaurant "La Marquise" Jour - nal DATE REF N MONTANT LIBELLE / Nom des comptes JJ MM AA DOC COMPTE DEBIT CREDIT N+1 Affectation du résultat exercice N Vérification Réalisé par Mouton Patrice Processus 4 CH 1 : Le rôle de la comptabilité Page 13