La LOLF et la performance des services de documentation Objectifs et indicateurs de la performance

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1 La LOLF et la performance des services de documentation Objectifs et indicateurs de la performance compte rendu de la formation* Bureau Van Dijk 13 février 2006 *Le contenu de cette présentation est repris d après les diapos présentés par F. Wilhelm et E. Sutter

2 Florence WILHELM Ministère de la santé et des solidarités, direction de l administration générale, du personnel et du budget, équipe projet LOLF Eric SUTTER Bureau Van Dijk Ingénieurs Conseils, consultant-formateur en management des services de documentation ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 2

3 LOLF la Loi organique du 1er août 2001 relative aux lois de finances Nouvelle constitution financière de l Etat Instrument de pilotage de la politique budgétaire Opérationnelle depuis 1 janvier 2006 Répond aux attentes de du Parlement des Français des acteurs de l administration ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 3

4 3 objectifs fondamentaux de la LOLF Améliorer la transparence Favoriser la stratégie pluriannuelle Accroître l efficacité de la gestion publique ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 4

5 Nouvelle structure budgétaire de l Etat Mission L expression des choix politiques (l unité de vote du Parlement) 47 missions, dont 34 pour le budget générale Programme Le cadre de responsabilité et de mise en œuvre des politiques publiques 158 programmes, dont 132 pour le budget général Action La destination de la dépense Titre La nature de la dépense ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 5

6 Nouveau cadre de gestion des politiques publiques Tandem objectifs/moyens BOP budget opérationnel de programme Mise en œuvre / permet de répartir les crédits entre UO UO unité opérationnelle Gestionnaires de crédits, ordonnateurs proposent les activités à réaliser pour atteindre la performance recherchée ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 6

7 Pilotage par la performance et la responsabilisation des gestionnaires PAP Projet Annuel de Performances (attaché à chaque programme) - Décrit la stratégie, les actions, les objectifs poursuivis, les indicateurs, les résultats obtenus et attendus RAP Rapport Annuel de Performance - Rend compte des résultats obtenus et réoriente - reporting ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 7

8 Illustration : pilotage par performance 5 objectifs par programme - Relatifs à la qualité du service - Relatifs à la maîtrise des coûts 2 indicateurs de performance par objectif Leviers d action ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 8

9 Missions/objectifs des activités documentaires Activités orientés vers les citoyens - Développer la lecture publique par la mise à disposition d ouvrages Activités de soutien - Assurer un service de veille Contribuer à la plus grande efficacité des opérationnels par la mise à disposition de ressources documentaires adaptés ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 9

10 Pourquoi évaluer ou mesurer la performance? Autodiagnostic Rendre compte à la tutelle Piloter (éléments du tableau de bord) Déterminer son niveau de performance Disposer d un point de repère Stimuler les équipes autour d un projet ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 10

11 Différents concepts Activité : tâches effectuées dans le cadre d un processus (saisie, catalogage, indexation..) Quantité de docs traités (données statistiques brutes) Efficacité : degré d accomplissement d objectifs données Je questionne.. et j ai une réponse immédiate! (satisfaction du service rendu en contenu, délai..) Efficience : utilisation d un minimum de ressources pour atteindre un objectif donné 1 documentaliste traite 15 recherches doc/jour (efficacité au moindre coût, productivité, ampleur de l impact ) Performance : efficacité dans la fourniture de services et efficience dans l allocation et l emploi des ressources utilisées pour fournir ces services ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 11

12 Points de vue de la LOLF Objectif d efficacité socio-économique répondant aux attentes des citoyens (impact de ce que fait l administration) Objectif de qualité de service (point de vue de l usager, interne ou externe) Objectif d efficience de la gestion (point de vue du contribuable) Les résultats planifiés doivent être réalistement mesurables ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 12

13 Un objectif, plusieurs indicateurs possibles Exemple : Mettre à disposition sur demande des ressources documentaires adaptées Taux de pénétration de la prestation Taux de satisfaction des lecteurs Pertinence des informations fournies ou récupérées Coût moyen unitaire Etc. ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 13

14 Plusieurs méthodes de mesure Exemple : La satisfaction des lecteurs Analyse des réactions spontanées (réclamations..) Enquête directe (questionnaire..) Satisfaction indirecte (paiement facture, renouvellement abonnement ) ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 14

15 ISO : performance des bibliothèques Satisfaction des usagers Fréquentation Taux d utilisation des documents/fonds proposé Coût unitaire d un traitement (acquisition, indexation..) Coût unitaire d une prestation (recherche, prêt..) Nombre de prestations/agent/mois Taux de réussite dans les recherches ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 15

16 Construire les indicateurs Être cohérent avec l objectif (mesure de la réalisation) Pouvoir porter un jugement (apprécier l amélioration de la situation) Se prêter à des comparaisons Être exploitables et exploités Être pérennes et indépendantes des aléas d organisation Être fiables Cohérents avec les indicateurs figurant dans les PAP et RAP ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 16

17 Conseils.. Se mettre dans une démarche de progrès Ne pas utiliser uniquement les indicateurs quantitatifs Les indicateurs doivent être validés par la hiérarchie Périodicité de recueil des données Alimenter le rapport d activité Dans le cadre de «réseau» éditer les bonnes pratiques ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 17

18 Références ISO 9004 : lignes directrices pour l amélioration des performances (des organisations) FD X : indicateurs et tableau de bord ISO : indicateurs de performances des bibliothèques FD X : management de l information 10.2 : évaluation des performances du management de l information «L évaluation et les indicateurs de la performances» de E. Sutter, ADBS ISIDORA Journée thématique 20 avril 2006, Lyon 18