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6 Calcul de paie - France La paie des entreprises françaises publiques ou privées est un processus complexe soumis à d innombrables règles en perpétuelle évolution. L économie d aujourd hui est internationale, elle est faite de fusions ou de cessions de groupes et requiert une adaptation permanente des ressources humaines. Les récentes lois d orientation sur l aménagement du temps de travail (35 heures, annualisation du temps de travail, modulation), tout comme les politiques d individualisation des salaires vont continuer à faire évoluer nos systèmes de paie. Il importe également d anticiper les incidences de l Euro et du changement de millénaire sur les processus de gestion de la paie. La gestion de la paie n est plus seulement une obligation légale, elle doit aussi être un outil stratégique pour la gestion de l entreprise. En effet, la paie est la première pierre de l élaboration de la politique de rémunération dans l entreprise. Pour tenir compte de l accroissement permanent des obligations légales et des changements organisationnels, les entreprises doivent consacrer des moyens de plus en plus importants à l implémentation de leur paie, qu ils soient humains - la paie étant de plus en plus une affaire de spécialistes - ou informatiques, avec un logiciel adapté et évolutif. C est pourquoi SAP a conçu R/3 HR : un progiciel applicatif complet avec une solution répondant aux grandes problématiques de la paie et de la gestion du personnel de votre entreprise. Cette brochure présente les solutions de gestion de la paie du système R/3, produit phare de SAP. La gestion de la paie est l une des composantes du module Ressources Humaines de R/3, qui constitue lui-même l une des nombreuses solutions de gestion d entreprise proposées par SAP. Le progiciel R/3 est déjà un standard mondial en matière de gestion du personnel et SAP continue de travailler avec ses partenaires au développement et à l amélioration du système R/3. 1

7 Le produit - présentation et concepts généraux Une architecture client/serveur Le succès de R/3 est dû en grande partie à son architecture client/serveur, reconnue par les analystes du marché comme étant la réponse la mieux adaptée aux demandes informatiques les plus exigeantes. L architecture SAP repose sur trois niveaux : la base de données, l application et la présentation. Un système rapide et efficace La rapidité du système constitue un argument économique décisif lorsque vous faites tourner la paie pour un grand nombre de salariés. R/3 HR vous permet de calculer vos résultats de paie en un temps minimal en regroupant les salariés par type de paie et en traitant leurs paies parallèlement sur différents ordinateurs ou serveurs. R/3 HR peut faire tourner la paie de salariés en deux heures. Cette performance peut encore être améliorée en augmentant la capacité de vos installations informatiques. Un système adapté à l évolution légale L offre standard R/3 HR est modélisée pour répondre aux obligations légales françaises. Il est également possible de paramétrer les règles de gestion selon d autres critères, comme la convention collective ou encore le champ d application territorial (qui reflète les particularismes régionaux ou les accords locaux). En outre, SAP garantit la maintenance légale du produit en livrant des «Legal Change Patches» (LCPs), accessibles à partir de notre système de communication en ligne, l «Online Service System» (OSS). Un système intégrant l Euro et les devises multiples SAP a su anticiper le changement de millénaire et le passage à l Euro et permet ainsi aux utilisateurs R/3 de se préparer sereinement à ces prochaines échéances. Ainsi, R/3 HR intègre la problématique de l Euro (arrondis, conversions, gestion de la double devise etc.). Pendant la phase de transition, le système pourra afficher les salaires sur le formulaire de paie en Euro et en Francs français et permettra un passage progressif vers la monnaie unique. En outre, SAP livre aux entreprises un lot de programmes de conversion pour soutenir le passage à l Euro. Dès sa conception, le progiciel de paie R/3 HR est un système multi-devises. Il permet de saisir, dans la paie d une même société, des événements libellés en plusieurs devises. 2

8 Un système de dimension internationale La solution R/3 HR est utilisée aussi bien par des entreprises de taille moyenne que par de grands groupes internationaux disposant de filiales dans plusieurs pays. R/3 HR vous permet de définir plusieurs réglementaires de paie à partir d une base de données unique. Ainsi, les entreprises internationales peuvent avoir une vue globale sur leurs effectifs et masses salariales et réaliser séparément la paie de chaque entité. Chaque réglementation nationale est fournie en standard avec un jeu complet de rubriques type (de l ordre de 300) : coefficients, salaires, primes, rubriques de brut, rubriques de net, rubriques de cotisations, rubriques TDS, etc. Aujourd hui, R/3 HR existe en standard dans 31 versions nationales préparamétrées, dont la version française. Le système est traduit en 20 langues. Sur un même système, un utilisateur peut travailler dans l une ou l autre de ces langues. Il lui suffit de préciser la langue de travail souhaitée quand il se connecte. Un système multi-pays Un système multi-langues Une protection des données renforcée R/3 comprend en standard un système de gestion des autorisations qui assure une parfaite protection des données. SAP propose deux moyens de définir des profils utilisateurs : manuellement, en établissant les profils par regroupement d autorisations et en les attribuant aux utilisateurs R/3 sur une base individuelle automatiquement, grâce au générateur de profils qui associe groupes d activités et populations d utilisateurs. Les autorisations sont généralement définies en fonction d un niveau (lecture, écriture, suppression...) ou d un type d activité (activer, refuser, demander, autoriser...) et peuvent toujours être limitées à certaines transactions R/3 (menus et écrans de dialogue, programmes). Certaines informations sensibles comme les résultats de paie sont protégées par l organisation des données en clusters, accessibles en tout ou en partie, et selon certaines modalités. La traçabilité des actions se fait essentiellement au moyen de deux outils mis à disposition de l administrateur système : un journal système complet, paramétrable entre autres par période, utilisateur, code transaction et par processus SAP une trace utilisateur qui permet de suivre individuellement un utilisateur et qui peut être activée et désactivée par ce dernier. En outre, une grande variété d états standard est disponible, permettant l analyse précise des autorisations par utilisateur, profil, objet d autorisation, groupe d activités, transaction, etc. 3

9 Une solution indépendante HR est le premier élément de la gamme R/3 à bénéficier d une indépendance technique en tant que module. Les entreprises qui font le choix HR n ont pas l obligation d installer ni d utiliser les autres modules. Les composants de la version 4 permettent le «découplage» qui autorise la coexistence de plusieurs niveaux de version dans les modules. Ainsi, lors d une évolution législative, les mises à jour HR se font indépendamment des systèmes financiers et logistiques. Une solution intégrée et modulaire La base de données du personnel est unique pour l ensemble de la société ou du groupe et intègre les domaines fonctionnels suivants : Administration du personnel Recrutement Traitement de la paie Gestion des carrières et management des performances Organisation, postes et compétences Formation Simulation, budgétisation, rémunération et avantages sociaux Gestion des temps et des activités, planification de l affectation du personnel Calcul des frais de déplacement. Si la fonction de paie de SAP est à ce point performante, c est aussi grâce à la configuration du module R/3 HR. En effet, le système R/3 est caractérisé par une intégration élevée, non seulement entre les composantes fonctionnelles du module R/3 HR mais aussi entre R/3 HR et les autres modules du système SAP. Cette intégration permet d éviter toute redondance dans la saisie des informations et de réduire les coûts correspondants ; elle garantit ainsi une grande sécurité de l information et facilite la maintenance. R/3 s articule autour du concept de base de données unique : chaque information est saisie une seule fois puis répercutée automatiquement aux différents endroits de la solution où elle est utilisée ; elle est disponible en temps réel pour tous les utilisateurs. 4

10 Intégration avec la gestion des temps et des activités A l issue d une éventuelle procédure d autorisation (workflow), les événements d absence ou de présence sont disponibles pour être exploités dans la gestion des temps ou repris dans le calcul de paie. Reliés à un modèle horaire théorique, ils génèrent plusieurs catégories de données entrant dans le calcul de paie : heures complémentaires et supplémentaires, heures à déduire, etc. contingents correspondant à l horaire variable, à la modulation ou à l aménagement et à la réduction du temps de travail (ARTT), valorisés en paie sur déclenchement, etc. droits à prime ou indemnité liés à l activité de la personne (exemple : travail posté générant des primes de panier ou des heures de nuit) remplacements ou changements d horaires accordant des indemnités différentes contingents d absences permettant d effectuer un calcul au prorata des primes liées ou non à l activité (le 13 ème mois, par exemple) contingents d absences disponibles pour le calcul des droits à congés payés, s ils doivent faire l objet d abattements par prorata direct ou par plages de jours d absences. Ces données de temps sont évaluées automatiquement lorsque la paie est lancée. L intégration dans les Ressources Humaines Intégration avec les frais de déplacement La gestion des frais de déplacement est intégrée aux données de base de la personne pour l autorisation des demandes de déplacement, la saisie des justificatifs, l automatisation des forfaits et le déclenchement des remboursements correspondants. Les frais de déplacement peuvent être imputés directement sur la paie, ce qui permet, par exemple, la prise en compte des règles de réintégration d avantages en nature pour les repas. Intégration avec la formation La gestion de la formation utilise également les données de temps, de déplacement et de rémunération : par exemple, la valorisation du coût salarial pour l absence en formation, la récupération des frais de transport et d hébergement, etc., alimentant la déclaration fiscale Lorsqu un salarié doit être inscrit à une session de formation, le système effectue un contrôle de cohérence basé sur l horaire et les absences théoriques du salarié. D autre part, les données d absence en formation sont prises en compte dans la paie pour le suivi des coûts salariaux et sont enregistrées en comptabilité analytique. 5

11 La budgétisation des coûts du personnel et l analyse de la masse salariale reposent sur les données théoriques des postes, sur la rémunération de base des salariés ou plus précisément sur les résultats de paie. Les budgets validés pourront également être comparés mois par mois aux rémunérations réellement versées. Le module Recrutement recense les candidatures internes (salarié postulant à un poste vacant) et transmet à l administration du personnel les données des candidats effectivement embauchés. Les descriptions de postes faites dans la gestion de l organisation sont directement accessibles au gestionnaire de recrutement. Les informations relatives au temps de travail théorique des personnes et leurs absences prévisionnelles sont reprises dans la planification d affectation du personnel. Lorsque la planification est validée, les données simulées sont alors transférées dans le dossier réel du salarié. L intégration avec d autres modules de R/3 Intégration avec la Comptabilité Les résultats du calcul de paie sont enregistrés dans des rubriques et transférés vers la comptabilité financière et la comptabilité analytique. Parmi les rubriques transférées, certaines peuvent contenir des résultats cumulés, comme les rubriques de totalisation du brut fiscal, ou de calcul des provisions. La comptabilité analytique ventile les coûts par type (nature comptable = compte général) et les affecte aux centres de coûts ou à d autres objets d imputation (imputation supplémentaire). Intégration avec la Logistique L intégration avec la Logistique offre des solutions dans la gestion des achats, la production, la maintenance, les services externes, la gestion commerciale et gestion de projet. ALE, Internet, Intranet D autre part, la technologie de communication et d intégration ALE (Application Link Enabling) permet de transférer vos résultats de paie dans le système R/3 ou dans un système tiers. Les fonctionnalités de type Intranet ou Internet sont proposées en standard pour le module Ressources Humaines. De nombreuses fonctions applicatives du système sont désormais accessibles via ces nouveaux réseaux. Elles permettent au manager ou au salarié de consulter des informations ou de mettre à jour certaines données. L information est ni dupliquée ni répliquée mais gérée et exploitée en liaison dynamique avec la base de données. Les fonctionnalités proposées sont par exemple la mise à jour des données personnelles (adresses, situation de famille, coordonnées bancaires, etc.), la saisie des frais de déplacement, des fiches de mission, de la feuille de temps, etc. 6

12 Une implémentation souple Le paramétrage permet d adapter les solutions de gestion R/3 aux besoins des entreprises françaises. Ce paramétrage configure le système pour qu il réponde au type d organisation adopté dans votre entreprise, aussi bien pour la définition des règles de calcul de paie que pour le formatage de vos bulletins de paie (saisie des données, calcul de paie, contrôle des résultats, périodicité de paie unique ou non, maintenance des paramètres, architecture technique). Le paramétrage est assisté par un guide d implémentation en ligne (IMG). Ce guide liste dans un ordre thématique et séquentiel les différentes tâches à réaliser. Chaque étape de travail du guide est documentée et permet : d accéder directement à l écran où le paramétrage doit être effectué de gérer les statuts d avancement du paramétrage de documenter votre travail de paramétrage, voire d attacher un document Word. Le paramétrage assisté Le guide vous permet ainsi d adapter et d enrichir le modèle standard (modification des écrans, libellés, etc.) pour obtenir une solution personnalisée. De plus, une méthodologie d installation rapide de R/3, Accelerated SAP, et des outils tels que le Business Engineer ont simplifié et accéléré l installation de R/3, permettant ainsi à l utilisateur de réduire ses coûts. Le développement SAP est réalisé essentiellement à Walldorf, en Allemagne, où se situe notre maison mère. Pour assurer la prise en compte des spécificités nationales et la maintenance légale, ce sont des spécialistes HR du pays (des salariés SAP de nationalité française) qui développent le produit conformément à la réglementation en vigueur. Les prestations de service (formation et conseil) sont assurées par l équipe HR de SAP France qui centralise les demandes de développement des clients. Localisée à Paris, cette équipe regroupe également les forces commerciales. En outre, une hotline a été mise en place pour apporter une solution rapide à vos problèmes. Un groupe utilisateurs HR se réunit quatre fois par an. Il facilite ainsi la communication : entre les clients HR (échange d informations, d expériences, etc.) entre la communauté des clients HR et SAP (consultants, programmeurs, chefs de produit, etc.) R/3 est portable sur de nombreuses plates-formes matérielles et sur les plus récentes versions des bases de données. Sa capacité à supporter tous les types de postes de travail (PC, Mac, etc.) et son ouverture aux applications existantes constituent des critères déterminants en faveur de R/3. Le très haut niveau de collaboration entre SAP et ses partenaires constructeurs de matériel et éditeurs de logiciels assure l adaptation du produit à toutes les contraintes techniques, existantes et futures. L utilisateur est ainsi assuré que sa solution de gestion reste indépendante de l environnement technique et n est pas remise en cause par une évolution ultérieure. L équipe HR Le groupe utilisateurs Le support technique 7

13 Workflow et bureautique La solution R/3 HR supporte également le service du personnel dans son travail quotidien : au niveau des flux d informations (comme le Workflow) car la saisie de données peut générer un traitement ou un message dans les applications bureautiques où R/3 propose en standard des interfaces avec Excel et Word. Il est ainsi possible d envoyer à une personne un résultat de requêtes et de le transférer automatiquement dans des applications telles que Microsoft Office ou Lotus. Le traitement de la paie R/3 HR vous propose un ensemble de processus administratifs destinés à mettre en œuvre la paie. La performance des fonctionnalités de paie vous permet de préparer et traiter la paie de vos salariés en un temps minimal. L ergonomie des fonctions et la convivialité du menu de paie vous guident logiquement à travers le processus de paie. Déroulement de la paie Saisie des données Lors de l embauche d un salarié dans votre entreprise, vous entrez toutes les données personnelles liées à son affectation. Ces données sont immédiatement disponibles pour une exploitation paie. La gestion administrative est fréquemment conduite par des événements qui jalonnent la vie sociale du salarié dans l entreprise : embauche, promotion, mutation, suspension du contrat. Mesures administratives Pour répondre au mieux à cette démarche événementielle, SAP utilise des mesures administratives qui déterminent l ensemble des données à mettre à jour et les documents à produire. Ces mesures administratives simplifient la saisie des données personnelles du salarié en vous proposant la séquence d écrans appropriée et facilitent ainsi le travail de l utilisateur qui est guidé par le système (valeurs par défaut, contrôles de cohérence croisés). Saisie rapide Enregistrer les demandes de congés d été, saisir les primes exceptionnelles de décembre, etc. : pour accélérer et faciliter la prise en compte de ces activités «saisonnières» à caractère 8

14 collectif, R/3 HR propose un menu Saisie Rapide qui permet de saisir en masse des données de même nature dans un nombre minimal d écrans. Afin de cibler au mieux les informations saisies, il est possible de définir des modèles de rubriques à alimenter, avec des valeurs par défaut, et de sélectionner la population selon n importe quelle donnée de la base (atelier, catégorie, société, etc.), tout en ayant la possibilité d inclure ou d exclure certains salariés. L enregistrement des éléments variables peut également se faire par individu si la logique de saisie collective n est pas la plus adaptée. Contrôle de validité des données La saisie d incidents de présence et d absence est contrôlée en temps réel selon les droits et les soldes de la personne. Ces contrôles sur les données de temps gèrent les collisions entre absences (notion de priorité). Ils sont paramétrables et permettent donc de déterminer la nature du message adressé à l utilisateur (information, avertissement ou erreur). Lancement de la paie Chaque paie est lancée pour une «tranche de décompte» donnée. Cette notion propre à R/3 HR vous permet de regrouper les salariés associés à un même profil de paie. La tranche de décompte détermine la périodicité et la fréquence de leur paie (plusieurs paies au cours d un même mois, période de recueil des pointages décalée, etc.). Chaque salarié est associé à une tranche de décompte selon son affectation. En règle générale, la paie tourne pour tous les salariés affectés à une même tranche de décompte. Certaines activités liées au calcul de paie peuvent être effectuées en mode interactif, lorsqu il s agit par exemple de configurer ou tester vos installations système, ou de lancer le calcul de paie pour un salarié. Le traitement en arrière-plan est plus adapté aux autres cas. Simulation de la paie Il est possible de simuler une paie sur n importe quelle période de paie. Cette simulation peut inclure un salarié ou un ensemble de salariés et vous permet de vérifier les options de paramétrage que vous avez implémentées pour votre entreprise les modifications que vous avez effectuées sur les données de base ou de temps d un salarié en particulier. Les résultats (ainsi que le détail du protocole de calcul) peuvent être consultés à l écran ou imprimés. 9

15 Lorsque le calcul de paie est lancé, le système R/3 HR lit et exploite les données de base et de temps utilisées dans le calcul. L introduction de mécanismes de blocage permet d empêcher que les données de base et de temps pertinentes pour le calcul de paie soient modifiées au cours du calcul. Comme les enregistrements de données sont limités par des périodes de validité, il vous est possible de saisir pendant qu une paie tourne des données de base et de temps utilisées dans des périodes de paie à venir. Calcul rétroactif Toute modification de données ayant des incidences sur des périodes de calcul de paie antérieures déclenche automatiquement un calcul rétroactif de paie. Le système effectue un test de pertinence (paramétrable) pour s assurer qu une modification non significative ne déclenchera pas un calcul rétroactif. Le calcul rétroactif porte sur les éléments de la base de données sélectionnés : les résultats sont comparés à la valeur originale et la différence est imputée sur la paie en cours. Le mode d affichage sur le bulletin et le principe de calcul rétroactif sont paramétrés librement par l utilisateur lors du lancement du calcul de paie. Il est possible de bloquer l automatisme si la rétroactivité systématique n est pas souhaitée. Comme toutes les données sont rattachées à une période de validité (date de début et de fin de validité), elles sont automatiquement historisées, garantissant ainsi une rétroactivité complète lors de l exécution du calcul de paie. Calcul brut/net Contrôle des résultats de paie Le système calcule d abord la rémunération brute, puis déduit les primes et indemnités et les charges sociales pour obtenir la rémunération nette. Les montants calculés pour chaque salarié seront enregistrés dans les résultats de paie. Tant qu une période n est pas clôturée (par l ouverture d une nouvelle période), il est possible de corriger les calculs en cours pour un individu ou pour un groupe de salariés. Lorsque le système a détecté des anomalies dans le calcul de paie après que la paie a tourné, il sélectionne les données erronées pour un deuxième passage en paie de correction. Les résultats du calcul remplacent alors automatiquement les anciens. Si les données de base ou de temps d un salarié sont erronées ou incomplètes, le système exclut le salarié concerné du traitement de la paie et vous en informe. Lorsque vous avez complété les données et relancé la paie, le nouveau calcul sera effectué uniquement pour le salarié concerné. 10

16 R/3 HR vous propose également de nombreux programmes de contrôle des résultats de paie. L avantage est de détecter d éventuelles erreurs avant que des paiements incorrects soient effectués. Lorsque les résultats sont corrects, il ne vous reste plus qu à terminer le traitement de la paie pour la période considérée. Les données de base et de temps de la tranche de décompte sont alors à nouveau disponibles pour d autres traitements. R/3 HR vérifie automatiquement que la prochaine paie porte bien sur la période de paie suivante. Traitements post-paie Un certain nombre d activités sont nécessaires pour terminer le traitement de la paie. Elles sont toutes assistées par le système R/3 HR. Le bulletin de paie renseigne le salarié sur l ensemble des indemnités et retenues effectuées sur son salaire mensuel. Il est mis à jour par tout recalcul (complet ou partiel) de la paie. Le bulletin de paie SAP délivre un formulaire standard que vous pouvez paramétrer en affichant selon les événements des informations de nature différente (exemple: solde des congés + période de prise lorsqu une absence est détectée). Vous pouvez également imprimer sur le bulletin des messages destinés à certains salariés ou à l ensemble des salariés. Toutes les rubriques du bulletin sont traitées par la paie de R/3 HR : les différentes composantes de la rémunération mensuelle ou calcul des rémunérations horaires (1/30 ème, 26 ème, 21,66 ème,...) les procédures d augmentation individuelle ou collective (grâce à des règles paramétrables) les primes conventionnelles et contractuelles. Le calcul des primes est totalement paramétrable. Les primes peuvent être le résultat d une règle de calcul ( prime d ancienneté, primes liées aux horaires) ou d un calcul au prorata (pour les absences, par exemple), ou encore se déclencher uniquement à partir de critères paramétrés (présence minimale, mois) les heures (complémentaires, supplémentaires, majorées) le repos compensateur les absences rémunérées ou non prenant en compte la notion de droits associés les indemnités diverses constitutives du salaire brut (prime d ancienneté, treizième mois) l ensemble des cotisations permettant le calcul du net (maladie, régime général retraite et régimes complémentaires, mutuelles, ASSEDIC) les contributions (CSG, CRDS) les exonérations de cotisations liées aux contrats (qualification, adaptation, apprentissage, temps partiel ) sont gérées en standard, tout comme les plafonds de cotisations en cas de paies multiples, de changement de statut en cours de mois, d expatriation. Le progiciel gère par ailleurs la régularisation progressive des cotisations mensuellement ou annuellement. 11

17 les retenues après le net imposable comme les saisies-arrêts, les pensions alimentaires, les prêts, les acomptes, les indemnités de transport, les reprises sur paie négative, les titres-restaurant, sont gérées en standard. l historisation des modifications (utilisateur, date, ancienne et nouvelle valeur). Les virements Le transfert vers la comptabilité L archivage Pour l impression du bulletin de paie, la sélection peut porter sur l ensemble des données du dossier individuel. SAP vous décharge également de toutes les tâches manuelles liées au paiement des salaires. Ainsi, R/3 HR gère en standard le virement de la paie sur une ou plusieurs domiciliations bancaires. Tous les virements peuvent être effectués au choix sur support magnétique (disquette) ou au moyen d un formulaire de virement. Par ailleurs, il est possible de saisir plusieurs coordonnées bancaires pour un même salarié. Ces différents enregistrements permettent de ventiler la rémunération nette sur plusieurs comptes. Le cas le plus fréquemment rencontré concerne les remboursements de frais sur un compte bancaire différent du compte courant utilisé pour virer la rémunération mensuelle. R/3 HR propose également le transfert de montants vers un tiers (bénéficiaire de la pension alimentaire par exemple). Toute rubrique de paie peut faire l objet d une ventilation sur un compte précis. Si vous implémentez aussi les composantes Comptabilité financière (FI) et Comptabilité analytique (CO), R/3 HR vous permet alors d imputer les résultats de paie obtenus sur les comptes financiers et de transférer les données vers les centres de coûts correspondants. Dans le cadre de la protection des données et dans le but de préserver la confidentialité des informations liées à la rémunération du salarié, R/3 HR ne transfère que des résultats globaux vers la comptabilité financière. L utilisateur peut cependant remonter le traitement de la paie pour accéder aux résultats individuels, dès lors qu il dispose des autorisations requises. R/3 HR permet d archiver les données sur des supports externes (disques optiques numériques) et évite ainsi tout stockage de gros volumes de données susceptible de réduire les performances du système. Les procédures d archivage sont prévues pour les résultats de paie, les données de badgeage et d exploitation des temps ainsi que des informations «sortantes» (états, bulletins). Il est possible par ailleurs de scanner divers types de documents: CV, photo, etc., et de les appeler dans le dossier salarié. 12

18 Les fonctions en détail Outre les fonctionnalités internationales délivrées en standard, SAP a intégré dans son progiciel de paie R/3 HR un certain nombre de fonctionnalités françaises spécifiques. Modélisation des contrats de travail Le progiciel permet de gérer des populations de nature différente (actifs, retraités, externes, etc.), et de préciser leur prise en compte ou non dans la paie et dans les états légaux. De nombreux types de contrats de travail ont été modélisés pour accélérer le temps de mise en œuvre d un projet paie : contrat d adaptation contrat de qualification contrat retour à l emploi contrat d orientation contrat emploi consolidé contrat emploi solidarité contrat initiative emploi contrat pour l emploi d anciens bénéficiaires du RMI contrat d apprentissage. 13

19 Les règles de gestion associées à chacun de ces contrats s appliquent : - aux modèles de cotisations et réductions de charge délivrés en standard, - au paramétrage de rubriques de paie associées, tel que le calcul du salaire minimum d un apprenti selon son âge et l ancienneté de son contrat. Calcul du salaire de base Le salaire de base mensuel de votre salarié peut être calculé automatiquement à partir d une grille de coefficients et d autres paramètres issus de votre convention collective, tels que la valeur du point par exemple. Calcul des charges sociales Cette fonction vous permet : d affecter un modèle de charges à un salarié, de visualiser le détail du calcul des cotisations patronales et salariales incluses dans ce modèle de charges, et de mettre automatiquement à jour les montants des cotisations, d éditer les formulaires de déclarations destinées aux organismes ASSEDIC, URSSAF, etc. Indemnisation de l arrêt de travail L indemnisation versée par l employeur au salarié au titre du maintien de salaire en cas de maladie, maternité, accident du travail ou de trajet est calculée sur une période de référence. Il peut s agir de l année civile, de l année mobile (12 mois glissants), ou d une période débutant à la date anniversaire de l entrée du salarié dans l entreprise. Ces indemnités son traitées comme suit : q Les droits sont évalués en début ou fin d arrêt de travail, et peuvent varier selon l appartenance à une catégorie, un domaine ou sous-domaine du personnel (société, convention ou tout regroupement de salariés selon certains critères) et suivant l ancienneté. q Le découpage d une absence en tranches d indemnisation est effectué automatiquement. Le système permet également d évaluer en parallèle les indemnités journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Les valorisations de type IJSS et garantie sur le net (méthode ACOSS) sont directement liées à l arrêt de travail et tiennent compte de la carence requise. Il est possible de comparer les indemnités précomptées par l employeur (IJSS) et celles remboursées par la Sécurité Sociale, et de générer automatiquement la régularisation en cas d écart. 14

20 Gestion des droits aux congés payés Dans le progiciel de paie R/3, les droits aux congés sont générés automatiquement par période. Ils peuvent être structurés en contingents d absence et sont stockés dans diverses catégories : congés payés normaux congés d ancienneté congés de fractionnement Les droits aux congés sont traités de la manière suivante : - Lors de la saisie d une demande d absence pour congé, le système vérifie que le salarié dispose encore d un droit aux congés payés pour la période concernée. Il impute alors les congés saisis sur les contingents d absence du salarié et met le solde du congé à jour. - Les congés payés sont évalués selon la règle du dixième (ou maintien du salaire). Calcul du 13ème mois SAP livre en standard trois options de calcul du 13ème mois : calcul en décembre calcul en juin calcul échelonné sur décembre et juin Gestion de la saisie-arrêt Le progiciel de paie R/3 HR gère également la saisie-arrêt. Il permet : d affecter aux créances l ordre de priorité défini légalement, selon leur nature (alimentaires et non alimentaires), et de les imputer ensuite sur le net du salarié par ordre prioritaire et chronologique de calculer le montant des remboursements à effectuer sur les créances de fournir un historique de tous les paiements effectués pour une créance donnée. En ce qui concerne le remboursement des créances non alimentaires, la fonction de paie met automatiquement un terme aux prélèvements mensuels sur salaire lorsque la créance est remboursée intégralement. 15

21 Participation des salariés aux bénéfices de l entreprise R/3 HR répartit et gère la participation des salariés et les intérêts qu elle génère. Les fonctionnalités proposées en standard sont : la répartition de la réserve de participation entre les salariés le déblocage partiel ou total de la participation d un salarié le déblocage annuel des intérêts pour les salariés ayant choisi cette option l édition de fiches individuelles informant le salarié sur l état de la participation en cours ou soldée l édition de listes de toutes les participations en cours ou soldées. Calcul des provisions Le progiciel R/3 HR calcule en standard les provisions annuelles pour : les indemnités de départ en retraite les primes accordées lors de l attribution de médailles du Travail les congés payés. Paiement des primes de transport Le paiement des primes de transport est automatisé et livré en standard par SAP (par exemple, prise en charge des abonnements du type Carte Orange, primes journalières, etc.). 16

22 Solde de tout compte La paie R/3 HR peut calculer en temps réel les soldes de tout compte selon le type de départ du salarié. Tous les motifs sont traités : fin de C.D.D., fin de période d essai, démission, licenciement, retraite, inaptitude, etc. L analyse du motif et de la nature du contrat du salarié déclenche automatiquement le calcul des indemnités dues au salarié (compensatrices de congés payés, de préavis, de fin de contrat, de licenciement, de retraite, forfaitaires de rupture). Tout travail administratif lié au solde de tout compte peut être déclenché, comme la production des attestations requises (par exemple lettres, attestation ASSEDIC, certificat de travail, reçu, etc.) Le paramétrage de cet événement permet de gérer automatiquement de nombreuses actions connexes : solde des notes de frais, demande d annulation du badge d accès, récupération de la carte parking, demande d état des lieux ( véhicule, PC) etc. Editions Un ensemble d états post-paie est délivré en standard par R/3 HR. Ces éditions traitent du contrôle de production de paie ou répondent à des besoins de suivi administratif, correspondant notamment à une obligation légale : journal de paie livre de paie cumulé sur 12 mois état de paiement des charges bordereau récapitulatif des cotisations URSSAF (BRC) état des règlements journal de comptabilisation liste de rubriques déclarations trimestrielles etc. Au-delà des états standard directement liés au traitement de paie, le reporting modélisé par SAP couvre également d autres éditions : la fiche individuelle l analyse de l absentéisme le Bilan Social Le progiciel propose une édition automatisée du Bilan Social, en fonction d un niveau (établissement ou entreprise) et du secteur d activité. Les données chiffrées du Bilan Social sont réparties par sexe. La répartition peut également être organisée autour d une structure de qualification ou de position (classement par catégories socioprofessionnelles, par métier, etc.). Etats post-paie Autres éditions 17

23 Les indicateurs utilisés sont configurables pour répondre aux besoins de chaque utilisateur. Des exemples sont livrés en standard par SAP. Déclarations Supports magnétiques La réglementation française impose aux entreprises la production de déclarations établies sur support papier (formulaires correspondants) ou magnétique (bande, disquette, cassette). SAP édite ainsi des états préparatoires à un certain nombre de déclarations : la déclaration des handicapés (D1, D2) le registre unique du personnel la déclaration des mouvements de main d œuvre la déclaration d accident du travail la déclaration de salaire après accident du travail la déclaration de salaire après arrêt maladie la déclaration formation Cette déclaration répond à l obligation faite aux entreprises de consacrer un certain pourcentage de leur masse salariale à la formation de leurs salariés. Le programme d édition permet de calculer les coûts de formation, puis de les ventiler selon leur nature (coûts externes, internes, etc.) dans les rubriques correspondantes de l état préparatoire qui permet de remplir la déclaration. L intégration de R/3 HR permet d extraire les coûts partout où ils se trouvent (résultats de paie, frais de déplacement, coûts saisis au niveau des sessions de formation). l attestation ASSEDIC La production de déclarations sur support magnétique est également assistée par le système R/3. Elle permet une transmission rapide et sûre des données aux organismes concernés. SAP livre en standard : 18

24 la déclaration annuelle des données sociales (DADS), souscrite par les employeurs ayant versé des traitements et salaires, et adressée aux organismes de Sécurité Sociale. Elle peut être produite par transfert de fichiers (TDS- Normes) la déclaration annuelle des données sociales des caisses de retraite complémentaire (DADS-CRC), norme spécifique aux institutions de retraite et également transmise par TDS les déclarations mensuelles (BRC) et trimestrielles pour l établissement des charges, avec la possibilité de prendre en compte la procédure VLU (versement en un lieu unique) pour les entreprises concernées par la déclaration groupée les élections prud homales. Les projets particuliers Secteur public Le progiciel de paie R/3 HR propose également une solution spécifique au Secteur Public et recouvre les fonctionnalités suivantes : La gestion administrative de la carrière des agents de la fonction publique : la gestion du classement (corps, grade, échelon, échelle-lettre, indices) la gestion des stages (prolongation, date de titularisation) la gestion des positions statutaires et administratives la gestion des modalités d activité (temps partiel, mi-temps thérapeutique, cessation progressive d activité, ). 19

25 La gestion de la rémunération des fonctionnaires : le traitement de base, indiciaire, est assisté par le progiciel tout comme les autres éléments du brut tels que : la nouvelle bonification indiciaire (NBI) l indemnité de résidence le supplément familial de traitement les indemnités différentielles ou compensatrices. Les charges sociales sont également traitées et elles différencient les régimes de cotisation (constitution des bases, taux) : des fonctionnaires titulaires, soumis à la contribution exceptionnelle de solidarité, la Pension Civile ou la CNRACL des agents non titulaires de la fonction publique, soumis aux cotisations de l URSSAF et de l IRCANTEC. Interface ADP Dans le cadre d un accord de partenariat avec ADP premier fournisseur de solutions pour l externalisation de la paie SAP offre à ses clients R/3 HR la possibilité d opter pour la sous-traitance de la production et de la maintenance du réglementaire de paie. En ce sens, ADP et SAP ont développé conjointement une interface qui permet d intégrer à R/3 HR des fonctionnalités complémentaires et nécessaires au bon fonctionnement des services ADP (Zadig). Permettant des flux allers-retours, cette interface utilise R/3 HR comme station de travail et unique point d entrée, transmettant à ZADIG tous les éléments nécessaires au traitement de la paie et couvrant ainsi l ensemble des besoins clients. 20