Contenu. N Pages. Formavision: Une approche pratique de la formation 2. Objectifs de la séance 3. Les caractéristiques d'une équipe performante 3-5

Transcription

1 L'EQUIPE: MYTHE OU REALITE GUIDE DE L'ANIMATEUR LA BOITE A OUTILS D U M A N A G E R Contenu Formavision: Une approche pratique de la formation 2 Objectifs de la séance 3 Les caractéristiques d'une équipe performante 3-5 Descriptif du vidéofilm 6 Programme de la séance 6-7 Activités de suivi - Guide 8 Questionnaire Feuille de travail Score et résultats Feuille de travail Autres vidéofilms de la série 12 La vidéothèque d'entreprise 13 N Pages

2 FORMAVISION Une approche vraiment efficace de la formation FORMAVISION SARL constituée en 1977, est une société française, pionnière dans la vidéocommunication. Elle a été créée par des professionnels de la formation continue pour distribuer des outils multimédia de formation, qui dès l origine ont su allier le professionnalisme et l impact pédagogique maximal à partir d une idée simple : «un vidéofilm de formation n a nullement besoin d être ennuyeux pour être efficace «. Aujourd hui, Formavision dispose d un vidéo-catalogue de 75 films de formation en français, et d un catalogue de 180 films de formation en anglais. Ces films sont distribués dans 32 pays et utilisés par sociétés. Chacun de ces films utilise des techniques variées pour transmettre un large éventail de messages de formation à des auditeurs différents. Formavision est membre fondateur de European Training Media Association. Avec le marché unique ETMA offre à ses clients la possibilité d intégrer et de standardiser la formation interne à l ensemble des sites d entreprise implanté en Europe, tout en respectant les langues et cultures locales. Quant à la démarche commerciale de Formavision, elle tient au respect de ces 3 points: 1. distribuer les meilleures vidéo-cassettes disponibles dans le domaine de la formation. 2. fournir des vidéo-cassettes d excellente qualité, toujours accompagnées de documents qui faciliteront leur exploitation. 3. faciliter l utilisation et le choix des formateurs et animateurs par des présentations et des journées régulièrement organisées dans toute la France et les pays voisins. 2

3 Objectifs de la séance Le vidéofilm et ce guide sont conçu pour une équipe déjà constituée qui souhaite développer son action ou pour un chef d équipe qui souhaite améliorer l efficacité de son équipe. A la fin de la séance, les participants sauront: Décrire et lister les cinq caractéristiques des équipes performantes Analyser et évaluer le fonctionnement de leur propre équipe Identifier et planifier des activités de suivi pour améliorer le fonctionnement de leur équipe Les caractéristiques d une équipe performante De plus en plus d organisations dans le monde se tournent vers la constitution d' équipes comme un élément clé dans la structure de l organisation. Des équipes de tous genres se multiplient et avec elles l intérêt que l'on porte à comment bâtir une équipe et comment la faire fonctionner efficacement. Nous avons identifié cinq caractéristiques clés communes à des équipes performantes. L absence d une ou plusieurs de ces caractéristiques nous permet d identifier ce qu une équipe doit corriger pour améliorer sa performance. Les cinq caractéristiques d une équipe performante sont: 1. Etablir le rôle et les objectifs de l équipe Toute équipe performante doit avoir un rôle précis dans l organisation. Ce rôle doit être important et motivant pour les membres de l équipe. En l absence de rôles très précis, les membres de l équipe peuvent être démotivés et se demander à quoi bon? Au-delà d un rôle bien défini, il faut également des objectifs très précis. Il est important que les objectifs comportent des éléments de performance mesurables pour permettre à l équipe d évaluer sa performance régulièrement. La tendance actuelle en ce qui concerne l évaluation ou la mesure de la performance d une équipe est de se concentrer sur ses relations avec les clients internes ou externes (eg: en quelle mesure, l équipe satisfait-elle les besoins de ces clients) au lieu de se concentrer sur les tâches spécifiques dont elle a la charge. 3

4 2. S aider mutuellement Dans une équipe performante, il existe un sentiment très profond de solidarité parmi les membres de l équipe, on est prêt à s aider mutuellement quand il le faut. Parfois cela veut dire assûmer des tâches supplémentaires, acquérir une plus grande polyvalence pour améliorer la flexibilité de l équipe ou simplement prêter main-forte quand il y a un surcroît de travail. Dans une équipe performante, les objectifs de l équipe priment sur les objectifs personnels. Malheureusement, certains membres peuvent voir leur contribution à l équipe de façon trop rigide et se montrer peu flexible lorsqu il s agit de modifier leur façon de faire. Ils mettent la priorité sur leurs propres besoins et désirs, au lieu d accorder la priorité à l équipe. 3. Tirer leçon de ses erreurs La façon dont l équipe procède à son auto-évaluation et traite les problèmes éventuels est très révélateur de sa force ou de sa faiblesse. Une équipe mal bâtie prend peu de temps à évaluer sa performance. Lorsqu il y a un problème, les membres de l équipe ouvrent leur parapluie et consacrent leur temps et leur énergie à trouver des causes externes: manque de moyens, erreurs de la direction, matériel défectueux, etc... Dans une équipe bien bâtie, les erreurs repérées sont traitées comme des opportunités et non pas des menaces. Un problème peut être la clé pour ouvrir la voie à une performance améliorée. Le temps et l énergie sont consacrés à la recherche d une solution. L équipe assume la responsabilité de ses erreurs. 4. Partager le leadership et la responsabilité Dans une structure hiérarchique traditionnelle, le patron, le manager, le chef de service ou d équipe assume certaines fonctions: définition du travail à faire, délégation, évaluation des performances, formation ou accompagnement, résolution de problèmes, etc... Dans une équipe qui fonctionne mal, les membres de l équipe suivront ce schéma traditionnel et laisseront au chef d équipe la responsabilité d assurer toutes ces fonctions. Dans une équipe performante, ces fonctions seront partagées par tous les membres de l équipe, y compris le chef d équipe. Ainsi, si l un des membres de l équipe a besoin d être accompagné, il sera pris en charge par un autre membre de l équipe prêt à prendre l initiative. Si l un des membres n assure pas ses fonctions, d autres membres de l équipe agiront pour résoudre le problème au lieu d attendre passivement l intervention du chef d équipe. Quand il y a un problème, on partage la responsabilité pour le résoudre. 4

5 5. Encourager une communication ouverte entre membres de l équipe Dans une équipe performante, il existe un climat de confiance où l on encourage une communication ouverte et honnête. Les membres de l équipe ne se critiquent pas mais pratiquent un échange direct et fréquent d opinions positives ou négatives. Ils expriment leurs idées et leurs commentaires sur l équipe en termes de comportement professionnel et non personnel. Ils s écoutent attentivement et demande des précisions si nécessaire. 5

6 Descriptif du vidéofilm Ce vidéofilm de 12 minutes présente les concepts pour bâtir une équipe et décrit les cinq caractéristiques d une équipe performante. Des scènes dramatisées illustrent l importance de chaque caractéristique. Programme de la séance - 2 heures 1. Introduction - 10 minutes Présenter les objectifs de la séance (voir page 2). Demander aux participants de remplir le questionnaire (page 8). Expliquer aux participants que les résultats seront notés et commentés plus tard dans la séance 2. Remue-méninges - 10 minutes Demander aux participants de faire la liste des caractéristiques d une équipe performante. Noter leurs idées et suggestions sur un paperboard. 3. Regarder le vidéofilm et discuter - 40 minutes Présenter le vidéofilm en expliquant qu il décrit cinq caractéristiques communes à des équipes performantes. Les participants peuvent comparer ces cinq caractéristiques avec la liste qu ils ont établie eux-mêmes. Après le visionnage, encourager la discussion générale en vous servant des questions suivantes: Etes-vous d accord ou pas d accord avec l analyse des cinq caractéristiques du vidéofilm? Laquelle des cinq caractéristiques est pour vous la plus importante, la moins importante? Pourquoi? Comment notre équipe se mesure-t-elle par rapport à ces cinq caractéristiques? Dans lesquelles sommes-nous le plus fort, le plus faible? Donner des exemples et des illustrations. 6

7 4. Auto-évaluation de l équipe - 30 minutes Pour évaluer plus précisément le niveau de fonctionnement de son équipe, demander aux participants de noter les résultats du questionnaire à l aide des instructions fournies (pages 9-10). A l aide d un paperboard, collecter et présenter les résultats des participants sur des caractéristiques individuelles ainsi que sur le résultat total. Encourager la discussion avec les questions suivantes: Que nous indiquent les résultats collectifs sur notre fonctionnement en tant qu équipe? Y-a-t-il des différences importantes entre les résultats individuels? Pourquoi? Avons-nous besoin d améliorer le fonctionnement de notre équipe? (Se référer au score total) Laquelle des cinq caractéristiques nous fait le plus défaut? (Se référer au score en sous-total) 5. Activités de suivi - 30 minutes D après cette discussion, demander aux participants de planifier des activités de suivi pour renforcer l équipe. Vous pouvez vous référer au guide (page 7). Viser de préférence des activités là où l'équipe à des points faibles. 7

8 Activités de suivi - Guide Caractéristiques de l'équipe ayant besoin de renforcement Idées pour des activités de suivi 1. Etablir le rôle et les Développer une déclaration de objectifs de l équipe rôle avec des objectifs plus précis Développer des indicateurs performant mesurables Chercher un feedback de la part de ses clients (internes ou externes) 2. S aider mutuellement Organiser la rotation des tâches au sein de l équipe Former ou accompagner chaque membre dans le travail des autres membres S engager sur un niveau de soutien minimum 3. Tirer leçon des ses erreurs Evaluer les performances régulièrement Identifier le problème et appliquer la solution A chaque réunion, nommer un responsable qui devra s'assurer que l'équipe travaille à la résolution des problèmes et non à trouver des causes externes 4. Partager le leadership Prendre la direction des réunions d équipe à tour de rôle Déléguer aux autres membres de l équipe certaines fonctions du chef d équipe 5. Encourager une Réserver le temps pour l échange communication ouverte de commentaires entre membres de l équipe Inviter des clients (internes ou externes) a donner leurs commentaires 8

9 Instructions: Vous trouverez ci-dessous des phrases applicables ou non à votre équipe. Pour chaque phrase entourer le chiffre correspondant à votre réponse (d accord/pas d accord). Pas du tout d'accord Pas d'accord D'accord 1. Nous évaluons régulièrement notre progrès pour identifier d éventuelles lacunes et comment nous pouvons nous améliorer Les membres de l équipe sont prêts à prêter main-forte quand il le faut Tout à fait d'accord FEUILLE DE TRAVAIL - 1 QUESTIONNAIRE 3. Notre équipe a un rôle précis et important au sein de l organisation Nous sommes assez ouverts l un vers l autre - nous ne parlons pas d un tel derrière son dos S il y a un problème dans l équipe, nous laissons au chef d équipe le soin d intervenir Nous avons des moyens spécifiques et mesurables pour évaluer la performance de l équipe Si quelqu un n assume pas son travail, c est au chef d équipe d intervenir Nous accueillons les erreurs comme des opportunités pour apprendre comment les éviter à l avenir Nous avons tendance à nous limiter à nos rôles individuels dans l équipe Les membres de l équipe ne se sentent pas à l aise pour se féliciter ou s encourager Comme équipe, nous demandons régulièrement les avis de nos clients internes ou externes quant à notre performance Les membres de l équipe n aiment pas qu on leur demande de faire un travail au-delà de leurs tâches habituelles Nous croyons que le chef d équipe est la seule personne capable de mener l équipe Si quelqu un a fait une erreur, il se sent à l aise pour en discuter avec les autres membres de l équipe Les membres de l équipe donnent régulièrement leurs commentaires positifs et négatifs au chef d équipe

10 Instructions: 1. Inscriver le chiffre entouré sur votre questionnaire dans les cases ci-dessous correspondant au numéro de chaque question. Ensuite, additionner le nombre de points pour chaque colonne pour obtenir un sous-total pour chaque caractéristique FEUILLE DE TRAVAIL - 2 SCORE ET RESULTATS Soustotal Etablir le S aider Tirer leçon de Partager le Encourager rôle et les mutuellement ses erreurs leadership une communiobjectifs cation ouverte 2. Insérer le sous-total pour chaque caractéristique sur le graphique ci-dessous Etablir le S aider Tirer leçon de Partager le Encourager rôle et les mutuellement ses erreurs leadership une communiobjectifs cation ouverte Vous aurez ainsi une vue d ensemble sur ce que vous croyez être les forces et les faiblesses relatives de votre équipe en ce qui concerne ces cinq caractéristiques clés. Plus le score est fort, plus vous croyez au bon fonctionnement de votre équipe dans ce domaine. 10

11 3. Enfin, additionner les cinq sous-totaux pour obtenir un résultat global. Placer un X sur la ligne pour indiquer votre score total Votre équipe Votre équipe Votre équipe a besoin d'une a besoin de est performante revision totale renforcer quelques caractéristiques FEUILLE DE TRAVAIL - 2 suite SCORE ET RESULTATS 11

12 Autres vidéofilms Dans la série "Boîte à Outils du Manager", il existe 6 vidéofilms que vous pouvez utiliser individuellement ou ensemble. Objectif de formation Mise en place d une nouvelle politique ou organisation (Qualité, Service) qui nécessitent l adhésion du personnel Former des facilitateurs, des animateurs occasionnels pour des équipes, cercles de qualités, etc... Former des vendeurs, du personnel d accueil, des formateurs. Formation aux techniques de communication pour superviseurs, managers Vidéofilm à utiliser 1. L équipe: mythe ou réalité 2. L empowerment ou la délégation de pouvoir 3. Résoudre les conflits 1. L équipe: mythe ou réalité 2. Réunions: les règles d or 3. Face à l audience 4. Résoudre les conflits 1. Face à l audience 2. Quand le Manager devient coach L équipe: mythe ou réalité 2. Réunions: les règles d or 3. Face à l audience 4. Quand le Manager devient coach Résoudre les conflits 6. L empowerment ou la délégation de pouvoir Formavision Rue des Rosiers Le Mont Valérien, Rueil Malmaison Tel: Fax:

13 VOTRE VIDÉOTHÈQUE D'ENTREPRISE une ressource permanente à portée de vos mains Une vidéothèque installée au sein de votre entreprise est un concept pratique, économique et complet pour tous vos besoins de formation permanente et continu, stages, séminaires ou réunions. Votre vidéothèque est bâtie autour de cinq thèmes clés fournissant ainsi un tronc commun à toutes vos actions de formation. Les manuels accompagnant chaque film permettent une flexibilité d utilisation : en stage, en réunion d équipe et en accès individuelle avant ou après les stages. Les cinq thèmes clés de la vidéothèque d'entreprise avec suggestion de titres S'organiser et organiser les autres Mieux vendre... Bonne Question! Ce n'est pas qu'une question d'intuition Les centres de profit Le piège du temps Bâtir une équipe Le "Coaching" Encadrer pour servir Comment décrocher un marché et comment le conserver (8 K7) Vendre les services Comment faire face aux objections de prix La négociation dans la vente L'avantage caché Mieux Communiquer La guerre des couleurs La pensée de groupe INTERcommuniquer (2 K7) L'effet pygmalion L'histoire de SID A la découverte du futur : les paradigmes La qualité Assurer un service excellent Qui a sauvé l'entreprise? TQM La courtoisie au téléphone... Halte au ping-pong téléphonique Vous vous souvenez de moi! Les clients mécontents Service et fatigue Les cinq phrases interdites Pour toutes informations concernant le concept de la "Vidéothèque d'entreprise", contacter FORMAVISION au : Fax: