OBJET : Contribution de la formation continue à la modernisation de l administration

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1 Lognes, le 06 avril 1999 DIRECTION GENERALE DE L ADMINISTRATION DIRECTION DES PERSONNELS, DE LA FORMATION ET DE L ACTION SOCIALE SOUS-DIRECTION DU RECRUTEMENT ET DE LA FORMATION MISSION RECHERCHE ET DEVELOPPEMENT REF. : DGA/DPFAS/SDRF/MIR/MTMD/N AFFAIRE SUIVIE PAR : Mme Marie-Thérèse MICHEL-DANSAC Tél. : Fax : RESCOM : 77SDRFSD LE MINISTRE DE L INTERIEUR A MESDAMES ET MESSIEURS LES PREFETS MADAME ET MESSIEURS LES DIRECTEURS GENERAUX, DIRECTEURS ET CHEFS DE SERVICE OBJET : Contribution de la formation continue à la modernisation de l administration RESUME : La formation est un des moyens d accélérer la modernisation de l administration ; le développement du professionnalisme de tous les agents doit rapidement se concrétiser par l évolution des méthodes de travail et le renforcement des connaissances et savoir-faire techniques dans des domaines d action prioritaires. Pour y parvenir, un effort de formation continue impliquant des formations obligatoires est nécessaire. Ces objectifs ambitieux requièrent une forte mobilisation de tous et notamment des principaux acteurs de la formation, -délégués interdépartementaux à la formation, animateurs de formation, formateurs internes-, qui doivent être activement soutenus, dans leur action, par l ensemble de l encadrement du ministère La formation continue des agents gérés par la direction générale de l administration s inscrit dans le cadre des efforts engagés pour améliorer l efficacité de l action de l Etat. Les agents ont ainsi deux défis majeurs à relever : celui de l actualisation permanente de leurs compétences et celui du renouvellement nécessaire de leurs méthodes de travail. Ainsi la formation aura-t-elle pour objectifs, en 1999 : - d instaurer une pratique régulière de la formation continue, y compris pour les hauts fonctionnaires du ministère ; - de créer une «culture managériale» commune, en développant, notamment, la fonction d encadrement dans les préfectures ; - de renforcer les connaissances et savoir-faire techniques dans les domaines d action prioritaires pour l ensemble des agents. La présente circulaire a pour objet de préciser les nouvelles dispositions adoptées pour la formation des agents du ministère -corps préfectoral, administrateurs civils, agents des préfectures et d administration centrale- et d énumérer les domaines prioritaires dans lesquels les formations devront être organisées au niveau déconcentré.

2 2 I - LA GENERALISATION DE LA FORMATION CONTINUE POUR LE CORPS PREFECTORAL Dès le 1 er janvier 1999, chaque haut fonctionnaire du ministère, membre du corps préfectoral et administrateur civil, devra s inscrire annuellement à deux formations au moins, choisies dans un programme de stages obligatoires et optionnels conçu en cohérence avec les priorités d action gouvernementales et celles du ministère. A compter de cette année, des cursus obligatoires sont mis en place pour les membres du corps préfectoral : a) Préfets : Les six formations suivantes sont désormais obligatoires : - prise de poste - gestion de crise - communication de crise - management des services déconcentrés intégrant la conception et la mise en oeuvre du «projet territorial» - management informatique et système d information territorial - politique générale de communication b) Sous-préfets : Les huit formations suivantes sont désormais obligatoires : - ordre public - sécurité civile - politique générale de communication - communication orale - management (stratégie et techniques ; contrôle de gestion) - management des services déconcentrés; «projet territorial», création, animation, pilotage des pôles de compétences... - management informatique et système d information territorial - questions européennes (évolution juridique, incidences sur le fonctionnement des services, march és publics, fonds structurels...) c) Sous-préfets de classe 1 et de classe 3 Un parcours de formation renforcé est proposé aux sous-préfets de classe 1 qui pourront participer aux stages réservés aux préfets, ainsi qu aux sous-préfets de classe 3, qui en fonction des besoins analysés au cours de l entretien d évaluation, devront participer à des formations développant leur maîtrise technique de certains domaines : développement local, politique de l emploi, connaissance des entreprises, marchés publics, gestion du patrimoine, gestion financière et contrôle de gestion, gestion des ressources humaines. d) SGAR Le cursus de formation pour les SGAR devrait comporter, en priorité, la formation relative aux questions européennes et au projet territorial ; par ailleurs sera prochainement proposée une session d accueil pour les nouveaux SGAR, particulièrement destinée à ceux qui viennent d autres administrations, afin de faciliter leur intégration culturelle.

3 3 II - LE RENFORCEMENT DE LA FONCTION D ENCADREMENT DES DIRECTEURS ET CHEFS DE BUREAU DE PREFECTURE Il convient de renforcer la fonction d encadrement exercée par les directeurs et chefs de bureau des préfectures. Depuis plusieurs années, des stages d adaptation à l emploi sont obligatoires pour tout nouveau directeur, tout nouveau chef de bureau, ainsi que pour ceux qui changent de poste ; ils visent à une prise de conscience de la dimension managériale de leurs métiers, - et particulièrement leur rôle dans la gestion des ressources humaines - mais aussi à l acquisition des bases techniques de leur emploi spécifique. L obligation de participer à ces formations d adaptation est réaffirmée, et il vous appartient de veiller à ce qu elle soit respectée, aussi bien par les agents concernés que par leur hiérarchie. Enfin de nombreux stages mis en place à l intention des sous-préfets sont désormais ouverts aux directeurs de préfecture. Le programme national de formation pour 1999 traduit cette évolution. III - LE DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES DES AGENTS DU CADRE NATIONAL DES PREFECTURES ET DE CENTRALE Les personnels des préfectures, comme ceux de centrale, ont fourni, au cours des dernières années, un très important effort de formation, notamment en suivant les formations d adaptation à un nouvel emploi ou à un nouveau grade dont le caractère obligatoire est réaffirmé. Ce mouvement s accompagne cependant de disparités qu il faut corriger, certains agents suivant plusieurs stages par an, tandis que d autres n en suivent aucun ; par ailleurs, une partie non négligeable des formations suivies ne correspond pas aux priorités affichées par le ministère. Afin de faire évoluer la situation actuelle, les dispositions suivantes devront être prises : III-1 - Tout agent de centrale, de préfecture, sous-préfecture, SGAP ou SGAR, qui n a suivi aucun stage depuis deux ans, devra participer, en 1999, à une action de formation professionnelle, correspondant à son domaine d activités ; il appartiendra à l animateur, en collaboration avec l encadrement du service, d apporter à ces agents les conseils dont ils auront besoin pour s inscrire à nouveau dans une démarche de professionnalisation. III-2 - Les formations de perfectionnement organisées au plan local et interdépartemental devront se développer prioritairement dans les domaines suivants 1 - Contrôle de légalité - marchés publics - contrôle budgétaire - régime juridique des interventions économiques des collectivités territoriales - fonction publique territoriale 2 - Application des réglementations - nationalité - étrangers et asile territorial

4 3 - Sécurité, prévention, gestion de crise Accueil du public 5 - Méthodes et outils de travail - documentation - NTIC et schéma directeur informatique - S.I.T., applications nationales, administration de réseau - gestion des moyens financiers (37-10), - gestion des fonds publics (Infocentre), gestion des fonds structurels - gestion des ressources humaines - gestion immobilière IV - LA MISE EN OEUVRE DES PROJETS DE FORMATION La mise en œuvre de ces dispositions repose sur un réseau de professionnels de la formation, mais aussi sur l implication de tous les cadres dans ce processus de professionnalisation ; le rôle de chacun doit être précisé, pour que chaque élément contribue efficacement à la réalisation des objectifs fixés. IV-1 - Un nouveau pas dans la déconcentration des formations Le centre national de formation de Lognes, qui organise d ores et déjà la quasi totalité des formations des administrateurs civils et du corps préfectoral, les formations d adaptation et une part importante des formations de perfectionnement des cadres des préfectures, assurera naturellement la mise en place des cursus obligatoires pour les hauts fonctionnaires. Parallèlement, le mouvement de déconcentration progressive des formations, engagé depuis plusieurs années, se poursuivra : à partir de 1999, le centre national de formation assurera la maîtrise d ouvrage des formations techniques destinées à améliorer l efficacité du contrôle de légalité et de la procédure de demande d asile territorial, tandis que la maîtrise d oeuvre de ces formations sera confiée aux délégués interdépartementaux à la formation, en plus des formations déjà déconcentrées. Cette déconcentration, qui permet une meilleure adaptation de la formation aux réalités professionnelles, repose sur une mutualisation des moyens de la sous-direction du recrutement et de la formation et des préfectures, chaque partenaire apportant sa contribution au financement de ces formations. Ainsi, dès 1999, le financement des formations déconcentrées au niveau interdépartemental sera réparti ainsi qu il suit :?? la pédagogie, la location éventuelle de salles de formation et les repas de midi seront assurés par les DIF, sur crédits délégués par la sous-direction du recrutement et de la formation ;?? le transport et l hébergement des stagiaires seront pris en charge par les préfectures ;?? seuls deux types de formation échappent à cette règle : l adaptation au grade et aux fonctions, et les nouvelles applications nationales. Ces orientations nouvelles devront bien entendu tenir compte des contraintes budgétaires propres à chaque préfecture et s intégrer dans l objectif des 2% du chapître 37-10, consacrés à la formation.

5 5 IV-2 - Le délégué interdépartemental à la formation et l animateur de formation Le rôle des animateurs de formation et des délégués interdépartementaux à la formation est double : ils sont, à la fois, gestionnaires de stages et concepteurs des formations susceptibles de satisfaire les besoins de compétences des agents et des services. Le DIF, dont je vous ai récemment adressé copie de la lettre de mission, met en œuvre les formations au niveau interdépartemental et souvent interministériel : il vous appartient de le solliciter. Pour ma part, je lui ai demandé de vous rendre compte de son action et de vous présenter régulièrement ses projets de formation, pour recueillir votre accord. L animateur de formation a pour mission de concevoir et mettre en oeuvre la plan local de formation. Il doit, pouvoir s appuyer sur la synthèse des entretiens annuels de formation que chaque agent doit avoir avec son supérieur hiérarchique direct sur ses projets professionnels et ses besoins de compétences : la pratique de ces entretiens devra être relancée. Vous veillerez également à ce qu il bénéficie d un positionnement qui, dans la structure, lui garantisse sa légitimité à dialoguer avec tous. IV-3- Les formateurs internes Nombre de formations techniques -se rapportant notamment aux réglementations élaborées par le ministère- relèvent de la compétence de formateurs internes et de personnes-ressources, sur lesquelles il est indispensable de s appuyer pour démultiplier rapidement et massivement connaissances ou savoir-faire. Ce ne sera possible qu en mutualisant les ressources humaines dont disposent les structures déconcentrées : chaque préfecture ne pouvant disposer d un formateur dans chaque domaine, doit accepter d échanger les compétences techniques et pédagogiques, pour accélérer le processus de professionnalisation, dans un souci d économie de moyens. Les prestations des formateurs internes au bénéfice de tout le ministère et l investissement que constitue leur formation impliquent que toute disponibilité leur soit laissée pour assurer leurs missions. * * * * Ces orientations de la politique de formation ont trouvé leur traduction concrète dans le programme national de formation Elles devront également marquer les plans locaux de formation, qui ne peuvent se limiter à apporter des réponses aux demandes individuelles de formation : je compte sur la formation pour développer les compétences qu il nous faut mobiliser pour remplir toujours plus efficacement notre mission de service public. Je veillerai à ce que l intérêt du service se conjugue avec l intérêt que chacun porte à l évolution de sa carrière. Je vous demanderai de me communiquer, à la fin de l année, le bilan de la mise en œuvre de ces dispositions, selon des modalités qui vous seront prochainement précisées. Pour le Ministre et par délégation, Le Directeur général de l administration

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