PAPAYE - DADS. Documentation Utilisateur SOMMAIRE. I Préparation 1 - Analyse de la base 2 Paramétrages. II Vérification du fichier

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1 PAPAYE - DADS Documentation Utilisateur I Préparation 1 - Analyse de la base 2 Paramétrages SOMMAIRE a. Structures b. Régimes de cotisation c. Agents 3 - Préparation du fichier II Vérification du fichier 1 - Import du fichier 2 Vérification des données 3 Edition données Base III Edition du fichier Annexes 1

2 Avant - Propos DADS-U : Déclaration Automatisée des Données Sociales Unifiées Cahier Technique : Déclaration annuelle établie par les entreprises, elle sert à déclarer les informations relatives aux rémunérations et à l emploi de chaque salarié de l entreprise. Elle est utilisée par les URSSAF, la CNAM, la CNAV, l INSEE, la RAFP et l IRCANTEC. Dans ce document commun aux administrations fiscales et sociales, les employeurs, y compris les administrations et les établissements publics, fournissent annuellement et pour chaque établissement, la masse des traitements qu ils ont versés, les effectifs employés et une liste nominative de leurs salariés indiquant pour chacun, le montant des rémunérations salariales perçues. Concernant le logiciel Papaye, toute cette déclaration, aussi bien la préparation du fichier, vérification et édition se fera dans le menu DADS ou les différents onglets proposés vous permettront d effectuer toutes ces tâches. 2

3 I - Préparation du fichier Cette étape est censée vous amener à la génération d un fichier DADS.txt, fichier dads qui devra être déposé sur le site suivant : C est ensuite que vous seront renvoyés les résultats des contrôles de forme afin que vous puissiez y apporter les corrections nécessaires. I - 1 ) Analyse de la base Etat civil Accès : Outils / Analyse de la base / Etat Civil. Cette analyse est à effectuer sur l année concernée par la DADS (de Janvier à Décembre). Elle permet de détecter les erreurs liées à l état civil des agents. Vous pouvez effectuer les modifications nécessaires directement sur cet écran. 3

4 Adresses Accès : Outils / Analyse de la base / Adresses. La validité des adresses représente une des principales sources de rejet lors du contrôle du fichier. Vous devez donc être très attentif à ce type d analyse et corriger toutes les erreurs détectées. Vous pouvez effectuer les modifications nécessaires directement sur cet écran. L erreur la plus courante est une incohérence entre le code postal et la ville. Dans ce cas, cliquez sur modifier, puis sur la flèche située à droite du code postal, cela vous fera une sélection automatique des villes correspondantes. Validez ensuite. 4

5 I - 2 ) Paramétrages La préparation du fichier ne pourra se faire correctement sans repasser une à une toutes les étapes de paramétrages, à savoir : - Paramétrage Général - Structures - Régimes de cotisations - Agents Ces paramétrages vous sont détaillés dans les pages ci-dessous. Merci d y apporter la plus grande attention afin de réduire au minimum les erreurs de forme dans le fichier et surtout les erreurs de calcul des bases de cotisations. Cette préparation devra impérativement être précédée d un contrôle des paramétrages liés à la DADS. Ceux-ci vous sont détaillés ci-dessous. 5

6 I 2 - a ) Paramétrages - Général Le paramétrage général permet de renseigner les données se trouvant dans l entête du fichier DADS telles la version du logiciel, son nom, le nom du responsable DADS avec son adresse mail et son numéro de téléphone. Paramètres logiciels. Déjà renseignés dans la base. Renseignements sur le gestionnaire responsable. TOUS LES CHAMPS SONT OBLIGATOIRES!!!. L adresse mail du responsable est récupérée dans l annuaire de l établissement. Vous ne pouvez donc pas la modifier. Si elle est absente ou erronée, merci d en avertir les responsables de l annuaire. 6

7 I 2 - b ) Paramétrages - Structures Le paramétrage des structures est essentiellement destiné à la vérification des codes IRCANTEC et RAFP. La présence de l effectif de l établissement ainsi que le numéro SIRET seront également contrôlés. Tous ces champs devront être présents pour le contrôle du fichier. Validation des modifications TOUS LES CHAMPS SONT OBLIGATOIRES!!!. L effectif à renseigner correspond à l effectif au 31 Décembre de l année sélectionnée pour l établissement sélectionné. 7

8 I 2 c ) Paramétrages - Régimes de cotisations Les régimes de cotisations sont la base sur laquelle se reposent tous les calculs de cotisations annuelles. Ils sont associés à un statut de paye et doivent être minutieusement vérifiés avant toute préparation DADS. Accès : Menu «DADS / Paramétrage / Régimes de cotisation». Le détail des profils des principaux statuts utilisés se trouve dans les annexes à la fin du document. Par défaut, les paramétrages devraient déjà être effectués. Les erreurs pourront plus facilement être détectées après préparation du fichier, lors des éditions de contrôle (Voir chapitre Vérification du fichier ). Détail des différentes données : Statut Professionnel : Code statut professionnel du salarié. Les 2 statuts principaux sont Agent Titulaire de l état et Agent non Titulaire de l état. Avec une distinction particulière pour les stagiaires, Agents titulaires de la fonction publique territoriale. Pour les chômeurs, le statut sera indiqué comme Pas de statut professionnel. Régime de base : Régime de cotisation concernant le profil de paye sélectionné. Fonctionnaires (Avec ou sans pension), Régime Général, Autres, Sans Régime obligatoire. 8

9 Régime Maladie : Type de régime de cotisation Maladie. Mêmes choix de régime que pour le régime de base. Accident du travail : Régime de cotisation accident du travail. Vieillesse salariale : Régime de cotisation vieillesse salariale Vieillesse Patronale : Régime de cotisation vieillesse patronale Exonération URSSAF : Type d exonération URSSAF. Sans Exonération, CAE, CEC, CA Régime Complémentaire : Régime de retraite du profil. Sans régime, IRCANTEC, RAFP, ou CNRACL. Code base plafonnée : Code élément utilisé pour le calcul de la base plafonnée. Code CRDS : Code CSG : Si ce code n est pas renseigné, la base plafonnée de tous les agents ayant le profil concerné sera nulle. Si ce code n est pas renseigné, la base CRDS de tous les agents ayant le profil concerné sera nulle. Si ce code n est pas renseigné, la base CSG de tous les agents ayant le profil concerné sera nulle. Code CSG Réduite : Code SFT : Code SFT à renseigner si le profil intègre la rubrique de Supplément familial de traitement. Code Ircantec A : Code Elément représentant l Ircantec Tr. A pour le profil sélectionné. DADS. Toujours renseigner un code Ircantec Tr. A. Ce code influe sur la base Ircantec déclarée dans le fichier 9

10 I d ) Paramétrages - Agents Le paramétrage des agents va permettre de définir, pour une année donnée, la liste des agents à prendre en compte pour la DADS. Dans la plupart des cas, tous les agents devront être traités, et seront, dans ce cas, tous présents dans la liste de droite (Agents DADS). Sélectionne toute la liste des agents. Liste des agents ayant au moins un contrat dans l année sélectionnée. Liste des agents à prendre en compte dans le fichier DADS. Cet outil de sélection des agents devrait vous faciliter le contrôle du fichier. Vous pourrez par exemple sélectionner 1 seul agent d un statut particulier et vérifier que toutes les bases et données enregistrées dans le fichier sont correctes. Vous pourrez par exemple réitérer cette opération pour chaque statut de paye utilisé dans votre établissement. Une fois ces contrôles effectués, déplacez tous les agents dans la liste de droite et préparez une DADS complète. Si un agent ne doit pas être pris en compte, il vous suffira alors de le laisser dans la liste de gauche. 10

11 I - 3 ) Préparation du fichier Accès : Menu DADS / Génération du fichier. Cette préparation ne doit intervenir qu après avoir effectué les opérations de paramétrage et analyse détaillées ci-dessus. Cela permettra de réduire considérablement le nombre d erreurs rencontrées lors du contrôle de forme, ainsi qu au niveau du contrôle des différentes bases de cotisations. Type de fichier : Test ou Réel. Modifie la rubrique S10.G du fichier DADS. Répertoire de stockage des fichiers générés. Lancement de la préparation du fichier. L évolution de la préparation se suit dans la console. Récupération des fichiers à la fin de la préparation s ils n ont pas été récupérés automatiquement. Ouverture du répertoire de stockage des fichiers DADS. Lors de la préparation du fichier, vous verrez défiler le nombre et le nom des agents dans la console. Si cette liste reste bloquée, c est que la préparation s est mal passée, il sera alors conseillé de relancer le serveur Papaye et de préparer à nouveau un fichier DADS. A la fin de la préparation, un message de confirmation doit apparaitre vous disant que tout s est correctement passé et que les fichiers ont bien été récupérés dans votre répertoire de stockage. Si ce n est pas le cas, merci de cliquer sur le bouton «Récup Fichiers» qui forcera la récupération de ces fichiers sur votre ordinateur. Vérification : Ouvrez le répertoire de stockage défini (Bouton «Fichiers DADS») et vérifiez que vous ayez bien deux fichiers DADS.txt et ERREURS_DADS.txt modifiés à la date du jour. Ouvrez-les afin de vérifier également qu ils ne soient pas vides. 11

12 II Vérification du fichier La vérification du fichier est impérative avant la transmission de ce dernier à net-entreprises. Les différentes étapes ci-dessous vont vous permettre de vérifier les bases suivantes : Base Plafonnée, Base Déplafonnée Base CSG / CRDS Base Ircantec (A, B, et A + B) Base RAFP La moindre erreur détectée dans ces éditions devra faire l objet soit d un contrôle des paramétrages si celui-ci est la source de l erreur, soit d un mail (sur le forum ou au responsable de l application ) en détaillant au maximum l erreur rencontrée (Nom de l agent, édition erronée, et base erronée). Si cela était du à un problème logiciel, la modification sera alors faite au plus vite. II - 1 ) Import du fichier Avant toute édition ou contrôle des données du fichier, il vous faut passer par l étape d import du fichier DADS. Dans cette phase d import, les données du fichier seront copiées dans la base de données afin de pouvoir en extraire soit des exports Excel, soit des éditions papier. Accès : Menu DADS / Exploitation / Edition fichier Les 3 étapes pour l import du fichier vous sont détaillées dans l image et les annotation ci-dessous. Etape 1 Sélection du fichier DADS à importer. Etape 2 Choix des données à importer. Si vous ne désirez par exemple contrôler que l Ircantec, ne cochez que cette case. Pour une impression globale du fichier, cochez toutes les cases (Import assez long). Etape 3 Import du fichier 12

13 Au départ, ne cochez que les cases correspondant aux données à vérifier. Cela accélérera l import du fichier. L import global (Toutes les cases cochées) n est conseillé qu après avoir effectué toutes les vérifications. II - 2 ) Vérification des données La vérification des données se fera essentiellement par une comparaison entre les données extraites du fichier et celles de la base de données. On pourra ainsi conclure que les bases examinées sont correctes si les deux montant (ainsi que le nombre d agents présents sur chacune des éditions) correspondent. Accès : Menu DADS / Exploitation du fichier Les éditions disponibles sont accessibles via la liste déroulante en bas à gauche de l écran : Filtres de recherche. Editions de contrôle disponibles Impression papier des données affichées à l écran. Export Excel des données affichées à l écran. Si vous choisissez d imprimer le fichier, effectuez cette opération en plusieurs fois, histoire d éviter les problèmes de mémoire (Filtrez par exemple tous les agents de A à C et ainsi de suite). Utilisation et lecture des éditions. Les éditions proposées vous donneront des listes de noms avec des montants de cotisations pour chacun d entre eux ; et ce pour le fichier DADS et la base de données. L édition sera correcte si le nombre d agents ainsi que le montant de l édition sont équivalents pour toutes les colonnes. Sinon, repérez le ou les agents qui posent problème, puis vérifiez si le souci ne vient pas d un 13

14 mauvais paramétrage (Pensez aux régimes de cotisation). Sinon, veuillez écrire aux responsables de l application. L annexe 2 vous donne un exemple d édition de contrôle. 14

15 II - 3 ) Edition Données Base Papaye Le dernier onglet du menu de gestion de la DADS, «Exploitation / Edition Papaye», vous permet de sortir une édition complète des bases de cotisation sur une année, par agent et par statut de paye. Cette analyse vous permettra de compléter la dernière colonne des éditions de contrôle (Menu Exploitation Fichier ) et permettra d effectuer une comparaison de plus. Ces données peuvent être imprimées individuellement ou en bloc et également exportées sous Excel. Seules les lignes sélectionnées seront imprimées. Recalcule les bases en fonction de l année et l établissement sélectionné. Recharger les données d un exercice déjà calculé. 15

16 III Edition du fichier Accès : Menu DADS / Exploitation / Edition Fichier. Si vous désirez une édition simplifiée du fichier par agent, sélectionnez Agents dans la liste déroulante des contrôles, en bas à gauche de l écran. Pour une édition plus complète avec mise en forme des données : - Importez le fichier en cochant toutes les cases des données à importer - Filtrez par exemple les agents de A à C puis cliquez sur Rechercher afin qu ils apparaissent dans le tableau. - Cliquez sur Imprimer DADS - Réitérez l opération pour les autres lettres de façon à avoir une édition complète. 16

17 Annexe 1 : Régimes de cotisation Régime Général Contractuel Indiciaire (Horaire et Forfaitaire), Lecteurs, Moniteurs, etc. Fonctionnaire ATER Fonctionnaire, Fonctionnaire payé sur fond propre, etc. ) 17

18 Contrats Aidés (CAE, CA, CEC) Attention au type d exonération URSSAF qui sera le seul paramètre à modifier parmi ces types de contrats. Rémunérations Accessoires Applicables aux agents titulaires touchant des rémunérations accessoires 18

19 Annexe 2 : Editions de contrôle Les détails apportés sur cet exemple d édition de contrôle sont valables également pour les autres éditions. Données issues du fichier DADS importé Données issues du menu DADS / Edition Base. Données issues directement de la base de données. L exemple ci-dessus vous présente une édition de contrôle CRDS correcte. On voit effectivement que le nombre d agents traités est le même pour les différentes colonnes. Le montant de la base est également correct. C est ce que vous devrez vérifier pour l ensemble des éditions. Si jamais vous découvrez une erreur, veuillez repérer le nom de l agent (ou quelque fois le statut de paye) posant problème et vérifiez ensuite les paramétrages se rapportant à cet agent (ou plutôt à son statut ou contrat de paye). Corrigez les éventuelles erreurs, et ensuite générez un nouveau fichier, puis ré-effectuez les phases de vérification.! LA DADS NE SERA TRANSMISE QUE LORSQUE TOUTES LES EDITIONS DE CONTROLE SERONT OK! 19

20 Annexe 3 : Edition Fichier DADS Edition obtenue à partir du menu DADS / Exploitation Fichier / Imprimer DADS. Cette édition issue uniquement du fichier DADS, vous donne les bases de cotisations de tous les agents contenus dans le fichier ainsi que certaines informations personnelles + périodes de cotisation. 20

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