L ENTRETIEN PROFESSIONNEL DANS INTERFACE MANAGER

Transcription

1 L ENTRETIEN PROFESSIONNEL DANS INTERFACE MANAGER COMMENT PROCÉDER? DIRECTION COHÉSION & RESSOURCES HUMAINES FERROVIAIRE DIFFUSION INTERNE NOVEMBRE 2016

2 SOMMAIRE 01. IDENTIFIER SON ÉQUIPE page SE CONNECTER À INTERFACE MANAGER page QUELQUES RAPPELS SUR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL page CONSULTER LE DERNIER ENTRETIEN PROFESSIONNEL DE SON COLLABORATEUR page CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL page VALIDER L ENTRETIEN ET REMETTRE LE COMPTE-RENDU À SON COLLABORATEUR page BESOIN D AIDE? page 23

3 01. IDENTIFIER SON ÉQUIPE 1

4 01. IDENTIFIER SON ÉQUIPE AVEZ-VOUS PENSÉ À DÉCLARER / METTRE À JOUR VOTRE ÉQUIPE AU PRÉALABLE DANS LA MINI APPLI IDENTIFICATION MANAGER? Afin de visualiser l ensemble de votre équipe dans INTERFACE MANAGER et de pouvoir réaliser les entretiens professionnels, il est essentiel de déclarer / mettre à jour votre équipe dans Identification Manager. Attention : le lien hiérarchique se répercutera le lendemain dans INTERFACE MANAGER, pensez bien à anticiper cette action. Pour accéder à Identification Manager : Dans votre navigateur internet, entrez l url suivant ou cliquez sur le lien : Depuis la page d accueil de l intranet SNCF, dans le rubrique Accès Directs, cliquez sur : Identification Manager EN PRATIQUE, COMMENT FAIRE? 1. Je cherche mon N-1 en entrant son nom + prénom ou son numéro de CP 2. Je clique sur le bouton Chercher 3. Je sélectionne mon N-1 4. Je clique sur le bouton Valider* *Si je manage des collaborateurs de qualification D ou plus, ces derniers recevront un les invitant à valider le lien hiérarchique. *Si je manage des collaborateurs de qualification B ou C, aucun n est envoyé, le lien se valide automatiquement. 2

5 02. SE CONNECTER À INTERFACE MANAGER 3

6 03. COMMENT SE CONNECTER À INTERFACE MANAGER Interface Manager est disponible sur ordinateur mais c est aussi une application pour tablette et smartphone. Pour se connecter depuis un ordinateur Depuis la page d accueil de l Intranet SNCF : 1. Cliquez sur le menu L Espace RH 2. Sélectionnez Espace Managers 3. Cliquez sur la rubrique Animer et manager son équipe 4. Dans l encart + Pour aller plus loin, cliquez sur Interface Manager Vous arrivez alors sur une page avec toutes la documentation liée à Interface Manager en bas de page et le lien vers l application. Autre possibilité : tapez l url suivante dans votre navigateur internet Pour se connecter depuis une tablette ou un smartphone Téléchargez l application dans l Apps SNCF rubrique SNCF Interne : Étape 1 Étape 2 Étape 3 4

7 03. QUELQUES RAPPELS SUR L ENTRETIEN PROFESSIONNEL 5

8 02.QU EST-CE-QUE L ENTRETIEN PROFESSIONNEL? L entretien professionnel (EP) constitue un moment clé d échange, consacré aux perspectives d évolution professionnelle, notamment, en termes de qualification et d emploi. Il permet de : - Faire le point sur les acquis des formations déjà suivies - Identifier les besoins de développement des compétences du salarié. L EP sert à élaborer le projet de développement professionnel du salarié, et notamment à déterminer ses besoins en formation, qu ils soient en lien avec les fonctions qu il occupe dans l entreprise ou non. Il peut avoir lieu à tout moment, mais il est préconisé de le réaliser au moment de l entretien individuel d appréciation (EIA) ou du rendez-vous professionnel individuel annuel (RPIA). Le manager et le salarié doivent, chacun de leur côté, préparer soigneusement ce rendez-vous. Il doit être programmé au moins une semaine à l avance. L EP peut déboucher sur l élaboration d un projet professionnel et constitue alors le moment privilégié pour aborder les différents dispositifs existants tels que le CIF, le Compte personnel de formation (CPF), ou la démarche de validation des acquis de l expérience (VAE), etc.). A l issue de l EP, vous pouvez orienter votre collaborateur vers les professionnels RH (RRH, Cofo, GK) ou vers un acteur du Conseil en éducation professionnelle (CEP) UNAGECIF ou APEC (nouveau service d accompagnement personnalisé et gratuit émanant de la Loi de 2014). 6

9 02.QUAND RÉALISER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL? L entretien professionnel est une obligation légale et doit être réalisé à minima tous les deux ans ou au retour d une longue absence ou à l occasion d une prise de poste. À l initiative du manager ou du salarié, l EP doit se dérouler hors du poste de travail, sur le temps de travail. Les informations échangées lors de l EP sont consignées dans le compte-rendu remis au salarié. 7

10 04. CONSULTER LE DERNIER ENTRETIEN PROFESSIONNEL DE SON COLLABORATEUR 8

11 04.CONSULTER LE DERNIER ENTRETIEN PROFESSIONNEL DE MON COLLABORATEUR 1 2 Une fois connecté, sélectionnez le collaborateur pour lequel vous voulez afficher le dernier entretien professionnel dans le menu de gauche. Cliquez sur la rubrique ENTRETIEN PROFESSIONNEL afin de l ouvrir et de visualiser le dernier entretien professionnel : 1 2 9

12 05. CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL 10

13 05.CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL (1/5 ) Une fois connecté, sélectionnez dans le menu de gauche le collaborateur pour lequel vous voulez créer et compléter un nouvel entretien professionnel. Ensuite cliquez sur la rubrique ENTRETIEN PROFESSIONNEL : vous visualisez alors le dernier entretien professionnel de votre collaborateur. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le nouvel entretien professionnel (EP) de votre collaborateur. Attention, le dernier EP doit être au statut «validé par le COFO» pour avoir accès à cette fonctionnalité. 3 11

14 05.CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL (2/5 ) Focus sur les différents statuts possibles de l entretien professionnel (EP). EN COURS DE SAISIE MANAGER : création et modification de l EP par le manager c està-dire que le manager n a pas encore validé l EP pour remettre le compte-rendu à son collaborateur. EN ATTENTE DE RÉCEPTION COLLABORATEUR : le manager a choisi d envoyer le compte-rendu de l EP par à son N-1. Le collaborateur n a pas encore validé la bonne réception du compte-rendu de l EP par . EN ATTENTE DE TRAITEMENT : l EP est en attente de traitement par le COFO. Le manager ne peut plus modifier l EP en cours ni saisir un nouvel EP. En revanche il peut toujours le visualiser. VALIDATION PROVISOIRE : l EP est en attente de validation définitive par le COFO. Le manager ne peut plus modifier l EP en cours ni saisir un nouvel EP. En revanche il peut toujours le visualiser. VALIDATION DÉFINITIVE : l EP est définitivement validé. Le manager peut de nouveau créer un nouvel EP. 12

15 05.CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL (3/5 ) L encart «Informations EP» indique : la date de l EP que vous venez d initier (la date du jour se met automatiquement). La date du dernier EP Le statut de l EP Dans la rubrique «Formations commandées mais non encore suivies», si des formations sont affichées, vous devez indiquer si elles sont à reconduire ou non. Dans la rubrique «Formations suivies depuis 6 ans» vous trouvez l historique sur 6 ans des formations suivies par votre collaborateur

16 05.CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL (4/5 ) 7 8 Dans la rubrique «Acquisition & développement de compétences sur le poste», dans un 1 er temps, vous pouvez visualiser ce qui a été saisie lors du dernier EP (s il n y a eu aucune saisie, cela est précisé par la mention «Pas d historique pour ce collaborateur»). Dans un 2 nd temps, saisissez dans l encart prévu les actions envisagées d acquisitions et de développement de compétences sur le poste. Cette zone de saisie est obligatoire et limitée à 250 caractères Dans la rubrique «Projet professionnel à l initiative du collaborateur», dans un 1 er temps, vous pouvez visualiser ce qui a été saisi lors du dernier EP (s il n y a eu aucune saisie, cela est préciser par la mention «Pas d historique pour ce collaborateur»). Dans un 2 nd temps, saisissez dans l encart prévu le projet professionnel de votre collaborateur. Si vous avez déjà abordé ce sujet lors du dernier EIA ou RPIA et que le projet professionnel de votre collaborateur est toujours le même, vous pouvez ici le réécrire (ou faire un copié/collé pour l EIA). Cette zone de saisie est obligatoire et limitée à 500 caractères

17 05.CRÉER ET COMPLÉTER UN NOUVEL ENTRETIEN PROFESSIONNEL (5/5 ) La rubrique «Formations demandées» permet d indiquer les formations que devra suivre votre collaborateur dans l année à venir Compléter les cases suivantes : Intitulé c est-à-dire l intitulé de la formation tel que vous souhaitez le formuler Code c est-à-dire le code RAF de la formation. Cette case n est pas obligatoire, si vous ne connaissez pas le code de la formation n indiquez rien. Échéance c est-à-dire mois ou trimestre auquel vous souhaitez que votre collaborateur suive la formation. Une fois les cases complétées, cliquez sur + pour ajouter la formation. Répétez l opération pour chaque formation que vous voulez ajouter. S il n y a pas de demande de formation à formuler, cocher la case «Pas de demande de formations pour ce collaborateur» N oubliez pas de cliquer sur le bouton ENREGISTRER pour sauvegarder vos saisies. Cela vous permettra de quitter l EP et d y revenir si besoin. 15

18 06. VALIDER L ENTRETIEN ET REMETTRE LE COMPTE-RENDU À SON COLLABORATEUR 16

19 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) Vous pouvez remettre le compte-rendu de l entretien professionnel : - Par (avec validation numérique) - En main propre (avec validation numérique ou signature manuelle) Il y a trois cas de validation et de remise du compte-rendu de l entretien à votre collaborateur : CAS N 1 CAS N 2 CAS N 3 Envoi du CR par mail et validation numérique Remise du CR en mains propres et validation numérique Impression papier du CR et validation manuelle MAIL PAPIER PAPIER Le compte-rendu, au format PDF est envoyé au collaborateur par mail. Via un lien dédié, il aura 24 jours pour confirmer sa bonne réception. Le compte-rendu est remis au collaborateur en version papier. Ce dernier peut confirmer numériquement la bonne réception du CR en saisissant ses identifiants Windows Le compte-rendu est remis au collaborateur en version papier. Ce dernier choisit de le signer manuellement. La version papier est transmise au COFO 17

20 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) CAS N 1 : envoi du compte-rendu par mail et validation numérique Votre collaborateur connaît son adresse et accède à sa boîte facilement Cochez la case «Envoi du compte-rendu de l EP par mail» Cliquez sur Valider Une pop-up s ouvre vous confirmant l envoi du compte-rendu par mail à votre collaborateur. Cliquez sur OK. Le collaborateur reçoit le mail avec le compte-rendu en pièce jointe. Il est invité à confirmer qu il a bien reçu le compte-rendu en cliquant su le lien «je confirme avoir bien reçu le compte-rendu de mon entretien professionnel». Il devra alors saisir son numéro de CP et son mot de passe Windows confirmant ainsi la réception du compte-rendu. Si le collaborateur ne confirme pas la réception du compte-rendu, il recevra sous 8 jours une 1 ère relance. Une 2 nd relance pourra lui être envoyée 8 jours plus tard, lui indiquant que s il ne confirme pas la réception du compte-rendu dans les 8 prochains jours alors le compte-rendu sera considéré comme étant confirmé

21 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) CAS N 2 : remise du compte-rendu en mains propres et validation numérique 1 ère phase Votre collaborateur connaît son mot de passe Windows mais n accède pas à sa boîte (ex : pas d ordinateur individuel) 1 2 Cochez la case «Impression pour remise du compte-rendu au format papier» Cliquez sur Valider. L application va alors vous proposer de générer le compte-rendu de l entretien afin que vous puissiez l imprimer

22 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) CAS N 2 : remise du compte-rendu en mains propres et validation numérique 2nd phase 3 Une pop-up s ouvre et invite le collaborateur à confirmer qu il a reçu de votre part le compterendu de l entretien professionnel, au format papier. Pour confirmer, invitez votre collaborateur à votre place derrière le clavier : il coche la case «validation électronique» puis clique sur «valider» Il choisit «s authentifier avec son numéro de CP» et est alors invité à saisir son numéro de CP et son mot de passe Windows. Enfin, il clique sur OK pour confirmer définitivement la remise du compte-rendu de l entretien professionnel au format papier. Inutile de remettre le compte-rendu papier au COFO car toutes les informations que vous avez saisies mettent à jour automatiquement le logiciel utilisé par les COFO (Helios) 20

23 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) CAS N 3 : remise du compte-rendu en mains propres et validation manuelle. 1 ère phase Votre collaborateur ne connaît pas son adresse ni son mot de passe Windows. 1 2 Cochez la case «Impression pour remise du compte-rendu au format papier» Cliquez sur Valider. L application va alors générer dans un nouvel onglet le compte-rendu de l entretien afin que vous puissiez l imprimer

24 06.VALIDER L ENTRETIEN PROFESSIONNEL ET REMETTRE LE COMPTE- RENDU AU COLLABORATEUR (1/6) CAS N 3 : remise du compte-rendu en mains propres et validation manuelle. 2nd phase 3 4 Une pop-up s ouvre. Cochez la case «Validation manuelle» puis cliquez sur «Valider». Une nouvelle pop-up s ouvre vous indiquant que le compte-rendu papier doit être daté, signé par le collaborateur et remis au COFO. Vous devez donc : imprimer le compte-rendu de l EP qui s est ouvert dans un second onglet Inscrire sur le compte-rendu la date de l entretien et le faire signer à votre collaborateur Faire une photocopie du compte-rendu pour en remettre une version au collaborateur et une autre version au COFO

25 07. BESOIN D AIDE? 23

26 07.BESOIN D AIDE? Visionnez la vidéo de démonstration de la saisie de l Entretien Professionnel dans INTERFACE MANAGER disponible à partir de la page IntraDoc dédiée à Interface Manager > prochainement disponible Votre COFO vous accompagne dans la réalisation des entretiens professionnels de votre équipe. Il vous conseille sur le contenu de l entretien et vous aide dans la saisie de ce dernier dans INTERFACE MANAGER. Si vous rencontrez des problèmes techniques, contactez votre service informatique. Pour toutes autres questions, votre COFO ou pôle RH peuvent écrire à l adresse suivante : interfacemanager@sncf.fr 24