INTRANET BUSINESS FRANCE

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1 INTRANET BUSINESS FRANCE

2 CONTEXTE Fusion en 2015 d UBIFRANCE et de l AFII (Agence française pour l investissement à l international). Problématique : 2 intranets sous SharePoint 2010 avec une gestion des droits très fine. Cible : 1 intranet commun ouvert à tout le personnel sans restriction, avec des espaces collaboratifs. Cadrage de la refonte de l intranet s appuie sur une étude des besoins datant de juillet 2014 et un questionnaire de satisfaction réalisé à l été /02/2017 JClub Business France 2

3 PROJET INTRANET BUSINESS FRANCE Lancement de projet Lancement cadrage Exigences Scénario cible Choix COMEX Validation COMEX solution Marché Accompagnement Réalisation Lancement Intranet 01/06 Analyse de l existant et retours d expériences 03/09 28/09 30/11 Plan projet Exigences finales Analyse Outils - POC 23/12 15/02 Tests Outils Organisation des exigences et validation de l organisation Formations 15/06 Cadrage stratégique avec : Interviews, réalisées : COMEX, DRH et Communication, Export, Invest, DOSI. Sur un collège d utilisateurs. Création de la liste des exigences Elaborations de 3 scénarios cibles Validation par le COMEX d un scénario hybride Plan Projet : Analyse budgétaire et gouvernance Validation de exigences et du projet par le COMEX POC technologique sur 3 solutions (axes fonctionnels, technologiques et budgétaires) SharePoint Jalios Jahia Choix final de l outil Marché pour la partie accompagnement (4 lots) Installation Paramétrage Documentation Formation Mise en œuvre Installation Ateliers de paramétrages Recettes techniques et fonctionnelles Formation des administrateurs et key users Communication Accompagnement au changement Lancement final 02/02/2017 JClub Business France 3

4 3 phases : Etude sur les besoins des utilisateurs (2015) Etude des solutions du marché ( ) Choix et mise en place (2016) 02/02/2017 JClub Business France 4

5 PHASE 1 : CADRAGE, ÉTUDE DU BESOIN (2015) 1 er accompagnement avec une SSII Mai 2017 Matinale Collaborative - Business France 5

6 PLANNING DU CADRAGE Prise de connaissance et interviews 03/09 : réunion de lancement Analyse des études et enquêtes menées Planification et préparation des interviews Synthèse de l existant et besoins Synthèse du diagnostic de l existant mis à jour et exigences priorisées 18/09 Validation de l existant et attentes Propositions de scénarii cibles Proposition de 3 solutions cibles répondant aux attentes Présentation et restitution DG 28/09 Choix de la cible Déclinaison du plan projet du scénario retenu Elaboration du planning projet, budget, architecture fonctionnelle cible et préconisations associées 30/10 Livraison finale 02/02/2017 JClub Business France 6

7 Interviews effectuées : 18 exigences partagées : COMEX : 5 stratégiques DRH et Communication 5 métiers Métiers de l Export 8 technologiques Métiers de l Invest DSI Liste des exigences prioritaires : Ouvert à tous les collaborateurs Business France Contenant des éléments de communication institutionnelle Donnant efficacement accès à un contenu métier spécifique Collaboratif, avec possibilité de socialiser le contenu 02/02/2017 JClub Business France 7

8 A l issue de ce cadrage une liste d exigences a été établie pour faire le socle des spécifications fonctionnelles autour de 3 axes : Stratégique : affirmer en interne l identité de la nouvelle agence et faire du futur intranet le symbole de la fusion des deux anciennes entités Métier : Institutionnel : organigramme, présentation Agence... Opérationnel : savoir-faire, expertise, écosystème, Communication : news, actus chaudes, Technologique : Rendre plus intuitive la navigation sur l intranet. Rendre le moteur de recherche plus efficace et avoir des fonctionnalités de recherche plus riches. 02/02/2017 JClub Business France 8

9 PHASE 2 : ÉTUDE DES SOLUTIONS DU MARCHÉ 2ème accompagnement avec une SSII

10 ACCOMPAGNEMENT Mission : mettre à la disposition de Business France une grille qui permettra aux parties prenantes au projet de portail entreprise de sélectionner la solution de portail entreprise la plus adaptée au besoin. Étude de 3 solutions cibles pour le benchmark : Sharepoint Jalios Jahia 02/02/2017 JClub Business France 10

11 LE PORTAIL ENTREPRISE collaborateurs 92 bureaux dans le monde 70 pays 02/02/2017 JClub Business France 11

12 PÉRIMÈTRES FONCTIONNELS DE L ÉTUDE COLLABORATION ERGONOMIE ET ACCESSIBILITE GESTION DU CONTENU MOTEUR DE RECHERCHE GESTION DE DOCUMENTS GESTION DES UTILISATEURS, DROITS ET SECURITE SOCIAL ANALYTICS 02/02/2017 JClub Business France 12

13 PRIORITÉS FONCTIONNELLES IDENTIFIÉES Ergonomie: Fonctionnalités intuitives et ergonomiques Front office et back office responsive Publication : Gestion des publications multi-sites et de l arborescence des pages Notification par Paramétrer des workflows Collaboration : Création d espaces collaboratifs avec une administration propre Disposer d un module de chat Pouvoir connecter facilement un RSE externe Analytics Disposer d un outil de reporting complet Moteur de recherche : - Recherche de contenus, de personnes de documents via un champs unique - Disposer de filtres et de facettes - Gérer les permissions Gestion des documents : - Gestion des documents office, pdf et images avec intégration de métadonnées - Lecteur de vidéos provenant de sources externes - Gestion des documents par lots - Avoir la possibilité de mutualiser des bibliothèques entre plusieurs sites Gestion des utilisateurs : - Gestion des droits d accès par pages et par composants - Gestion des droits par groupe d utilisateurs 02/02/2017 JClub Business France 13

14 PRINCIPALES PRIORITÉS TECHNIQUES INTEGRATION, ARCHITECTURE : Pouvoir intégrer la solution avec l annuaire entreprise MISES A JOURS, SUPPORT ET GESTION DES INCIDENTS Notification automatique en cas d'incident Cycles de mises à jours réguliers sans impacter la prod INTEROPERABILITE Doit être compatible avec IE11 Doit pouvoir s intégrer avec d autres applications de l entreprise (exemple KM) PERFORMANCE Temps de réponse Rapidité de publication Tolérance aux pics de charge 02/02/2017 JClub Business France 14

15 ANALYSE DES RÉSULTATS SharePoint Bien que SharePoint soit la solution la plus homogène et réponde en grande partie aux différents besoins exprimés par Business France, ses fonctionnalités sont moins poussées et moins ergonomiques que celles de Jalios. Cette solution est recommandée pour son architecture et son intégration technique, elle offre la meilleure interopérabilité avec les autres applications grâce à son architecture orientée service très poussée. Présente chez de nombreux clients, il existe un grand nombre de connecteurs applicatifs déjà implémentés. Jalios Jalios est le vainqueur du benchmark fonctionnel. Ses caractéristiques en termes d ergonomie et d accessibilité (convivialité, multi-périphériques) sont supérieures à ses concurrents Jalios est également une solution très performante avec une architecture utilisant des technologies modernes et souples. La différence technique par rapport à SharePoint se situera au niveau de l interopérabilité qui est moins bonne que son concurrent. Enfin Jalios est disponible en Licence et en SaaS. Ce dernier permet une gestion plus souple des environnements, mais ne permet pas de personnalisation de la plateforme. Jahia Mise à part ses fonctionnalités de CMS très poussées et la gestion excellente des rôles et des groupes utilisateurs, Jahia est la solution la moins adaptée. Techniquement proche de ses concurrents Jahia offre moins de souplesse dans la gestion des environnements et nécessite plus de ressources afin d industrialiser les processus de livraison. Enfin les compétences Jahia sont encore assez rares sur le marché. 02/02/2017 JClub Business France 15

16 RÉSULTAT FINAL Le choix final se porte sur Jalios, Business France a considéré que le poids du fonctionnel était plus important que le poids du technique 02/02/2017 JClub Business France 16

17 PHASE 3 : CHOIX ET MISE EN PLACE (2016)

18 - Lot 4: Formation Consultation de 4 entreprises : Jalios TRSb Klee Niji Pour 4 lots : Lot 1 : Licence Lot 2 : Charte Graphique Lot 3 : Mise en place Lot 4 : Formation Choix : TRSb pour les lots 2, 3 et 4, Jalios pour le lot 1 02/02/2017 JClub Business France 18

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20 PLAN DE COMMUNICATION

21 PLAN DE COMMUNICATION : MARS À JUIN 2016 ONLINE Info mèl et intranets lancement campagne de com et mise en place d un compte à rebours sur les home des intranets (Fi mars) Nom du futur intranet : sondage auprès des 1500 collaborateurs (29 mars- 15 avri ) Message DG pour annonce du lancement et du petit-déjeuner événement (mi-mai) 3 vidéos teasers fonctionnalités de l intranet diffusées à l ensemble de l agence et mises à dispo sur les intranets (30 mai au 13 jui ) 1 vidéo de présentation de MyNET pour lancement 02/02/2017 JClub Business France 21

22 OFFLINE PLAN DE COMMUNICATION : MARS À JUIN 2016 Création et validation de la charte graphique en mars Print Journal interne : Articles dans le journal interne pour présenter le projet et l équipe en charge (Mars) et suivi avancement projet (mai) Affiches : 3 affiches teaser placées dans les locaux en France et à l étranger -print corner et lieux de vie -ex Kfet- (Mai et jui ) Encart teaser dans les enveloppes paie (Mai) Guide/Tuto : Fiches pour prise en main rapide par les collaborateurs sur les grands changements de MyNET (Jui ) 02/02/2017 JClub Business France 22

23 LANCEMENT DE MyNET Evénement interne de lancement : 16 juin 2016 Format petit-déjeuner Réalisation de bâches affichées dans l espace Dévoilement du nom de l intranet plébiscité par les collaborateurs Vidéo de présentation de MyNET diffusé lors du petit-déjeuner Distribution de goodies aux couleurs de MyNET (clé, souris, tapis de souris, port USB). Envoyé à tous les collaborateurs dans le réseau France et monde. 02/02/2017 JClub Business France 23

24 ACTIONS POST LANCEMENT Mise en place d une adresse mèl générique pour Q/R des collaborateurs (Mi jui ) Amphi pour échanges et réponses aux questions pratiques des collaborateurs (début juillet). Captation vidéo puis diffusion sur MyNET Suivi du réseau des administrateurs Formations 02/02/2017 JClub Business France 24

25 Un projet porté par la Direction Générale FORCES DU PROJET Avec une équipe projet impliquée composée des Directions de la communication et des Systèmes d information Qui porte ensemble le projet pour un objectif global au service de tous Une excellente collaboration avec tous les prestataires impliqués dans le projet! 02/02/2017 JClub Business France 25

26 L INTRANET, STAT ET INFRA

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32 54 espaces collaboratifs - 30% d actifs Moyenne des espaces disques des EC à 3 Go, exception faite du référentiel documentaire 20 Go pour le moment. Avec un taux de remplissage entre 30 et 50%. 14 espaces de travail Depuis le lancement: + de recherches 1500 collaborateurs 82 invités 02/02/2017 JClub Business France 32