Système d informations : Intégrer des logiciels de gestion des activités périscolaires

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1 Service Conseil et développement Système d informations : Intégrer des logiciels de gestion des activités périscolaires Mardi 6 octobre 2015 Salle Emeraude Rencontre 6 octobre 2015

2 Objectifs de cet atelier -Un temps d échanges avec d autres collectivités sur une problématique technique et organisationnelle -Quelques clés pour mener des projets d intégration de solutions de gestion des activités périscolaires

3 Sommaire 1 er retour d expériences Les progiciels de gestion des activités périscolaires Les solutions possibles 2 nd retour d expériences L intégration des logiciels de gestion Les principes de la démarche projet

4 Tour de table

5 Présentation de votre collectivité et des activités périscolaires proposées aux familles Vos attentes sur ce temps d atelier et d échanges

6 1 er retour d expériences

7 Le déploiement d un portail Famille Ville de Janzé contact-service-enfance-jeunesse Sophie JEZEQUEL

8 Les progiciels de gestion des activités périscolaires

9 Les logiciels de gestion des activités périscolaires Qu est que c est? Une base de données unique familles / enfants Un guichet d accueil unique / une gestion du compte famille Un pointage moderne des présences / des absences Un outil de planification Une gestion facilitée pour tous types de situations Un Portail famille (consultation du compte, paiements en ligne, préinscriptions, réservations)

10 Les logiciels de gestion des activités périscolaires Pourquoi faire? Gagner du temps (pour les familles et pour les équipes) Faciliter les échanges avec les familles Structurer et sécuriser les activités (processus des différents services) Optimiser les planifications et mieux anticiper l organisation du ou des service(s)

11 Le portail Famille Un GUICHET UNIQUE : 24/24 7/7 Pour les familles Pour les élus Pour les agents administratifs des différents services de la commune Permettre l accès à internet aux familles ne disposant pas de connexion API Cyber espace Bornes dans les écoles

12 Les solutions

13 Les solutions Les solutions développées par les éditeurs de logiciel (financier par exemple) qui peuvent s interfacer avec les applications métier E-enfance de Berger Levrault, ARPEGE avec Concerto Opus CIRIL avec Civil Net Enfance Les solutions open source Noethys Les éditeurs spécialistes dans le domaine Enfance - Jeunesse ABELIUM AIGA ICAP Des solutions de pointages améliorées

14 Les fonctionnalités Base unique Inscriptions aux activités en ligne Solutions de pointage Facturation Paiement facilité (soit en ligne, soit par prélèvement) Outil d analyse (éditions et statistiques)

15 Le déploiement des outils Le déploiement d un outil de gestion des activités périscolaires ne peut être réduit à une simple intégration technique d un outil dans une organisation existante Nécessaire de construire la démarche comme un projet, de travailler en «mode projet» Etape par étape Feuille de route Le portail Famille, comment le déployer?

16 2 nd retour d expériences

17 Le déploiement d un portail Famille Ville de Montfort sur Meu Stéphanie BERTHELOT

18 Les projets d intégration de logiciel

19 La conduite du projet

20 Comment choisir la solution qui conviendra à sa structure? En travaillant en mode projet, en respectant certaines étapes clés pour ensuite aller chercher la solution et ne pas laisser l outil structurer sa démarche Interroger les élus sur l offre souhaitée et les équipes sur les besoins Communiquer et accompagner le personnel tout au long du projet

21 Les points clés du projet Un projet de déploiement de logiciel est avant tout un projet organisationnel Un projet doit être conduit par un chef de projet (conduite de projet) Le travail de préparation («d étude») est important. 1. Analyse des besoins des équipes en fonction du niveau de l offre souhaité par les élus 2. Définition du projet de logiciel de gestion des activités périscolaires et accompagnement des équipes 3. Mise en œuvre itérative 4. Evaluer la mise en œuvre

22 1. La feuille de route du projet Etude préalable Recensement des besoins Expression des besoins et cahier des charges Choix d une solution Mise en œuvre Déploiement de la solution Evaluations

23 2. La définition du projet Une mauvaise définition du projet peut entraîner une sous utilisation de l outil mis à disposition Identifier les demandes et les attentes des élus pour déterminer le périmètre de cet usage Interroger les familles pour mesurer leurs attentes Associer les équipes dès la définition des besoins pour prendre en compte tous les besoins «fonctionnels» Réfléchir à l intégration de la solution choisie avec le logiciel de gestion financière Demander des démonstrations des quelques outils du marché se faire une idée des solutions existantes Organiser des visites dans des collectivités équipées (retours d expériences) Rédiger un cahier des charges

24 3. Le choix de l outil Au-delà de la réponse aux besoins et à l ergonomie du produit, des points sont à prendre en compte pour que l intégration de l outil soit une réussite : Y a-t-il une personne ressource dédiée au pilotage du projet? Y a-t-il en interne une personne ayant des compétences informatiques pouvant être un appui lors des phases de déploiement? L infrastructure informatique (serveur, débit internet ) permet elle un hébergement de la solution ou vaut il mieux se diriger des solutions en «web access»? Devra-t-on migrer la ou les bases de données existantes ou va-t-on choisir de repartir de «zéro»? Un connecteur existe-t-il entre la solution choisie et le logiciel métier?

25 4. Le déploiement Aider à la conduite du changement avec mise en place d instances pour permettre le suivi et l arbitrage du projet COPIL Pilote Référents Panels d utilisateurs Mettre en place des méthodes de déploiement avec test par des pilotes et éventuellement correction et amélioration du fonctionnement Doit permettre l appropriation du projet par les agents Organiser des formations des utilisateurs à l usage du logiciel Déploiement auprès de l ensemble des utilisateurs (toutes les équipes jusqu aux agents d accueil) Communication auprès des élus et des familles de la nouvelle gestion des activités périscolaires

26 5. L intégration Intégration de l outil dans l organisation de la commune par des actions de communication a priori et a posteriori Appropriation par l ensemble des acteurs Informations Formations Présentation du projet dans différentes instances - Communication Conseils d école Commissions municipales Services de la commune Supports de communication Evaluation de l outil choisi auprès des familles et des services administratifs

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