OUTIL D'EVALUATION DES ASSOCIATIONS

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1 OUTIL D'ÉVALUATION DESTINÉ À GUIDER UN PROCESSUS D'ANALYSE DES ÉCARTS VISANT À RENFORCER LES ASSOCIATIONS DES SAGES-FEMMES OUTIL D'EVALUATION DES ASSOCIATIONS Cher représentant/chère représentante participant à l association des sages-femmes En préparation du prochain atelier sur l'analyse des écarts dans la pratique sage-femme, qui aura lieu PAYS, DATE, les participants de chaque pays sont invités à remplir trois (3) questionnaires pour l'analyse des écarts qui sera suivie de discussions. Ces trois questionnaires séparés portent sur la formation, la réglementation et les associations dans chaque pays. Étant donné que vous travaillez dans le domaine de l association des sages-femmes et que vous représenterez votre pays à cet atelier, nous vous prions de bien vouloir remplir le questionnaire suivant sur l association des sages-femmes et de le renvoyer au bureau central de l'icm, à PERSONNE et avant le DATE. L'atelier passera en revue le statut de la formation des sages-femmes, de la réglementation et des associations dans les pays participants. Il débouchera entre autres sur l'élaboration d'un plan indiquant comment les lacunes identifiées seront communiquées aux gouvernements, aux partenaires bilatéraux, aux organisations des Nations Unies et aux NGO dans le cadre des activités de suivi de l'atelier et comment ceux-ci chercheront à y remédier. Il est très important que tous les participants prennent part à toutes les discussions en raison des liens intrinsèques qui existent entre la formation, la réglementation et les associations pour améliorer la qualité des effectifs de sages-femmes. Mode d'administration des outils dans le pays : Des personnes seront désignées pour travailler avec une équipe de représentants nationaux sur le thème de l association des sagesfemmes pour discuter et répondre aux questions de cette enquête en équipe. 1

2 Répondants : Répondez uniquement aux questions applicables à votre pays. Si vous ne pouvez pas répondre à une question, veuillez préciser pourquoi ou répondre S/O (sans objet). Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez contacter le bureau central de l'icm. Veuillez remplir ce questionnaire avant le DATE. Nous sommes ravis d'avoir l'occasion de travailler avec vous au renforcement des effectifs de sages-femmes. Bureau central de l'icm OUTIL D'ÉVALUATION DES ASSOCIATIONS Pays et nom de l association : Nom de la personne qui remplit le questionnaire : Poste dans l'association Date à laquelle le questionnaire a été rempli 1. En quelle année l'association de sages-femmes a-t-elle été créée dans votre pays? 2. Combien y a-t-il de sages-femmes dans votre pays? 3. Combien de sages-femmes sont membres de l'association? 2

3 4. Quels types de sages-femmes sont membres de l'association? Sage-femme agréée Oui Non Sage-femme diplômée Oui Non Sage-femme communautaire Oui Non 5. Quelles sont les conditions requises pour devenir membre? La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez : Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet de l'association. Question Oui Non 6. L'association de sages-femmes est-elle une association nationale? 7. L'association a-t-elle des antennes au niveau des provinces/des régions/des États? 8. L'association de sages-femmes est-elle relativement connue au niveau national? 9. L'association de sages-femmes est-elle membre de l'icm? 3

4 STRUCTURE DE GOUVERNANCE Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet de la structure de gouvernance de l'association. Question Si l'association a un conseil de direction et/ou un comité exécutif élu, veuillez expliquer le déroulement des élections. La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez : 10. Quelle est la durée du mandat? Mois Années 11. Les membres du conseil d'administration représentent-ils toutes les régions du pays? 12. Le conseil d administration a-t-il des sous-commissions sous ses ordres? Dans l'affirmative, veuillez les énumérer sur une feuille séparée et la joindre. 13. Avec quelle fréquence le conseil d'administration se réunit-il? (Veuillez sélectionner la réponse la plus proche dans la liste cidessous.) 4

5 Question Une fois par semaine Une fois par mois Au minimum une fois tous les trois mois (réunions trimestrielles) Au minimum deux fois par an (réunions semestrielles) Une fois par an (réunions annuelles) Ne se réunit pas régulièrement mais se réunit quand le besoin s'en fait sentir. 14. Le conseil d administration conserve-t-il un procès-verbal des réunions? 15. Le procès-verbal est-il remis aux membres qui le demandent? COMMUNICATION Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet des stratégies de communication de votre association. 16. Comment le conseil d'administration communique-t-il avec les membres? (Cochez toutes les réponses applicables) Par Par le biais d'un bulletin d'information Par le biais de son site Web À l'occasion d'ateliers En envoyant des SMS groupés 5

6 ADMINISTRATION/GESTION Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet de l'administration et de la gestion de votre association. Question Sans objet Oui Non 17. Si l'association NE DISPOSE PAS de bureaux, veuillez indiquer où sont conservés les documents de l'association. (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) 18. Des politiques de santé et de sécurité au travail sont-elles en place? RECRUTEMENT ET DOTATION EN PERSONNEL Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet du recrutement et de la dotation en personnel de votre association. Question 19. Si l'association a des employés, veuillez indiquer combien et le poste qu'ils occupent (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) 20. Si l'association a des employés, veuillez indiquer combien d'employés rémunérés travaillent 6

7 Question à plein temps : à temps partiel : 21. Comment les conflits sont-ils résolus au bureau de l'association? La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez. RELATIONS AVEC D'AUTRES ASSOCIATIONS DE PROFESSIONNELS DE LA SANTÉ, MINISTÈRES, ORGANISMES DE RÉGLEMENTATION ET PROGRAMMES D'ÉDUCATION Veuillez répondre aux questions suivantes au sujet des relations qu'entretient l'association avec diverses organisations. Question Oui Non 22. L'association se réunit-elle avec les associations de professionnels de la santé suivantes : Obstétriciens Infirmières Pédiatres 7

8 Question Oui Non Autres (veuillez spécifier). Veuillez également préciser pourquoi l'organisation a noué des liens avec ces autres associations. (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) 23. Le gouvernement invite-t-il l'association professionnelle à des réunions pour parler de la prise de décisions politiques? Si vous avez répondu oui à la question 23, veuillez donner des détails. (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) 24. L'association participe-t-elle à des commissions ou groupes d'étude gouvernementaux et à des organes de décision sur la santé maternelle et néonatale? 25. L'association négocie-t-elle avec le gouvernement les salaires, bénéfices et conditions de travail au nom des sages-femmes? 26. Le gouvernement consulte-t-il d'autres sages-femmes expertes en dehors de l'association sur des questions de pratique de sages-femmes? 27. L'association se réunit-elle avec des organismes de réglementation pour parler des normes et du champ d'activité de la pratique de sage-femme? 8

9 OUTIL D'ÉVALUATION DES CAPACITES DES ASSOCIATIONS MEMBRES (MACAT) ICM 2011 Veuillez cocher la colonne appropriée. Veuillez répondre à toutes les questions dans chaque section. A. Gouvernance A1. Conseil d'administration Oui Non S/O 1. L'association a un conseil d'administration et/ou un comité exécutif gouverné par une constitution et par des lois. 2. L'association a des rôles et responsabilités clairement définis pour le conseil d'administration/le comité exécutif et ses membres. 3. Le conseil d'administration/comité exécutif se réunit au moins deux fois par an. 4. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé d'élaborer la stratégie. 5. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé de formuler la politique. 6. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé de la collecte de fonds. 7. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé des relations publiques. 8. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé du contrôle financier. 9. Le conseil d'administration/comité exécutif est chargé du lobbying. A2. Vision, mission Oui Non S/O 10. L'association a des énoncés de vision et de mission clairs. 9

10 11. La mission de l'association est élaborée en collaboration avec les membres (communication par e- mail ou réunions). 12. Les nouveaux membres ont accès à la vision, la mission et les objectifs de l'association ou sont dirigés vers les documents correspondants. 13. Les activités de l'association sont conformes à sa mission et à sa vision. 14. La vision et la mission sont partagées par les membres, concrétisant le but et l orientation pour l'association et ses membres. 15. Les énoncés de vision et de mission sont revus et mis à jour régulièrement, au moins tous les 3 à 5 ans, avec la participation des membres. A3. Objectifs et stratégies Oui Non S/O 16. L'association a un processus de planification stratégique clair 17. L'association a un plan stratégique clairement défini par écrit qui comprend des objectifs réalisables à long et à court terme 18. Les objectifs et stratégies de l'association, élaborés en participation avec les membres, sont conformes à la mission et à la vision 19. Des mécanismes, permettant à l'association de revoir et de mettre à jour ses objectifs avec la participation des membres, sont prévus. 20. L'association a des plans de travail opérationnels et budgétisés réalistes, conformes au processus de planification stratégique. 21. L'association contrôle et évalue la qualité et l'impact de son travail. 22. L'association utilise les résultats d'évaluations pour influencer la planification de la prestation des services. 10

11 A4. Statut juridique Oui Non S/O 23. L'association est enregistrée comme une organisation autonome dans le cadre de la législation du pays. 24. L'association fait partie d'une autre association de professionnels de la santé a. Association d'obstétrique b. Association d'infirmières c. Autre 25. Si vous avez répondu oui à la question 24 ci-dessus, l'association a sa propre structure et ses propres processus et outils de prise de décision qui sont documentés et transparents. 26. L'association a une constitution élaborée en collaboration avec ses membres, qu'elle partage avec eux. 27. La constitution est révisée tous les 5 à 10 ans, en collaboration avec les membres. 28. Tous les nouveaux membres ont accès à la constitution ou en reçoivent un exemplaire. Commentaires supplémentaires : (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez) B. Pratiques de gestion et leadership B1. Politiques et procédures administratives Oui Non S/O 29. L'association a mis en place des politiques et procédures pour élire ses dirigeants et les responsables. 30. L'association a mis en place des politiques et procédures opérationnelles. 31. L'association a des rôles et responsabilités clairement définis pour la direction, le personnel le cas 11

12 échéant et les membres. B2. Infrastructures et systèmes d'information Oui Non S/O 32. L'association dispose d'un bureau/espace où elle peut travailler au quotidien. 33. Le bureau/l'espace est bien équipé et entretenu et dispose des systèmes de communication nécessaires (téléphone, , fax et internet) 34. L'association a des systèmes en place pour traiter/gérer l'information y compris une liste à jour de ses membres. B3. Autorité et responsabilité de rendre des comptes Oui Non S/O 35. Les recommandations concernant les relations de travail entre le conseil d'administration/le comité exécutif, le personnel et les membres sont clairement mentionnés dans les documents de politique. 36. Le conseil d'administration/l'exécutif informe régulièrement les membres des activités de l'association ainsi que lors de l'assemblée générale annuelle. B4. Ressources humaines Oui Non S/O 37. Le personnel de l'association, le cas échéant, est recruté dans le respect des principes de transparence et de concurrence, en fonction de ses besoins. 38. Si l'association emploie du personnel, elle a des politiques claires en matière de ressources humaines et d'emploi (contrats de travail, structures salariales et bénéfices, descriptions de postes). 39. L'association intègre le renforcement des capacités/le perfectionnement de son personnel dans le cadre de son plan annuel. 40. L'association met à la disposition de son personnel et de ses membres des kits d'information, des manuels de politique etc. Commentaires supplémentaires : 12

13 (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez) C. Gestion des ressources financières C1. Comptabilité Oui Non S/O 41. L'association a un système comptable. 42. L'association réalise chaque année des audits. 43. Le système comptable de l'association lui permet de produire un rapport financier lorsqu'elle en a besoin. C2. Établissement d'un budget Oui Non S/O 44. L'association a un budget annuel qui est approuvé par le conseil d'administration/le comité exécutif. 45. L'association a une personne spécifiquement responsable de la gestion du budget. C3. Informations financières Oui Non S/O 46. Les donateurs, les membres et d'autres personnes peuvent accéder sur demande aux informations financières. 47. L'association produit des rapports financiers annuels qui sont revus et approuvés par le conseil d'administration/le comité exécutif. 48. L'association présente un état financier complet dans son rapport annuel. Commentaires supplémentaires : (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) D. Fonctions D1. Services relatifs aux membres Oui Non S/O 13

14 49. L'association a des mécanismes en place qui lui permettent d'identifier les besoins de ses membres. 50. L'association organise chaque année des assemblées générales avec ses membres. 51. L'association dispose d'un mécanisme pour recruter de nouveaux membres. 52. L'association dispose de mécanismes pour conserver ses membres. 53. L'association propose différents niveaux d'adhésion. 54. L'association a un barème de cotisations. 55. L'association dispose de mécanismes pour mettre à jour sa liste de membres. 56. Les nouveaux membres sont informés au sujet des informations disponibles et sur la façon de se les procurer. 57. L'association dispose de mécanismes pour faire des recommandations sur les salaires et les conditions de travail de ses membres. 58. L'association dispose de mécanismes pour fournir une formation professionnelle continue à ses membres. D2. Progression de la pratique professionnelle Oui Non S/O 59. L'association élabore ou contribue à l'élaboration de normes professionnelles de formation et de réglementation. 60. L'association a les moyens de soutenir et de reconnaître publiquement les pratiques de qualité de ses membres (ex : pratique, formation, recherche, politique, leadership, etc.). 61. L'association dispose de mécanismes pour diffuser les bonnes pratiques et profiter de possibilités d'apprentissage mutuel avec d'autres organisations. D3. Contrôle de la qualité des soins Oui Non S/O 62. L'association dispose de mécanismes pour orienter, conseiller et informer ses membres sur la 14

15 qualité des soins. 63. L'association préconise et/ou participe au développement et à la mise en œuvre d'une réglementation de la pratique de sage-femme. 64. L'association dispose de mécanismes pour aider ses membres à répondre à tout besoin d'actualisation des compétences requis pour obtenir ou renouveler un permis d'exercer. 65. L'association révise régulièrement le code de déontologie de ses membres ou se conforme à celui de l'icm. 66. Tous les nouveaux membres ont accès au code de déontologie ou le reçoivent en même temps que d'autres documents. 67. L'association est présente dans les situations où les pratiques professionnelles d'un de ses membres sont mises en question. 68. L'association participe à la planification des ressources humaines concernant les praticiens de la santé de la mère, du nouveau-né et de l enfant (MNCH) et la qualité de la prestation de ces soins. D4. Communication Oui Non S/O 69. L'association a une stratégie de communication clairement définie pour les relations internes et externes. - avec ses membres 70. L'association dispose de mécanismes pour communiquer dans les deux sens et régulièrement (au moins tous les trimestres) avec ses membres. - avec le ministère de la Santé 71. L'association dispose de mécanismes pour informer régulièrement le ministère de la Santé et 15

16 d'autres organes pertinents des activités et enjeux qui influent sur ses membres et la profession de sage-femme. 72. Le ministère de la Santé informe régulièrement l'association d'enjeux qui peuvent avoir une incidence sur les sages-femmes, les femmes et la santé maternelle, néonatale et infantile. - avec les femmes, les donateurs et la société civile 73. L'association a des systèmes de communication en place, tels qu'un bulletin d'informations et/ou un site Web pour communiquer avec toutes les parties prenantes (membres, femmes, donateurs, société civile et ONG locales comme la White Ribbon Allliance.) D5. Plaidoyer Oui Non S/O 74. L'association a des systèmes en place pour faciliter le plaidoyer en faveur des femmes, des sagesfemmes et des nouveau-nés. 75. L'association dispose d'un mécanisme pour fournir une formation aux techniques de plaidoyer à sa direction et à ses membres (négociation, allocutions publiques, kit d'informations, etc.) 76. L'association a des représentants dans les commissions gouvernementales clés et les organes politiques sur la santé maternelle, néonatale et infantile et la pratique de sage-femme. 77. L'association a des lignes directrices sur la façon de faire participer les partenaires ONG à des réseaux de plaidoyer qui servent les intérêts de ses groupes bénéficiaires. D6. Prestation de service Oui Non S/O 78. L'association a les ressources nécessaires (humaines, capacités, financières, matérielles) pour mener à bien sa mission. 79. L'association a les outils nécessaires pour contrôler et évaluer la qualité et l'impact de son travail. 80. L'association utilise les résultats d'évaluations pour influencer la planification de la prestation des 16

17 services. Commentaires supplémentaires : (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) E. Collaboration, partenariat et réseaux E1. Avec les femmes, les gouvernements et d'autres ONG Oui Non S/O 81 L'association fait participer les femmes et les familles en les considérant comme de véritables partenaires dans la fourniture des services y compris au niveau de la planification, de la prise de décision et des activités civiques. 82 L'association a établi une relation de collaboration avec le gouvernement. 83 L'association entretient des relations de collaboration avec des ONG nationales et internationales, y compris des organisations de femmes. 84 L'association collabore et travaille en réseau avec d'autres associations de professionnels des soins de santé dans le pays. E2. Relations avec les donateurs et le secteur privé Oui Non S/O 85 L'association dispose de mécanismes pour maintenir des relations avec les donateurs existants et établir des contacts avec des donateurs potentiels. 86 L'association noue un dialogue libre et ouvert avec les donateurs. 87 L'association noue un dialogue ouvert avec le secteur privé sur les questions de santé. Commentaires supplémentaires : (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) 17

18 F. Visibilité y compris relations avec les médias Oui Non S/O 88 Des femmes et leurs familles contactent l'association pour obtenir des informations et des conseils sur des questions qui ont trait à la santé des femmes. 89 Le conseil d administration/le comité exécutif et le personnel sont considérés par les parties prenantes comme hautement qualifiés et crédibles dans leur domaine. 90 L'association est invitée par le gouvernement à fournir une expertise en matière de pratique de sagefemme et à participer à l'élaboration de politiques et à la prise de décisions sur les questions se rapportant au métier de sage-femme. 91 L'association assure la promotion de son image et se sert des médias pour éduquer le public. 92 L'association établit des relations positives avec les médias. 93 L'association est invitée à participer à des rencontres portant sur des questions civiques organisées par d'autres organisations et par le gouvernement. Commentaires supplémentaires : (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez.) G. Durabilité Oui Non S/O 94 L'association bénéficie d'une base de financement diversifiée qui lui permet de poursuivre ses programmes à long terme. 95 L'association participe activement à la collecte de fonds et à d'autres activités de mobilisation des ressources afin de limiter sa dépendance vis-à-vis des donateurs. 96 L'association fait souvent appel à l'expertise de ses dirigeants et de ses membres (si possible) pour rédiger des propositions de collecte de fonds et trouver des idées pour mobiliser des ressources. Commentaires supplémentaires : 18

19 (La zone de texte s'agrandira au fur et à mesure que vous taperez) Nous vous remercions de votre coopération et du temps que vous avez passé à remplir ce questionnaire FIN DU QUESTIONNAIRE Copyright 2011 Confédération internationale des sages-femmes 19