Flux de paiement. Manuel SAP régional

Transcription

1 Flux de paiement Manuel SAP régional

2 Contents 1. Sélection des factures à payer : paramètres Procédure Résultat Visualisation des pièces de la proposition de paiement Reporting : liste de proposition de paiement Traitement des factures pour paiement Annulation de la proposition de paiement Paiements et génération de l XML aux normes SEPA Procédure Résultat Liste des paiements Ecritures réalisées dans SAP Le fournisseur est rapproché, le poste est soldé Pièce de mise en paiement Annulation d un run de paiement Annuler les rapprochements Supprimer le fichier XML

3 1. Sélection des factures à payer : paramètres Cette activité sélectionne les factures à payer. La sélection des factures à payer se fait pour chaque entité sur base du mode de paiement. Mode de paiement Entité 1 Caisse (+) 2 Virement à recevoir 3 Carte de Débit (+) 4 Carte de Crédit (+) 5 Remboursements A Virement EU IBAN C Caisse (-) D Domiciliation E Virement étranger non SEPA I Carte de Crédit (-) J Carte de Débit (-) Y Compensation interne 1.1. Procédure 1. Pour accéder à la transaction, sélectionnez : Menu SAP ECC Code de transaction Gestion comptable Comptabilité financière Fournisseurs Traitements périodiques Paiements F Dans l écran Opérations de paiement automatiques, onglet Statut, entrez les données suivantes : Nom de zone Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date de lancement Identification <ex: Date du jour> 2 chiffres pour société + libre Exemple :0201, 0202 etc. pour société 0200 Chaque lot de paiement a évidemment un numéro différent 3

4 3. Sélectionnez l onglet Paramètre. 4. Dans l écran Opérations de paiement automatiques, onglet Paramètres, entrez les données suivantes : Nom zone de Description Action utilisateur et valeurs Commentaire Date comptable Pièces saisies au Sociétés <ex: Date du jour> <ex: Date du jour> 0200, 0300, 0400, Modes pmt Modes de paiement <ex : A, E> Le mode de paiement est à changer pour chaque entité Proch. Date. C. <date de la prochaine comptabilisation> Jour d après(ou plus tard si vous voulez prendre toutes les pièces dont la date d échéance se trouve dans l intervalle) Fournisseur <tous les fournisseurs> L intervalle de numérotation se situe entre et

5 5. Sélectionnez Sauveg. paramètres (Ctrl+S). 6. Sélectionnez la page de l onglet Sélect. Libre Vous pouvez ici sélectionner une (ou des) facture(s) à payer par exemple, vous sélectionnez «numéro de pièce» via à payer. o et vous introduisez le ou les numéros de pièces Si vous souhaitez des pièces individuelles, vous les introduisez séparées par des «;». Par exemple : ;

6 o Si vous souhaitez un range de pièces, vous les introduisez entre parathèses «;». Par exemple : ( ; ) Vous pouvez également limiter les factures à un compte de dépenses spécifique. vous sélectionnez «autre» via Ensuite, vous sélectionnez «Pièce» Là, sont disponibles tous les critères voulus. Pour le compte en banque depuis lequel vous souhaitez payer, vous sélectionnez «Banque de la société» 6

7 Il ne reste qu à entrer la banque de la société dans le champ. 7. Sélectionnez l onglet «Protoc. Supplém» Si vous introduisez les données suivantes, vous aurez un reporting sur l exécution de votre proposition de paiement qui vous permettra de comprendre pourquoi certaines pièces ne sont pas reprises. 7

8 8. Sélectionnez la page de l onglet Statut et confirmez que vous voulez bien enregistrer les paramètres. 9. Sélectionnez Planifier proposition (Maj+F1). 10. Dans la boîte de dialogue Planifier proposition, entrez les données suivantes et confirmez la boîte de dialogue: Nom zone Date début de de Description Action utilisateur et valeurs <ex: Date du jour> Commentaire Par défaut, à ne pas modifier Lancement immédiat Cocher l indicateur 8

9 11. Lorsque la proposition est terminée, le statut Proposition de paiement générée apparaît dans l onglet Statut 12. Sélectionnez plusieurs fois- Statut pour mettre à jour le statut. 13. Ne quittez pas cette transaction, car vous continuerez avec l opération suivante à partir de ce point Résultat Les factures ayant parcouru le workflow de liquidation des fournisseurs sélectionnés pour le mode de paiement sont sélectionnés dans la proposition de paiement Visualisation des pièces de la proposition de paiement En cliquant sur, vous pouvez visualiser les pièces reprises dans la proposition de paiement (boules vertes) et celles qui ne sont pas reprises (boules rouges) 9

10 Vous pouvez modifier la mise en forme et mettre les colonnes dans l ordre qui vous convient (créez pour cela une variante, voir manuel sur le reporting). Par exemple, le montant en deuxième position etc. En cliquant sur une ligne, vous pouvez accéder à une pièce pour la vérifier. Ceci en particulier si elle n est pas reprise et que vous pensiez la retrouver. Les raisons les plus classiques pour qu une pièce ne soit pas reprise sont : o La date d échéance n est pas atteinte Solution 1 : modifier la date d échéance 1

11 o o o o Solution 2 : Annuler la proposition et les paramètres et mettre une date «prochaine date de paiement» plus éloignée dans les paramètres, mais toutes les pièces avec date d échéance dans l intervalle seront reprises Solution 3 : attendre que la date d échéance soit atteinte! La pièce est toujours dans le workflow Rien à faire : il faut demander à l ordonnateur et / ou au CEL d approuver Le fournisseur est bloqué Solution : analyser s il peut être débloqué et le cas échéant le débloquer. Ne pas oublier de le rebloquer ensuite La pièce est bloquée manuellement pour paiement Solution : la débloquer Le fournisseur est déjà repris dans une autre proposition de paiement qui n a pas été soit mise en paiement, soit annulée. Solution 1 : faire le run de paiement pour cette proposition Solution 2 : Annuler la proposition qui bloque et ses paramètres 1.4. Reporting : liste de proposition de paiement Une liste des propositions/exceptions peut être éditée pour s assurer que tout correspond à ce qui est attendu avant la génération du paiement. 1. Dans la page de l onglet Statut, sélectionnez Traiter => Proposition => Liste propositions 1

12 2. Dans variante pour liste, sélectionnez suite 3. Une liste exportable contenant toute les exceptions (postes bloqués) et les paiements est éditée 1

13 NB : Pour le moment, la liste est éditée sans variante. Des variantes peuvent être établies de manière à répondre aux besoins des entités Traitement des factures pour paiement Cette activité permet de traiter les factures pour paiement. Exemple : «Partenaire n'a pas de coordonnées bancaires convenables pour mode paiement X» 1. Dans la page de l onglet Statut, sélectionnez Proposition (traiter). 2. Sélectionnez Tous les comptables dans la boîte de dialogue, puis Suite. La liste des fournisseurs s affiche avec les montants à payer. 1

14 NB : Les boules rouges signifient que les postes ne seront pas repris dans le paiement tant que la proposition n aura pas été traitée 3. Pour consulter les factures d un fournisseur en particulier, double-cliquez sur la ligne de ce fournisseur. Une liste des factures s affiche. NB : Le code erreur 003 signifie que le poste est bloqué pour règlement. Dans le cas présent, 1 facture est bloquée avec le blocage de paiement R 4. Vous pouvez maintenant sélectionner la banque société à partir de laquelle le paiement doit être effectué et sélectionné Suite pour confirmer 1

15 1

16 5. Cliquez sur Sauvegarder. 6. Cliquez sur retour 1.6. Annulation de la proposition de paiement Si pour une raison ou une autre, vous ne transformez pas la proposition de paiement en cycle de paiement, il est indispensable de supprimer la proposition de paiement. Sans cela, les fournisseurs repris dans la proposition ne seront plus repris dans les propositions futures et leurs factures ne seront pas payées. Pour ce faire, vous sélectionnez Vous confirmez que vous souhaitez supprimer la proposition Il ne reste ensuite que les paramètres : 1

17 Vous pouvez les supprimer de la même manière : 1

18 2. Paiements et génération de l XML aux normes SEPA Vous pouvez générer les pièces de paiements et les supports de paiement à l'aide de programmes de support de paiement aux normes SEPA 2.1. Procédure 1 Toujours en F110, ans l écran Opérations de paiement automatiques: Statut, sélectionnez le run de paiement souhaité (soit vous le faites à la suite de la proposition, auquel cas le nom du run est déjà encodé, soit vous pouvez le taper à la main, soit le sélectionner dans la liste déroulante) 2 Sélectionnez Cycle pmt (F7). 3 Dans la boîte de dialogue Planifier paiement, entrez les données suivantes et confirmez la boîte de dialogue : Nom zone Date début de de Description Action utilisateur et valeurs <ex: Date du jour> Commentaire A ne pas modifier Lancement immédiat Cocher l indicateur Céer support de Crée le fichier XML Cocher l indicateur 1

19 paiement 5. Lorsque la proposition est terminée, le statut Cycle de paiement exécuté apparaît dans l onglet Statut 6. Sélectionnez plusieurs fois- Statut pour mettre à jour le statut. 6. Sélectionnez Environnement => Support de paiement => Gestion des supports de paiement 1

20 7. Le nom du fichier XML de paiement (à envoyer à la banque), le montant, la date de création, le créateur etc. sont visibles : Pour le visualiser, si besoin, vous pouvez sélectionner la ligne et cliquer sur. 8. Pour télécharger le fichier dans le but de l envoyer à la banque, dans l écran Synthèse support des données, support de données, sélectionner Tédécharg 2

21 9. Placer le fichier dans un répertoire du réseau 2.2. Résultat Le fichier XML est généré et peut être intégré directement dans l applicatif Belfius Web. Les postes ouverts sélectionnés par le run de paiement ont été lettrés et se trouvent sur le compte d attente de virement émis. Les factures ne peuvent donc plus être payées une deuxième fois! Les factures ont été payées et enregistrées dans les comptes de compensation bancaire. Les fichiers XML générés aux normes peuvent maintenant être envoyés à la banque, qui effectuera le paiement Liste des paiements Vous pouvez en outre créer une liste de paiements et une liste d'exceptions. 2

22 3. Ecritures réalisées dans SAP 3.1. Le fournisseur est rapproché, le poste est soldé Lorsque le paiement a été traité, vous pouvez vérifier le résultat, en affichant par exemple les pièces qui ont été enregistrées dans la transaction FBL1N : Affichage des postes fournisseurs. Exemple : 2

23 Dans la pièce-même (via FB03 par exemple), vous pouvez vérifier que le poste fournisseur a été rapproché. La date mentionnée est la date du run de paiement : 3.2. Pièce de mise en paiement Le rapprochement est fait par une pièce 41 qui est à la fois une pièce SAP et un rapprochement. Dans ce cas, la pièce est 2

24 Elle crédite le fournisseur et débite le compte technique 55 1 (Banque décaissement). En même temps, elle rapproche la facture et la pièce : le fournisseur est soldé. 4. Annulation d un run de paiement Si vous vous êtes trompé et avez payé une facture que vous ne vouliez pas payer, c est-à-dire que vous avez réalisé la proposition de paiement et le cycle (run) de paiement, toutes les pièces du run de paiement sont pourtant considérées comme payées dans SAP! 4.1. Annuler les rapprochements Il faut alors annuler les rapprochements entre les fournisseur et les pièces 41 de mise en paiement et ces pièces. Ceci se fait en une fois (par pièce de mise en paiement) via la transaction FBRA : Vous entrez le numéro de la pièce 41 (ici ) : Vous cliquez ensuite sur pour vérifier que c est bien la pièce de mise en paiement voulue : vous visualisez la facture et la pièce 41 rapprochées : 2

25 Vous revenez en arrière via et pouvez cliquer sur. Le pop-up suivant apparaît : Vous demandez d annuler le rapprochement et contrepasser la pièce de rapprochement. Ensuite, vous précisez dans quelle période vous voulez contrepasser (01) SAP va ensuite vous confirmer qu il a bien annulé le rapprochement : 2

26 Et la pièce de rapprochement : Une pièce de contrepassation est créée en même temps. A ce moment-là, la facture est de nouveau ouverte et peut être payée. En FBL1N, vous voyez la facture non soldée : 4.2. Supprimer le fichier XML N oubliez pas de supprimer le fichier XML : En F110, vous reprenez la date et ne numéro du run de paiement, vous allez dans 2

27 Ensuite, vous sélectionnez la ligne du fichier XML et cliquez sur la poubelle : Le fichier XML est supprimé. Le run ne peut pas être supprimé, il sera toujours visible. 2