Procès-verbal des délibérations de la session régulière du 4 octobre 2010, tenue au Centre communautaire situé au 405 rang Sainte-Marie, Milan.

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1 3398 PROVINCE DE QUÉBEC MUNICIPALITÉ DE MILAN Procès-verbal des délibérations de la session régulière du 4 octobre 2010, tenue au Centre communautaire situé au 405 rang Sainte-Marie, Milan. Présences : Louiselle Rouillard, Linda Therrien, Jacques Proteau, Gaston Denis, Maurice Proteau et Richard Nadeau. Ils forment quorum sous la présidence du maire, Monsieur Claude Turcotte. Noëlla Bergeron, directrice générale et secrétaire-trésorière, est aussi présente. ORDRE DU JOUR 1. Ouverture de la session ordinaire. 2. Adoption de l ordre du jour. 3. Adoption du procès-verbal du 7 septembre Rapport des élus. 5. Rapport de l inspecteur en bâtiment et en environnement. - Vidanges mensuelles - Vidange annuelle - Vidange d entretien préventif : rue McDonald, rue Nicholson, rue McDonald, ruelle McLeod, rang Sainte-Marie (man hole). 6. Période de questions. 7. Administration : - Dépôt de l état des revenus et dépenses. - Adoption des dépenses. - Programme FSI : 1re réclamation - Emprunt long terme : 16 novembre 2010 session extraordinaire/adjudication règlement d emprunt. - Martel, Brassard, Doyon : renouvellement d adhésion Martel, Brassard, Doyon : offre de service pour l élaboration de la «Politique de gestion contractuelle» (obligation janvier 2011) - Sorite incendie : alarme incendie chez Usinex. - Offre de formation de la MMQ : Risques d incendie en milieu de travail - Réserve de sable : soumission. - Sel Warwick : soumission. - Vente de la remorque à M. Émery Bélanger. - Vente de pylône à Maison Usinex (25 $/ch x 4) - Vente de ponceaux à M. Ghislain Paré (200 $ pour 3 ponceaux usagés) - Vente de la «boîte dompeuse» (2000 $). - Vente du camion : appel d offres (aucune soumission) - Installation des lumières (terrain de balle). - Écho de Frontenac : offre de service/vœux de Noël

2 Formation sur la «politique de protection des rives, du littoral et des plaines inondables», les 25 et 26 octobre, à Lac-Mégantic (445 $/ 2 + taxes) - Formation en sécurité civile : document pour prévisions budgétaires. 8. Voirie été - Achat de chaînes avant pour camion 315/80R22.5, 5/6 à $ chez UAP. - Achat de crampons pour les pneus de la pépine à 190 $ pour 200 crampons. 9. Demande de déneigement du Chemin Donald Morrison 10. Programme Climat-Sol. Réservoir d essence souterrain 11. Programme de retour : taxes d assises (FIMR). 12. Location, bail : lot sur la rue du Ruisseau - Contrat de location - Construction sur le terrain : revoir les dimensions des lots en façade et marge de recul insuffisantes (résolution pour refaire le cadastre des lots et prévoir un accès aux lots de l autre côté du cours d eau, prolongement des lots jusqu au cours d eau). 13. Comité de régie interne : dépôt de proposition d échelle salariale 14. Contrat de travail de l opérateur de la station d épuration. 15. Comité de développement économique : dépôt du rapport «Planification stratégique/plan de développement économique et plan d action»./consultation publique facultative (p.3) 16. Comité de sécurité incendie : - Suivi avec la représentante du MDDEP (point d eau dans le secteur de la station d épuration). - Réservoirs incendie non utilisables par le service incendie. 17. Suivi de la demande de M. Daniel Nadeau (travaux d excavation et de drainage). 18. Avis public à venir : - Dépôt des «Indicateurs de gestion» (conseil de novembre) - Dépôt du rapport du maire (conseil de novembre) - Date d adoption du budget (date à confirmer) 19. Extrait du procès-verbal de la MRC du Granit : (6.1) Projet de maison en soins palliatifs dans la MRC; (10.1) Rapport d activités du service de prévention incendie; (10.2) Suivi, schéma de

3 3400 couverture de risques; (10.3) Intervention d urgence en espace clos; (18.0) Projet éolien 20. Varia. - Demande à la MRC : ingénieur forestier indépendant pour le suivi des coupes de bois sur l ensemble du territoire de la MRC Le Granit. 21. Période de questions 22. Correspondance. 23. Levée de la session ordinaire. PROCÈS-VERBAL Ouverture de la session ordinaire Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que la session ordinaire soit ouverte. 2. Adoption de l ordre du jour Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que l ordre du jour soit adopté. 3. Adoption du procès-verbal du 7 septembre 2010 Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que le procès-verbal du 7 septembre soit adopté. 4. Rapport des élus Rapport du maire, Monsieur Claude Turcotte. 5. Rapport de l inspecteur en bâtiment et en environnement Le rapport du mois de septembre sera déposé le mois prochain. Points d information : - Vidanges mensuelles : suivi des vidanges mensuelles. - Vidange annuelle : suivi de la vidange annuelle. - Vidange d entretien préventif : rue McDonald, rue Nicholson, rue McDonald, ruelle McLeod, rang Sainte-Marie (man hole). 6. Période de questions Le conseil reçoit la demande déneigement de la rue McDonald. Le conseil entend étudier la demande et rendre une réponse ultérieurement. 7. Administration - Dépôt de l état des revenus et dépenses Adoption des dépenses. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que les dépenses soient adoptées. Administration : chèque nº 2808 à 2835 Salaire : chèque no.650 à 668.

4 3401 Avis de motion donné par Richard Nadeau à l effet que lors d une prochaine session du conseil municipal de Milan, il y aura adoption d un règlement sur les fausses alarmes Programme FSI : 1re réclamation Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d autoriser la directrice générale et secrétaire-trésorière à procéder à la première réclamation dans le cadre du programme du Fonds de stimulation à l infrastructure (FSI) pour un montant de frais incidents incluant les taxes nettes pour un montant de $ et de coûts directs incluant les taxes nettes pour un montant de $ pour un montant total de $. - Emprunt long terme : Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de tenir une session extraordinaire en date du 16 novembre 2010 pour l adjudication du règlement d emprunt. - Martel, Brassard, Doyon : renouvellement d adhésion 2011 Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de renouveler nos services professionnels pour l année 2011 avec Martel, Brassard, Doyon, Avocats et que le maire et la directrice générale soient autorisés à adresser des demandes au nom de la municipalité. - Martel, Brassard, Doyon : offre de service pour l élaboration de la «Politique de gestion contractuelle» (obligation janvier 2011) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de retenir les services de Martel, Brassard, Doyon, Avocats pour l élaboration de la «Politique de gestion contractuelle» selon la formule la plus avantageuse pour la municipalité de Milan (partage des coûts avec d autres municipalités) - Sorite incendie : alarme incendie chez Usinex. Point d information sur la sortie incendie fausse alarme Offre de formation MMQ : Risques d incendie en milieu de travail Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d autoriser l employé municipal à participer à cette formation et que les frais de repas de déplacement lui soient remboursés sur présentation de pièce justificative.

5 Réserve de sable : soumission. Soumissions reçues : Excavation Clément Duquette inc. : 9.20 $/Tm Lafontaine & fils inc. : 8.50 $/Tm Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de retenir la plus basse soumission conforme, soit celle de Lafontaine & fils inc. au montant de 8.50 $/Tm. - Sel Warwick : soumission. Aucune soumission reçue Vente de la remorque à M. Émery Bélanger. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité : D entériner la vente de la remorque mise au rancart, à M. Émery Bélanger pour un montant de 800 $, non taxé puisque la municipalité n est pas inscrite au programme de réclamation de taxes; Que la directrice générale et secrétaire-trésorière, Madame Noëlla Bergeron, soit mandatée par le conseil municipal pour effectuer le transfert de ladite remorque au bureau de la SAAQ de Lac-Mégantic; Qu elle soit autorisée à donner une procuration à M. Émery Bélanger et à signer tout autre document nécessaire au transfert de la remorque Vente de pylône à M. Luc Morin (25 $/ch x 4) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d entériner la vente de quatre pylônes à la Maison Usinex, pour un montant de 25 $ chacun. - Vente de ponceaux à M. Ghislain Paré (200 $ pour 3 ponceaux usagés) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d entériner la vente de 3 ponceaux à Monsieur Ghislain Paré, pour un montant de 200 $ pour l ensemble. - Vente de la «boîte dompeuse» (2000 $). Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d entériner le montant de prix de vente de 2000 $. - Vente du camion : Sur proposition régulière, il est résolu de faire paraître l annonce sur le site Web de la municipalité et sur Les Pacs. - Installation des lumières (terrain de balle). Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité : - Demander deux soumissions sur invitation à Philippe Mercier de Lac-Mégantic et Jocelyn Roy de Lambton. - Que les travaux soient donnés au plus bas soumissionnaire.

6 Écho de Frontenac : offre de service/vœux de Noël Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de ne pas retenir l offre de présentation des vœux de Noël de la municipalité de Milan dans l Écho de Frontenac et de procéder comme par le passé par publipostage. - Formation sur la «politique de protection des rives, du littoral et des plaines inondables», les 25 et 26 octobre, à Lac-Mégantic (445 $/2 + taxes) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de ne pas autoriser la formation sur la politique de protection des rives, du littoral et des plaines inondables considérant que le budget de formation a été employé en totalité. - Formation en sécurité civile : document pour prévisions budgétaires. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de vérifier auprès de l agent de projet la pertinence de cette formation en lien avec l élaboration du plan de sécurité civile. 8. Voirie été Achat de chaînes avant pour camion 315/80R22.5, 5/6 à $ chez UAP Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d autoriser l achat de chaînes pour un montant de 590 $. - Achat de crampons pour les pneus de la pépine à 190 $ pour 200 crampons. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d autoriser l achat de 200 crampons pour la pépine Demande de déneigement du chemin Donald Morrison Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d effectuer différentes informations auprès (1) de la compagnie d assurance (2) de notre conseillère juridique et (3) l espace disponible pour la neige et la virée du camion de déneigement. 10. Programme Climat-Sol. Réservoir d essence souterrain Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de ne pas procéder à l enlèvement des réservoirs souterrains tant que nous ne recevrons pas d avis à cet effet. 11. Programme de retour : taxes d assises (FIMR). Point d information donnée par Monsieur le Maire.

7 Location, bail : lot sur la rue du Ruisseau Contrat de location Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de faire rédiger le contrat de location bail à notre conseillère juridique. - Construction sur le terrain : revoir les dimensions des lots en façade et la marge de recul insuffisante (résolution pour refaire le cadastre des lots et prévoir un accès aux lots de l autre côté du cours d eau, prolongement des lots jusqu au cours d eau.) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de mandater la firme ECCE TERRA pour procéder à un nouveau cadastre de trois lots ainsi que le repérage et l identification des entrées de service sur la rue du Ruisseau. 13. Comité de régie interne : dépôt de proposition d échelle salariale Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité : - Que l échelle salariale soit adoptée telle que proposée à l exclusion du poste de l opérateur de la station d épuration parce qu il fait l objet d un contrat de travail avec cinq autres municipalités. - Que les échelons des employés municipaux soient déterminés comme suit : Agente de bureau à l échelon 4, l inspecteur en bâtiment et en environnement à l échelon 2, l employé municipal à l échelon 2, le préposé à l entretien des pelouses au salaire minimum, la préposée à l entretien ménager à l échelon 1, la directrice générale à l échelon 4 mais indexée à l échelon 2 au 1 er janvier 2011 et à l échelon 4 au 1 er janvier Contrat de travail de l opérateur de la station d épuration. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que Monsieur le Maire soit mandaté pour finaliser les conditions de travail de l opérateur de la station aux conditions suivantes : - Salaire de base entre 16 $/h et $/h - Indexation au coût de la vie au 1 er janvier Renouvellement des conditions de travail : contrat de 5 ans - Délai de 2 semaines à M. Mathieu pour faire connaître sa décision d acceptation ou de refus l offre. - Signature du contrat dans un délai de deux semaines de l acceptation du contrat de travail. - En cas de refus de signer qu il donne un avis de départ de six mois (180 jours). - Évaluation annuelle à l automne à la discrétion de chaque municipalité. - Congés sociaux Comité de développement économique : dépôt du rapport «Planification stratégique/plan de développement économique et plan d action»./consultation publique facultative (p.3) Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d accepter intégralement la «Planification stratégique Plan de développement économique et plan d action ».

8 Comité de sécurité incendie - Suivi avec la représentante du MDDEP (point d eau dans le secteur de la station d épuration). Le rapport sera transmis par Mme Anne-Sophie Bergeron, biologiste au MDDEP. Elle nous fera parvenir une lettre en réponse à notre demande d aménagement de cours d eau sur une propriété privée Date de la prochaine rencontre du comité de sécurité incendie Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de tenir une rencontre le 12 octobre prochain, à 19 h dans le but de déterminer les cinq points d eau qui feront l objet d une demande de certificat d autorisation d aménagement soumis à l expertise d une firme de consultants en services environnementaux. - Réservoirs incendie non utilisables par le service incendie. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de planifier une rencontre avec le chef pompier pour nous expliquer le pourquoi du refus de s approvisionner aux réservoirs souterrains. 17. Suivi de la demande verbale de M. Daniel Nadeau Correspondance à Mme Yvette Lallier Grenier et à M. Daniel Nadeau Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité d entériner la lettre envoyée à Mme Yvette Lallier Grenier et à M. Daniel Nadeau. 18. Avis public à venir - Dépôt des «Indicateurs de gestion» (conseil de novembre) - Dépôt du rapport du maire (conseil de novembre) Date d adoption du budget Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que l adoption du budget 2011 soit le 20 décembre 2010, à 19 h, au Centre communautaire de la municipalité de Milan, situé au 405 rang Sainte-Marie, à Milan. 19. Extrait du procès-verbal de la MRC du Granit : (6.1) Projet de maison en soins palliatifs dans la MRC; (10.1) Rapport d activités du service de prévention incendie; (10.2) Suivi, schéma de couverture de risques; (10.3) Intervention d urgence en espace clos; (18.0) Projet éolien

9 Varia. - Demande à la MRC : ingénieur forestier indépendant pour le suivi des coupes de bois sur l ensemble du territoire de la MRC Le Granit. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité de mandater Monsieur le Maire pour réitérer la demande de service d un ingénieur forestier pour les municipalités de la MRC du Granit ou pour les municipalités désirant se doter des services d un ingénieur forestier indépendant pour la gestion et le suivi des coupes de bois. 21. Période de questions Aucun public 22. Correspondance. Dépôt de la correspondance - Semaine québécoise des rencontres interculturelles - Invitation à la conférence : «agir ensemble, pour mieux vivre ensemble» - Conseil régional de l environnement de l Estrie : invitation aux consultations publiques - MAMROT : loi sur l aménagement et l urbanisme - Convocation de presse : annonce d aides financières aux municipalités de Mégantic-Compton - La Bouée Régionale : colloque sur la violence - Demande de financement : Les Grands Frères et Grandes Sœurs de l Estrie - CLD de la MRC du Granit : promouvoir la Route des Sommets - L Info-Lambton - Municipalité d Audet : communiqué, prolongement des travaux - Réseau environnement : invitation à la journée de conférence régionale Mauricie/Centre-du-Québec - Coalition Québécoise pour le contrôle du tabac : demande d appui Levée de la session ordinaire. Sur proposition régulière, il est résolu à l unanimité que la session ordinaire soit levée à 22 :40h. Claude Turcotte Maire Noëlla Bergeron Directrice générale Secrétaire-trésorière Je déclare que nous avons les crédits nécessaires pour couvrir les dépenses engagées lors de la présente session. Certificat de crédit nº