ANNÉE SCOLAIRE

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1 ANNÉE SCOLAIRE LYCEES PUBLICS ET PRIVES DE L ACADEMIE DE DIJON GUIDE DE SAISIE sous AFFELNET-LYCEE DES CANDIDATURES A : UNE PREMIERE TECHNOLOGIQUE, UNE PREMIERE PROFESSIONNELLE ET UNE PREMIERE ANNEE DU BREVET DES METIERS D ART DANS UN ETABLISSEMENT PUBLIC DE L ACADEMIE DE DIJON OU A : UNE REORIENTATION OU MAINTIEN EN 2NDE GT, 2NDE PRO, 1ERE ANNEE DE CAP DANS LES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE L'EN ET DE L'AGRICULTURE, DANS LES ETABLISSEMENTS PRIVES SOUS CONTRAT AVEC L'EN DE LA NIEVRE ET DANS LES ETABLISSEMENTS SOUS CONTRAT AVEC L'AGRICULTURE DE L'ACADEMIE (EXCEPTE LES MFR) OUVERTURE DU SERVEUR LUNDI 22 MAI 2017 FERMETURE DU SERVEUR MERCREDI 21 JUIN 2017 EN CAS DE DIFFICULTES CONCERNANT LES VOEUX contactez Karine OUARTI au SAIO EN CAS DE DIFFICULTES D ORDRE TECHNIQUE veuillez déposer un signalement sur le serveur d'assistance rubrique "Affelnet" Tous les traitements sont faits en utilisant un navigateur WEB. Chaque saisie, chaque modification sera directement prise en compte. Les vérifications et les comptages seront directement accessibles. Vous pourrez visualiser, imprimer en format PDF ou exporter en format tableur les différents états qui vous seront proposés. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 1/12

2 1 - ACCES A L APPLICATION Adresse de connexion : puis accéder à ARENA, et dans "scolarité du 2 nd degré", sélectionner "Affectation en lycée". Les établissements privés de l'académie procèdent de la même façon à partir de leur clé OTP. CHOISIR Saisir votre identifiant de messagerie (identique à SIECLE), puis votre mot de passe RAPPEL : LE CHEF D ETABLISSEMENT DOIT DELEGUER LES DROITS AUX PERSONNELS QUI SAISISSENT LES VŒUX. NB : LES DROITS DELEGUES L AN PASSE PEUVENT NE PLUS ETRE EFFECTIFS CETTE ANNEE. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 2/12

3 2 SAISIE DES VŒUX Cliquez sur Saisie des vœux en établissement Personnes à contacter en cas de problème Dates de l ouverture du serveur Affelnet-lycée dans chaque académie Pour sortir de l application Liste des menus disponibles Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 3/12

4 La liste des élèves apparaît. Choisir un élève en cliquant sur l INE. Pour trier la liste par ordre croissant ou décroissant. Nombre total d'élèves de la liste En face du nom de l élève, s affiche à compléter quand la saisie est commencée, terminé, quand celle-ci est validée. Pour ajouter 1 élève. Identification du candidat Toutes les informations sont récupérées de la BEA. Vous pouvez les compléter ou les modifier. Un pictogramme i apparaît à côté de chaque onglet, rappelant que des informations obligatoires sont à saisir. Valider la saisie pour passer à l'écran suivant Pour cet élève de 2DEGT2, il manque la ZONE GEO à renseigner. Pour les élèves de la voie pro, elle est renseignée par défaut à NON DEFINI. NOUVEAU!! Information sur le statut social boursier exportée de SIECLE. Ne peut être modifiée par l établissement. En cas d erreur, contacter la DSDEN concernée. Pour une bonne gestion des listes principales et supplémentaires, il est ESSENTIEL de faire figurer LE OU LES DEUX NUMEROS DE TELEPHONE où l élève et sa famille pourront être joints après l affectation, ainsi que l'adresse mél. La décision d'orientation sera importée de Siecle Orientation. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 4/12

5 Saisie des vœux Onglet actif Cliquer ici pour accéder à la liste des codes-vœux Le vœu de dérogation est initialisé à "NON"*. *L'entrée dans la voie professionnelle et en 1ère technologique n'est pas dérogatoire, "le vœu de dérogation" ne doit pas être activé et doit rester à "NON". A activer uniquement dans le cas d'une réorientation ou d'un maintien en 2nde gt dans un établissement hors secteur. Les libellés complets du vœu et de l établissement apparaissent. - Pour chacun des vœux formulés par les élèves issus de CAP uniquement, vous devez saisir l avis de l établissement fréquenté (TRES FAVORABLE TCAP, FAVORABLE TCAP, RESERVE TCAP) pour la poursuite d études demandée (voir guide de l établissement). Ce champ est obligatoire. - De même pour les élèves de lycée qui se réorientent vers une 2nde professionnelle ou 1ère année de CAP : Attention : l'avis à saisir est différent (TFAVORABLE, FAVORABLE, ASSEZ FAVO, AUCUN). ATTENTION! Pour les élèves de TCAP qui demandent à poursuivre en 1ère pro ou BMA, les avis à saisir sont : TRES FAVORABLE TCAP, FAVORABLE TCAP, RESERVE TCAP. Pour les élèves de lycée qui se réorientent vers une 2nde professionnelle ou 1ère année de CAP : l'avis à saisir est différent (TFAVORABLE, FAVORABLE, ASSEZ FAVO, AUCUN). Cliquez ici pour ajouter un nouveau vœu Si vous choisissez de dissocier la saisie des vœux de la saisie des notes, vous pouvez passer à l élève suivant. ATTENTION : Il faudra compléter les notes avant la fermeture du serveur. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 5/12

6 3 SAISIE DES NOTES Il est important de renseigner les notes de l'année. Les disciplines Arts plastiques, Education musicale et Technologie, relatives au palier 3ème, ne sont pas à renseigner pour les élèves de lycée (laisser NN) Les matières précédées de * (français et maths) sont OBLIGATOIREMENT des notes entre 0 et 20. La marque décimale pour les notes est le point. A NOTER : Pour les élèves du palier 2nde qui postulent pour une formation post-3ème (2nde gt, 2nde pro, 1ère année de CAP), les notes saisies seront traduites en points et rattachées aux champs disciplinaires automatiquement dans Affelnet-lycée. Onglet "saisie des notes" actif Dans le cas des montants de 2 nde professionnelle dans la 1ère professionnelle de la même spécialité et du même établissement, les notes (Français = 10 Maths = 10 et NN dans les autres matières) sont saisies par défaut. Elles sont à modifier si le jeune souhaite formuler un vœu dans une autre spécialité ou autre voie. État des saisies effectuées Il est toujours possible de modifier la saisie en cliquant sur l INE L état de l élève saisi indique Terminé et le nombre de vœux saisis (par exemple 1 ) Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 6/12

7 4 EDITION DE LA FICHE RECAPITULATIVE DES VŒUX 4- EDITION DE LA FICHE RECAPITULATIVE DES VŒUX MENU Impression des fiches élèves Saisir l identifiant de l établissement ou l INE de l élève Vous avez la possibilité d imprimer : soit la fiche d un élève (dans ce cas précis, vous entrez l INE de l élève) soit les fiches des élèves d une classe (en entrant l identifiant de l établissement, vous avez accès à la liste des classes). FICHE ELEVE Cette étape est importante, SEULE CETTE FICHE PEUT FAIRE FOI EN CAS DE LITIGE. En effet, elle atteste pour la famille que la saisie est conforme aux vœux portés sur la fiche de demande d'affectation. Elle doit donc être remise à la famille pour validation. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 7/12

8 5 COMPTAGE DES VŒUX EXPRIMES Ces tableaux vous permettent de récapituler les vœux formulés par vos élèves, soit par rang de vœu, soit pour l ensemble des vœux. Ces informations pourront éventuellement vous être demandées par le SAIO ou par la direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) de votre département. Les tableaux peuvent être imprimés. 6 LISTE DES ELEVES DONT LA SAISIE EST INCOMPLETE Cette liste est un outil qui permet d avoir une vision rapide des élèves pour lesquels il manque un élément essentiel. Revenir dans le menu SAISIE DES VOEUX afin de compléter la saisie avant la validation finale. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 8/12

9 7 CHANGEMENT D ETABLISSEMENT POUR L ELEVE Il se peut qu un élève apparaisse dans la liste et n appartienne pas/ou plus à l établissement. Dans ce cas, il faut changer d établissement. Le chef d établissement doit sélectionner dans LISTE DES ELEVES le lycéen dont il faut modifier l établissement. Saisir l identifiant du nouvel établissement ATTENTION : tout changement d établissement est DEFINITIF Cependant, si par exemple, l établissement G s est trompé, il doit contacter l établissement pour récupérer cet(te) élève dans sa liste. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 9/12

10 8 VALIDATION DE FIN DE SAISIE JUSQU'AU 21 JUIN 2017 LE 23 JUIN, POUR LES ETABLISSEMENTS QUI ONT DES MODIFICATIONS A APPORTER SUITE AUX COMMISSIONS D'APPEL EN SECONDE. IMPORTANT : lorsque toutes ces opérations sont terminées, le chef d établissement doit indiquer à l administration qu il a fini de traiter ses élèves. Pour cela, il doit passer par Validation chef d établissement Comme cette opération ne doit être effectuée QU UNE SEULE FOIS, vérifier qu aucune anomalie ne subsiste avant de la lancer. Le chef d établissement ne peut valider la saisie s il manque des informations sur certains élèves. Dans ce cas, il obtient par exemple le message ci-dessus (certains élèves n'ont pas de vœu, pas de notes...) Lorsque la saisie est complète, il faut confirmer la validation ici. Attention : les élèves dont la saisie est incomplète seront écartés de l affectation. Cette opération est irréversible (on ne peut l annuler). Si on la lance une nouvelle fois, on a le message validation effectuée. Contacter le SAIO si vous avez besoin d effectuer des modifications. Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 10/12

11 9 RESULTATS DE L AFFECTATION ET EDITION DES NOTIFICATIONS A partir du menu TOUR PRINCIPAL, choisir DIFFUSION DES RESULTATS Résultats de l affectation le 30 juin 2017 Les établissements d'accueil ont accès aux notifications sur liste principale et sur liste principale Les établissements d'origine ont accès aux résultats de l'affectation CONSIGNES Les établissements d accueil éditeront les listes des élèves admis ou inscrits en liste supplémentaire dans leurs sections et leur adresseront leurs notifications correspondantes. AFFELNET permet aux chefs d établissement d accueil de faire figurer sur la notification d admission des consignes spécifiques à leur établissement (dates d inscription, bourses aux livres...). Pour ce faire, cliquer sur l onglet CONSIGNES DU CHEF D ETABLISSEMENT ; entrer le texte ; visualiser puis valider. Texte à insérer e à valider Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 11/12

12 Les chefs d'établissement pourront donner des consignes différentes pour les élèves affectés et les élèves non affectés. A cette même date, les établissements d'origine pourront éditer une fiche de "résultats de l'affectation" comportant un récapitulatif des vœux et des décisions. Cette fiche, signée par le DASEN du département, aura donc une valeur officielle pour les familles. ATTENTION : les lycéens qui sont affectés en 2nde GT, 2nde pro ou 1ère année de CAP pourront consulter les résultats et confirmer leur inscription par les télé-services. Un filtre permet d éditer les fiches «résultats de l affectation» selon la décision finale d affectation : - Tous les résultats : (élèves affectés, classés en listes supplémentaires et refusés) - Elèves classés en Liste supplémentaires - Elèves classés en Listes Supplémentaires et élèves refusés - Elèves refusés Public et Privé Affelnet-Lycée Guide de saisie pour les lycées page n 12/12