MANUEL UTILISATEUR O T Y S M A N A G E R

Transcription

1 MANUEL UTILISATEUR O T Y S M A N A G E R A D R E S S E E T C O N T A C T S OTYS France INTERNET : 22 boulevard de Stalingrad CHATILLON T : Général : contact@otys.fr F : Support : support@otys.fr Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9 h 30 à 17 h 30.

2 MANUEL MANAGER TABLE DES MATIERES Présentation rapide d OTYS... 3 Le Module Postes... 4 Le Module Candidats... 5 SCENARIOS Visualiser les candidats qui ont postulé à un poste... 6 Visualiser le dossier (CV, lettre de motivation ) d un candidat qui a postulé à un poste.. Workflow d'une candidature = (Statuts de candidature) o Définition des statuts de candidatures... 8 o Exemples concrets... 9 Rechercher des candidats dans ma base Créer un lien entre un candidat et un poste o A partir d une fiche candidat o A partir d un poste Rechercher un candidat dans la base JE SUIS BLOQUE J ai un message d erreur «Invalid IP» J ai une erreur de script J ai un autre message d erreur J ai une question sur l utilisation d OTYS

3 MISE EN ŒUVRE 1. Connectez-vous à votre compte OTYS en saisissant votre LOGIN et votre mot de passe, puis cliquez sur «Connexion». 2. Vous accédez à votre boîte à outils : 3

4 COMPRENDRE LA VUE D ENSEMBLE DU MODULE POSTE Lors de l ouverture du module, vous savez : Quels sont vos postes (Intitulé et Lieu) S ils sont publiés sur le site Internet Recrutement ou non) Le Statut Le nombre de candidatures (Site web et Total) 4

5 COMPRENDRE LA VUE D ENSEMBLE DU MODULE CANDIDAT Lors de l ouverture du module, vous savez : D où vient votre candidat (Site Web, Profiler, Entrée Manuelle ) Accéder au CV original d un candidat La date d entrée en base d un candidat Le Nom et le prénom d un candidat (+ sa ville) Le Statut du dossier du candidat Les postes auxquels est lié un candidat 1. Cliquez sur le bouton «Nouveau candidat», 2. Double cliquez sur la partie grisée située en haut du CV. Il concerne les informations personnelles du candidat (nom, prénom, adresse, etc). 5

6 VISUALISER LES CANDIDATS QUI ONT POSTULE A UN POSTE 1. Ouvrez le module «Postes» 2. Double-cliquez sur le poste 3. Cliquez sur «Candidats» 6

7 4. Visualisez l ensemble des candidats associés (par un utilisateur en Back-Office) ou qui ont postulé via votre site web au poste. Vous apercevez sur cette fenêtre : Identité du candidat Date de candidature Coordonnées du candidat Statut / Source du candidat Les statuts de la candidature : Passez votre souris sur les codes pour obtenir la définition Les notes prises pour cette candidature (ce candidat par rapport à CE poste) >> prochaine étape : VISUALISER LE CV D UN CANDIDAT QUI A POSTULE A UN POSTE 7

8 VISUALISER LE DOSSIER D UN CANDIDAT QUI A POSTULE A UN POSTE Double-cliquez sur le prénom / nom du candidat Le dossier* du candidat apparaît ici : Double-cliquez sur un élément pour voir son contenu. *Le dossier d un candidat comprend tout l historique des échanges ( s, prise de RDV, Notes, etc) et les documents (CV, lettre de motivation, tests ) en relation avec ce candidat >> prochaine étape : RENSEIGNER LES ACTIONS REALISEES POUR UN DOSSIER DE CANDIDATURE 8

9 RENSEIGNER LES ACTIONS REALISEES POUR UN DOSSIER DE CANDIDATURE Les statuts de candidature Les statuts de candidature sont les actions réalisées ou à réaliser pour le suivi de la candidature. Ils sont enregistrés dans le dossier du candidat. INDISPENSABLE pour que chacun sache où en est ce candidat (Assistants, chargés et autres). Après sélection, en cliquant sur le bouton "Enregistrer", ils permettent d'engendrer des ACTIONS AUTOMATIQUES (Envoi de réponses aux candidats, envoi d' au service RH, etc) Les statuts de candidature ont été répartis par l administrateur OTYS en 3 étapes comme suit : 9

10 Exemple 1 : Monsieur REVOL a déposé sa candidature le 22/10/2010 sur le poste de «Contrôleur de Gestion». Un appel a été passé, sa candidature a été écartée. 1. Je clique une fois sur son nom / prénom 2. Je sélectionne le statut de candidature «Candidature écartée Tel» 3. Une action automatique me permet de saisir un commentaire, je saisis ma note et j enregistre 4. Le statut apparaît en face de la candidature, et ma note est enregistrée. 5. Ma note est accessible sur le dossier du candidat par les autres utilisateurs. 10

11 Exemple 2 : Monsieur REVOL a déposé sa candidature le 22/10/2010 sur le poste de «Contrôleur de Gestion». Un appel a été passé, sa candidature a été écartée. Je veux maintenant lui envoyer un négatif : 6. J ai saisi ma note que j ai enregistré 7. Je clique sur le bouton «Enregistrer» 8. Une action automatique me propose de valider le document paramétré pour l envoi de ma réponse négative au candidat 9. Je clique sur «Fusion», 10. Un s ouvre avec l adresse du candidat et le texte paramétré. >> prochaine étape : RECHERCHER UN CANDIDAT DANS MA BASE 11

12 RECHERCHER UN CANDIDAT DANS MA BASE 1. Ouvrez le module «Postes» 2. Double-cliquez sur le poste 3. Cliquez sur «Matching Candidats» 4. Une fenêtre de recherche avancée s ouvre, je peux rechercher : - par mot clef - par critère 12

13 5. Complétez votre recherche, puis cliquez sur «Rechercher». 6. Les résultats s affichent sur la partie droite de l écran : 7. Cliquez sur un prénom / nom pour afficher le CV du candidat 8. Une fois le CV visualisé, fermez la fenêtre pour revenir à la recherche >> prochaine étape : CREER UN LIEN ENTRE UN CANDIDAT ET UN POSTE 13

14 CREER UN LIEN ENTRE UN CANDIDAT ET UN POSTE Après avoir lancé une recherche avancée (Matching Candidats) 1. Cochez la case à gauche du candidat 2. Cliquez sur «Affecter» pour créer un lien entre le candidat et le poste. A partir d une fiche candidat 1. Cliquez sur le bouton «Affecter» 2. Sélectionnez le poste 3. Cliquez de nouveau sur «Affecter. 14

15 RECHERCHER UN CANDIDAT DANS LA BASE Comme sur toute vue d ensemble OTYS, vous disposez de filtres vous permettant de rechercher vos candidats. Vous pouvez rechercher un candidat par mot clef aussi bien que par critère. Exemple : Je recherche le nom d un candidat 1. Je saisis le mot clef 2. Je lance ma recherche 3. Je double-clique pour accéder à sa fiche 15

16 JE SUIS BLOQUE J ai un message d erreur «IP invalid». 1. Je ferme toutes les fenêtres OTYS, y compris la fenêtre d accueil «OTYS Today» 2. Je clique droit sur l icône OTYS située en bas à droite de mon écran 3. Je sélectionne «Exit» 4. Je redémarre OTYS en double-cliquant sur l icône OTYS sur mon bureau J ai une erreur de script 1. Je clique sur «Oui» J ai un autre message d erreur / J ai une question sur l utilisation d OTYS 1. Je prends une capture d écran de mon erreur (Touche du clavier = «Impr écran») 2. Je colle cette capture sur un document que j enregistre sur mon bureau 3. Je notifie l utilisateur Administrateur (par ticket ou par ) : - J indique le module sur lequel je me trouve - Je donne les éléments indispensables pour que le Service Support refasse les tests pour résoudre le problème : Intitulé du poste, Nom du candidat / du contact, - Je précise l action exacte effectuée - Je détaille mes attentes et le problème rencontré - Je joins la capture d écran A NOTER : Plus une demande est précise, plus vite elle sera résolue par le Support OTYS 16