NOTICE UTILISATION Module Liste de cadeaux Version 9.6 et supérieur

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1 NOTICE UTILISATION Module Liste de cadeaux Version 9.6 et supérieur 08/06/2012 XL Soft Cédric Virmout Actualisations Repérage Date Auteur Acompte sur une participation /06/2012 Cvirmout Notion de caution /06/2012 Cvirmout Affichage du solde de participations libres /03/2014 Cvirmout

2 SOMMAIRE 1 PARAMETRAGE DES LISTES DE CADEAUX Personnalisation Nature de listes CREATION D UNE NOUVELLE LISTE Création du client (listier) et de la liste Choisir les articles de la liste Signification des colonnes et des codes couleurs ACCESSIBILITE EN CAISSE Affichage du solde de participations libres OPERATIONS EN CAISSES POUR LES PARTICIPANTS Une vente payé et emporté Une vente payé non emporté Une vente payé non emporté mis de côté Versement d une participation libre Réserver un article La modification ou annulation d une participation L acompte Offrir un article de la liste non disponible en stock OPERATIONS EN CAISSES POUR LES LISTIERS Mettre de côté Le retrait listier L annulation d un retrait listier Notion de caution AUTRES OPERATIONS Consultation des participations sur l Administrateur Comportement des articles en promotion sur les listes Comportement des modifications de prix sur les listes Autres opérations réalisables en caisse Ajouter un article non présent sur la liste Enlever un article de la liste Changer la quantité Editions à partir de la caisse et de l Administrateur A partir de la caisse A partir de l Administrateur Les réassorts des listes de cadeaux OPERATIONS DE CLOTURES DE LISTE A partir de l Administrateur : XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 1

3 8.2 A partir de la caisse : XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 2

4 1 PARAMETRAGE DES LISTES DE CADEAUX 1.1 Personnalisation En allant dans le menu Fichiers-Société puis dans l onglet Libellés vous pouvez renommer le terme générique «cadeaux» afin qu il corresponde au mieux à votre activité. Ex : «Naissance» pour les magasins de puéricultures ou «Mariage» pour les magasins d art de la table. Pour cela indiquer simplement en lieu et place du libellé «cadeaux» le libellé que vous souhaitez faire apparaitre puis valider. 1.2 Nature de listes Pour les magasins souhaitant catégoriser les listes de cadeaux, le logiciel offre la possibilité de rajouter des natures de listes (ex : liste anniversaire, mariage, naissance, ) Pour cela, aller dans le menu «Fichiers-Paramètres-Libellés automatiques» puis dans l onglet Liste de cadeaux. Dans la liste, vous pouvez rajouter de nouveaux éléments en cliquant sur l icône «Insérer». 2 CREATION D UNE NOUVELLE LISTE 2.1 Création du client (listier) et de la liste Une liste de cadeau se crée obligatoirement sur le logiciel Administrateur. Aller dans le menu Ventes Liste de cadeaux. Cliquer sur l icône «Insérer» 1- Sélectionner le type de client entre «En compte» et «Caisse». La plupart du temps le type de client «Caisse» sera choisi. Pour rappel, les clients «En compte» sont des clients professionnels qui ne règlent pas au comptant leur achat et qui se voient adresser des factures au lieu de ticket de caisse. Les clients «Caisse» sont des clients magasins qui sont identifiés car ils possèdent une carte de fidélité, un avoir, ont eu besoin d une facturette lors d un achat, ont ouvert une liste de cadeaux, Par convention, on appellera «listier» le propriétaire de la liste. 2- Saisir ensuite le nom et prénom du client si le client n existe pas déjà dans la liste. Si le client n existe pas dans votre fichier, une fenêtre vous propose de créer le client. Appuyer sur le bouton «OUI» pour ouvrir une fiche client et renseigner les coordonnées du client. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 3

5 Indiquer le code client de rattachement (dans la plupart des cas le code à indiquer sera «CAISSE»). Renseigner ensuite les coordonnées du client. Cas particulier : Si les bénéficiaires de la liste ne sont pas mariés, il faut mettre les noms et prénoms dans le champ Nom. Ex : MARANGE Florence et HIARD Gaëtan à renseigner dans la zone Nom. Ne rien mettre dans la zone Prénom. Chez certains de nos clients il est important de renseigner l adresse mail du client pour que l envoi des listes sur internet se fasse. Votre saisie terminée, enregistrer votre fiche client en cliquant sur l icône «Valider». Indiquer ensuite les données suivantes : - la date approximative d événement dans la zone «Naissance le :» ou «Mariage le :» - le vendeur - la nature (si vous souhaitez catégoriser vos listes) XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 4

6 2.2 Choisir les articles de la liste Dans l onglet «Corps» de la liste, il faut ensuite indiquer les articles que choisissent les listiers. Ces articles peuvent être saisis soit : - Par le code - Par la référence fournisseur - Par le code barre 1, 2 ou 3 - Par appel de la liste article (1) - Par déversement d une saisie avec un terminal de saisie autonome (2). 2 1 Votre saisie terminée, enregistrer votre liste puis quitter. Les listes sont par la suite modifiables sur le logiciel Administrateur ainsi que sur les caisses. Pour les listes en cours ressaisies sur l Administrateur, on peut indiquer un article comme étant déjà payé en appuyant simultanément sur les touches CTRL+SHIFT+H. L état de la ligne passera alors en «Historique». 2.3 Signification des colonnes et des codes couleurs «Etat» Normal (position initiale) Retrait Listier (l article est emporté par le listier) Historique (uniquement pour les ressaisies de listes) «Position» Aucune (position initiale) Mis de côté (l article n est pas emporté mais mis de côté dans le stock uniquement à titre informatif) Laissé sur place (utilisé uniquement dans les conversions d anciennes listes de cadeaux corresponds à l ancien statut «Payé non emporté» A commander (peuvent être retenues dans le projet de réassort) XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 5

7 Depuis la version 9.5, les lignes des listes de cadeaux sont gérées en quantité multiples : «Quantité» Quantité initiale souhaitée par les listiers «Réservé» Quantité d articles réservés dans une participation (non payé) «Vendu» Quantité d articles vendus (payé) La participation est payée avec affectation d articles et non emporté. Les articles restent en stock. «Emporté» Quantité d articles vendus et emportés (payé et emporté) La participation est payée avec affectation d articles et emporté. Les articles ne sont plus en stock «Disponible» Quantité d articles disponibles pour les participants Calcul : Qté initiale Qté réservé Qté couverte par les avances Les pré-emports n ont pas d incidences sur cette colonne car les articles doivent rester disponibles pour une participation éventuelle. «Caution» Case à cocher qui permet manuellement de signifier que l article est sujet à caution. Ligne «Rouge» Dans la fenêtre de participation en caisse, les lignes rouges signifient que l on ne peut plus faire d opérations sur ces lignes. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 6

8 3 ACCESSIBILITE EN CAISSE On peut rappeler les listes de cadeaux non clôturées sur la caisse soit en paramétrant un bouton sur le clavier de caisse soit en passant par le menu général situé en haut à gauche de la caisse. (Menu général Ticket Liste de cadeaux) De manière générale, le bouton «liste de cadeaux» sera présent dans le sous-niveau «Gestion» sur le clavier de caisse. Sélectionner ensuite la liste concernée en recherchant le nom du client. Pour cela, saisir les premières lettres de son nom. La liste se classe alors au plus proche de votre saisie. Une fois la liste de cadeaux sélectionnée (ligne en bleu), double-cliquer ou appuyer sur le bouton «Valider». 3.1 Affichage du solde de participations libres En cliquant sur l onglet Règlements d une liste, on peut visualiser le solde des participations libres qui est calculé de la manière suivante : Total des avances perçues (Somme des articles vendus + Somme des produits retirés) Un double clic sur le solde de participations libres disponibles permet d afficher la justification de ce solde : XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 7

9 4 OPERATIONS EN CAISSES POUR LES PARTICIPANTS A partir de la liste de cadeau, il faut cliquer sur le bouton «Opérations» pour visualiser les participations déjà saisies, modifier une participation déjà saisie ou en créer une nouvelle. Pour créer une nouvelle participation, il faut appuyer sur le bouton «Opérations», «Ajouter une participation» et renseigner les coordonnées du participant. La participation consiste à saisir une opération sur une liste de cadeau. Cette opération peut être de plusieurs natures : 4.1 Une vente payé et emporté Le participant achète un article de la liste et repart avec. L article n est plus disponible et est déduit du stock. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 8

10 Pour sélectionner les articles parmi la liste, il faut appuyer sur la barre «Espace» du clavier. La colonne «Choisi» fait apparaitre alors la quantité disponible. (Quantité modifiable) Un message demande automatiquement d indiquer si le participant emporte l article ou non. Dans ce cas, il faudra répondre «Oui». Le «total participation» se calcule automatiquement. On peut sélectionner plusieurs articles sur la même participation. Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. L article s insère dans l aperçu ticket. On peut ensuite procéder à l encaissement de cette participation en suivant la procédure classique sur XL Pos 9 Caisse. 4.2 Une vente payé non emporté Le client participe à l achat d un article de la liste et ne repart pas avec. L article n est plus disponible mais reste en stock. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 9

11 Il faut indiquer sur le ou les articles la quantité choisie (la quantité peut être inférieure à la quantité initiale mais en aucun cas supérieure). L appui de la barre «Espace» du clavier est également possible. Un message demande automatiquement d indiquer si le participant emporte l article ou non. Dans ce cas, il faudra répondre «Non». Le «total participation» se calcule automatiquement. Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. Un versement sur la liste (avance sur le compte du listier) est alors généré. On peut ensuite procéder à l encaissement de cette participation en suivant la procédure classique sur XL Pos 9 Caisse. Il est à noter qu il est possible de rajouter un ou plusieurs articles sur le ticket de caisse lors de cette étape. Ces articles ne seront pas pris en compte dans la liste de cadeaux. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 10

12 4.3 Une vente payé non emporté mis de côté Le client participe à l achat d un article de la liste et ne repart pas avec. L article n est plus disponible mais reste en stock. On indique en supplément que l on met de côté l article. La mise de côté est informative et correspond à une mise de côté «physique» de l article en stock. En d autres termes, on enlève l article de l espace de vente pour le mettre de côté en réserve. Les manipulations sont identiques à une vente payée non emportée. Il faut indiquer après l encaissement que le ou les articles sont mis de cotés. Pour cela, afficher la liste en caisse, appuyer sur le bouton «Gestion de la liste» puis «Mettre de côté». Appuyer ensuite sur le bouton «Valider». 4.4 Versement d une participation libre Un client veut participer à une liste sans pour autant réserver ou acheter un article. On indique directement dans la zone «Participation libre» le montant de la participation sans affecter un article. Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. On peut ensuite procéder à l encaissement de cette participation en suivant la procédure classique sur XL Pos 9 Caisse. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 11

13 4.5 Réserver un article Un client veut réserver un article d une liste sans pour autant verser une somme d argent. Il faut indiquer sur le ou les articles la quantité choisie en réservation dans la colonne «Choisi» (ou appuyer sur la barre «Espace»). Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Réserver» sur l écran suivant. Appuyer sur le bouton «Valider» pour enregistrer la modification de la liste. 4.6 La modification ou annulation d une participation On peut annuler une participation en modifiant la participation d origine. Dans la liste, appuyer sur le bouton «Opérations» puis «Voir les participations». Sélectionner la participation à annuler. Appuyer sur le bouton «Modifier» Supprimer la quantité dans la colonne «Choisi» et décocher «Emporté» sur chacun des articles concernés Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. Un ticket d avoir est alors généré. Attention, ce ticket d avoir ne peut être soldé que par un remboursement client. SI on souhaite que la fiche de participation ne figure plus dans la liste, il faudra ensuite revenir sur la participation puis cliquer sur le bouton «Supprimer». XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 12

14 Les articles concernés par l annulation de la participation redeviennent disponible. 4.7 L acompte Offrir un article de la liste non disponible en stock L acompte est utilisé lorsqu un participant souhaite offrir un article de la liste non disponible en stock. Pour assurer la commande au fournisseur, le magasin demande un acompte au participant. La saisie de l acompte est réalisée en caisse via la saisie d une participation. L utilisateur saisi le montant dans le champ «Avance versée» sur l article retenu. Il complète sa saisie en cochant le champ «Acompte». Dès lors, l article de la liste est vu comme «Acompte», il est non disponible pour une participation ou un retrait. Le montant de l acompte tombe dans l avance du listier mais n est pas utilisable pour un retrait. Il faut indiquer après l encaissement de l acompte les articles comme étant «A Commander» grâce au bouton «Gestion de la liste». Lorsque l article est réceptionné par le magasin : - Le participant paye la totalité de l article sans l emporter. On modifie la participation en enlevant l avance versée et en décochant l acompte. Le reste dû est encaissé. L article passe dans ce cas à un statut «Vendu». - Le participant paye la totalité de l article et l emporte. On modifie la participation en enlevant l avance versée et en décochant l acompte. On coche «Emporté» et le reste dû est encaissé. L article passe dans ce cas à un statut «Emporté». XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 13

15 - Le participant paye la totalité de l article mais demande à ce que l argent soit mis sur le compte de l avance pour que le listier puisse en disposer à sa convenance. On modifie la participation en enlevant la quantité choisie, l avance versée est passée à zéro et l acompte décoché. Le reste dû est encaissé. L article passe dans ce cas à un statut «Vendu». 5 OPERATIONS EN CAISSES POUR LES LISTIERS 5.1 Mettre de côté Le vendeur peut, en accord avec les listiers, mettre de côté un article si ces derniers le souhaitent particulièrement. Pour cela, sélectionner l article parmi la liste et appuyer sur le bouton «Gestion de la liste» puis «Mettre de côté». Appuyer sur le bouton «Valider» Cette opération ne déduit pas l article du stock mais le signale simplement comme mis de côté. Sur un article «Mis de côté», une fonction «Annuler la mise de côté» du bouton «Gestion de la liste» permet d annuler cette opération. 5.2 Le retrait listier Le retrait listier est une opération effectuée à partir de la caisse ou de l Administrateur qui permet au listier d emporter des articles avant la clôture de la liste. Un article qui a déjà été emporté ne peut être retiré. Il est à noter que l on retire l ensemble de l article même en cas de quantité multiple. Un article retiré n a pas d incidence sur la quantité disponible dans la liste, cependant il est tout de même déstocké. A partir de la liste de cadeau, il faut cliquer sur le bouton «Opérations», «Ajouter un retrait» ou «Voir les retraits» pour créer un retrait, consulter un retrait ou modifier un retrait existant. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 14

16 Il faut cocher sur le ou les articles choisis, la case «Retirer». Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. On peut ensuite procéder à l encaissement de ce retrait en suivant la procédure classique sur XL Pos 9 Caisse. Lors de cette étape, le listier à la possibilité de régler les retraits avec le solde d avance (participation) ou un autre mode de paiement. Attention, le message ci-dessous informe le vendeur si le mode de paiement «Avance» n est pas utilisé. On peut également utiliser un mode de règlement «Crédit» au cas où le listier n a pas d avances suffisantes. 5.3 L annulation d un retrait listier On peut annuler un retrait en modifiant le «Retrait listier» d origine. Cette annulation va réaffecter les articles au stock. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 15

17 Dans la liste, appuyer sur le bouton «Opérations» puis «Voir les retraits». Sélectionner le retrait concerné par l annulation et appuyer sur le bouton «Modifier». Décocher ensuite la case «Retiré» sur chacun des articles. Appuyer sur le bouton «Valider». Appuyer sur le bouton «Encaisser» sur l écran suivant. Un ticket d avoir est alors généré que l on peut régler par le mode de paiement «Avoir» ou «Avance». En cas d utilisation du mode de paiement «Avance», le solde d avance du listier sera crédité du montant du ticket d avoir. SI on souhaite que la fiche de retrait listier ne figure plus dans la liste, il faudra ensuite cliquer sur le bouton «Supprimer». 5.4 Notion de caution Le listier s engage à acheter un ou plusieurs articles de sa liste. Pour pouvoir passer la commande au fournisseur, le magasin demande au listier le règlement des articles choisis. Le règlement a lieu en caisse via le bouton «Opérations», «Verser une caution». Le versement d une caution s effectue en saisissant le montant dans la zone «Caution versée» de la participation. Il est possible de réaliser plusieurs versements de caution. Les montants viennent alors se cumuler dans le champ «Caution» de la liste. Le montant de la caution tombe dans le montant des avances du listier mais n est pas utilisable pour effectuer un retrait. L avance disponible pour le listier est : Avance normale caution Cette avance disponible est consultable en caisse lorsque l on saisit un retrait listier. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 16

18 Sur l Administrateur, la liste de cadeau affiche un nouveau champ «Total caution» non modifiable. La modification de ce montant se fait en caisse par la fonction «Voir les participations», il est alors possible de modifier le montant de la garantie. Le montant de la caution peut être converti en avance utilisable lors d un retrait listier en déduisant du montant sujet à caution le total du retrait (opération manuelle à l aide de la calculatrice). 6 AUTRES OPERATIONS 6.1 Consultation des participations sur l Administrateur. Les participations et retraits listier effectués sur XL Pos 9 Caisse sont accessible en temps réel sur l Administrateur. On peut notamment imprimer chacune des participations individuellement, chacun des retraits listier individuellement ou bien encore imprimer la liste des participations en sélectionnant le dernier choix dans le menu déroulant. Il est également possible de créer une participation sur l Administrateur. Cependant, on ne pourra uniquement créer qu une participation pour réserver un article. Pour cela, cliquer sur le menu «Participations» comme indiqué ci-dessus et cliquer sur le bouton «Créer». Indiquer les coordonnées du participant, choisir le ou les articles et cliquer sur le bouton «Valider». XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 17

19 Pour enregistrer la participation, cliquer sur le bouton «Réserver». 6.2 Comportement des articles en promotion sur les listes Lorsque l on crée une liste de cadeaux, c est le prix ttc en cours de la fiche article qui apparait. Il peut cependant arriver qu un article soit en promotion, non pas au moment de la création de la liste mais au moment de la saisie d une participation. Dans ce cas, le message ci-dessous apparait en caisse au moment de l encaissement de la participation. Ce message n apparait que dans les cas suivants : - Une vente payé et emporté - Un retrait listier 6.3 Comportement des modifications de prix sur les listes Un article peut avoir changé de prix entre le moment où l on créé la liste et le moment où il est payé et emporté. Dans ce cas, le message ci-dessous informera du changement de prix. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 18

20 Ce message n apparait que dans les cas suivants : - Une vente payé et emporté - Un retrait listier 6.4 Autres opérations réalisables en caisse Ajouter un article non présent sur la liste Lorsqu un article n est pas présent sur la liste de cadeaux on peut, à partir de la caisse, rajouter un article. Appuyer sur le bouton «Gestion de la liste» puis «Ajouter un article» Enlever un article de la liste En caisse, on peut enlever un ou plusieurs articles de la liste lorsque les listiers ne souhaitent plus leurs présences. Sélectionner l article parmi la liste puis appuyer sur le bouton «Gestion de la liste» puis «Enlever un article» Appuyer sur le bouton «Valider» Changer la quantité On peut modifier la quantité d un article dans une liste de cadeaux en sélectionnant l article puis en cliquant sur le bouton «Gestion de la liste» puis «Changer la quantité». 6.5 Editions à partir de la caisse et de l Administrateur A partir de la caisse En appuyant sur le bouton «Imprimer» sur la liste en caisse, on peut imprimer l un des états ci-dessous : - Liste de cadeaux (édition des articles de la liste avec la notion «Mis de côté» ainsi que les règlements associés) - Liste de cadeaux initiale (édition des articles de la liste) - Situation de la liste (situation de chacun des articles de la liste avec les quantités vendus, réservés et disponibles ainsi que les avances complémentaires) - Préparation clôture (idem que ci-dessus avec le stock restant) - Liste des participations (synthèse des participations effectuées sur la liste) A partir de l Administrateur Les mêmes éditions sont possibles dans la liste à partir de l Administrateur en cliquant sur l icône «Imprimante» et en choisissant l état souhaité dans l onglet «Editions». XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 19

21 7 Les réassorts des listes de cadeaux Un aménagement du projet de réassort a été réalisé afin de prendre en compte les articles des listes en y incluant les articles mis de côtés ainsi que les articles à commander au sein des listes de cadeaux. 8 OPERATIONS DE CLOTURES DE LISTE Lors d une clôture de liste, les listiers vont procéder à des retraits afin d emporter les articles souhaités parmi la liste. A l issu de ces retraits, on pourra générer une commande client avec les articles restants. Les retraits étant effectués on peut procéder à la clôture. La clôture peut s effectuer à partir de la caisse ou de l Administrateur. 8.1 A partir de l Administrateur : Il faut rappeler la liste de cadeaux à l écran et appuyer sur l icône «Clore la liste». Le message ci-dessous informe l utilisateur qu il reste des articles non vendus. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 20

22 Cette opération est irréversible, aucune autre participation ne pourra être saisie et la liste ne sera plus accessible en caisse. L écran suivant permet de déterminer dans la colonne «Choisi» les articles que le listier souhaite commander. Par défaut, les articles étant couvert par une participation (vendus) sont proposés. Il est possible de modifier les articles proposés par défaut. Les articles retirés ou emportés ne sont pas sélectionnables. Dans l exemple ci-dessous, la louche a été retiré donc plus sélectionnable, le listier ne veut finalement pas de la bouilloire et passe en commande le ravier que le magasin n a pas en stock (pour rappel, si le ravier avait été en stock, il aurait fait l objet d un retrait listier à partir de la caisse). La validation de cette clôture va générer automatiquement une commande client pour les articles choisis. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 21

23 8.2 A partir de la caisse : Elle s effectue en rappelant la liste et en appuyant sur le bouton «Opérations» puis «Clôturer la liste». Cette opération est irréversible, aucune autre participation ne pourra être saisie et la liste ne sera plus accessible en caisse. L écran suivant permet de déterminer dans la colonne «Choisi» les articles que le listier souhaite commander. Par défaut, les articles étant couvert par une participation (vendus) sont proposés. Il est possible de modifier les articles proposés par défaut. Les articles retirés ou emportés ne sont pas sélectionnables. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 22

24 A l issue de cette sélection, les articles choisis sont ajoutés sur la caisse. Il faut ensuite cliquer sur le bouton «Gestion» puis «Commande» pour générer une commande client. Le montant des avances du listier peut servir à affecter un acompte sur la commande. XL POS 9 CAISSE UTILISATION Page 23