Projet de transformation et d extension des locaux administratifs

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1 CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LA MANCHE SAINT LO Projet de transformation et d extension des locaux administratifs CONSULTATION DE MAITRISE D OEUVRE PROGRAMME Juillet

2 SOMMAIRE PRESENTATION GENERALE DU PROJET 3 DESCRIPTION DE L OPERATION 4 1) Transformation de salles existantes en bureaux individuels 4 2) Construction d une extension pour la création de nouvelles salles 5 3) Recommandation de traitement et de conception 6 CONTRAINTES ET EXIGENCES 7 1) Urbanistique 7 2) Technique 8 3) Economique 9 4) Planning prévisionnel 9 RENSEIGNEMENTS 9 ANNEXES

3 PRESENTATION GENERALE DU PROJET Construit en 2002, le bâtiment du Centre de Gestion a été bien adapté au fur et à mesure des années à l accroissement de l activité des services (pôle prévention, services missions temporaires ) consécutif, parfois, à des transferts de compétences (concours). La loi du 12 mars 2012 confie de nouvelles missions obligatoires aux Centres de Gestion. Si l une de ces nouvelles missions est en cours de réalisation (le secrétariat du comité médical et de la commission de réforme), les contours des autres nouvelles missions restent encore à définir ou sont subordonnés à un décret d application. Il s agit de l assistance juridique statutaire, de l assistance au recrutement et à l accompagnement individuel de la mobilité des agents, de l assistance à la fiabilisation des comptes de droit en matière de retraite et de la gestion de recours administratif préalable. Ces nouvelles missions conduisent chaque Centre de Gestion à s interroger sur l évolution de ses locaux pour pouvoir les exercer dans de bonnes conditions. Aussi, un projet de modification des locaux est envisagé. Il porte sur deux points : La transformation de salles existantes en bureaux, La construction d une extension permettant de conserver une capacité d accueil des usagers. Le principe de transformer les salles actuelles en bureau et de construire une extension pour concevoir de nouvelles salles a été validé par les responsables de service le 28 janvier 2013 et par le Conseil d administration du 19 mars Présentation de l établissement public : Le Centre de Gestion est un établissement public à caractère administratif institué par la loi n du 26 janvier 1984 modifiée. Il se situe au 139 rue Guillaume Fouace au Sud de Saint Lô (Centre Manche). Les communes et établissements publics qui emploient moins de 350 agents à temps complet sont affiliés au Centre de Gestion de leur département à titre obligatoire. Pour les autres collectivités, l'adhésion demeure facultative. De par la loi, le Centre de Gestion propose aux Collectivités qui lui sont affiliées des missions obligatoires en gestion du personnel, notamment : La gestion des carrières / l'organisation des concours et examens / la bourse de l'emploi / la gestion des instances paritaires / le droit syndical. Le Centre de Gestion de la Manche propose également d'autres missions dites «facultatives» aux collectivités : Le service de Missions Temporaires / le partenariat avec la CNRACL / le contrat d'assurance de groupement «risques statutaires» / la médecine préventive / l'hygiène et la sécurité / le service d'archiviste itinérant. Pour les 859 communes et établissement publics affiliés, il assure quotidiennement la gestion administrative de plus de 9400 agents territoriaux

4 DESCRIPTION DE L OPERATION L opération portera sur les deux points suivants : 1) Transformation de salles existantes en bureaux individuels Diagnostic : Tous les bureaux disponibles sont actuellement occupés à raison d un agent par bureau. Un bureau d une plus grande dimension accueille deux agents d un même service. Besoins : La création progressive de 8 postes de travail (1 pour service Juridique, 1 pour service Santé - Sécurité - Protection sociale, 1 pour service Emploi - Formation, 1 pour service Carrières - Instances Paritaires - Retraite, 1 pour service Missions Temporaires, 3 postes libres pour renfort ponctuel / stagiaire / nouveau besoin) devrait permettre de répondre aux besoins à moyens termes. Moyens : L objet du premier point de l opération consiste en la création de 6 bureaux à la place des salles de formation 1, 2 et 3 (150 m²) au RDC. Une esquisse d un possible rendu final a été réalisée par les services du Centre de Gestion (voir ANNEXE n 1). Les 3 salles actuelles sont modulables et peuvent être configurées en une seule grande salle par l intermédiaire de 2 murs mobiles. Les murs mobiles devront être déposés et de nouvelles cloisons devront être installées. Ces bureaux ayant vocation à recevoir du public, une configuration facilitant l accueil devra être adoptée. Deux possibilités d accès dans chaque bureau sont souhaitées. Des fenêtres intérieurs donnant sur le couloir permettront un gain de clarté et permettront le contrôle de l occupation des bureaux depuis le couloir. Il sera privilégié des bureaux individuels. Dans un souci de gain de place, des étagères intégrées aux cloisons séparatrices sont demandées (équipements similaires aux bureaux existants). Le revêtement de sol existant dans ces salles (linoléum) présente une usure avancée et devra être retiré. Un nouveau revêtement devra être installé. Le maître d œuvre proposera un type de revêtement approprié à la nouvelle destination des locaux. Cette opération, par la suppression des salles de formation, devra permettre également de résoudre l inconfort pour le service concours lié au problème de bruit généré par les occupants des salles qui utilisent le coin cafétéria. Il est toutefois sans doute nécessaire de prévoir l installation d une cloison entre le coin cafétéria et le service concours. En effet, cet espace servira toujours de salle d attente pour les nouveaux bureaux et les utilisateurs de la salle n 4. A l avenir, pour couvrir le reste des besoins en bureaux, il sera possible d évoluer vers la transformation de la salle n 4 et de la salle des dossiers à l étage (après dématérialisation) en bureaux

5 2) Construction d une extension pour la création de nouvelles salles Diagnostic : Les différentes salles du Centre de Gestion (6 au total) sont fréquemment utilisées pour des réunions et formations diverses. Voici un état des lieux de l utilisation des salles en fonction du nombre de personne accueilli : Un effectif d environ 10 personnes - Réunions du bureau du Conseil d Administration - Réunions de préparation des instances paritaires (Comité Technique Paritaire, Commission Administrative Paritaire de catégorie A, B et C) - Réunions internes (chefs de service, intra-service, visioconférence, commission de maintien dans l emploi) - Réunions pour entretien avec élus, responsables de collectivité et autres organismes - Réunions de jury de concours - Entretiens de recrutement du Centre de Gestion - Soutenance licence professionnelle «Métiers de l administration territoriale» - Epreuves orales de concours (nombreuses salles utilisées simultanément) - Epreuves orales de sélection pour la formation de secrétaire de mairie (recours à 3 salles simultanément) - Réunions du tribunal de contentieux (Une salle mise à disposition par conventionnement) Un effectif entre 10 et 40 personnes - Réunions des instances paritaires (Comité Technique Paritaire, Commission Administrative Paritaire de catégorie A, B et C) - Réunions du Conseil d Administration - Réunions du conseil de discipline - Formations organisées par le Centre de Gestion (secrétaire de mairie, assistants de prévention, membres du Comité Technique Paritaire, personnel du Centre de Gestion) - Formations organisées par le CNFPT (3 salles mises à disposition par conventionnement) Un effectif entre 40 et 80 personnes (voir exceptionnellement plus malgré une capacité maximale autorisée de 80 personnes) - Réunions d informations auprès des collectivités - Réunions lauréats de concours - Epreuves de sélection pour la formation de secrétaire de mairie Besoins : La transformation de trois salles en bureaux, dans le cadre de l opération n 1, implique la création d au moins trois nouvelles salles. De plus, une des six salles (salle n 5) a déjà été transformée en bureau et il est envisageable que la salle n 4 subisse le même sort dans les années à venir. Il ressort donc que le projet devra permettre d : Avoir à disposition aisément au moins une petite salle de réunion/formation pouvant accueillir au moins 10 personnes - 5 -

6 Avoir à disposition aisément au moins deux salles de réunion/formation d une capacité d accueil pour un effectif compris entre 10 et 40 personnes Avoir à disposition une salle de réunion/formation d une capacité d accueil pour un effectif compris entre 40 et 80 personnes jusqu à un maximum de 150 pour des épreuves de concours ou des réunions d informations Moyens : Dans un souci de conserver l ensemble des activités du Centre de Gestion sur le même site, il est envisagé de réaliser une extension par le Nord du bâtiment existant. (Voir photos de l emplacement de la future extension en ANNEXE n 2) Au regard des besoins, il va être sans doute nécessaire de prévoir une extension à deux niveaux. Cette extension devra garantir des conditions d accessibilité réglementaires sur les deux niveaux. Elle devra également proposer des installations sanitaires dimensionnées à sa capacité d accueil. De même, un coin cafétéria devra être prévu pour l accueil des stagiaires. Une modification des deux locaux existants (garage et local syndical avec sanitaires) attenants à ce projet d extension pourra être réalisée pour répondre aux besoins. La grande salle pouvant accueillir à titre exceptionnel jusqu à 150 personnes devra présenter une certaine modularité afin de pouvoir optimiser son utilisation. L installation de murs mobiles sur rails semble pertinente. Les nouvelles salles devront être équipées d écran de projection rétractable (ou de mur blanc), de prises de courant (fort et faible) (reliées au réseau du bâtiment existant). 3) Recommandation de traitement et de conception Les principaux objectifs pouvant guider la conception du projet sont développés ciaprès. Le Centre de Gestion est un équipement très sollicité et ouvert à la population. Pour assurer sa pérennité, il est indispensable de prévoir une qualité de rénovation adaptée. Tout doit être pensé en termes de durabilité, robustesse, facilité d entretien et surtout concourir à une gestion raisonnée des finances publiques dans le coût du projet mais aussi son entretien. Le projet du maître d ouvrage s inscrit dans une démarche de développement durable, par la prise en considération des notions d économie d énergie et environnementale. Dans un objectif de performance énergétique, la maîtrise d ouvrage devra respecter la réglementation thermique sur l existant par élément (arrêté du 3 mai 2007). L ensemble du matériel (isolation, chauffage ) proposé devra respecter à minima les exigences demandées pour obtenir les certificats d économie d énergie. Les travaux auront lieu en site occupé et en activité, aussi, les entreprises prendront toutes les mesures nécessaires pour limiter au maximum les gênes occasionnées aux personnels (poussières, bruits excessifs, etc.). Le maître d œuvre s engage à informer le centre de gestion du planning des travaux des entreprises au moins 8 jours avant la date prévue, afin que le personnel puisse s organiser et rendre disponible les lieux d intervention. Les travaux de transformation des salles en bureaux individuels ne devront intervenir qu une fois l extension construite et opérationnelle afin que le centre de gestion puisse toujours avoir à sa disposition des salles. Penser aux coûts d entretien et de maintenance des lieux et des équipements. Utilisation de matériaux sains. Procédure de suivi et d évaluation à mettre en place tout au long du projet

7 CONTRAINTES ET EXIGENCES : 1) Urbanistique Le Centre de Gestion de la Manche dispose d environ 1800 m² de locaux qu'il occupe depuis le 14/01/2002 à Saint-Lô. Emprise au sol du bâtiment : 883 m². Surface totale du terrain : 4880 m² Le Centre de Gestion est bordé : - Au Sud, par la D 972 (ancienne rocade de St Lô) - A l Est, par un restaurant «Fast food» - Au Nord, par des bâtiments à vocation administrative - Et à l Ouest, par le Centre de Secours de St Lô Le bâtiment est sur 3 niveaux (plus les combles) : - un niveau R-1 pour les locaux archives, la chaufferie et un vide sanitaire. - un niveau RDC pour des bureaux administratifs, des salles de formation, la salle du Conseil d Administration, deux cabinets médicaux avec une salle d attente, un garage et l accueil principal. - un étage pour des bureaux administratifs, une salle de dossiers et une cafétéria. Les plans et photos du bâtiment existant sont en ANNEXE n 3 Centre de Gestion - 7 -

8 Le terrain d implantation se situe dans la Zone d Aménagement Concerté (ZAC) du Bois Ardent créée par arrêté préfectoral du 29/01/81. Le plan d aménagement de la ZAC a été approuvé le 04/06/82 et modifié par délibérations du Conseil de District de SAINT LO les 17/09/91 et 19/01/93. Le permis de construire du Centre de Gestion (n E0023) a été accordé par arrêté du 29/06/2000. Le Centre de Gestion ne rentre pas dans le périmètre d un monument historique. La parcelle où est implantée le Centre de Gestion n est pas non plus dans une zone de protection ou une zone inondable. Le siège administratif a été dessiné et conçu par : Cabinet d architecture J-J POUPARD. 81, rue du Neufbourg SAINT LO 2) Technique Règlements généraux : Le concepteur devra respecter toutes les règles de l art et tous les documents en vigueur : - Documents techniques unifiés (DTU) édités par le centre scientifique et technique (CSTB) et en l absence de DTU, normes françaises existantes - Règlement relatif à la sécurité contre les risques d incendie et de panique dans les établissements recevant du public - La réglementation thermique sur l existant par élément (arrêté du 3 mai 2007) - Règles concernant la construction des bâtiments autres que les bâtiments d habitation. - La loi n du 12 juillet 2010 portant engagement national pour l environnement (dit Grenelle 2) - Le code de l urbanisme - Le code de la construction et de l habitation - Le code du travail - Le règlement sanitaire départemental - La réglementation acoustique (arrêtés du 28 octobre 1994) - La réglementation relative à l accessibilité des établissements recevant du public : La loi du 11 février 2005 pour l égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées Le décret n du 8 mars 1995 modifié relatif aux commissions consultatives départementales de sécurité et d accessibilité Le projet relève du code de la construction et de l habitation et notamment ses articles R à traitant de la protection contre les risques d incendie et de panique dans les établissements recevant du public. Il est assujetti aux dispositions du règlement de sécurité annexé à ce code et notamment : - l arrêté du 25 juin 1980 modifié (type R, U et W) - l arrêté du 22 juin 1990 modifié (établissements de 5 catégorie) Etude de sol : Préalablement à la construction du bâtiment actuel, un rapport de sondages a été établi le 23 juin 2000 par Monsieur SIMEON de Bureau d Etudes Structure (BETS). (voir ANNEXE n 4) - 8 -

9 Chauffage de l extension : Le maître d œuvre proposera un mode de chauffage prenant en compte le type de locaux construit et le système de chauffage du bâtiment existant (chaudière + gaz de ville). Ventilation de l extension : Le maître d œuvre proposera un mode de ventilation prenant en compte le type de locaux construit et le système de ventilation du bâtiment existant (VMC simple flux + double flux avec batteries à eau chaude). 3) Economique L enveloppe prévisionnelle des travaux (transformation des salles + construction de l extension) est fixée à HT. (hors coût mobilier et matériel informatique) Le projet doit être compatible avec une gestion raisonnée des finances publiques (dans le coût du projet mais aussi son entretien). 4) Planning prévisionnel Eté 2013 : Consultation pour maîtrise d œuvre. Fin 2013 : Choix maîtrise d œuvre. 1 er trimestre 2014 : Finalisation Projet Mi 2014 : DCE : Elaboration, consultation et choix entreprises Fin 2014 : Début des travaux Fin 2015 : Livraison des locaux RENSEIGNEMENTS CENTRE DE GESTION DE LA FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE DE LA MANCHE 139 rue Guillaume Fouace SAINT LO Cedex Tél. : Fax : Mail : cdg50@cdg50.fr Site internet : Correspondant : Monsieur CORMIER Alexandre, chargé du projet - 9 -

10 ANNEXES - Annexe n 1 : Esquisse projet transformation salles 1, 2 et 3 en 6 bureaux

11 - Annexe n 2 : Photos emplacement de la future extension

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13 - Annexe n 3 : Plans et emprise du bâtiment existant a) Plans de situation

14 b) Photos du bâtiment existant Vue face Ouest Vue face Nord

15 Vue face Est Vue face Sud

16 c) Plans (échelle : 1/200) Plan R-1 Extension

17 Plan RDC Transformation des salles Extension Local syndical Garage Salle 1 Salle 2 Salle 4 Salle

18 Plan R+1 Extension

19 Plan combles Extension

20 - Annexe n 4 : Rapport étude de sol