Projet de mise en place d un Système d Information Hospitalier au nouveau CHU de Fès (Maroc)

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1 Projet de mise en place d un Système d Information Hospitalier au nouveau CHU de Fès (Maroc) M.Berraho 1, A.Begdouri 2, K.Elrhazi 1, S.Elfakir 1, A. Boumane 3, A.Talbi 3, C.Nejjari 1 1 Laboratoire d Epidémiologie et Santé Publique 2 Laboratoire d informatique - Faculté des sciences et technique Fès 3 Ecole Supérieure de Technologie Fès Cordonnées auteur : Adresse : Faculté de Médecine BP 1893 Fès Tel : / 20 poste 345 Fax : maberraho@yahoo.fr Résumé : L analyse des performances du réseau hospitalier public montre une sous-utilisation des ressources. L organisation hospitalière est peu développée. Au sein des hôpitaux, l'objectif collectif n'est pas perçu de façon claire, l'organisation du travail ne semble pas adaptée, la communication interpersonnelle est difficile. Les tendances épidémiologiques prévoient une nette augmentation de l incidence des maladies non transmissibles. De ce fait les CHU sont appelés à jouer un rôle de plus en plus important dans le système de santé public de ce pays. Confronté à des inefficacités internes et à une inadéquation du financement, le Ministère de la Santé s est engagé depuis 1997 dans une réforme hospitalière. Cette politique figure aussi dans le plan d'action Parmi les volets de cette réforme figurent le développement d un SIH Hospitalier performant. Dans le cadre d une action intégrée entre l Université Sidi Mohamed Ben AbdAllah de Fès et l université de Valenciennes en France, un projet de mise en place d un système d information hospitalière au CHU Hassan II et en cours de réalisation. Le projet s étale sur quatre ans et la première année (2005) était consacrée à la formation et à la qualification de l équipe marocaine. Cette deuxième année sera consacrée à l élaboration d un protocole de réalisation du projet détaillant les différentes étapes à suivre, constitution du groupe du projet, fixation des objectifs, analyse de la situation actuelle, estimation des besoins en ressources humaines et matériels, ainsi qu une élaboration d un manuel des procédures des établissements. Mots clés : SIH - Système d information hospitalier - informatique médicale. 1

2 1- Introduction L analyse des performances du réseau hospitalier public montre une sous-utilisation des ressources, par exemple, le taux d occupation moyen pour 2002 était de 57%, la moyenne des interventions chirurgicales par an et par chirurgien de 205. Les hôpitaux publics, en partie du fait de leur statut, ne disposent pas des moyens suffisants pour développer une vision prospective de leur avenir, pour être attentifs à leur environnement et pour avoir un «réflexe proactif». Les acteurs appartenant à ce réseau déplorent une organisation hospitalière peu développée, qui n offre pas une définition claire des attributions et qui ne permet pas un partage des responsabilités entre les niveaux stratégique et opérationnel de l hôpital. Le Maroc est en pleine transition épidémiologique, avec un ralentissement de la croissance démographique, un début du vieillissement de la population et l adoption d un mode de vie de plus en plus occidentalisé. Les tendances épidémiologiques prévoient une nette augmentation de l incidence des maladies non transmissibles qui nécessiteront des équipements lourds et spécialisés. De ce fait le réseau hospitalier, et en premier lieu, les CHU, actuellement au nombre de quatre sont appelés à jouer un rôle de plus en plus important dans le système de santé public de ce pays. Au sein des hôpitaux, le pouvoir décisionnel est partagé entre le secteur médical et le secteur administratif. Le premier obéit à une hiérarchie propre, fondée sur des critères de compétence établis par le consensus médical. Il subit une très forte pression à court terme de la part des patients, demandeurs des technologies les plus pointues. Ses membres bénéficient d'une très grande liberté dans l'exercice de leur activité et s'identifient beaucoup plus à la profession qu'ils exercent qu'au lieu où ils l'exercent. Le secteur administratif est composé de cadres issus de l'institut Nationale d Administration Sanitaire. La pression à court terme est moins forte, leur préoccupation est plutôt centrée sur les relations avec l'administration centrale. De ce fait, l'hôpital est aujourd'hui une organisation cloisonnée, constituée de multiples entités. Chacune d entre elles entretient des relations spécifiques avec son sous-environnement propre. L'objectif collectif n'est pas perçu de façon claire, l'organisation du travail ne semble pas adaptée, la communication interpersonnelle est difficile. Le secteur de la santé marocain et tout particulièrement les établissements hospitaliers n'ont pas échappé aux impératifs de rentabilité, de maîtrise des coûts, d'efficacité et de qualité. Confronté à des inefficacités internes et à une inadéquation du financement, le Ministère de la Santé s est engagé depuis 1997 dans une réforme hospitalière. Cette politique figure aussi dans le plan d'action qui s inscrit dans une réforme globale du secteur de la santé soutenue par le Projet de Financement et de Gestion du Secteur de la Santé. Cette réforme consiste en une série de mesures, à caractère organisationnel et financier. Parmi les volets de cette réforme figurent le développement d un SIH Hospitalier performant, l implantation d outils de gestion grâce à des systèmes d information médico-administratifs et la création de l assurance maladie obligatoire. La mise en place du SIH est susceptible de contribuer au décloisonnement de l'organisation hospitalière par la gestion des échanges d'informations et la constitution de bases de données communes. La région de Fès bénéficiera fin 2007 d un nouveau CHU multidisciplinaire d une capacité de 900 lits. Il sera doté de moyens informatiques importants. Le démarrage de ce CHU rendra plus facile l installation et surtout l adaptation du personnel au SIH. 2- Projet de mise en place d un SIH au CHU de Fès Dans le cadre d une action intégrée entre LAMIH Université de Valenciennes d une part et l EST et le laboratoire d Epidémiologie de l Université Sidi Mohamed Ben AbdAllah de Fès d autre part et en partenariat avec le CHU Hassan II de Fès un projet de mise en place d un système d information hospitalier 2

3 et en cours de réalisation. Le projet s étale sur quatre ans et la première année (2005) était consacrée au formation et à la qualification de l équipe marocaine, de cette action intégrée, dans le domaine des SIH ainsi qu un travail de documentation et de biographie sur le sujet. Cette deuxième année sera consacrée à l élaboration d un protocole de réalisation du projet détaillant les différentes étapes à suivre, constitution du groupe du projet, fixation des objectifs, analyse de la situation actuelle, estimation des besoins en ressources humaines et matériels ainsi qu une élaboration d un manuel des procédures des établissements. En vue de consacrer les deux dernières années à l informatisation des procédures de gestion hospitalière, à la réalisation techniques du projet et à sa mise en place. Ainsi, dans ce papier on présente une démarche de réalisation de ce projet et plus particulièrement ses premiers étapes. 3- Première étape : démarche pour la mise en place du SIH au CHU de Fès: Un projet de mise en place d un système d'information est un ensemble de tâches définies avec un objectif unique qui doit être réalisé dans une période de temps limitée. Constitution de l équipe du projet : Un projet de mise en place d un système d'information requiert l'étroite collaboration de plusieurs compétences: "hospitalières", "organisationnelles", "informatiques", de "gestion de projet". Dans une première étape l équipe du projet sera constituée de : * Groupe scientifique : équipe de l Ecole des Sciences et Techniques et du Laboratoire d Epidémiologie * Groupe d administration : directeur et économe du CHU, * Groupe des chefs de services du CHU, Ultérieurement l équipe sera élargie pour inclure un groupe d ingénierie informatique. Dans la première étape cette équipe aura comme principales taches : * Concevoir le projet et fixer les objectifs * et d analyser l existant * la planification et l organisation du projet Cette étape est déterminante pour le succès du projet. Elle va permettre : * d élaborer et adopter les objectifs du projet en fonction des objectifs stratégiques de l'hôpital, * d'explorer les différentes solutions envisageables répondant à un besoin exprimé en termes d'objectifs à atteindre et de contraintes, * d'organiser le projet. Conception du projet et fixation des objectifs L'exercice de la médecine hospitalière exige de traiter de plus en plus d'informations médicales, administratives ou financières, de plus en plus rapidement, et avec de plus en plus de fiabilité. La disponibilité de l'information, sa fiabilité et la qualité de son traitement sont fondamentales pour la santé et la sécurité des patients, comme pour le bon fonctionnement de l'hôpital. Le système d'information permet aux services de l'hôpital de communiquer entre eux et avec l'extérieur. Il repose sur les structures fonctionnelles de l'hôpital. Il est important d affirmer les objectifs stratégiques de l'hôpital, après ils seront déclinés au niveau de chaque service concerné par le SIH. On traduira ces objectifs en besoins et en flux d'informations, et on décrira comment ces besoins et ces flux s'articulent entre eux. On demandera ensuite à chaque service concerné quels sont les gains que devra leur apporter le système d'information. 3

4 Les objectifs de l installation d un SIH au CHU Hassan II de Fès peuvent être regroupés dans les points suivants : - partager les données administratives du patient (telles que son identité, sa couverture sociale ou des informations administratives venant de l'hôpital sur l'historique des séjours, les mouvements du patient, - gérer les demandes et les résultats d'examens (y compris la gestion des rendez-vous), - saisir et transmettre les éléments de suivi de l'activité des services, - constituer un dossier minimum commun (avec la définition des éléments le composant), - gérer les nomenclatures (codification des diagnostics, et des actes hospitaliers, protocoles d'examens,..), - constituer une aide à l'archivage (gestion de la localisation et du prêt des dossiers médicaux, radiographiques,...). - gérer la production de l'unité de soins (prescriptions, plans de travail, bureautique). Progiciels applicatifs ou applications adaptées : Dans la situation du CHU de Hassan II de Fès on pense que le développement d'applications spécifiques pour notre établissement s avère plus adapté. En effet cette solution permettra de disposer d'un outil informatique adapté aux besoins de l'hôpital sous condition de bien définir les outils qui sont proposés. Cette solution prend toute sa valeur avec la disposition de l université Sidi Mohamed Ben AbdAllah d un corps spécialisé en ingénierie informatique. Un autre point en faveur de cette solution est la limite des ressources financières qui ne permet pas l acquisition d un progiciel applicatif commercialisé en plus que les applications disponibles dans ces progiciels ne sont pas obligatoirement adaptées à notre système et peuvent être déstabilisateur et coûteux dans la mesure où il risque de nous entraîner à adapter notre organisation au progiciel en oubliant nos objectifs stratégiques. Organiser la communication et L'information : Les forces du changement résident généralement dans la motivation des personnes impliquées dans le projet: directeurs, médecins, soignants, administratifs, utilisateurs, informaticiens. Ces personnes doivent croire au projet et en ceux qui vont le conduire; elles doivent se l'approprier et s'y impliquer. Dès le début du projet, il est fortement recommandé que la direction de l'hôpital lance une campagne d'information sur : * la nature et les objectifs du projet, * comment il s'inscrit dans une démarche d'ensemble, * les gains attendus de l'action, * la démarche et les ressources mises en œuvre pour atteindre les objectifs du projet, * le planning global spécifiant notamment les différentes phases et étapes du projet Cet effort d'information est le premier pas vers une recherche d'adhésion d'ensemble et d'appropriation du futur système d'information. Analyser l'existant Les objectifs généraux de l installation du SIH sont fixés et clairement exprimés, il est aussi pertinent d analyser la situation actuelle et de faire un diagnostic organisationnel, technique et une évaluation des besoins en formation. Réaliser un diagnostic organisationnel : Le système d'information reflète l'organisation de l'hôpital. 4

5 Une analyse détaillée de l'organisation portera sur les points suivants: * structure organisationnelle de l'hôpital et des services, relations et niveaux hiérarchiques, leur organisation fonctionnelle, Comment cette structure influence-t-elle la prise de décision et les flux d'information attachés à son fonctionnement? * ressources humaines et techniques de la structure organisationnelle, * activités de chaque entité de l'organisation, * Définition des services et informations nécessaires au fonctionnement de chaque service, * Définition des services et informations produits par chaque service, * procédures existantes et flux d'échanges de produits, de services et d'informations entre chaque entité organisationnelle de l'hôpital et avec le milieu extérieur. Réaliser un diagnostic technique : Au cours de cette étape, l'équipe projet évaluera les ressources informatiques (machines, progiciels, logiciels spécifiques), leur degré d'utilisation, leur perception par les utilisateurs, leur intégration, leurs contraintes techniques et leur capacité à servir les objectifs stratégiques de l'hôpital. Evaluer les besoins en formation : Cette étape consiste à identifier les besoins en formation pour l'ensemble des personnes de l'hôpital concernées par le projet (utilisateurs, équipe de projet, informaticiens, personnels administratifs et techniques). Ces besoins en formation peuvent concerner aussi bien des domaines techniques (informatiques), qu'organisationnels ou fonctionnels. Planification et organisation du projet Une des premières actions de l'équipe de projet sera de proposer un organigramme des tâches et des responsabilités correspondant aux objectifs exprimés du projet. Le découpage du projet en phases, étapes et tâches ainsi que l'allocation précise des ressources nécessaires et des responsabilités permettront à l'équipe de projet d'agir de manière cohérente et structurée et faciliteront le suivi et le contrôle du projet La conduite, dans des délais courts, du projet de système d'information se trouve nécessairement confrontée à de nombreuses difficultés de cohérence, d'intégration, de qualité, de sécurité et de coordination des différents intervenants. C'est la raison pour laquelle il faut mettre en place une structure de projet et une organisation détaillée. Pour mener à bien notre projet il faut respecter certaines règles de base : * Bien préparer le lancement du projet - Découper les travaux en phases et en étapes, qui doivent s'enchaîner logiquement. - Dédier des ressources humaines et techniques au projet. - Disposer des compétences nécessaires à chaque phase du projet. - Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun pour chaque tâche. - Mettre en place des structures de décision et de communication (comités de pilotage, technique,...) * Communiquer efficacement * Assurer une formation adaptée pour l équipe du projet en fonction des étapes. 5

6 4- Deuxième étape : Elaboration d un manuel des procédures des établissements En collaboration avec les chefs de services il est important d élaborer un manuel procédures des établissements. Ce manuel comprend: * une formalisation des procédures couvrant tous les aspects de la gestion; * une définition des tâches de chaque intervenant dans le cadre d'un organigramme général * une conception des supports de travail et une définition des documents; * une définition des règles de gestion par procédures. Les expériences et l évolution des SIH ont soulevé l importance de développer un SIH centré sur le patient qui prend appui sur un réseau de communication pour faire communiquer les applications informatiques existantes, rassembler les données concernant chaque patient et les rendre accessibles à tous les acteurs hospitaliers. Dans le but de structurer la mission de l'établissement autour de quelques objectifs élémentaires les procédures de gestion seront regroupées en cinq sous-systèmes fortement interdépendants (Figure 1). Chacun développera des interfaces particulières avec l'environnement en fonction des missions qui lui sont imparties. Sous-système médical Sous-système financier et comptable Dossier patient Sous-système de gestion médico-administratif Sous-système gestion des ressources humaines Sous-système de gestion des ressources matérielles Figure 1: Procédures de gestion hospitalière * Gestion médico-administrative des malades: accueil et information des malades, admission, gestion des bureaux des entrées, facturation * Gestion des services médicaux: Il gère les flux et stocks l information relative à la prise en charge directe du patient au sein d'une "unité médicale". - informations recueillies à partir des patients telle que les faits recueillis auprès des malades décrivant leur état de santé, les examens cliniques, les analyses du laboratoire, - décision donnant lieu à des actes ou procédures thérapeutiques ainsi que leurs résultats - dossiers des malades incluant des données démographiques, administratives, médicales et infirmières, - informations relatives à l'organisation matérielles, humaines et techniques des services de soins. * Gestion des ressources matérielles - approvisionnements, achats, gestion des marchés, suivi/réception des commandes, - stocks: comptabilité matière, détention des stocks, etc., 6

7 - services économiques: maintenance et gestion des équipements, hébergements, restaurations, sécurités des services généraux: * Gestion des ressources financières et comptables. - trésorerie: gestion budgétaire, gestion des encaissements et des décaissements, suivi périodique de la trésorerie, recouvrement, etc., - comptabilité générale, comptabilité analytique: * Gestion des ressources humaines. 5- Troisième étape : En cette étape l équipe d ingénierie informatique de ce projet aura la tache d informatisation des procédures de gestion. En parallèle à une préparation de l infrastructure informatique (logiciels et systèmes d exploitation, ordinateurs, câblage, développement des capacités des ressources humaines.). Enfin viendra l étape de la mise en place du système et à sa mise en œuvre. 6- Conclusion Le système d'information hospitalier est un support incontournable de management hospitalier, nécessitant un décloisonnement des services et une acceptation d'un large partage de l'information. Sa mise en place relève d'une prouesse technique informatique certaine, mais le facteur de succès le plus discriminant réside dans la faculté ou la volonté d'écoute, de dialogue et de communication de ses concepteurs. Bibliographie : 1. Plan d action , Ministère de la Santé Maroc 2. Jean-Marc Tourreilles, Système d Information Hospitalier 1, 2, 3 Partez!. Ed L Ecole Nationale de la Santé Publique P.Degoulet, M.Fieschi. Introduction to Clinical Informatics. Ed Springer P.Degoulet, M.Fieschi. Traitement de l Information Médicale : Méthodes et applications hospitalières. Ed Masson Edward H. Shortliffe, Leslie E. Perrrault. Medical Informatics computer Applications in Health Care. Ed : Addison-Wesley Pblishing Company