Adhésions créées antérieurement à décembre 2015 et valides

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1 Adhésions créées antérieurement à décembre 2015 et valides Le télérèglement SEPA a été migré au format SEPA en décembre 2015 (Télépaiement par prélèvement SEPA interentreprises). Veuillez trouver ci-dessous les dispositions applicables aux adhésions existant avant cette date : - 1/ Vous disposez d une adhésion au télérèglement, en cours de validité. Quelles sont les démarches à effectuer pour télépayer par prélèvement SEPA interentreprises à compter de la date de la migration du télérèglement au format SEPA? Vous n avez aucune démarche à réaliser pour passer du télérèglement au prélèvement SEPA interentreprises, puisque vous êtes déjà titulaire d une adhésion au télérèglement DGDDI valide. Votre adhésion a en effet été migrée automatiquement par le SI de la DGDDI. Vous n avez donc aucune raison de modifier ou de supprimer votre adhésion, voire votre (vos) mandat(s), pour en recréer d autre(s), pour pouvoir valider des télépaiements au format SEPA, sur les comptes bancaires existants avant migration, à compter de la date de migration. Vous n avez pas non plus à renvoyer le(s) formulaire(s) d adhésion transformé(s) en mandat SEPA à l (aux) établissement(s) bancaire(s) teneur(s) de votre(vos) compte(s), il(s) (est)sont déjà enregistré(s), cet(ces) envoi(s) risquerai(en)t d engendrer une(des) double(s) prise(s) en compte par la(les) banque(s). Toutefois, si votre premier ordre de paiement par prélèvement SEPA est rejeté par votre banque pour absence de mandat et que votre mandat est une adhésion au télérèglement migrée, vous devrez transmettre un exemplaire du mandat (cf p 2 du présent guide) à votre banque afin que celle-ci l intègre dans ses processus de contrôle et signaler l anomalie par une demande d assistance dans Prodouane. De même, après la migration, si vous souhaitez utiliser un nouveau compte bancaire, vous devrez créer un nouveau mandat dans votre adhésion au téléservice de paiement, informer l établissement bancaire teneur du compte de l existence de ce mandat, afin que celui-ci puisse le prendre en compte, avant de valider toute opération de télépaiement comportant ce mandat (ce qui peut prendre plusieurs jours comme en télérèglement) (cf ci_dessous partie modification de l adhésion). La procédure sera similaire si vous souhaitez créer une nouvelle adhésion (nouvel établissement payeur par exemple), vous devrez au préalable créer cette adhésion, un ou plusieurs mandats, puis informer le ou les établissements bancaires gestionnaires de son ou de leur existence (pour prise en compte dans son ou leur SI), avant de procéder à toute opération de télépaiement. (cf partie 1 du guide et ci-dessous partie création de l adhésion). 2/ La réglementation relative au prélèvement SEPA interentreprises prévoit le remplacement du code compte bancaire et du code guichet de la banque teneur du compte par l IBAN et le BIC. Quelles sont les démarches à effectuer dans le module Télépaiements pour les intégrer? Les IBAN BIC du(des) compte(s) bancaire(s) figuraient déjà dans votre adhésion au télérèglement avant la migration et restent valides en format SEPA. Vous n avez donc aucune modification à faire dans votre adhésion, si vous souhaitez continuer à utiliser ces comptes après la migration. Pour de plus amples informations, consulter le site prodouane (documentation Télépaiements BC, RAR TSVR, ou RARTGAP) ou rapprochez-vous de votre recette régionale de rattachement. 1/16

2 Pour exemple lorsque vous vous connecterez au module après la migration, lorsque vous consulterez votre adhésion migrée au format SEPA, celle-ci aura cette forme : Les formulaires d adhésion pour les comptes bancaires déjà enregistrés ont été remplacés par des mandats (comportant une référence unique de mandat RUM), de type récurrent, générés en version 0 avec comme date de signature la date de migration au format SEPA). 2/16

3 Le module Télépaiements prend la suite du module Télérèglement, suite à la migration du télérèglement au format SEPA (prélèvement SEPA interentreprises). Les termes télérèglement, télépaiement et prélèvement SEPA interentreprises seront donc utilisés indifféremment dans ce guide. Adhésion I. Création de l'adhésion Pour créer une adhésion, vous devez : - juridiquement être habilité par votre société à réaliser la demande d adhésion ; - techniquement avoir obtenu le droit «adhérer». Nota : Si pour un même SIRET, un opérateur a deux types de créances (reste à recouvrer RAR et bordereaux créditaires BC) alors chaque adhésion est visible sur un même écran d adhésion. En revanche, les adhésions sont gérées (création, modification, annulation) en passant par le bouton d accès au module de télépaiement qui s'y rapporte. Par exemple : l opérateur dont le SIRET est a des créances de type RAR TAE et bordereaux créditaires ISOPE (créances sur les produits énergétiques). Pour pouvoir télépayer ses créances, il doit adhérer aux modules «Télépaiements (volet TSVR)» et «Télépaiements (volet BC)». Il constitue son adhésion dans un premier temps dans le module «Télépaiements (volet TSVR)» puis se connecte au module «Télépaiements (volet BC)» et complète son adhésion (ou réciproquement). Pour toute information sur la procédure d adhésion au module «Télépaiements (volet BC)», se reporter au guide utilisateur de ce module. La création de l adhésion ne suffit pas pour réaliser réglementairement des paiements par prélèvement SEPA interentreprises (télérèglement au format SEPA). Il est nécessaire de renvoyer à (aux) établissement(s) bancaire(s) gestionnaire(s) du(des) compte(s) bancaire(s) utilisés, le (les) mandat(s) intégré(s) dans votre adhésion au téléservice. La prise en compte de ce(s) mandat(s) par la (les) banque(s) concernée(s) peut demander quelques jours (veuillez contacter la(les) banque(s) concernée(s) pour de plus amples informations). Ceci n est valable que pour la première utilisation du compte. Le prélèvement SEPA interentreprises étant optionnel pour les banques, il conviendra également de s assurer que l (les) établissement(s) bancaire(s) gestionnaire(s) du(des) compte(s) utilisé(s) a(ont) bien adhéré pour ce type de prélèvement auprès de l EPC (Conseil Européen des Paiements). Dans Prodouane, saisir votre identifiant et votre mot de passe puis cliquer sur «entrer». Une fois identifié, dans votre Espace Personnel, le bouton «Télérèglement RAR» apparaît. 3/16

4 Après avoir cliqué sur le bouton «Télérèglement RAR», la page d'accueil de téléservice apparaît. Un encart récapitule la situation du compte prodouane vis-à-vis du e-service en faisant apparaître le numéro de l agrément (n de redevable) et le nom de l opérateur pour lequel l'utilisateur est habilité. Nota : Si l'utilisateur est habilité sur plusieurs numéros de redevables, alors dans l'encadré «Habilitation reçue», l'ensemble des numéros de ces redevables est repris. Après avoir cliqué sur le bouton «Entrer», l'écran suivant s'affiche. Valider le SIRET affiché puis cliquer sur Valider. Nota : Si l'utilisateur est habilité sur plusieurs numéros de redevables, dans le menu déroulant il convient de choisir le SIRET sur lequel il désire se connecter, puis de cliquer sur le bouton «valider». Après avoir cliqué sur le bouton «valider», l'écran de création de l'adhésion apparaît. Cet écran se compose de trois parties (Données société / Données adhésion/ Données mandats). 4/16

5 Partie Données société : Il convient de renseigner : - la recette régionale de rattachement qui figure sur votre avis de paiement trimestriel, - la raison sociale ; - l adresse postale. Adresse électronique : vous devez saisir l'adresse qui doit recevoir la confirmation de l'enregistrement de l'adhésion (ce peut donc être la vôtre -déjà présentée à l écran- ou non et dans ce cas vous devez modifier celle présentée). Les SIREN SIRET ne sont pas saisissables. Partie Données adhésion : En cliquant sur la case à cocher «RAR» le champ TAE apparaît. Cocher la case TAE et saisir votre numéro de redevable (cette donnée figure sur votre avis de paiement trimestriel). 5/16

6 Partie Données mandats : Il convient de générer un(des) mandat(s) comportant le(s) compte(s) bancaire(s) qui sera(ont) utilisé(s) pour le télépaiement de vos créances. Après avoir cliqué sur le symbole «+» (dans le bandeau bleu à droite de la colonne Version, l'écran de création d un mandat s'affiche. Saisir les champs affichés : Nom ou raison sociale, adresse et pays du titulaire ; Type de paiement : indiquer si le mandat sera utilisé plusieurs fois (récurrent) ou une seule fois (ponctuel) ; IBAN : 27 caractères alphanumériques ; BIC : 8 ou 11 caractères alphanumériques ; Nom de la banque : indiquer le nom de l établissement bancaire teneur du compte à débiter ; Ajouter les pièces justificatives : le RIB (format PdF) et la justification de la qualité du signataire (format PdF). 6/16

7 Cocher ensuite la case, à gauche de la phrase : En cochant cette case, je confirme avoir vérifié l exactitude des informations de mon mandat de prélèvement. Ajouter les prénom et nom du signataire du mandat et le cas échéant sa qualité, puis valider (ou cliquer sur annuler si vous ne souhaitez pas poursuivre la création du mandat). Suite à validation, si aucune erreur n'a été détectée (sinon dans ce cas un message d'erreur est affiché), les données du mandat sont enregistrées dans le système, ce qui entraîne le retour sur l écran principal de la création de l adhésion, comportant les données du mandat saisi et accepté. Ce mandat est l expression de votre consentement, en tant que débiteur. Il autorise : - la DGDDI à présenter des ordres de prélèvement SEPA interentreprises, - votre banque à débiter votre compte du montant des ordres présentés. Il est caractérisé par une référence unique de mandat RUM qui est générée après validation par vos soins de l adhésion et acceptation de celle-ci par le SI de la DGDDI cf ci-après. En cas d'erreur dans la saisie du mandat, il est possible de : le supprimer en cliquant sur l icône «poubelle» le modifier en cliquant sur l icône «crayon» le consulter en cliquant sur l icône «œil» A ce stade, il est possible de saisir un ou plusieurs autres mandats, d'annuler votre demande d adhésion en cliquant en bas de l écran sur le bouton «Annuler». Après avoir cliqué sur le bouton «Valider», le système réalise différents contrôles de cohérence et affiche le cas échéant les messages d'erreur permettant d'identifier l'(les)erreur(s) et de la(les) corriger. Si toutes les données saisies sont correctes, un écran récapitulatif apparaît. 7/16

8 Après avoir cliqué sur le bouton «confirmer», un message de confirmation apparaît. Attention : Il vous est alors précisé que vous devez adresser un exemplaire du (de chaque) mandat à votre (vos) organisme(s) bancaire(s). La validation fait apparaître l'écran de consultation de l'adhésion sur lequel le numéro et la date d'enregistrement apparaissent, ainsi que les références du(des) mandat(s) (Titulaire, RUM, Type, Banque, IBAN, Date de signature) ainsi que sa version (exemple : version 1 : si le mandat a été créé après décembre 2015, il n a jamais été modifié). Il est également possible de consulter les données du (des) mandat(s) saisi(s) en cliquant sur le bouton au regard de chaque ligne comportant les données d un mandat 8/16

9 Les mandats sont disponibles au format PdF. Afin d éditer l exemplaire du mandat à adresser à votre établissement bancaire, dans la partie «Données mandats», il convient de cliquer sur l icône «pdf». Une boite de dialogue s'affiche, il est possible d'ouvrir ou d'enregistrer le fichier. Après avoir cliqué sur le bouton «ok», le formulaire s'affiche. 9/16

10 Nota : Si plusieurs comptes bancaires sont renseignés, répéter l opération jusqu à obtention de toutes les copies de mandats. Après impression, vous devez le (les) renvoyer à l'(aux) établissement(s) bancaire(s) concerné(s). A défaut, le télépaiement par prélèvement SEPA interentreprises (télérèglement au format SEPA) ne pourra être utilisé comme moyen de paiement puisque l'(les) établissement(s) bancaire(s) n'aura(ont) pas reçu le(s) mandat(s) qui l (les) autorise(nt) à débiter le(s) compte(s) concerné(s) pour chaque paiement présenté par la DGDDI. L'ordre de paiement sera rejeté et vous devrez effectuer différentes démarches de régularisation auprès de votre recette régionale des douanes de rattachement. Parallèlement, un courriel est adressé à l'adresse mel renseignée dans l écran d adhésion. Il s'agit d'un accusé de réception confirmant l'enregistrement de l adhésion au télépaiement. 10/16

11 En cliquant dans le menu «Gestion de l adhésion» puis dans le sous-menu «Historique», il est possible de vérifier que l adhésion a bien été enregistrée. En fonction des droits détenus, il est alors possible d accéder aux autres fonctionnalités en cliquant dans les onglets du bandeau ou de quitter le téléservice. II. Consultation de l'adhésion Après création d'une adhésion, il est possible de la consulter à tout moment. Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit «Adhérer» peu(ven)t procéder à cette consultation. Toutes les données saisies lors de la création, ou suite à modification(s) éventuelle(s), sont consultables Consultation de l'adhésion Cliquer dans le bandeau dans Gestion de l adhésion puis Adhésion. L écran de consultation de l adhésion s'affiche. 11/16

12 Il est possible à partir de cet écran de consulter le(s) mandat(s) en cliquant sur le bouton 'Consulter' à droite sur chaque ligne reprenant les données du mandat. Il est également possible de consulter le(s) mandat(s) SEPA en format Pdf. Cet écran donne également accès aux fonctionnalités de modifications/suppression d'une adhésion (boutons en bas de page 'Modifier' et 'Supprimer') Modification de l'adhésion Après avoir cliqué sur le bouton «modifier», l'écran de modification de l adhésion apparaît. Toutes les données d'une adhésion sont modifiables, à l'exception du numéro SIRET et, pour un mandat, son type. Toutes les modalités de saisie et les traitements sont identiques à ceux existant en mode 'Création'. Pour modifier un mandat, cliquer sur le bouton 'modifier', l'écran comportant le mandat apparaît en mode modification (tous les champs sont modifiables) 12/16

13 Modifier les données puis cocher la case puis cliquer sur le bouton 'Valider' ou abandonner en cliquant sur le bouton 'Annuler'. Pour supprimer un mandat, cliquer sur le bouton Supprimer dans l'écran principal, les données du mandat disparaissent de cet écran. Pour ajouter un mandat, il suffit de cliquer sur le bouton + (comme en mode création d'une adhésion) dans l'écran principal, dans la partie 'Données mandats', puis de saisir les données du mandat. NB : si vous souhaitez utiliser un ou plusieurs nouveaux mandats, il est nécessaire de renvoyer à (aux) établissement(s) bancaire(s) gestionnaire(s) du(des) compte(s) bancaire(s) nouvellement utilisé(s), le (les) mandats généré(s) lors de la modification de l adhésion. La prise en compte de ces mandats par la (les) banque(s) concernée(s) peut demander quelques jours (veuillez contacter la(les) banques concernée(s) pour de plus amples informations). Toute validation entraîne le retour à l'écran principal. Cliquer sur le bouton 'Valider' en bas de l'écran principal. Vous pouvez aussi abandonner votre demande en cliquant sur 'Annuler'. Un écran récapitulatif s'affiche, cliquer sur le bouton «confirmer». 13/16

14 Après avoir cliqué sur «confirmer», un message apparaît Suppression de l'adhésion Seule(s) la (les) personne(s) ayant reçu le droit «Adhérer» peu(ven)t procéder à cette suppression. La suppression est enregistrée en base de données ainsi que l identité de la personne qui l'a effectuée. Dès la validation de la demande de suppression, il n'est plus possible d'utiliser le module 'Télépaiements RAR'. Les mandats, les ordres de paiement préparés enregistrés, ainsi que les listes enregistrées, liés à cette adhésion, sont également supprimés. 14/16

15 La suppression ne sera pas valable pour les ordres de paiement validés avant la date et l heure de suppression. Attention : Vous devez informer le(s) établissement(s) bancaire(s) gérant le ou les comptes bancaire(s) repris dans l adhésion supprimée, et le bureau de douane de rattachement, le cas échéant. Cliquer dans le bandeau sur Gestion de l adhésion puis sur le bouton Adhésion, l adhésion apparaît en mode consultation. Après avoir cliqué sur le bouton «supprimer» en bas de l écran, l écran de demande de confirmation apparaît. Après avoir cliqué sur «oui», un message de confirmation apparaît. 15/16

16 Votre société ne peut plus utiliser les fonctionnalités du module 'Télépaiements RAR'. La seule action possible est de créer à nouveau une adhésion. Si la suppression est définitive, il convient d'en informer le bureau de douane et la recette régionale à laquelle votre adhésion était rattachée. III. Historique de l'adhésion Après création d'une adhésion, il est possible de consulter son historique. Seule(s) l'(les) utilisateur(s) ayant reçu le droit 'Adhérer' peu(ven)t procéder à des consultations de l'historique. Toutes les actions (création, modification, suppression) réalisées et validées sur une adhésion dans le module 'Télépaiements RAR' sont enregistrées dans le système avec le nom de celui qui l'a réalisée et la date. Après avoir cliqué dans le bandeau dans gestion de l adhésion puis sur «Historiques», un écran récapitulatif s'affiche. Après avoir cliqué sur l icône «œil», l écran de détail d'une adhésion historisée apparaît. Cliquer sur retour pour revenir à l écran précédent. 16/16