Dépôt en ligne de vos dossiers de demande de subventions GUIDE PRATIQUE

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1 Dépôt en ligne de vos dossiers de demande de subventions GUIDE PRATIQUE Pour toute question : et subventions-en-ligne@info-regionpaca.fr Région Provence-Alpes-Côte d azur Service des Subventions subventions.regionpaca.fr 1

2 SOMMAIRE Ce que je dois savoir 3 1. Pour accéder à la plateforme de dépôt en ligne, les principaux navigateurs Internet fonctionnent (Internet Explorer, Firefox, Safari ) 3 2. Quelles subventions sont concernées par le dépôt en ligne? 3 3. La transmission dématérialisée remplace le dépôt papier 3 4. Quand déposer votre dossier? 4 Avant de commencer 5 1. Ai-je accompli les formalités préalables? 5 2. Les pièces à joindre 6 3. Je numérise les pièces à fournir 7 Je me connecte 8 1. Je crée un compte 9 2. J ai oublié mon mot de passe Je partage mes droits 11 Je découvre la plateforme Onglet «Mes dossiers» Onglet «Mes documents» 13 Onglet «Mon compte» 14 Pas à pas : Je depose un dossier de demande de subvention Je choisis le type de subvention Je joins les pièces demandées Je transmets mon dossier de demande de subvention 20 2

3 CE QUE JE DOIS SAVOIR Ce guide détaille les modalités de dépôt de vos demandes de subvention de façon dématérialisée (c est-à-dire en ligne, par internet), auprès de la Région Provence-Alpes-Côte d Azur. Attention : vous aurez besoin d un scanner pour effectuer ce dépôt, afin de numériser les documents propres à votre organisme, documents nécessaires à l instruction de votre demande (RIB par exemple). 1. Pour accéder à la plateforme de dépôt en ligne, les principaux navigateurs Internet fonctionnent (Internet Explorer, Firefox, Safari ) Attention : évitez d utiliser les flèches «page précédente» et «page suivante» pour naviguer sur la plateforme (risque de déconnexion ou de perte des informations), mais utilisez les liens présents sur les pages. 2. Quelles subventions sont concernées par le dépôt en ligne? Uniquement les demandes concernant le financement d organismes dont le siège social est situé en France et destinées : au fonctionnement général de votre organisme (subvention d exploitation) ; à une action spécifique de fonctionnement ; à un projet d investissement (acquisition de biens meubles, de terrain, réalisation de travaux, etc.). Sont concernés : les associations, les organismes privés hors associations comme par exemple les personnes physiques, les entreprises privées, les artisans etc., les organismes publics comme par exemple les collectivités locales et leurs groupements, les établissements publics etc. Attention : vous ne pouvez donc pas déposer en ligne les demandes concernant les appels à projet ou tout autre dispositif nécessitant un dossier ou suivi particulier. 3. La transmission dématérialisée remplace le dépôt papier Cette transmission dématérialisée est le moyen le plus simple et le plus rapide de déposer votre demande de subvention, avec toutes les pièces nécessaires à l instruction du dossier. Il vous permet d avoir aussitôt la confirmation que votre dossier est complet et il pourra ainsi être instruit plus rapidement par les services. Si vous choisissez ce mode de transmission, inutile d envoyer un dossier papier. La transmission par courrier ou le dépôt à l accueil de l Hôtel de Région restent possibles en cas de difficultés exceptionnelles. 3

4 4. Quand déposer votre dossier? Ainsi que le prévoit le règlement financier adopté par l Assemblée régionale, le dépôt doit être effectué : pour les subventions d exploitation - pour les associations au plus tard le 31 octobre de l année précédant l exercice concerné par la demande ; - pour les organismes de droit privé hors associations, aucune date limite n est prévue. pour les subventions pour action spécifique, au moins un mois avant la date prévisionnelle de début de réalisation du projet concerné par la demande ; pour les subventions d investissement : - pour les associations au plus tard le 31 octobre de l année précédant l exercice concerné par la demande ; - pour les organismes publics et organismes de droit privé hors associations, au moins un mois avant la date prévisionnelle de début de réalisation du projet concerné par la demande. Toute demande déposée hors délai sera déclarée irrecevable. Si le dossier administratif de demande de subvention n est pas entièrement renseigné, malgré la présence de toutes les pièces, la Région le considèrera comme incomplet. Dans ce cas, s il n est pas complété dans les deux mois après l envoi par la Région de la demande de pièces complémentaires, la demande de subvention est déclarée irrecevable. L irrecevabilité est notifiée par écrit au demandeur. 4

5 AVANT DE COMMENCER Lors du dépôt dématérialisé, vous seront également demandées toutes les informations concernant le projet pour lequel vous souhaitez obtenir une subvention : objet, date de réalisation, lieu et public concerné, objectifs Pensez bien à préparer toutes ces données, afin de gagner du temps lors du dépôt. 1. Ai-je accompli les formalités préalables? Pour déposer une demande de subvention à la Région sur la plateforme, votre organisme doit : avoir été déclaré en préfecture pour les organismes qui en ont l obligation règlementaire (associations, organismes de formations) ; posséder un numéro SIRET ; Si ce n est pas le cas, vous devez dès à présent effectuer votre demande d immatriculation (n SIRET) auprès de l Insee : INSEE 17 rue Menpenti Marseille Cedex 10 Téléphone : Cette démarche est gratuite et obligatoire pour tout organisme percevant des subventions publiques ; posséder une adresse de messagerie électronique valide (obligatoire). Une adresse ne peut être utilisée que pour un seul compte. Attention : une demande de subvention dématérialisée est déposée de préférence par le responsable légal de l organisme. A défaut, une personne habilitée est autorisée à le faire. Dans ce cas il est indispensable de joindre, dans les pièces accompagnant la demande dématérialisée, la délibération du pouvoir relatif aux personnes habilitées à engager l organisme. 5

6 2. Les pièces à joindre Selon votre statut, le détail des pièces à joindre obligatoirement à votre demande figure dans «pièces à fournir». Attention : Si vous devez transmettre les comptes de votre organisme, ceux-ci doivent obligatoirement être certifiés par un commissaire aux comptes : par les associations si elles perçoivent annuellement plus de euros de subventions publiques ou de dons ; par les Sociétés Anonymes (SA) dès la création de la société sans condition de seuils ; par les SARL, par les Sociétés en Nom Collectif (SNC) et les Sociétés en commandite simple (SCS) lorsque, à la clôture de l exercice, elles dépassent deux des trois seuils suivants : de bilan, de chiffre d affaire HT, - 50 salariés. par les Sociétés par Actions simplifiées (SAS) lorsque, à la clôture de l exercice, elles dépassent deux des trois seuils suivants : de total de bilan, de chiffre d affaires HT, - 20 salariés. par les Sociétés en commandite par actions (SCA) dès la création de la société sans condition de seuils. 6

7 Les services régionaux se réservent le droit de demander toute pièce complémentaire qu ils jugent nécessaire à l instruction du dossier. Vous pouvez également joindre toute autre pièce non mentionnée dans la liste que vous jugez utile à l instruction. Pour cela, cliquez sur «Ajouter une pièce». 3. Je numérise les pièces à fournir Toutes les pièces doivent être disponibles sous format électronique. Nous vous invitons à les numériser (scanner) et à les enregistrer sur votre ordinateur, séparément, avant de débuter le dépôt dématérialisé de votre demande. Assurez-vous que les pièces sont correctement numérisées et lisibles. Astuce afin d identifier vos documents : Pensez à nommer vos pièces en fonction de leur type et de leur millésime (ex : «RIB», «statuts 2015», «comptes annuels 2016» ) Formats de fichier acceptés :.pdf,.doc,.docx,.xls, et.xlsx,.jpeg,.odf Poids maximal de chaque pièce : 10 Mo 7

8 JE ME CONNECTE Pour vous connecter, deux cas de figure : Vous possédez déjà un compte? Il suffit de vous identifier en saisissant (sur la Page d accueil : «je me connecte») : - votre adresse de messagerie électronique ; - votre mot de passe. C est votre première connexion? Vous devez d abord créer un compte afin d accéder à la plateforme de dépôt dématérialisé (voir ci-dessous : «2. Je crée un compte»). 8

9 1. Je crée un compte 9

10 Renseignez obligatoirement tous les champs marqués d une étoile (*). Une fois que vous avez fini de renseigner le formulaire, cliquez sur «Créer». Un courriel vous est envoyé automatiquement : il contient un lien temporaire, sur lequel vous devez cliquer afin d activer votre compte. Vous pouvez maintenant vous connecter à la plateforme de la Région, en entrant votre adresse de messagerie électronique et votre mot de passe. 2. J ai oublié mon mot de passe Il vous suffit, depuis l écran d accueil, de cliquer sur le lien «Mot de passe oublié?» Suivez les indications : Renseignez votre adresse de messagerie électronique (celle indiquée lors de la création de votre compte). Recopiez les lettres et les chiffres qui apparaissent, cliquez sur Envoyer. Un courriel vous est automatiquement envoyé avec un lien temporaire. Cliquez sur ce lien temporaire afin de réactiver votre compte. Vous devrez ensuite réinitialiser votre mot de passe et entrer un nouveau mot de passe. Confirmer et valider Une fois cette réactivation effectuée, vous pouvez vous connecter à la plateforme de la Région en entrant votre adresse de messagerie électronique et le nouveau mot de passe. 10

11 3. Je partage mes droits Un autre contact peut vous autoriser à consulter les dossiers qu il a déposés en ligne. Si vous êtes autorisé à consulter les dossiers d un autre compte, vous serez invité, après l écran de connexion, à choisir le compte auquel vous souhaitez accéder. 11

12 JE DECOUVRE LA PLATEFORME Trois onglets sont accessibles depuis la plateforme afin de gérer vos dossiers de demande de subvention déposés de façon dématérialisée. 1. Onglet «Mes dossiers» Il vous permet de consulter tous les dossiers en cours de dépôt ou déjà transmis à la Région par le biais de votre compte. Il vous permet également de déposer un nouveau dossier ou de compléter un dossier déjà créé mais non encore transmis. Tant que toutes les pièces obligatoires demandées n ont pas été associées, le dossier ne peut pas être transmis à la Région. Dans ce cas, le pictogramme apparait dans la colonne «dossier complet». Au contraire, si le dossier est complet et peut être transmis, le pictogramme apparaît dans la même colonne. Un dossier en cours de saisie peut être supprimé ou complété à tout moment. 12

13 Attention : une fois votre dossier transmis à la Région, il ne peut plus être modifié. Si vous souhaitez ajouter d autres pièces ou modifier votre projet, les éléments complémentaires doivent être envoyés par courrier à l attention du Service des Subventions ou par mail à l adresse suivante : subventions-en-ligne@inforegionpaca.fr, en indiquant systématiquement le numéro d enregistrement de votre dossier. 2. Onglet «Mes documents» Il vous permet de retrouver et de visualiser toutes les pièces déjà téléchargées lors de précédents dépôts dématérialisés de dossiers de demande de subvention. Il vous permet également d ajouter et de visualiser de nouvelles pièces, en dehors de tout dépôt de dossier. Seules ces nouvelles pièces, qui ne sont rattachées à aucune demande, peuvent être supprimées ou modifiées. Conseil : Pensez à détailler suffisamment le libellé de la pièce déposée afin de pouvoir l identifier facilement et distinguer ses différents millésimes (ex. «comptesannuels2016»). 13

14 Onglet «Mon compte» Il vous permet d accéder à vos données personnelles et de gérer les contacts autorisés à consulter vos dossiers de demande de subvention. Il est également possible de transférer définitivement tous vos dossiers à un autre contact (notamment en cas de changement de responsable légal). Chaque compte est personnel et relié à une adresse de messagerie électronique donnée. Vous ne pouvez pas utiliser la même adresse pour plusieurs comptes. Le responsable légal de l organisme ou une personne dûment habilitée est autorisé à déposer une demande de subvention au nom de son organisme. Toutefois, vous pouvez créer un compte pour suivre les dossiers déposés par le responsable légal de votre organisme, si celui-ci vous a autorisé à consulter les dossiers qu il gère. 14

15 PAS A PAS : JE DEPOSE UN DOSSIER DE DEMANDE DE SUBVENTION Pour créer un nouveau dossier, il vous suffit d aller sur l onglet «Mes dossiers» et de cliquer en bas à droite sur le lien «Je crée une nouvelle demande». 1. Je choisis le type de subvention Vous êtes invité à choisir le type d organisme correspondant à votre statut : - organisme privé hors association (entreprises, artisans, commerçants ), - organisme public (communes, métropoles, communautés d agglomérations ), - association. 15

16 Vous êtes ensuite invité à choisir le type de subvention correspondant à votre demande : - subvention d investissement, - subvenions d exploitation, - subvention pour action spécifique de fonctionnement. 16

17 Une fois le type de subvention choisi, vous devez indiquer l objet de la demande puis cliquer sur «enregistrer». La liste des pièces à déposer s affiche alors automatiquement. 2. Je joins les pièces demandées Les pièces à déposer à l appui de votre demande de subvention sont de deux types : des formulaires à télécharger et compléter ; des pièces numérisées à joindre. Pour accéder à un formulaire, cliquez sur le lien «Télécharger» correspondant. Vous devez ensuite : le compléter ; l enregistrer sur votre ordinateur ; enfin, le «Déposer» sur la plateforme. Attention : il est nécessaire d enregistrer sur votre ordinateur le formulaire complété avant de le déposer sur la plateforme. Sinon, toutes les informations complétées sur le formulaire seront perdues. 17

18 Attention : La lettre attestant que vous êtes habilité à déposer de façon dématérialisée un dossier de demande de subvention au nom de l organisme doit être obligatoirement signée. Vous devez donc l imprimer, la remplir puis numériser. Vous pouvez également remplir cette attestation sans utiliser le formulaire, sur papier libre, puis la signer et la numériser. 18

19 Pour joindre une pièce, cliquez sur «Déposer». La fenêtre suivante s ouvre : Plusieurs possibilités s offrent à vous : la pièce n a pas été téléchargée sur la plateforme de dépôt dématérialisé («La pièce n est pas dans mes documents») : cliquez sur le bouton «Parcourir» et allez chercher la pièce correspondante que vous aurez préalablement enregistrée - sur votre ordinateur ; soit la pièce demandée pour le dépôt de la demande a été utilisée lors d un précédent dépôt dématérialisé ou a été directement téléchargée dans l onglet «Mes documents» («la pièce est dans mes documents») : dans ce cas, il vous suffit de la sélectionner dans la liste proposée. Une fois téléchargée, vous pouvez visualiser la pièce en cliquant sur le lien correspondant. Astuce : Dans la liste des pièces à fournir, vous pouvez, en cliquant sur «Ajouter une pièce», joindre toute pièce non mentionnée que vous jugez utile pour l instruction de votre dossier. Dans le cas des pièces obligatoire, si celle-ci n a pas été associée au dossier, le pictogramme «Enregistrer». apparait dans la colonne 19

20 Dans le cas contraire, le pictogramme apparaît dans la même colonne. Tant que toutes les pièces obligatoires n ont pas été associées au dossier, le dossier ne peut être transmis à la Région. 3. Je transmets mon dossier de demande de subvention Une fois toutes les pièces demandées jointes à votre dossier, il vous suffit de cliquer sur le bouton «Envoyer le dossier». Votre dossier est alors instantanément transmis à la Région. Un accusé de réception du dépôt dématérialisé vous est automatiquement envoyé par le courriel à l adresse mail que vous avez indiquée. Vous avez terminé Attention : Le dépôt dématérialisé de la demande ne vaut pas enregistrement par les services de la Région Numéro d enregistrement Vous recevrez, quelques jours après votre dépôt dématérialisé, un courrier d accusé de réception indiquant le numéro d enregistrement de votre dossier s il est complet et le nom de la direction qui instruira votre demande. Ce numéro d enregistrement est à conserver et à rappeler dans toute correspondance avec les services de la Région. 20