Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est

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1 Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est Novembre 2016 Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 1

2 Cette trousse d outils a été créée par le RLISS du Nord-Est à l aide de différentes sources et a pour but d aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé (FSS) de sa région à s acquitter de leurs responsabilités légales relatives à la gouvernance au sein de leurs organismes. La «gouvernance» renvoie aux activités du conseil ayant pour but de surveiller le but, les plans et les politiques de l organisme. Le rôle du conseil d administration est d assurer la surveillance et la supervision du rendement de son organisme. La gouvernance efficace est essentielle dans un système de santé centré sur le patient. Les membres des conseils d administration des organismes du RLISS du Nord-Est peuvent surveiller le rendement de leurs conseils respectifs à l aide de la liste de vérification ci-dessous et affichée sur notre site Web : L utilisation de manière régulière de cette liste de vérification, qui assure une surveillance du rendement du conseil d administration, devrait favoriser l amélioration de la surveillance efficace du rendement et des finances. Une des composantes clés des activités du système de santé du RLISS est la coordination des soins centrés sur le patient, ou encore l intégration, de la prestation des soins de santé. La Trousse d outils et de ressources sur la gouvernance des initiatives d intégration volontaire pour les réseaux locaux d intégration des services de santé et les fournisseurs de services de santé comprend aussi des stratégies pour travailler ensemble et avec le RLISS à des initiatives d intégration volontaire. Les obligations liées à la Loi sur les services en français sont également comprises pour les FSS qui sont désignés en vertu de cette loi. La liste de FSS désignés du RLISS du Nord-Est se trouve ici. En septembre 2016, le RLISS du Nord-Est a publié le Plan d action en matière de réconciliation Services de santé pour les Autochtones. Le conseil d administration du RLISS du Nord-Est appuie ce plan et la mise en œuvre de ses objectifs, y compris l objectif 6 de l orientation stratégique intitulée Connaissances et compréhension, soit de «Recommander aux fournisseurs de services de santé d inclure une représentation autochtone à leur conseil d administration pour donner des conseils sur les besoins des Autochtones». Les Autochtones représentent 11 % de la population du RLISS du Nord-Est. Il est donc important que les conseils soit inclusifs et que la composition de leurs membres reflètent bien la démographie de la population qu ils desservent. Votre conseil d administration peut communiquer avec le RLISS pour fixer une réunion ou tenir une discussion avec le conseil d administration du RLISS du Nord-Est. Ou encore, vous pouvez demander à un membre du conseil du RLISS de participer à une réunion sur la gouvernance de votre conseil. Il suffit de communiquer avec Micheline Beaudry, adjointe de la directrice générale et agente de liaison du conseil d administration, à l adresse Micheline.beaudry@lhins.on.ca ou au Consultez notre site Web pour trouver des ressources supplémentaires comme celles indiquées ci-dessous : Ressources (offertes en anglais seulement) : Liste de vérification pour l'autoévaluation en matière de gouvernance (se trouve aussi plus bas dans le document) Trousse d outils et de ressources sur la gouvernance des initiatives d intégration volontaire pour les réseaux locaux d intégration des services de santé et les fournisseurs de services de santé Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 2

3 Centre de connaissances de l Association des hôpitaux de l Ontario Trousse sur la gouvernance pour les conseils d administration du domaine de la santé de l Ontario : Centraide Sudbury et district de Nipissing Renseignements sur la formation en leadership Guide pour la rédaction de descriptions de poste des membres de conseils : Outil d autoévaluation du conseil du Governance Centre of Excellence : Manuel sur l administration du conseil à l intention des conseils d administration des organismes sans but lucratif de l Ontario : Guide sur les documents de l organisme et les réunions du conseil et des membres, Gouvernance pour les organismes sans but lucratif Comptables professionnels agréés Canada : Renforcement des responsabilités des membres du conseil : Régions désignées en vertu de la Loi sur les services en français Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 3

4 Gouvernance Liste de vérification pour les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est On recommande que cette liste de vérification soit utilisée tous les six mois par tous les membres du conseil d administration ou par le souscomité de la gouvernance du conseil. Norme Rôle et composition du conseil d administration L organisme a un énoncé de mission qui a été approuvé par le conseil d administration. Tous les membres du conseil comprennent bien cet énoncé de mission. L organisme a un plan stratégique à jour, qui a été approuvé par le conseil d administration. Ce plan s harmonise aux objectifs du RLISS du Nord-Est. Les membres du conseil d administration possèdent les qualifications nécessaires pour atteindre les objectifs de la charte du conseil, y compris les compétences financières nécessaires. Les membres du conseil représentent bien la population qu ils desservent, p. ex. résidents du Nord autochtones, francophones. Documents à l appui du fournisseur de services de santé Politique ou procédure utilisée par le conseil pour approuver l énoncé de mission. Date de la dernière approbation de l énoncé de mission Plan stratégique Matrice de compétences du conseil d administration (consultez le modèle à l annexe A) Dans la liste des membres du conseil, des sièges sont désignés pour les Autochtones et les francophones. Des Autochtones et francophones occupent ces sièges. Conformité de la part du conseil? Oui/Non Si la réponse est non, désignez un responsable, décrivez les mesures à prendre et assignez une date d échéance : Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 4

5 Norme Le conseil d administration a mis en place les comités suivants, ainsi que les exigences de production de rapports au conseil : Comité de vérification Comité de direction Comité des finances Comité des nominations Comité de la gouvernance Le conseil d administration comprend bien son devoir fiducial : Obligation de diligence de nature fiduciaire : Obligation de compétence et de discrétion Obligation de diligence Obligation de loyauté Obligation envers les autres membres Documents à l appui du fournisseur de services de santé Chartres des comités (mandats) Ordres du jour et procès-verbaux des réunions des comités Horaires des réunions des comités Programme d orientation et de formation des membres du conseil d administration Conformité de la part du conseil? Oui/Non Si la réponse est non, désignez un responsable, décrivez les mesures à prendre et assignez une date d échéance : Les membres du conseil d administration ont prêté serment de respecter la confidentialité et se soumettent à cette obligation, ainsi qu aux lignes directrices sur les conflits d intérêts Serment de respecter la confidentialité/lignes directrices sur les conflits d intérêts Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 5

6 Norme Documents à l appui du fournisseur de services de santé Responsabilités du conseil d administration Objectifs annuels Le conseil d administration entreprend un examen Guide de procédures et de politiques (politiques annuel de l état de conformité avec ses règlements et affichées sur le site Web) ses politiques. Les règlements et les politiques Les politiques et les procédures utilisées par le comprennent, sans s y limiter : conseil pour assurer la conformité aux règlements et procédure à suivre pour émettre un avis de en faire l examen réunion du conseil; Date du dernier examen des règlements procédure pour la nomination ou le choix de Dates de l examen des politiques nouveaux membres du conseil les détails concernant le mandat la rotation des membres du conseil la procédure à suivre lorsqu un membre du conseil est inefficace les détails du quorum les limites imposées aux dirigeants et la délégation de pouvoir les lignes directrices sur les conflits d intérêts Conformité de la part du conseil? Oui/Non Si la réponse est non, désignez un responsable, décrivez les mesures à prendre et assignez une date d échéance : Le conseil d administration a un calendrier annuel de réunions. Le conseil d administration a un ordre du jour annuel qui guide ses travaux afin qu il atteigne ses objectifs. Calendrier des réunions (affiché sur le site Web) Ordres du jour Procès-verbaux Assemblée générale annuelle Plan de travail du conseil d administration Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 6

7 Norme Le conseil d administration s assure que l organisme se conforme à toutes les mesures de responsabilisation indiquées dans son Entente de responsabilisation avec le RLISS (p. ex. ERS-M, ERS- SLD, ERS-H)* L organisme a un processus en place pour déterminer les risques stratégiques et opérationnels importants, ainsi qu un plan pour réduire ou atténuer ces risques. Le conseil d administration passe ce plan en revue sur une base annuelle. Documents à l appui du fournisseur de services de santé Examen trimestriel et approbation du budget et des cibles de rendement Processus pour l examen annuel Documents liés aux examens annuels des risques précédents et aux stratégies d atténuation Conformité de la part du conseil? Oui/Non Si la réponse est non, désignez un responsable, décrivez les mesures à prendre et assignez une date d échéance : Responsabilité financière et transparence du conseil d administration Le conseil d administration approuve les états États financiers signés et datés financés vérifiés de l organisme. Le conseil d administration approuve le budget Motion du conseil d administration selon laquelle annuel. le budget annuel a été approuvé Le conseil d administration a mis en place un Dates des deux derniers examens du conseil des processus pour surveiller le rendement de revenus et des dépenses actuels en comparaison du l organisme en fonction du budget annuel. budget. L organisme publie ses états financiers. Description de la méthode employée par l organisme pour publier ses états financiers Surveillance du conseil d administration Prestation de services Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 7

8 Norme Le conseil d administration approuve les politiques et procédures sur les plaintes des clients de l organisme. Les plaintes des clients sont surveillées et présentées au conseil d administration, conformément à la politique. En ce qui a trait aux FSS désignés en vertu de la Loi sur les services en français, les membres du conseil d administration sont responsables de la prestation de services en français dans leur organisme et du maintien de la conformité aux critères de la désignation. Documents à l appui du fournisseur de services de santé Politiques et procédures sur les plaintes de clients Politiques et procédures sur les plaintes de clients Procès-verbaux des réunions Les règlements de l organisme comprennent la représentation de francophones au sein du conseil Un rapport annuel sur l état de la conformité en matière de services en français dans l organisme est présenté au conseil Les obligations liées aux services en français sont incluses dans la trousse d orientation pour les membres du conseil d administration Conformité de la part du conseil? Oui/Non Si la réponse est non, désignez un responsable, décrivez les mesures à prendre et assignez une date d échéance : *En vertu de la Loi de 2006 sur l intégration du système de santé local, les RLISS sont obligés de négocier des ententes de responsabilisation en matière de services avec les fournisseurs de services de santé qu ils financent. Il y a trois sortes d entente de responsabilisation : l Entente de responsabilisation en matière de services multisectoriels (ERS-M), l Entente de responsabilisation en matière de services liés aux soins de longue durée (ERS-SLD) et l Entente de responsabilisation en matière de services hospitaliers (ERS-H) Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 8

9 Annexe A Modèle de matrice de compétences du conseil d administration Source : Adapté de L efficacité du conseil d administration d une OBNL : un catalyseur de valeur. Deloitte. (2013) Conseil d administration Nom Nom Nom Nom Nom Nom Date d expiration du mandat Entrez le mois et l année Éducation Titres professionnels Compétences et expérience Expérience au sein d un conseil d administration/en gouvernance Planification de la relève du directeur général/chef de la direction Affiliation/Accès à la communauté Rémunération Finances Ressources humaines Connaissances sectorielles Droit Planification stratégique Bilinguisme (pour les FSS offrant des services en français) Liste de vérification sur la gouvernance pour aider les conseils d administration des fournisseurs de services de santé du RLISS du Nord-Est 9

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