Guide de saisie des imprimés réels 2016 de la prestation de service Accueil de loisirs sans hébergement Extrascolaire Périscolaire Asre

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1 Guide de saisie des imés réels 2016 de la prestation de service Accueil de loisirs sans hébergement Extrascolaire Périscolaire Asre (Version mars 2017) Ce guide est destiné à vous aider dans la saisie des imés réels 2016 Sommaire 1- Composition du fichier au for Excel des imés réels Guide des options Alsh 3- Définitions communes 3-1 Définition de l accueil extrascolaire et périscolaire 3-2 Déclaration auprès de la DDCS de votre activité 3-3 Définitions communes extrascolaire et périscolaire 3-4 Calcul du droit PS extrascolaire et périscolaire 4- Compléter l imé du compte de résultat Compléter l imé activité réelle «Extrascolaire» Définitions 5-2 Onglet TOTAL 5-3 Onglet Séjour 5-4 Onglet activité par implantation 6- Les imés d activité réelle «Périscolaire Asre» Définition commune 5-4 Compléter l imé activité réelle «Périscolaire» Définitions Onglet TOTAL Onglet activité par implantation 6-3 Compléter l imé activité réelle «Asre» Définitions Calcul du droit PS Asre Onglet TOTAL Onglet activité par implantation 7- Liste des documents à communiquer à la Cafy 1 Guide de saisie des imés Alsh

2 1 Composition du fichier au for Excel des imés Les imés vous permettent de communiquer à la Cafy les données d activité et budgétaire nécessaires à l étude du droit réel 2016 pour le versement de la Prestation de service ordinaire Alsh Asre. Vous disposez de 4 fichiers en for Excel : 1- Compte de résultat Données d activité réelle 2016 «Extrascolaire» 3- Données d activité réelle 2016 «Périscolaire» 4- Données d activité réelle 2016 «Asre» Les 3 fichiers «activité» se composent de plusieurs onglets qui suivent la même logique : Onglet Total : Récapitulatif des données d activités Extrascolaire / Périscolaire / Asre dont les données chiffrées se complètent autoiquement. Extrascolaire Onglet Séjour et des onglets de 1 à 20 : Données d activité par implantation Périscolaire et Asre Onglets de 1 à 20 : Données d activité par implantation Un onglet correspond à une implantation, vous devrez compléter un onglet du fichier Excel par implantation en veillant à ce que le nom de l implantation déclarée sur l imé soit identique à celui déclaré dans TAM. - le nombre d onglets Périscolaire et/ou Extrascolaire et/ou Asre complétés doit correspondre au nombre d'implantations déclarées dans Tam, sauf cas atypique des adolescents en extrascolaire (Cf. page n 9). - si vous avez plus de 20 implantations, vous devrez donc compléter 2 fichiers Excel : un 1 er fichier pour les 20 premières implantations et un 2 ème pour les suivantes. La zone commentaire vous permet de nous communiquer toute inforion utile pour le traitement de votre dossier (Variation de budget/d activité, toutes modifications apportées dans TAM précisant des données différentes du récépissé ) Zone à compléter Pensez à enregistrer régulièrement votre saisie! 2 Guide de saisie des imés Alsh

3 2 Guide des options Alsh Asre Type d accueils de mineurs Accueil de loisirs sans hébergement Extrascolaire Accueil de loisirs sans hébergement Périscolaire Mode de paiement des familles Paiement sur facturation Unité de calcul de la prestation de service Option 1 Uniquement par une facturation à l heure /enfant. facturées* Option 2 Uniquement par une facturation à la ½ journée ou journée /enfant. Journées facturées* Par les deux modes de facturation ci-dessus du fait d un cumul Option 3 sur une même journée d une facturation à l heure /enfant et d une facturées* facturation à la ½ journée ou journée /enfant. Par les deux modes de facturation ci-dessus du fait d un cumul Option 4 sur un même accueil d une facturation à l heure /enfant et d une facturées* facturation à la ½ journée ou journée /enfant. Paiement selon un autre mode Option 5 Uniquement par l acquittement d un forfait. réalisées * Option 6 Uniquement par une cotisation d inscription. Comptabilisation des Option 7 Par au moins deux des modes de tarification ci-dessus (option 1, heures de présence 2,5 ou 6) Tous modes de paiement Aide pour compléter les maquettes Extrascolaire Compléter les colonnes B et C Ne pas compléter la colonne A Compléter les colonnes A et C Ne pas compléter la colonne B Compléter la colonne C Ne pas compléter les colonnes A et B réalisées* Comptabilisation des heures de présence des enfants Mesure de simplification : Ces heures correspondent à la plage d accueil dès lors que l enfant est présent sur la plage d accueil. Séjour accessoire à un accueil de jeunes sans hébergement (max 5 nuits et 6 jours incluant éventuellement le dimanche) Aide spécifique rythmes éducatifs Maternel et Primaire Tous modes de paiement Gratuit ou payant (tous modes de paiement) *Vous trouverez des exemples par type d accueil en parcourant le guide. réalisées* Comptabilisation du nombre de journées 1 journée = 10 heures réalisées* Comptabilisation des heures de présence des enfants Mesure de simplification : Ces heures correspondent à la plage d accueil dès lors que l enfant est présent sur la plage d accueil. 3 Guide de saisie des imés Alsh

4 3 Définitions communes 3-1 Définition de l accueil périscolaire et extrascolaire : Le décret n redéfinit l accueil de loisirs extrascolaire et périscolaire. L accueil de loisirs extrascolaire est celui qui se déroule les jours où il n y a pas d école et l accueil de loisirs périscolaire est celui qui se déroule les jours où il y a école. Vos déclarations auprès de la Ddcs pour l année scolaire 2015/2016 et 2016/2017 ont été réalisées sous la règlementation en vigueur. Ainsi, veuillez déclarer l activité réelle 2016 en rapport avec votre déclaration DDCS au 01/01/2016 et pour l année complète cf. le schéma ci-dessous. 4 Guide de saisie des imés Alsh

5 3-2 Déclaration auprès de la DDCS de votre activité : ACM (Accueil Collectif de Mineurs) : Définition : Selon le Code de l Action Sociale et des Familles (CASF) Accueil collectif à caractère éducatif, à l occasion des vacances scolaires des congés professionnels ou des loisirs, et ouvert aux mineurs, lorsqu ils sont inscrits dans un établissement scolaire ; ayant une activité de plus de 14 jours dans l année et accueillant au moins 7 mineurs. Procédure particulière pour les ACM accueillant des enfants scolarisés de - de 6 ans : - demande d autorisation du préfet après avis du Conseil Départemental avec visite d un conseiller technique sur site, préalable à la déclaration Procédure classique : Extrascolaire : durant les périodes de congés scolaires et les mercredis/samedis sans école. Déclaration de votre activité en 2 étapes : Dépôt de la fiche initiale 2 mois avant le début de l activité par l organisateur, Déclaration des effectifs maximum d enfants susceptibles d être accueillis et de l équipe d encadrement, conformément à la réglementation en vigueur, Délivrance d un accusé de réception. Dépôt de la fiche complémentaire 8 jours avant le début de l activité, Déclaration des effectifs maximum d enfants susceptibles d être accueillis réactualisé au plus près du réel et de l équipe d encadrement, conformément à la réglementation en vigueur, Délivrance d un récépissé de déclaration. Périscolaire : durant les périodes d accueil du in, du soir, du mercredi après-midi, et de la pause méridienne, qui précèdent ou suivent l école. Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi Samedi M PM AM M PM AM M PM AM M PM AM M PM AM M PM AM Déclaration de votre activité en 1 étape : Dépôt de la fiche initiale (appelée fiche unique) 8 jours avant le début de l activité. Déclaration des effectifs maximum d enfants susceptibles d être accueillis et de l équipe d encadrement, conformément à la réglementation en vigueur. Délivrance d un récépissé de déclaration 5 Guide de saisie des imés Alsh

6 Spécificité des accueils de scoutisme : Tout organisateur d accueil de scoutisme dépose, au titre de l année scolaire, une fiche initiale, spécifique aux accueils de scoutisme, deux mois au moins avant la date prévue pour le début du premier accueil. La période couverte par la déclaration expire la veille du premier jour de l année scolaire suivante. L organisateur adresse une fiche complémentaire : au plus tard huit jours avant le début du premier accueil de l année scolaire considérée en ce qui concerne l équipe d encadrement ; au plus tard un mois avant le début de chaque accueil pour les accueils de scoutisme avec hébergement d une durée supérieure à trois nuits consécutives organisés pendant les vacances ; tous les trois mois et au plus tard deux jours ouvrables avant le début du trimestre considéré pour les autres accueils de scoutisme. Rappel : L accusé de réception et le récépissé de déclaration indiquent que le partenaire a satisfait à son obligation de déclaration mais en aucun cas indique que sa déclaration est conforme. Conseil : Veillez à vérifier que vos déclarations sont conformes et visées par la DDCS. Contacter la DDCS des Yvelines : ddcs-socialeducatif@yvelines.gouv.fr 3-3 Autres définitions communes Extrascolaire / Périscolaire : Nombre de jours d ouverture calendaires : Nombre de jours pour lequel l'accueil des mineurs de la tranche d'âge et de la session d'accueil concernée sera assuré sur l implantation. Ces jours sont déclarés dans TAM. Amplitude d ouverture : Merci d indiquer dans les imés l amplitude d ouverture en décimal. Exemple : 10,50 pour 10h30. Effectifs de mineurs accueillis : En cas de fiches complémentaires ou fiches uniques non complétées, les périodes ne pourront être valorisées dans le calcul de la prestation de service. Ce sont les effectifs déclarés auprès des services de la DDCS pour la période (mercredi, petites vacances ), la session d accueil (in, midi, soir) et la tranche d âge concernée (ernel, aire ). Ces 3 éléments d inforion permettent de calculer la capacité théorique. 6 Guide de saisie des imés Alsh

7 3-4 Calcul du droit PS Extrascolaire / Périscolaire : Etape n 1 : Calcul du prix de revient horaire (Prix plafond 2016 : 1,77 de l heure) = Charges du compte de résultat / heures réalisées Etape n 2 : Calcul du taux de prestation de service : Le montant de la PS correspond à 30% du taux PS, dans la limite d un prix plafond fixé annuellement par la Cnaf. Le prix de revient horaire est > prix plafond par conséquent le droit PS se calculera avec le montant de PS de 0,53 /h pour Le prix de revient horaire est < au prix plafond par conséquent le droit PS se calculera avec le prix de revient X le taux Ps 30%. Etape n 3 : Calcul de la capacité théorique exée en heure : = Amplitude d ouverture X nombre de jours d ouverture X effectifs déclarés Etape n 4 : Calcul des heures ouvrant droit (cf. les modalités de tarification) = réalisées ou facturées ou Journées facturées converties en heures facturées plafonnées à la capacité théorique Etape n 5 : Calcul du droit PS Extrascolaire et Périscolaire = Total heures ouvrant droit X Taux PS retenu X Taux Régime général (99%) 4 Compléter l imé Compte de résultat 2016 Cumuler les charges et les produits de l accueil de loisirs pour toutes les implantations, toutes les tranches d'âges et tous les types accueils «Extrascolaire», «Périscolaire» et «Asre». NB : Pour les partenaires qui proposent uniquement l activité TAP, il n est pas nécessaire de compléter le compte de résultat. Pour rappel : - Pas de prise en compte du bénévolat. - Prise en compte des contributions volontaires des collectivités (charges supplétives). Exemple : local à disposition, fluides, personnel 7 Guide de saisie des imés Alsh

8 Accueils de loisirs sans hébergement (extrascolaire + périscolaire + TAP) Compte de résultat 2016 du 1 er janvier au 31 décembre 2016 Infos relatives au gestionnaire/équipement (à compléter impérativement) Nom du gestionnaire champ territorial couvert : (gestionnaires associatifs uniquement) Coordonnées de la personne en charge du dossier (à compléter impérativement) Nom Qualité Tél Indiquer dans la zone ci-dessous toute inforion utile pour le traitement du dossier 60 ACHATS Prestation de service Cafy 61 SERVICES EXTERIEURS Fonds d'accompagnement reçus par la Caf 62 AUTRES SERVICES EXTERIEURS Aide spécifique reçue par la Caf 63A 8 Guide de saisie des imés Alsh Part. familiales non déductibles 63B AUTRES IMPOTS ET TAXES 708 Produits des activités annexes 64 FRAIS DE PERSONNEL 70 PRODUITS DE FONCTIONNEMENT 0,00 65 AUTRES CHARGES DE GESTION 741 Subvention et Ps versées par l'etat 66 CHARGES FINANCIERES 742 Subvention et Ps régioniales 67 CHARGES EXCEPTIONNELLES 743 Subvention et Ps départementales 68 DOTATIONS AMORT. DEPREC. ET PROV Subv et Ps commune de IMPOTS SUR LES BENEFICES 7442 Subv et Ps commune de CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES 7443 Subv et Ps commune de... A renseigner impérativement Date Cachet du gestionnaire Signature et qualité du signataire CHARGES IMPOTS ET TAXES FRAIS DE PERSONNEL SOUS-TOTAL EXCEDENT TOTAL DES CHARGES COMPTE DE RESULTAT , Subv et Ps commune de... 0, Sub et Ps commune 0,00 0, Sub et Ps des orga. nationaux dont Msa 7452 Subvention exploitation Cafy (hors Ps et Cej) 746 Subvention et Ps Epci, Interco 747 Subvention et Ps entreprise 748 Subvention et Ps autre entité publique 74 SUBVENTIONS D'EXPLOITATION 0,00 75 PRODUITS DE GESTION 76 PRODUITS FINANCIERS 77 PRODUITS EXCEPTIONNELS 78 REPRISE AMORT. DEPREC. ET PROV. 79 TRANSFERT DE CHARGES PRODUITS 87 CONTREPARTIE CONTRIBUTIONS VOLONTAIRES SOUS-TOTAL DEFICIT TOTAL DES PRODUITS 0,00 0,00 0,00

9 5 Compléter l imé activité réelle «Extrascolaire» 5 1 Définitions : réalisées : Les heures correspondent à la présence réelle de l enfant Exemple : Enfant A : présent de 9h30 à 18h30 => heures de présence 9h Enfant B : présent de 9h30 à 17h00 => heures de présence 7h30 Le recensement des pointages journaliers de l heure d arrivée et de départ de chaque enfant vous permettra de nous déclarer les heures réalisées. facturées : Il s agit des heures facturées dans la limite de l amplitude journalière d ouverture de la structure. Exemple : Enfant A : facturation de 9h30 à 18h30 => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 9h Enfant B : facturation de 9h30 à 17h00 => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 7h30 Journées facturées : Il s agit des journées facturées traduites en heures facturées dans la limite de l amplitude journalière d ouverture de la structure : Exemple : Amplitude d ouverture de la structure est de 7h. Enfant A : 3 journées facturées x 7h => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 21 heures Enfant B : 6 journées facturées x 7h => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 42 heures Exemple : Amplitude d ouverture de la structure est de 10h. Enfant A : 3 journées facturées x 8h => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 24 heures Enfant B : 6 journées facturées x 8h => heures facturées à déclarer à la Cafy est de 48 heures Dans ce cas, une journée ne peut excéder 8 heures et une demi-journée ne peut excéder 4 heures. Séjours : se comptabilisent en nombre de journées qui sont converties en heures réalisées. Les heures réalisées se calculent sur la base d une journée égale 10 heures. Sont éligibles les séjours qui remplissent les conditions définies dans l objet de la convention : les «activités accessoires» à l Alsh d une durée de 1 à 4 nuits les séjours courts d une durée de 1 à 3 nuits les séjours de 6 jours 5 nuits Pour les options 1/2/3/4 dont l unité de calcul de la PS retenue est l heure ou la journée facturée, vous devez nous déclarer vos heures réalisées, celles-ci nous permettent de calculer un prix de revient. Pour compléter la colonne «effectifs accueillis» pour les vacances de Noël : Période du 17 décembre 2016 au 2 janvier 2017 : déclarer les effectifs de la déclaration Tam Cas particulier d amplitude d ouverture différente sur une même implantation : Exemple : Si l amplitude d ouverture de l accueil des est différente de celle des ernels et aires, utiliser 2 onglets pour la même implantation. 1 er onglet Les lutins ernels et aires : 12h 2 nd onglet Les lutins Ados : 7h 9 Guide de saisie des imés Alsh

10 5 2 Onglet TOTAL : La modalité de tarification définit dans la convention ou l avenant, détermine la base des actes permettant de calculer la prestation de service, veuillez-vous référer au guide des options Alsh Asre en page n 3 de ce guide. RECAPITULATIF Localité Gestionnaire Nombre d'implantations EXTRASCOLAIRE 3-17 ans - REEL 2016 Nom Qualité Téléphone Validé AC le Cocher "X" la case correspondante aux modalités de tarification Ouvrant droit : heures facturées Ouvrant droit : journée et/ou 1/2 Ouvrant droit : heures réalisées Périodes Toussaint Noël Hiver Printemps Séjours Cumul printemps s éjo urs Petites vacances Juillet Août Septembre Séjours Vacances d'été Mercredis samedis Autres jours Mercredis samedis Autres jours PMS Tranches d'âge Agrément total (max) Du 04/01 au 05/07/2016 Du 1/09 au 16/12/2016 ouvrant droit ouvrant Eléments à intégrer dans SIAS Nom bre de jours d'ouverture (max) Am plitude journalière en heures A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : Capacité théorique retenue Pour compléter cet imé, vous devez impérativement vous référer au guide de saisie des imés Alsh. réalisées réalisées facturées facturées ramen ées? Nbre heures ramenées ramenées Taux d'occupation heures facturées Tx occ Financier Taux d'occupation heures de présence Tx occ Accueil Ouvrant droit Tx occ ouvrant Total 10 Guide de saisie des imés Alsh

11 5-3 Onglet Séjour : ALSH - EXTRASCOLAIRE ALSH - EXTRASCOLAIRE 3-17 ans - séjours REEL ans séjours - REEL 202 Gestionnaire A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : Périodes tranche d'âge Journées de Présence PETITES VACANCES Nombre de jours Nombre d'enfants "Ouvrant droit" Capacité théorique d'accueil Taux d'occupati on ouvrant droit Périodes Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : Lieu : Lieu : N Org : N Org : Date : Date : ouvrant droit ramenées Nbre d'heures ramenée s tranche d'âge Journées de Présence GRANDES VACANCES Nombre de jours Nombre d'enfants "Ouvrant droit" Capacité théorique d'accueil Taux d'occupati on ouvrant droit ouvrant droit ramenées Nbre d'heures ramenées 11 Guide de saisie des imés Alsh

12 5-4 Onglet activité par implantation : EXTRASCOLAIRE 3-17 ans - REEL Gestionnaire Nom de l'implantation N de déclaration DDCS N de déclaration DDCS Commentaires : Périodes Tranche s d'âge A B C Journées facturées facturées réalisées Effectifs accueillis = Effectifs dans TAM Nombre de jours d'ouverture Amplitude d'ouverture journalière : Amplitude d'ouverture journalière déclaration gestionnaire Amplitude d'ouverture journalière retenue Cafy "Ouvrant droit" Capacité théorique d'accueil Taux d'occupation ouvrant droit ouvrant droit ramenées Nbre d'heures ramenées Toussaint Noël Hiver Printemps Petites vacances Juillet Août Septembre Vacances d'été M ercredis Samedis Autres jours 04/ 01 au 05/ 07/ 2016 M ercredis Samedis Autres jours 01/ 09 au 16/ 12 / PMS A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : A mplitude d'ouverture journalière du M ER C R ED I Déclaration gestionnaire retenue Cafy Total Journées facturées facturées réalisées "Ouvrant droit" Capacité théorique d'accueil Taux d'occupation ouvrant droit Total 12 Guide de saisie des imés Alsh

13 6 Compléter l imé d activité réelle 2016 «Périscolaire Asre» 6-1 Définition commune : réalisées : Les heures correspondent à la plage d accueil dès lors que l enfant est présent sur la plage d accueil. Exemple : L accueil du in est ouvert de 7h à 8h30. Enfant A : présent de 7h00 à 8h30 => déclarer 1h30 réalisées à la caf Enfant B : présent de 8h00 à 8h30 => déclarer 1h30 réalisées à la caf Exemple : L accueil du soir est ouvert de 16h30 à 18h30 pour la tranche d âge des ernels Enfant A : présent de 16h30 à 18h30 => déclarer 2 heures réalisées à la caf Enfant B : présent de 16h30 à 17h30 => déclarer 2 heures réalisées à la caf Exemple : L accueil du soir est ouvert de 16h30 à 18h30 et comprend une amplitude pour l étude (aide aux devoirs) pour la tranche d âge des aires Enfant A et B: présent de 16h30 à 17h30 => ces heures ne doivent pas être déclarées à la caf Enfant A : présent de 17h30 à 18h30 => déclarer 1 heure réalisée à la caf Enfant B : présent de 17h30 à 18h => déclarer 1 heure réalisée à la caf 6-2 Compléter l imé activité réelle 2016 «Périscolaire» Définitions Comptabiliser la présence des enfants le mercredi après l école au titre de l accueil périscolaire? Dès lors que l accueil est déclaré auprès de la Ddcs au titre de l accueil périscolaire, selon les services proposés aux familles, il conviendra de distinguer jusqu à quatre plages pour la comptabilisation de la présence des enfants le mercredi. Chaque enfant sera comptabilisé au regard de la plage à laquelle il participe et sur la base de la règle du réalisé à la plage. Un enfant ne pourra être comptabilisé que sur une seule des quatre plages : 1 ère plage : le temps d accueil après l école et avant le repas (par exemple : 11h30 à 12h30) Exemple : Accueil de 11h30 à 12h30 => L'enfant A sera comptabilisé 1heure réalisée (forfait sur la plage d'accueil). Cantine de 12h30 à 13h30 => Pas de prise en compte de ce temps dans la déclaration Cafy 2 ème plage : le temps d accueil après l école, avec le repas, excluant le temps d accueil de l après-midi (par exemple : 11h30 à 14 h) Exemple : Cantine de 11h30 à 12h30 => Pas de prise en compte de ce temps dans la déclaration Cafy Accueil de 12h30 à 14h => L'enfant A sera comptabilisé 1heure 30 réalisée (forfait sur la plage d'accueil). 13 Guide de saisie des imés Alsh

14 3 ème plage : le temps d accueil après l école fin de la journée d accueil, (incluant le temps de repas et le temps d accueil de l après-midi (par exemple : 11h30 à 18h30) Exemple : Accueil de 11h30 à 18h30 => L'enfant A sera comptabilisé 7 heures réalisées qu'il parte à 18h30 ou dans le courant de l'après-midi (forfait sur la plage d'accueil). 4 ème plage : l enfant est accueilli uniquement l après-midi (par exemple : 13h30 à 18h30) Exemple : Accueil de 13h30 à 18h30 => L'enfant A sera comptabilisé 5 heures réalisées qu'il parte à 18h30 ou dans le courant de l'après-midi (forfait sur la plage d'accueil). Le temps de repas est pris en compte dès lors que l enfant est inscrit et fréquente l accueil organisé l après-midi. Pause méridienne : Elle prend en compte le temps des aniions éducatives organisées autour du repas mais ne couvre pas la durée du repas qui est au minimum de 30 minutes. Ce temps d accueil doit être déclaré auprès de la Ddcs. Lorsque les enfants participent à l accueil de loisirs le mercredi après l école, restent sur le temps du repas, et quittent l accueil avant les activités de l après-midi, ce temps est éligible à la prestation de service périscolaire. En revanche, dans ce cas, la déduction de 30 minutes minimum de temps de repas doit être faite car le service rendu est équivalent à celui rendu les autres jours de la semaine sur le temps méridien. Pour compléter la colonne «effectifs accueillis», comparer les effectifs 2015/2016 et 2016/2017 déclarés dans les fiches complémentaires et retenir les effectifs maximum des 2 périodes pour chaque tranche d âge. Exemple : Périscolaire 2015/2016 : effectifs déclarés dans la fiche complémentaire 120 enfants Périscolaire 2016/2017 : effectifs déclarés dans la fiche complémentaire 110 enfants Retenir le nombre d enfants maximal soit 120 enfants dans la colonne «effectifs déclarés». 14 Guide de saisie des imés Alsh

15 6-2-2 Onglet TOTAL : RECAPITULATIF PERISCOLAIRE 3-17 ans - REEL 2016 Validation AC le Localité Gestionnaire Nom Qualité Téléphone Nombre d'implantation Eléments à intégrer dans SIAS Tranche d'âge Périodes Agrément retenu = Effectifs accueillis "Ouvrant droit" Nombre de jours d'ouverture calendaires Amplitude d'ouverture pour chaque session Capacité théorique retenue réalisées facturées Taux d'occupation ouvrant droit Nbre d'heures ramenées in (Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/Vendredi) Total in midi (Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/Vendredi) Total midi soir (Lundi/Mardi/Jeudi/Vendredi) Total soir Mercredis après-midi => les jours où il y a école et déclarés DDCS en périscolaire Total mercredis Total / Total 1,00 1,00 Total Commentaires : A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : 15 Guide de saisie des imés Alsh

16 6-2-3 Onglet activité par implantation : PERISCOLAIRE 3-17 ans - REEL Gestionnaire Localité Nom de l'implantation N de déclaration DDCS N de déclaration DDCS Tranche d'âge Périodes réalisées Zone à compléter Effectifs accueillis = déclaration DDCS Amplitude d'ouverture pour chaque session Nombre de jours d'ouverture calendaires "Ouvrant droit" Capacité théorique d'accueil Inforion Taux d'occupation ouvrant droit ouvrant droit ramenées Nbre d'heures ram enées in (Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/Vendredi) Total in midi (Lundi/Mardi/Mercredi/Jeudi/Vendredi) Total midi soir (Lundi/Mardi/Jeudi/Vendredi) Total soir Mercredis après-midi => les jours où il y a école et déclarés DDCS en périscolaire Total mercredis Total Total / Total Commentaires : A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : 16 Guide de saisie des imés Alsh

17 6-3 Compléter l imé activité réelle 2016 «Asre» Définitions : Un TAP : est un temps d'accueil périscolaire organisé sur les heures dégagées par la réforme des rythmes éducatifs (temps scolaire devenu périscolaire). L'aide spécifique (ASRE) : est une aide au fonctionnement, versée aux accueils de loisirs déclarés auprès de la Ddcs avec ou sans participation financière des familles, qui couvre EXCLUSIVEMENT les 3 nouvelles heures dégagées par la réforme des rythmes éducatifs sur le secteur périscolaire Calcul du droit PS Asre : Etape n 1 : Calcul de la capacité théorique exée en heure par période scolaire Exemple 1 : Sur le lieu d implantation A, le TAP proposé est de 3h par semaine* Période du 04/01/2016 au 05/07/2016 = 56 inscriptions X 3h X 22 semaines soit heures Période du 01/09/2016 au 17/12/2016 = 60 inscriptions X 3h X 14 semaines soit heures Implantation A : La capacité théorique de l année est de soit heures Exemple 2 : Sur le lieu d implantation B, le TAP proposé est de 2h par semaine*. Du 04/01/2016 au 05/07/2016 = 56 inscriptions X 2h X 22 semaines soit heures Du 01/09/2016 au 17/12/2016 = 60 inscriptions X 2h X 14 semaines soit heures Implantation B : La capacité théorique de l année est de soit heures *Nombre de semaines conventionnées : Cf votre convention ou avenant Soit 36 semaines du 01/01/2016 au 31/12/2016 Soit 14 semaines du 01/09/2016 au 31/12/2016 Soit 22 semaines du 01/01/2016 au 05/07/2016 Etape n 2 : Calcul des heures réalisées à déclarer à la Cafy Exemple 1 : Sur le lieu d implantation A, le TAP proposé est de 3h par semaine* Période du 04/01/2016 au 05/07/2016 = 56 inscriptions X 3h X 22 semaines L enfant A a été présent sur 22 semaines = 1 X 3h X 22 semaines soit 66 heures réalisées, L enfant B a été présent sur 20 semaines = 1 X 3h X 20 semaines soit 60 heures réalisées, Total des heures réalisées à déclarer à la Cafy pour la période du 4/01 au 5/07/2016 = A+B+ En cas d absence total de l enfant sur la plage d accueil, les heures ne doivent pas être comptabilisées. 17 Guide de saisie des imés Alsh

18 Idem pour l autre partie de l année Exemple 2 : Sur le lieu d implantation B, le TAP proposé est de 2h par semaine. Du 04/01/2016 au 05/07/2016 = 56 inscriptions X 2h X 22 semaines* L enfant A a été présent sur 22 semaines = 1 X 2h X 22 semaines soit 44 heures réalisées, L enfant B a été présent sur 20 semaines = 1 X 2h X 20 semaines soit 40 heures réalisées,... Total des heures réalisées à déclarer à la Cafy pour la période du 4/01 au 5/07/2016 = A+B+ En cas d absence total de l enfant sur la plage d accueil, les heures ne doivent pas être comptabilisées. Idem pour l autre partie de l année Etape n 3 : Calcul des heures ouvrant droit exées en heure Cas n 1 : Si les heures réalisées sont inférieures à la capacité théorique : les heures ouvrant droit correspondent aux heures réalisées déclarées par le partenaire Cas n 2 : Si les heures réalisées sont supérieures à la capacité théorique : les heures ouvrant droit correspondent à la capacité théorique. Etape n 4 : Calcul du droit PS ASRE = Total des heures ouvrant droit X Taux PS (2016 = 0.53 ) 18 Guide de saisie des imés Alsh

19 6-3-3 Onglet TOTAL : RECAPITULATIF ASRE 3/11 ans - réel 2016 Validation AC le Gestionnaire Localité Nom Qualité Téléphone Nombre d'implantation Tranche d'âge Agrément retenu = Nombre d'enfants inscrits "ouvrant droit" Nombre de semaines d'ouverture Amplitude maximale d'une session Capacité théorique retenue réalisées facturées Total Maternel Total Primaire Total Commentaire A renseigner impérativement Date : Cachet, signature et qualité du signataire : 19 Guide de saisie des imés Alsh

20 6-3-4 Onglet activité par implantation : 20 Guide de saisie des imés Alsh

21 7 Liste des documents à communiquer à la Cafyy Date limite de communication des pièces à la Cafy : 31 mars 2017 au plus tard TOUT DOSSIER INCOMPLET SERA CONSIDERE COMME IRRECEVABLE - Compte de résultat Activité réelle Extrascolaire Activité réelle Périscolaire Activité réelle TAP Rapport d'activité 2016 : Ce document obligatoire rend compte du fonctionnement du service pour l année 2016 (analyse de l'évolution de la fréquentation sur les différentes implantations, des demandes des familles, des mouvements de personnel s il y a lieu et mentionne toute observation permettant d'expliquer les variations d activité et de coût par rapport à l année 2015). Chaque imé doit être complété, imé, daté, revêtu du cachet du gestionnaire et signé. L ensemble est à retourner par courriel à la Cafy en for PDF. MERCI de nous transmettre également les fichiers d activité en for Excel complétés. Pour les gestionnaires associatifs : en cas de modification, merci de communiquer : - la liste datée des membres du conseil d administration et du bureau, - la liste datée des membres de l'association détenteurs d'une délégation de signature. - les statuts, Pour l ensemble des gestionnaires : La convention stipule que vous devez informer la Cafy de tout changement apporté dans : - le règlement intérieur ou de fonctionnement de l équipement ou service, - le projet d'établissement, - l activité de l équipement ou service (installation, organisation, fonctionnement, gestion...) - L ouverture, la fermeture et le transfert d implantation. Par conséquent, en cas de changement, merci de nous transmettre les documents en vigueur. Si vous rencontrez des difficultés pour compléter ces imés, nous vous invitons à nous solliciter au plus vite via la boite électronique dédiée. Zone Nord du Département : production-as_zone-nord.cafyvelines@cafy.cnafmail.fr ou Zone Sud du Département : production-as_zone-sud.cafyvelines@cafy.cnafmail.fr 21 Guide de saisie des imés Alsh