Yolande Sallent et Marc François 1

Transcription

1 Yolande Sallent et Marc François 1

2 DEROULEMENT De la théorie... Définition Outils informatiques Les agents Réglementation Particularités A la pratique La demande d ordre de mission L ordre de mission La liquidation Bibliothèque 2

3 3

4 Qu est-ce qu une mission? Principe : est en mission l agent se déplaçant pour les besoins de service hors du territoire de la commune de la résidence administrative et hors du territoire de la résidence familiale Par défaut de mention explicite, la résidence est la résidence administrative résidence administrative : territoire de la commune sur lequel se situe le service où l agent est affecté résidence familiale : le territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l agent 4

5 Cadre légal de l ordre de mission L ordre de mission est le lien juridique entre le missionnaire et l administration L ordre de mission atteste que le missionnaire est en situation régulière d absence et assure, pour tout agent CNRS, la garantie de la couverture des accidents de service pour les accidents survenus à l occasion de l exécution de la mission Tout agent en mission doit être muni d un ordre de mission signé par le DU Décret n du 3 juillet

6 Cadre financier L ordre de mission permet à l agent, CNRS ou pas, d être remboursé des frais engagés En tout état de cause, les ordres de missions de «régularisations» établis à posteriori, devront être réservés aux situations exceptionnelles Partir en mission sans OM constitue une faute professionnelle Le laboratoire peut ainsi obtenir une évaluation du montant de la mission et réserver les crédits correspondants en saisissant l ensemble de ses commandes sur XLAB 6

7 Le montant engagé doit être sincère et véritable, l estimation doit comprendre tous les frais : frais de missions (frais de transport annexes, frais d inscription, déductions des repas administratifs, etc ) Commandes FRAM l engagement des frais de mission 7

8 SIGNATURE Le Délégué Régional, ordonnateur secondaire, donne délégation de signature à chaque directeur d unité de sa circonscription et aux personnes que le DU a désignées 8

9 La mission en France et à l étranger Durée du séjour : Un OM ne peut excéder 12 mois sans une nouvelle décision 9

10 L ordre de mission sans frais L ordre de mission sans frais n est pas une pièce justificative de la dépense, il ne sert qu à prendre en charge la responsabilité en cas d accident de travail Il ne sert à rien de faire des OM sans frais à des personnels non CNRS 10

11 11

12 Les outils informatiques En laboratoire Xlab est le logiciel de gestion budgétaire et financière des laboratoires du CNRS XLAB permet la saisie des missions Le laboratoire peut ainsi obtenir une évaluation du montant de la mission et réserver les crédits correspondants en saisissant l ensemble de ses commandes (engagement) Remarque : Xlab n effectue qu une évaluation approximative du montant de la mission 12

13 13

14 En délégation : BFC est un logiciel qui permet d assurer la gestion budgétaire, financière et comptable du CNRS BFC permet la liquidation de la mission (état de frais) Une interface entre Xlab et BFC permet au laboratoire d'échanger des informations (factures de missions, rejets) avec la délégation 14

15 Les autres outils informatiques : ROP (relevé d opération carte logée) : c est le site qui permet de suivre le paiement des factures de transport et d hébergement SIMBAD contient les informations pratiques, la documentation sur les missions, l accès au site de réservation ou de validation en ligne des titres de transport et d hébergement et enfin les informations à renseigner pour les voyages à l étranger 15

16 flux de la mission la liquidation de la mission est faite dans BFC retour en intégration XLAB sous forme de facture Pour les commandes de mission avec frais ne donnant lieu à aucun remboursement à l agent le laboratoire doit saisir une facture à zéro en saisissant une ligne de facture avec une remise à 100 % sans oublier de solder la commande au moment de la saisie de cette facture 16

17 Opération manuelle Opération automatique BFC XLAB Missions et engagements associés Ordre de mission Missions Comptabilisation de l avance Liquidation de la mission Mail à l ambassade de France du pays principal Facture Xlab Comptabilisation globale Etat liquidatif Règlement 17

18 18

19 CREATION DES AGENTS 2 types d agents dans BFC Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab Mise à jour des données Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée Agent non CNRS : XLAB BFC XLAB La mise à jour du matricule de BFC dans Xlab est faite lors de l intégration de la 1 ère mission sur cet agent dans Xlab 19

20 la saisie de la date de naissance pour tous les agents est obligatoire : - Insee pour les agents français - Vide pour les autres agents (date de naissance exacte) Exemple : 12 juillet 1963 saisie XLAB:

21 TYPAGE DE L AGENT Fonctionnaire CNRS : agent titulaire du CNRS et figurant dans SIRHUS Autres CNRS : agents qui sont rémunérés par le CNRS mais n ayant pas le statut de titulaire Exemple : CDD, Doctorants Fonctionnaire Hors CNRS : agents ayant le statut de personnel de l Etat mais n appartenant pas au CNRS Exemple : Maître de Conférence, Professeur d Université Autres : toutes les personnes n appartenant pas à la fonction publique Exemple : personnes émérites, étudiants, retraités 21

22 PARTICULARITES Chercheurs émérites Il sont régis par les articles 57-1 et suivants du décret n du 30 décembre agents retraités du CNRS autorisés, sur décision du conseil d'administration, à effectuer certains travaux (participation à des jurys de thèse, contribution à des travaux de recherche, direction de travaux de séminaire). Etant retraités, ils ne perçoivent pas de rémunération Dès lors, un chercheur émérite ne fait plus partie des personnels du CNRS 22

23 PARTICULARITES (SUITE) Un chercheur émérite CNRS a un statut bien particulier et afin d'attester que les activités du chercheur émérite sont exercées pour le compte du CNRS, l'émission d'un ordre de mission est nécessaire à l'occasion de tous les déplacements du chercheur, même si aucun frais n'est mis à la charge du CNRS il bénéficie automatiquement de la couverture du contrat d'assurance du CNRS 23

24 24

25 INSTRUCTION REGLES DE GESTION Décret n du 3 juillet 2006 Lire attentivement l instruction relative aux déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger à la charge du budget du CNRS 25

26 QUEL TYPE DE MISSIONS OM sans frais En France A l étranger OM avec frais En France A l étranger Experts scientifiques 26

27 La mission en France La mission commence à l heure de départ de la résidence administrative ou familiale et se termine à l heure de retour à cette même résidence L indemnité journalière susceptible d être allouée à l occasion d une mission se décompose en : - 2 indemnités de repas - 1 indemnité de nuitée 27

28 Indemnités Nuitées Par principe, tous les agents, quelle que soit leur qualité, doivent utiliser les prestations d hébergement proposées par le titulaire du marché national conclu par le CNRS En cas d impossibilité de la part du titulaire du marché d hébergement de fournir les prestations demandées (attestation du titulaire du marché CDS sous traitant de FRAM), le missionnaire peut être remboursé de ses frais réels engagés (production de justificatifs) : En IDF de 120 (chambre simple) à 130 (chambre double) hors IDF de 90 (chambre simple) à 110 (chambre double) 28

29 Si le missionnaire n a pas recours au marché, il est indemnisé sur la base du taux forfaitaire prévu par arrêté soit 60 par nuitée Le missionnaire doit produire une facture d hôtel originale et nominative Toutes gratuités (nuitées ou repas) entraînent un abattement de l indemnité 29

30 Indemnités Repas Le montant indemnitaire par repas est versé au missionnaire sans justificatif sur la base de la déclaration de l agent missionnaire indiquant sur l état de frais le nombre de repas à indemniser (15,25 ) L indemnité forfaitaire de repas est réduite de 50% lorsque le missionnaire s est rendu dans un restaurant administratif 30

31 Experts scientifiques extérieurs à l administration prise en charge des frais d hébergement sur la base des frais réellement engagés (production de justificatifs), dans la limite du double du taux forfaitaire maximal fixé par arrêté (soit 120 euros) À privilégier le recours aux marchés nationaux Prise en charge des frais de repas sur la base du montant réel des frais engagés (production de justificatifs), dans la limite du double du taux forfaitaire maximal fixés par arrêté (soit 30,50 euros) 31

32 Définition de la mission à l étranger et en Outre-mer Relation terrestre : la mission commence à l arrivée dans la localité (lieu de mission) et finit à l heure de départ de la même localité Relation bateau ou avion : La mission commence à l heure d arrivée au port ou aéroport et finit à l heure d embarquement au port ou aéroport REMARQUE : Lorsque l arrivée et le départ ont lieu le même jour, et n implique pas de frais d hébergement, il est attribué forfaitairement 35% de l indemnité journalière 32

33 Pour bénéficier d une indemnité forfaitaire, l agent doit produire une facture d hébergement à titre onéreux attestant des frais engagés Les indemnités journalières sont déterminées en fonction du pays de mission : c est une indemnité forfaitaire globale 33

34 si la mission dure 2 jours ou plus, l agent perçoit au titre de sa dernière journée de mission, 35% de son indemnité forfaitaire si la mission s est prolongée après 17 heures la mission est réduite de : 20 % à partir du 31 ième jour 40 % à partir du 61 ième jour 50 % au delà de 120 jours 34

35 CALCUL 35

36 L indemnité multipliée par le taux donne le montant total du forfait 36

37 Les PAYS à RISQUES Lorsque des missions sont prévues dans des pays à l étranger pouvant comporter un risque, pour la sécurité des personnes une demande d avis doit être obligatoirement adressée, avant le départ en mission, par la personne habilitée à signer l ordre de mission, au fonctionnaire de sécurité de défense du CNRS Il est fortement recommandé de consulter le site Ministère des affaires étrangères et européennes (MAEE) surtout pour les pays à risques Vous pouvez transmettre à l agent le «Guide missions etranger» 37

38 Pour les missions à l étranger des documents annexes à l ordre de mission sont édités et envoyés aux ambassades toute mission ayant au moins un séjour à l étranger est envoyée vers l application SAME L envoi de la mission vers SAME est déclenché lors de la création, modification ou suppression de la mission une fiche récapitulative des garanties offertes ainsi que le numéro de contrat d assistance en vigueur sont à remettre aux titulaires d'un ordre de mission établi et signé par le CNRS 38

39 ASSURANCE ET ASSISTANCE La règle selon laquelle l état est son propre assureur s applique aux EPST il existe des dérogations à cette règle : le CNRS dans certains cas estime nécessaire de souscrire une assurance au regard du risque encouru Il a contracté plusieurs contrats d assurance de personnes participant aux activités de l organisme 39

40 Ces garanties s appliquent à toutes personnes dûment autorisées participant à quelque titre que ce soit aux activités de l organisme (des personnes travaillant pour le compte du CNRS sans pour autant être agent de l état) le marché d'assurance rapatriement et hospitalisation en cas de mission à l étranger a été attribué à la société Filhet ALLARD (courtier), mandataire de l'assureur Chartis Pour enclencher une procédure de rapatriement, les personnes doivent appeler CHARTIS Il existe actuellement quatre types d assurance de personnes au CNRS 40

41 CADRE DE L ASSURANCE Déplacement professionnel ou mission temporaire : inférieure à 3 mois et mission d une durée comprise entre 3 mois et 12 mois La période de congé attenante à la mission est couverte par l assurance Les garanties pour chaque Déplacement Professionnel prennent effet à partir du moment où l Assuré sort de son lieu de travail ou de son Domicile dans le but d effectuer le Déplacement Professionnel et prennent fin à son retour au premier rallié de son lieu de travail ou de son domicile Les garanties sont acquises 24 heures sur 24 pendant toute la durée du Déplacement Professionnel L agent peut demander une attestation lorsque cela est nécessaire 41

42 L assuré doit sous peine de déchéance : - déclarer dès qu il en a connaissance et au plus tard dans les 15 jours ouvrés au courtier tout sinistre - envoyer les pièces nécessaires au règlement du sinistre ainsi que les factures relatives aux frais médicaux effectués sur place 42

43 Choix du mode de transport Le choix du mode de transport appartient à l autorité qui ordonne la mission : Train, avion, bateau, Véhicule administratif, Véhicule personnel, 2 roues, Véhicule de location, etc dans le respect des textes applicables, choix du moyen de transport au tarif le moins onéreux et, lorsque l intérêt du service l exige, le plus adapté à la nature du déplacement 43

44 Les moyens de transport Le choix du mode de transport appartient à l autorité qui ordonne la mission Train, avion, bateau, Véhicule administratif Véhicule personnel 2 roues Véhicule de location etc. 44

45 transport et hébergement Tous les missionnaires, quelle que soit leur qualité, doivent utiliser (sauf circonstances particulières) les prestations de transport et d hébergement proposées par le titulaire du marché national conclu par le CNRS (FRAM) 45

46 SIMBAD 1- La commande titres de transport aérien, ferroviaire et maritime ou d hébergement peut être réalisée via le site SIMBAD Attention : si l agent n a pas de code d accès au site il peut en faire la demande (il doit être référencé dans LABINTEL et posséder une boîte mail). Un guide sur les informations pratiques est à votre disposition sur le site SIMBAD 46

47 2 - Cas particulier Dans le cas où l agent n est pas référencé dans labintel, il a la possibilité de faire une réservation dite "offline" soit par mail (à privilégier), soit par téléphone en transmettant une demande de devis de transport ou d hébergement par fax le devis sera transmis au gestionnaire laboratoire qui validera le voyage 47

48 3 achat d un vol low cost Le marché national permet d accéder aux low costs il n est pas possible d effectuer une préréservation, c est une commande ferme et définitive une commande en ligne auprès d une Compagnie Low Cost est sécurisée par un code Le code ne doit pas être diffusé Il est à la disposition des directeurs d unités. L agent doit contacter le gestionnaire en laboratoire pour commander des billets aériens 48

49 4 - Remarques : Le titre de transport (billet électronique) ne sera émis qu après validation du gestionnaire du laboratoire à l appui de la demande d ordre de mission 49

50 50

51 51

52 Le véhicule administratif pour pouvoir utiliser les véhicules administratifs, le missionnaire, conducteur, doit être en possession d une autorisation de conduite délivrée par l ordonnateur Le remboursement des frais de carburant et de péage peut être effectué si le paiement a été fait directement par le missionnaire (les pièces justificatives correspondantes seront conservées par le laboratoire) 52

53 Le véhicule personnel L utilisation du véhicule personnel, en France métropolitaine, et pour des déplacements temporaires dans les pays limitrophes (Belgique, Luxembourg, Pays Bas, Allemagne, Suisse, Italie, Andorre, Espagne, Portugal, Grande Bretagne), est décidée par le DU L agent doit avoir souscrit une police d assurance tous risques couvrant les déplacements professionnels 53

54 Exemple d attestation 54

55 Les agents sont remboursés sur la base des indemnités kilométriques dont le taux est fixé par arrêté, pour le trajet le plus direct (calcul via Michelin) le paiement de ses indemnités est effectué en fonction du kilométrage parcouru par l agent depuis le 1er janvier de chaque année, et d après le taux correspondant à la puissance fiscale de son véhicule 55

56 56

57 Le véhicule de location La mention d utilisation du véhicule de location sur l ordre de mission ou/et l état de frais vaut accord du Directeur d unité pour la prise en charge de la dépense En l absence de prise en charge directe par le laboratoire, l agent doit fournir une facture du loueur et des frais de carburant 57

58 58

59 Carte Corporate C est une carte de crédit internationale personnelle à débit différé (45 jours à partir du 25 du mois) sur le compte bancaire ou postal habituel de l agent tout agent effectuant une mission CNRS peut prétendre à une carte la carte est personnelle, elle est établie au nom de l agent et comporte la mention «CNRS» l agent est responsable de son utilisation, de sa conservation ainsi que de son code secret 59

60 A quoi sert la carte Corporate? elle permet de payer certaines dépenses liées aux missions : frais d hébergement et de restauration (dans la limite des plafonds réglementaires) frais d inscription, frais de réception, frais annexes de transport, etc. La carte Corporate peut être utilisée pour régler les trajets occasionnels sur le lieu de mission (exemple : vols intérieurs, taxi, etc.) REMARQUE : les frais d inscription peuvent aussi être payés par Carte achat du laboratoire 60

61 Comment se procurer la carte Corporate Pour se procurer la carte, il faut : compléter et signer l'imprimé type de formulaire de demande de carte et l autorisation du Directeur d Unité Adresser le dossier accompagné d une copie de la carte d identité de l agent et d un RIB à la Délégation Régionale (SFC) L agent reçoit un avis de mise à disposition pour retirer sa carte en main propre à la Délégation Aucun envoi par la poste de la carte ne peut être fait 61

62 62

63 L'utilisation de la carte Corporate par les agents pour les transactions relatives à l'hébergement, permet de bénéficier des mêmes modalités de prises en charge des frais d'hébergement le missionnaire pourra se faire rembourser de sa nuitée à hauteur de : En IDF de 120 (chambre simple) à 130 (chambre double) hors IDF de 90 (chambre simple) à 110 (chambre double) le missionnaire devra transmettre avec son état de frais soit un Relevé carte Corporate ou une attestation motivée de la Centrale Des Salles (à conserver en laboratoire) 63

64 Attestation CDS 64

65 Personnalités scientifiques Le Président ou, par délégation, le Directeur Général Délégué aux Ressources peuvent, sur décision expresse, déroger aux règles précitées, à titre exceptionnel, pour les séjours de personnalités scientifiques 65

66 CONVOCATIONS dans le cadre d une formation, d un concours, d une convocation de l administration centrale : le gestionnaire laboratoire doit s assurer que l agent a eu une convocation valant ordre de mission et l a transmise à la DR Remarque : en l absence de la convocation aucune réservation ne doit etre validée 66

67 Convocations de l Administration Centrale (CAC) Le missionnaire «Référencé» dans Labintel doit se rapprocher de son gestionnaire de laboratoire en cas de besoin, pour commander en ligne billet et/ou hôtel et pour vérifier son état de frais à son retour de mission Le missionnaire «Non référencé» dans Labintel doit prendre contact par avec la DR et faire une réservation offline [email protected] 67

68 Concours et examens professionnels principe : une convocation valant ordre de mission est adressée directement au missionnaire par l Administration centrale Aucun frais de séjour ne peut être remboursé (INSTRUCTION du 2 avril 2010 paragraphe 4.2) L agent candidat peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport En règle générale 1 AR annuel Si admissibilité et admission on peut 2 AR sur l année 68

69 formation permanente Toutes les formations proposées aux nouveaux entrants au CNRS durant l année de stage ou après leur titularisation sont considérées comme des actions de formation continue les agents amenés à se déplacer à l occasion d un stage peuvent prétendre à la prise en charge de leur frais dans les mêmes conditions que celles applicables aux frais de missions la formation permanente ne prend plus en charge les déplacements à l intérieur du département 69

70 L avance sur mission Compte tenu de l existence d un marché national pour le transport et l hébergement, de la carte Corporate, le versement d avances sur mission doit être exceptionnel Toutefois pour les missions à l étranger (exemple : pas de carte Corporate, mission de plus de 2 mois, etc ) et pour l accueil d étrangers en France, une demande d avance peut être formulée 70

71 le gestionnaire laboratoire doit avertir la délégation de la demande d avance en envoyant une copie de l ordre mission accompagné d un document bancaire (RIB) Le CNRS ne fait pas l avance sur les frais de transport car il a passé une convention avec une agence de voyage Cette avance doit être régularisée dès le retour de l agent de sa mission sans dépasser un délai maximal de 2 mois 71

72 Accueil des chercheurs étrangers Les frais d accueil d'un chercheur étranger peuvent être pris en charge sous forme d avance. Les pièces suivantes sont à produire avec la décision d octroi d une avance : un ordre de mission expert scientifique une lettre d invitation du chercheur la copie du titre de transport la copie du passeport un justificatif d hébergement à titre onéreux (attestation ou facture d hébergement)

73 Accueil des chercheurs étrangers Le règlement de l avance peut être effectué : soit en numéraire. Il convient alors de : transmettre tous les documents pour vérification à votre gestionnaire en délégation prendre contact suffisamment tôt avec le pôle comptabilité afin de convenir d'un rendez-vous vous présenter à la délégation avec les documents originaux Le paiement sera réalisé en 2 versements : 75% au début de la mission et le solde à la fin. Attention : en application de l article 1 er de l arrêté du 23 juillet 1991, le montant maximum pouvant être payé en numéraire est fixé à 750 par opération. soit par virement bancaire. Un document officiel émanant de la banque précisant les coordonnées bancaires sera exigé dans ce cas.

74 Ordre de mission permanent Celui-ci permet à un agent d effectuer régulièrement un déplacement au même endroit pour un motif précis et identique Ordre de mission collectif Un ordre de mission dit collectif peut être délivré, lorsque plusieurs agents d une même unité sont appelés à effectuer un même déplacement et dans la mesure où aucun frais afférent à la mission n est remboursé directement aux missionnaires 74

75 frais de terrain Afin de faire face à des dépenses autorisées par le directeur d unité qui a ordonné le déplacement mais qui, en raison d un environnement particulier, ne pourront pas donner lieu à production de justificatifs parfaitement réguliers au retour de mission, il est prévu l octroi d une subvention Préalablement au départ en mission : Une décision de subvention (ne devant pas excéder la somme de 4000,00 TTC) est soumise au visa du Délégué Régional et permet de verser l avance sur le compte personnel du missionnaire elle doit être accompagnée du budget prévisionnel «Frais matériels de recherche sur le terrain», de l ordre de mission et d un courrier d accompagnement. 75

76 La demande de subvention doit faire l objet d une commande prévisionnelle de fonctionnement au nom du bénéficiaire (avec service fait et facture) Ces dépenses sont imputées au compte (code famille P607) la création du bénéficiaire suit la même procédure que les remboursements d achats au comptant Au retour de mission : L emploi de la subvention est ensuite justifiée à l ordonnateur au retour de la mission, sous forme d un relevé des dépenses exposées, signé du missionnaire et approuvé par le Directeur d Unité, accompagné des justificatifs que le bénéficiaire aura pu obtenir Le montant de la subvention éventuellement inemployée devra faire l objet d un reversement 76

77 77

78 La demande d ordre de mission est établie par le missionnaire elle doit être renseignée de manière exhaustive pour éviter toute erreur d interprétation il faut y joindre les coordonnées bancaires lors de la première demande (ou en cas de changement bancaire) Pour les colloques et congrès : joindre les pages du programme du colloque Y joindre éventuellement une demande d avance 78

79 Les demandes d ordre de mission, établies préalablement à la mission, doivent être transmises suffisamment tôt au Directeur de laboratoire pour que le missionnaire soit en possession de l ordre de mission avant son départ 79

80 les demandes doivent être renseignées de manière exhaustive nom et prénom de l agent affectation de l agent date de naissance et INSEE (uniquement français) dates de départ et de retour conditions de prise en charge des frais de mission (éventuels Cofinanceurs) séjours privés clairement indiqués, la responsabilité du CNRS se trouvant alors désengagée objet du déplacement clairement libellé tous les moyens de transport utilisés les autres frais prévus 80

81 81

82 82

83 L ordre de mission doit préciser : nom et prénom de l agent l affectation de l agent lieu de départ et de retour (résidence administrative ou résidence familiale) lieu d exécution de la mission (y compris, le cas échéant, les destinations intermédiaires) les dates de départ et de retour l objet de la mission les moyens de transport utilisés et classe autorisée les autres frais prévus les conditions de prise en charge des frais de mission (éventuels Co-financeurs) 83

84 Liquidation A son retour, le missionnaire : Rempli un état de frais et le signe Transmet l état de frais accompagné des pièces justificatives, pour vérification et signature du DU, à son gestionnaire laboratoire Le gestionnaire laboratoire calcule le montant à rembourser 84

85 85

86 Le gestionnaire transmet à la délégation pour liquidation via un bordereau de transfert: l ordre de Mission original et signé du directeur d Unité un état de frais complété et signé par l agent et par le directeur d unité les coordonnées bancaires : RIB ou RIP, un document officiel de la banque pour les agents étrangers 86

87 Les pièces justificatives des dépenses sont produites à la personne ayant délivré l OM. Elles attestent de la réalité des frais et sont conservées par celle-ci Le comptable n exige pour payer que l Ordre de Mission et l état de frais la seule approbation par le DU de l état de frais vaut accord des conditions de déroulement de celle-ci et prise en charge des frais induits 87

88 Quelques précisions Zone B 1 : conserver les factures d hôtel dans le laboratoire Paiement de l hébergement avec la carte affaire : Explication (4) : pièces à conserver dans le laboratoire à l appui de l état de frais : Relevé de compte BNP carte corporate de l agent où figure la dépense, il peut l obtenir soit via son site internet sécurisé BNP soit par courrier 1 fois par mois Explication (5) : Attestation motivée, il s agit de l «ATTESTATION POUR REMBOURSEMENT DE FRAIS D HEBERGEMENT» délivrée par CDS 88

89 Zone D : A remplir systématiquement, il s agit du coût réel de la mission à rembourser à l agent dans la limite des plafonds autorisés (addition des zones B et C) Zone E : Indiquer le montant du forfait ou reporter ce que vous avez indiqué dans la zone D 89

90 90

91 Justificatifs En cas de perte de pièces justificatives (ticket de parking, de péage, de métro etc...) le missionnaire doit établir une attestation sur l'honneur (modèle ci-joint) Cette attestation, conservée dans le dossier, doit également être signée par le directeur d'unité Attention : en cas de perte de billets de train et d'avion, l'instruction du 2 avril 2010 relative au régime indemnitaire des déplacements temporaires en France, Outre mer et étranger limite le remboursement au tarif 2ème classe ou économique lorsque le missionnaire n'a pas utilisé le marché de billetterie 91

92 92

93 Factures de mission le pôle achat du SFC va alors : procéder aux contrôles de régularité des états de frais et de l ordre de mission saisir l état de frais dans BFC une facture mission est émise et intégrer dans XLAB via les FLUX Sanction du contrôle par le SFC : Prise en charge de l état de frais et du règlement Suspension du paiement : rejet motivé au laboratoire 93

94 94

95 95

96 Les garanties assurance pro Easyjet: FORMULE PRO A - Annulation toutes causes FORMULE PRO MULTI - Annulation toutes causes - Retard d avion ou correspondance manquée - Bagages - Responsabilité Civile - Assistance Business - Capital Accident FORMULE PRO AB - Annulation toutes causes - Bagages - Retard d avion ou correspondance manquée 96

97 Transfert fiche agent CNRS de bfc 97

98 Harmonisation CAC Dans le cadre de l harmonisation des centres financiers des délégations, certains OTP (codes équipes) concernant les CAC ont été rattachés aux crédits de la DR et seront gérés par le BCC : - Jocelyne Bret - Danièle Laurent - Kristel Brun-Gastaldi 98

99 Harmonisation CAC les OTP suivants sont gérés par le pôle dépenses, comme auparavant : - 90 et 91 (SGCN) - 25, 26 et 93 (concours) - 98 (congés bonifiés) - 99 (indemnités de résidence) l adresse générique des CAC reste inchangée : [email protected] 99

100 100

101 Bibliothèques à consulter instruction missions s_ pdf Les informations pratiques : la documentation Formations La bibliothèque pratique 101

102 conseils aux voyageurs carte corporate htm FAQ "Foire Aux Questions" : Frais de déplacements Vos déplacements financés par le laboratoire 102