ViaTrajectoire Handicap. Manuel utilisateur versant Maisons Départementales des Personnes Handicapées

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1 ViaTrajectoire Handicap Manuel utilisateur versant Maisons Départementales des Personnes Handicapées

2 MANUEL UTILISATEUR - [TABLE DES MATIERES] 15 mars Table des matières 1 TABLE DES MATIERES INTRODUCTION POUR MEMOIRE CONNEXION SAISIR UNE DECISION D ORIENTATION SELECTION D UN DOSSIER SAISIE DE LA PARTIE ADMINISTRATIVE (INITIALISATION DU DOSSIER) SAISIE D UNE DECISION SAISIE D UNE ORIENTATION VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION SELECTION DE MA MDPH (1 ET 2) AFFICHAGE D UN DOSSIER (3 ET 4) Afficher toutes les décisions d orientation d une personne FILTRER LES DEMANDES PAR STATUT (5) FILTRER LES DEMANDES PAR INDICATEURS (6) LES ONGLETS DU TABLEAU DE BORD (7) LE CONTENU DES ONGLETS Affichage par décision d orientation Affichage par usager Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation GERER UNE DECISION D ORIENTATION MODIFICATION DE LA DECISION D ORIENTATION RECHERCHE D ETABLISSEMENT SUIVI DES DEMANDES IMPORTER LES DECISIONS D ORIENTATION SELECTION DU FICHIER CSV VERIFICATION DU CONTENU DU FICHIER OPTIONS D UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE

3 MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars Introduction ViaTrajectoire est un outil qui vous permet de gérer le suivi des notifications d orientation de la CDAPH (Commission des Droits et de l Autonomie des Personnes Handicapées). Les Maisons Départementales des Personnes Handicapées (MDPH) créent des dossiers et suivent les demandes vers les Établissements et Services Médico-Sociaux (ESMS). Ces demandes sont issues des notifications CDAPH des personnes en situation de handicap. Les ESMS reçoivent et répondent à des demandes d accompagnement de personnes en situation de handicap. Pour cela, les ESMS ont accès à un tableau de bord qui leur permet de suivre les demandes vers leur établissement en temps réel. 2.1 Pour mémoire Les schémas suivants expliquent comment sont organisés les dossiers des personnes en situation de handicap dans ViaTrajectoire. Dans ViaTrajectoire, nous parlons de décision d orientation pour désigner une notification CDAPH. Chaque décision d orientation peut être suivie de plusieurs demandes ou d aucune. Chaque demande est liée à un ESMS. Schéma 1 : le dossier et ses demandes Dans une décision d orientation, nous retrouvons toutes les informations contenues dans le dossier, la décision et l orientation. Une décision et les orientations qu elle contient sont similaires à une notification papier 3

4 MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 Schéma 2 : évolution d une demande 4

5 MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars Connexion Votre compte utilisateur défini pour ViaTrajectoire est associé à un «profil utilisateur», qui détermine quels droits vous avez sur l application ViaTrajectoire. La gestion des profils est faite en cascade. Ce sont les personnes de votre coordination en région qui donnent le profil «MSPH Référent MDPH» aux personnes de la MDPH ayant en charge la gestion des comptes et des habilitations au sein de leur MDPH. Les personnes ayant le profil «MSPH Référent MDPH» auront en charge de donner le profil «MSPH - Demandeur» aux personnes de la MDPH qui suivent ou gèrent les dossiers des usagers. Ce sont les référents MDPH qui créent votre compte (nom d utilisateur = Login) et votre mot de passe initial. Vous allez sur le site : Copie d écran 1 : page d accueil La connexion se fait en renseignant son nom d utilisateur et son mot de passe dans le bloc «Professionnel». (cf. cadre rouge) 5

6 MANUEL UTILISATEUR - [INTRODUCTION] 15 mars 2016 Une fois connecté, vous arrivez sur l espace professionnel. L onglet qui vous est destiné est l onglet «Handicap». En passant la souris dessus, les différentes actions qu il est possible de réaliser s affichent en fonction des habilitations et du profil qui vous a été donné. Copie d écran 2 : menu du handicap Cette copie d écran correspond à la vision que vous avez en tant que demandeur. La page «Saisir une décision d orientation» permet de saisir une décision d orientation à partir d une notification CDAPH. Cette page est accessible si vous possédez le droit «Créer un dossier». La page «Gérer les décisions d orientation» permet d accéder au tableau de bord des décisions d orientation. Ce tableau de bord est le point d entrée vers la gestion des dossiers des usagers. Cette page est accessible si vous possédez le droit «Gérer les dossiers». La page «Importer des décisions d orientation» permet d importer en masse des décisions prises par la CDAPH, via un fichier CSV. Cette page est accessible si vous possédez le droit «Créer un dossier». 6

7 MANUEL UTILISATEUR - [SAISIR UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars Saisir une décision d orientation Cette page permet de créer une décision d orientation, comprenant : la partie administrative, les décisions et les orientations. Une décision et ses orientations représentent la notification papier de la CDAPH. La partie administrative est unique pour chaque personne (cf. partie 2.1 schéma 1). Chaque décision d orientation sur ViaTrajectoire est donc saisie à partir des informations d une notification CDAPH. Toutes les décisions d orientation d une même personne pour une MDPH donnée sont liées entre elles dans ViaTrajectoire grâce au numéro de dossier interne à la MDPH de la personne, numéro qui est repris dans ViaTrajectoire. 3.1 Sélection d un dossier Sur le premier écran «Sélectionner un dossier», vous sélectionnez la MDPH sur laquelle vous souhaitez créer une décision d orientation. Si vous n avez les droits que sur une MDPH, elle sera sélectionnée par défaut. Ensuite, vous renseignez le numéro de dossier de la personne (interne à la MDPH sélectionnée) puis cliquez sur «Rechercher». Si le dossier n existe pas, vous accédez à l écran de création de la partie administrative. Si le dossier existe déjà, vous accédez directement à l écran de création d une nouvelle décision pour ce dossier. Cette page permet donc : L initialisation d un dossier, L ajout de nouvelles décisions à un dossier existant, L ajout de nouvelles orientations à une décision existante. Copie d écran 3 : page saisie d une décision d orientation partie «sélectionner un dossier» 7

8 MANUEL UTILISATEUR - [SAISIR UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars Saisie de la partie administrative (initialisation du dossier) Le deuxième écran «Identité de l usager», permet de saisir les informations administratives de la personne. Copie d écran 4 : page saisie d une décision d orientation partie «Identité de l usager» Après avoir cliqué sur «Enregistrer», vous accédez à l écran de création de décision pour ce dossier. 3.3 Saisie d une décision Le troisième écran «Décision et informations complémentaires» permet de saisir les informations concernant la décision prise pour la personne, ainsi que les informations complémentaires qui peuvent varier d une décision à une autre. Lorsque vous arrivez sur une création de décision, tous les champs non obligatoires sont grisés. Vous devez renseigner la date de décision avant de pouvoir aller plus loin. 8

9 MANUEL UTILISATEUR - [SAISIR UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars 2016 Copie d écran 5 : page saisie d une décision d orientation partie «Décision» Si aucune décision n existe pour la date renseignée, les champs deviennent modifiables et vous pouvez alors saisir une nouvelle décision. Si la date de décision existe déjà, vous accédez directement à l écran de saisie d orientation pour cette décision. Remarque : si une ou plusieurs décisions existent déjà, la nouvelle décision est pré chargée avec les informations de la décision la plus récente. Après avoir cliqué sur «Enregistrer», on accède à l écran de création d orientation pour cette décision. 9

10 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Saisie d une orientation Le quatrième écran «Type d orientation» permet de saisir les informations concernant l orientation de la personne, c est-à-dire la catégorie d ESMS sur laquelle la personne est orientée, ainsi que les dates de validité de cette orientation. Ces informations sont séparées de la décision car pour une même notification CDAPH, une personne peut être orientée vers plusieurs catégories simultanément. Lorsque vous arrivez sur la saisie de l orientation, tous les champs non obligatoires sont grisés. Vous devez au minimum renseigner les champs obligatoires avant de pouvoir aller plus loin. Copie d écran 6 : page saisie d une décision d orientation partie «Type d orientation» S il n existe pas d orientation ayant la date de validité et la catégorie renseignées, les champs deviennent modifiables et vous pouvez saisir une nouvelle orientation. Si une orientation (date et catégorie) existe déjà, un message vous en informe, l écran est ensuite rechargé pour vous permettre de saisir une nouvelle orientation. Vous devez cliquer sur «Enregistrer», puis choisir entre : accéder à la page d ajout de demandes pour cette orientation, retourner sur la première étape de la saisie de décision d orientation accéder au tableau de bord de votre MDPH. Ce choix peut être sauvegardé pour la session actuelle. Remarque : depuis le menu de droite, vous pouvez directement créer une nouvelle décision ou une nouvelle orientation pour la décision voulue. 10

11 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Voir mes décisions d orientation Le tableau de bord de votre MDPH est le point de départ de la gestion des décisions d orientation. Il est composé de deux parties : la partie supérieure (de 1 à 5) permet de gérer les informations du tableau de bord (choix de l affichage, filtre et recherche directe de dossiers), la partie inférieure (6 et en-dessous) représente le contenu du tableau de bord et ses onglets. Copie d écran 7 : page du tableau de bord des MDPH 4.1 Sélection de ma MDPH (1 et 2) 1 : Sélection de la MDPH voulue Si vous êtes habilité sur plusieurs MDPH, c est ici que vous pouvez sélectionner celle sur laquelle vous souhaitez travailler. 2 : Sélection de la catégorie d ESMS voulue Légende : 1 : Sélection de la MDPH voulue 2 : Sélection des catégories d ESMS voulue Recherche d un dossier : 3 : par le numéro de dossier de la personne 4 : par le nom d une personne 5 : Filtre sur les statuts de décision d orientation 6 : Filtres sur les indicateurs 7 : Onglets du tableau de bord C est ici que vous pouvez sélectionner une ou plusieurs catégories d ESMS pour filtrer la liste des décisions d orientation en fonction de leur catégorie. 11

12 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Affichage d un dossier (3 et 4) 3 : Recherche d un dossier par le numéro de dossier de la personne Vous pouvez afficher directement la fenêtre récapitulative d un dossier sans passer par le tableau de bord. Il vous suffit de saisir le numéro de dossier interne à la MDPH. 4 : Recherche d un dossier par le nom d une personne Vous pouvez accéder directement à la fenêtre récapitulative d un dossier sans passer par le tableau de bord. Il vous suffit de saisir les premières lettres du nom de la personne puis de sélectionner la ligne correspondante. 1. Afficher toutes les décisions d orientation d une personne La fenêtre récapitulative du dossier vous permet d afficher tout le contenu d un dossier, c est-àdire toutes les décisions d orientation d une personne. Pour l afficher, il vous suffit de cliquer sur le numéro de dossier de la personne. La fenêtre récapitulative du dossier est accessible depuis : le tableau de bord, la fenêtre récapitulative des demandes (cf. partie «Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation»), la page de gestion d une décision d orientation. Copie d écran 8 : fenêtre récapitulative du dossier 12

13 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Filtrer les demandes par statut (5) 5 : Filtre sur les statuts de décision d orientation Chaque onglet vous permet d afficher les décisions d orientation en fonction de différents statuts. Ces statuts sont filtrables. En cliquant sur un statut : vous le sélectionnez (icone en couleur) vous le désélectionnez (icone grisée). Vous devez ensuite cliquer sur «Filtrer», seules les décisions d orientation correspondant aux statuts que vous avez sélectionnés s affichent. Liste des statuts : notification non envoyée, période d essai en cours, notification envoyée, admission effective, notification lue, demande de réorientation, contact effectué, période d essai non concluante, liste d attente, sortie, admission impossible proposée, notification annulée, admission impossible entérinée, notification archivée. Remarque : Le statut d une décision d orientation est calculé en fonction du statut de la demande la plus avancée, excepté pour les statuts «notification annulée» et «notification archivée». Si vous changez d onglet puis revenez sur un onglet dans lequel vous aviez filtrés sur des statuts, ce filtre est réappliqué automatiquement. 4.4 Filtrer les demandes par indicateurs (6) 6 : Filtre sur les indicateurs attribués aux décisions d orientation Il est possible d attribuer un indicateur à chaque décision d orientation. Cet indicateur est visible uniquement par les utilisateurs qui ont accès au tableau de bord de gestion des décisions d orientation. Il revient à chaque MDPH de définir le sens qu elle attribue à chaque indicateur (différenciés par une couleur différente) 13

14 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars 2016 En cliquant sur un indicateur : vous le sélectionnez (icone en couleur) vous le désélectionnez (icone grisée). Vous devez ensuite cliquer sur «Filtrer», seules les décisions d orientation correspondant aux indicateurs que vous avez sélectionnés s affichent. Remarque : Si vous changez d onglet, le filtre sur les indicateurs est conservé automatiquement. 4.5 Les onglets du tableau de bord (7) 7 : Sélection d un onglet Il y a 6 onglets qui vous permettent de suivre les décisions d orientation en fonction de leurs statuts : Onglet «En cours» : Onglet «Sans suite» : notification non envoyée, notification annulée, notification envoyée, notification archivée. notification lue, Onglet «Dossiers avec demandes» : contact effectué, liste d attente, admission impossible proposée, admission impossible entérinée. Onglet «Admis» : notification envoyée, notification lue, contact effectué, liste d attente, période d essai en cours, période d essai en cours, période d essai non concluante, admission effective. admission impossible proposée, Onglet «Réorientation» : demande de réorientation. Onglet «Sortis» : admission impossible entérinée, admission effective, demande de réorientation, sortie, période d essai non concluante, notification annulée sortie. 14

15 4.6 Le contenu des onglets 1. Affichage par décision d orientation Pour les cinq premiers onglets du tableau de bord, la présentation est identique, vous retrouverez les mêmes informations au même endroit. Chaque décision d orientation est composée de deux lignes, l une au fond gris, l autre au fond blanc. Sur la première ligne, vous retrouvez : l indicateur affecté à la décision, le numéro du dossier, l identité de la personne, la date de décision, l adresse, le responsable du dossier au sein de la MDPH, la date de dernière modification, le bouton d accès à la fenêtre récapitulative des demandes, le bouton de réactivation (si la décision est au statut «annulée») Sur la deuxième ligne, vous retrouvez : le statut de la décision d orientation ainsi que des icônes indiquant si la décision d orientation est prioritaire ou sous contrainte de l offre, la catégorie d ESMS, les dates de validité, les caractéristiques de l accueil (discipline, modalité d accueil et clientèle) En cliquant sur une ligne, vous accédez à la page de gestion de la décision d orientation, sauf pour les décisions qui sont annulées ou archivées. Le fonctionnement de la page de gestion de la décision d orientation est détaillé dans la partie 5 «Gérer une décision d orientation». Copie d écran 9 : extrait du tableau de bord des MDPH onglet «En cours»

16 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Affichage par usager Le dernier onglet du tableau de bord est une vue de toutes les décisions d orientation regroupées par usager pour la MDPH consultée. Il permet de lister toutes les décisions d orientation d un usager et pour chacune d elle, les demandes qui ont été envoyées. Un filtre supplémentaire est disponible lors de la consultation de cet onglet, il s agit d un filtre sur les ESMS. Ce filtre permet de sélectionner un ESMS du même département que la MDPH. Seules les demandes envoyées à cet établissement et dont le statut correspond aux filtres sélectionné sont alors affichées. Attention : Dans cet onglet, le filtre sur les statuts ne porte pas sur le statut des décisions d orientation mais sur le statut des demandes liées à des décisions d orientation Copie d écran 10 : extrait du tableau de bord des MDPH onglet «Dossiers avec demandes» Chaque ligne principale (1) représente une personne. En cliquant sur une ligne, vous pouvez afficher toutes les décisions d orientations de cette personne. Pour chaque décision d orientation vous pouvez voir directement les demandes qui ont été envoyée pour cette décision en cliquant sur la ligne de décision d orientation (2) Seules les demandes correspondant aux filtres de statut sélectionnés sont affichées. Pour accédez à la page de gestion de la décision d orientation, vous avez deux possibilités : - Cliquez sur le bouton en forme de crayon (4), vous arriverez directement sur l onglet «Modifier la décision d orientation» - Cliquez sur une ligne de demande (3), vous arriverez directement sur l onglet «Suivi des demandes» Il est également possible de réactiver une décision d orientation annulée depuis la vue usager. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton de réactivation (5) Remarque : Cette fonctionnalité est également disponible depuis l onglet «Sans suite» 16

17 MANUEL UTILISATEUR - [VOIR MES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Afficher toutes les autres demandes d une personne pour une décision d orientation La fenêtre récapitulative des demandes vous permet d afficher la liste de toutes les demandes faites pour une personne pour une décision d orientation donnée. La fenêtre récapitulative des demandes est accessible depuis : le tableau de bord des décisions d orientation, en cliquant sur le bouton suivant : la fenêtre récapitulative du dossier d une personne (cf. partie «Afficher toutes les décisions d orientation d une personne»), en cliquant sur le bouton suivant : la page de gestion d une décision d orientation, en cliquant sur le bouton du menu de droite : Copie d écran 11 : fenêtre récapitulative des demandes 17

18 MANUEL UTILISATEUR - [GERER UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars Gérer une décision d orientation Cette page possède plusieurs onglets qui permettent de gérer une décision d orientation : modifier ses informations, rechercher des établissements auxquels envoyer des demandes, gérer les demandes, voir l historique des actions réalisées. Copie d écran 12 : page de gestion d une décision d orientation partie modification 1 : Barre d action 2 : Onglets 3 : Informations sur le demandeur 4 : Bouton d annulation de la décision d orientation 5 : Contenu de la décision d orientation La barre d actions (1) vous permet de retourner au tableau de bord, et d agir sur l onglet en cours. La sélection d un onglet (2) via le menu de droite vous permet d afficher un contenu (5) différent en fonction de l onglet choisi. La fonction d annulation de la décision d orientation (4) ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il faut sélectionner un motif d annulation ainsi qu une précision écrite. Toutes les demandes liées à la décision d orientation sont annulées avec elle. En cas d annulation pour motif de décès, toutes les décisions d orientation encore actives de la personne ainsi que leurs demandes sont annulées. 18

19 MANUEL UTILISATEUR - [GERER UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars Modification de la décision d orientation Vous pouvez modifier les informations de la décision d orientation d une personne via le premier onglet (MODIFIER LA DECISION D ORIENTATION cf. copie d écran 12). Cependant, certaines informations ne sont pas modifiables : - la MDPH d origine de la personne, - le numéro du dossier, - la date de la décision, - les dates de validité de la notification d orientation, - la catégorie d établissement vers laquelle est orientée la personne. 5.2 Recherche d établissement Vous pouvez rechercher les établissements vers lesquels vous voulez envoyer des demandes via le deuxième onglet (RECHERCHE D ETABLISSEMENTS cf. copie d écran 12). Le formulaire de recherche est multicritère. Il est pré chargé avec les informations de l orientation si elles sont renseignées, telles que : la catégorie d établissement (non modifiable), la discipline, le mode de fonctionnement, la clientèle, le département. Copie d écran 13a : gestion d une décision d orientation, recherche d établissements 19

20 MANUEL UTILISATEUR - [GERER UNE DECISION D ORIENTATION] 15 mars 2016 Après avoir sélectionné les critères de recherche, vous devez cliquer sur «Rechercher». Les établissements qui répondent aux critères sélectionnés s affichent. Vous pouvez envoyer la demande à un établissement en cliquant sur «Envoyer la demande». Renouveler cette opération pour envoyer la demande à un autre établissement. Copie d écran 13b : gestion d une décision d orientation, résultats de la recherche Remarque : la recherche affiche les 30 premiers établissements correspondants aux critères de recherche. 5.3 Suivi des demandes Vous pouvez gérer les demandes envoyées via le troisième onglet (GERER LES DEMANDES cf. copie d écran 12). Les demandes sont triées en fonction de leur statut, du plus avancé au moins avancé (cf. 4.3). Pour chacune des demandes envoyées, vous pouvez agir sur le statut via la liste déroulante (1) pour le faire évoluer (Annulation ou réactivation d une demande). Vous pouvez également afficher l historique de la demande en cliquant sur «Historique» (2). Pour modifier une information sur le statut actuel (motif d annulation, commentaire, ), vous devez cliquer sur «Modifier les informations» (3) Copie d écran 14 : décision d orientation, suivi des demandes 20

21 MANUEL UTILISATEUR - [IMPORTER LES DECISIONS D ORIENTATION] 15 mars Importer les décisions d orientation La page «Importer des décisions d'orientation» vous permet d importer ou de modifier des décisions d orientation en masse via un fichier CSV. 6.1 Sélection du fichier CSV Copie d écran 15 : page d importation des décisions d orientation partie vérification Vous devez sélectionner la MDPH pour laquelle vous souhaitez faire l import (1), puis choisir votre fichier CSV (2) et enfin cliquer sur «Vérifier les décisions» (3). Remarque : le fichier CSV doit avoir été préalablement créé à partir de votre logiciel métier. 6.2 Vérification du contenu du fichier Copie d écran 16 : page d importation des décisions d orientation partie importation Pour chaque décision d orientation contenue dans votre fichier CSV, une vérification du contenu est effectuée. Un récapitulatif du contenu s affiche sous forme de tableau. Le résultat de cette vérification se trouve en fin de ligne sous forme d un message d information qui explique si les informations minimales sont présentes ou non. Vous pouvez ensuite importer les décisions dans ViaTrajectoire en cliquant sur «Importer les décisions». Pour chaque décision d orientation importée, un message précisera : l action réalisée (création ou modification), le succès ou l échec de l action, le détail des données traitées. 21

22 MANUEL UTILISATEUR - [OPTIONS D UTILISATION DE VIATRAJECTOIRE] 15 mars Options d utilisation de ViaTrajectoire Seules les personnes ayant le profil «MSPH - Référent MDPH» peuvent gérer les options de leur MDPH. Pour gérer les options de votre MDPH, cliquez sur «Administration», puis sur «Établissements». Dans la liste qui s affiche, cliquez sur pour accéder à la page d administration de votre MDPH. 1 2 Copie d écran 17 : page d administration de la MDPH Vous pouvez modifier les options de la MDPH dans le pavé «Informations administratives», au niveau de l item «Options». Choix du mode de connexion à l application pour vos usagers (1) : vous pouvez interdire l accès au site en choisissant «Les usagers dont le dossier est géré par cette MDPH : ne peuvent pas se connecter à ViaTrajectoire», vous pouvez autoriser l accès au site pour consultation du dossier uniquement en choisissant «Les usagers dont le dossier est géré par cette MDPH : peuvent se connecter à ViaTrajectoire pour consulter leur dossier», vous pouvez autoriser l accès au site pour consultation et gestion du dossier en choisissant «Les usagers dont le dossier est géré par cette MDPH : peuvent se connecter à ViaTrajectoire pour consulter et gérer leur dossier». Choix du comportement de l application lors de l admission de vos usagers (2) : soit toutes les demandes en cours liées à une décision d orientation similaire (catégorie, discipline, modalité d accueil et clientèle) sont automatiquement annulées, soit l ESMS doit sélectionner dans une liste toutes les demandes en cours à conserver, en accord avec l usager. 22