MANUEL QUALITÉ DOMAINE D APPLICATION : AUTORITE ORGANISATRICE DE LA DISTRIBUTION PUBLIQUE D ELECTRICITE ET DE GAZ

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1 DE MANAGEMENT DE LA QUALITE Processus : Management Page : 16 MANUEL QUALITE Pilote : A. de VANDIERE Date d'application : Réf : MGDON01 Indice : e MANUEL QUALITÉ DOMAINE D APPLICATION : AUTORITE ORGANISATRICE DE LA DISTRIBUTION PUBLIQUE D ELECTRICITE ET DE GAZ Ce Manuel Qualité se réfère aux exigences de la Norme ISO ainsi qu'à la Norme ISO en ce qui concerne le vocabulaire. Le présent Manuel Qualité ainsi que la liste des destinataires en «diffusion contrôlée» sont mis à jour puis gérés par la Coordination Qualité à chaque modification conséquente du Système de Management de la Qualité. Les destinataires de ce Manuel en diffusion contrôlée sont tenus d'appliquer, faire connaître et faire appliquer à chacun de leurs collaborateurs la révision en. Le présent Manuel a pour but de présenter l'ensemble des processus mis en œuvre ainsi que leurs interactions. Il fait aussi référence à l'ensemble des du Système de Management de la Qualité. Fonction : RQ Vérification Approbation Diffusion Nom : Visa : Fonction : Nom : Visa : M. GIRARD DGS A. de TO VANDIERE

2 POLITIQUE QUALITÉ Créé en 1946, le SIEGE regroupe les compétences communales d organisation des services publics de distribution de l énergie électrique et, pour une large majorité de ses adhérents, l éclairage public et l enfouissement des réseaux téléphoniques. Etablissement public de coopération intercommunal, il est soumis aux règles du Code Général des Collectivités Territoriales, du Code des Marchés Publics et de la comptabilité publique, auxquels il ne peut déroger. Organisme unique couvrant tout le département, ses prestations tant dans le domaine des concessions que celui des travaux, doivent tendre vers l excellence, avec pour objectif la satisfaction de ses clients directs, les maires, et en général, pour la qualité de la distribution des énergies électriques et gazières dans le département. Notre qualité d établissement public et de gestionnaire de fonds publics, implique des devoirs particuliers dont découlent les valeurs de l entité auxquelles adhérent nos élus et leurs mandants ainsi que toute l équipe opérationnelle. Ces valeurs sont les suivantes : - égalité de traitement de tous les clients, maires, particuliers et des fournisseurs - intégrité - transparence des - efficacité dans les réponses aux besoins exprimés et implicites - rigueur de la gestion, technique, administrative et financière - efficience des achats - qualité des prestations - écoute permanente des clients en vue de l amélioration de nos prestations - prestations et participations des communes adaptées à leurs besoins et leurs possibilités - pratique du développement durable respectueux de l environnement naturel et anthropique sont notre référence et nos objectifs généraux et permanents. Pour cela, il nous faut : 1. Participer au développement de l économie locale par l efficacité de nos prestations pour amener l énergie aux entreprises, en offrant au marché des programmes de travaux majorés, en particulier en période de crise économique, et par la mobilisation de toutes les ressources disponibles, 2. Développer le réseau gaz dans le département par de nouvelles consultations de délégation de service public. 3. Favoriser le développement économique local en donnant la priorité aux programmes d extension et de renforcement du réseau électrique. 4. Mieux connaître les besoins de nos clients, les communes, et proposer aux élus les orientations adaptées à leurs attentes, 5. Répondre aux besoins nouveaux et développer l exercice de la compétence maintenance de l éclairage public par l adhésion de nouvelles communes. 6. Poursuivre la réduction des coûts des travaux sous maîtrise d ouvrage du SIEGE. 7. Développer encore nos compétences en éclairage public maintenance et investissements pour accéder au rang de la référence technique régionale. 8. Suivre, valider les innovations dans tous nos domaines de compétences techniques. 9. Accroître nos compétences juridiques, financières et administratives en veillant à la juste information externe de tous les acteurs concernés. 10. Assister les collectivités pour la maîtrise de la demande en énergie (M.D.E.) des bâtiments communaux et de l éclairage public. Chacun d entre nous a conscience de ces valeurs qu il fait siennes, et personnellement je m engage, dans mes fonctions de Directeur général, à poursuivre dans notre démarche d amélioration, avec votre participation efficace et volontaire. J ai désigné pour nous assister dans cette démarche Mathilde GIRARD, Responsable de la Qualité. Le Directeur Général A. de VANDIERE

3 PRÉSENTATION DES ACTIVITÉS L objet de ce syndicat, conformément à ses statuts, est d exercer au lieu et place des communes membres la compétence d autorité organisatrice de la distribution publique d électricité et de gaz. A ce titre, il exerce notamment les missions suivantes : - la passation de tous actes ou conventions relatifs à la délégation des missions des services publics de distribution d'électricité et de gaz ; - le contrôle du bon accomplissement des missions de service public visées ci-dessus ; - la maîtrise d'ouvrage des travaux sur le réseau public de distribution d'électricité et de gaz ou, le cas échéant, la participation financière aux travaux quand le syndicat n'est pas lui-même maître d'ouvrage des investissements en vertu des dispositions contractuelles ou législatives ; - la représentation des intérêts des communes membres et des usagers dans leurs relations avec les exploitants et toute personne morale et physique ; - l'organisation des services d'études administratives, juridiques et techniques en vue de l'examen pour le compte du syndicat de toutes questions intéressant le fonctionnement du service public de l'électricité et du gaz; - la représentation des personnes morales membres dans tous les cas où les lois et règlements en prévoient que celles-ci doivent être représentées ou consultées ; - l'application, le cas échéant, des dispositions législatives et réglementaires relatives à l'utilisation des réserves d'énergie électrique. EXCLUSIONS DU DE MANAGEMENT DE LA QUALITE : Chapitre Conception et développement. Notre processus opératoire est uniquement une prestation de service qui ne demande pas la mise en place d'un processus de conceptiondéveloppement. Chapitre Préservation du produit. Notre activité étant uniquement du service ne peut être manutentionnée, livrée, conditionnée, stockée. Chapitre Maîtrise des dispositifs de surveillance et de mesure. Notre activité, uniquement basée sur du service, n'utilise pas d'instrumentation nécessitant des étalonnages. PROCESSUS DU SMQ Q MANAGEMENT D OUVRAGE D ŒUVREACHATS CONTROLE LIQUIDATIONMAINTENANCE ECLAIRAGE PUBLICMDE CONCESSIONS Ecoute Communes Mesure de la satisfaction (ACPRO02) Données d entrée Programmation annuelle Données de sortie Surveillance Réseaux Actions vers Concessionnaires Engagement Politique et objectifs Revue de direction Organisation générale Planification Projet Maîtrise des Documents Qualité (DOCPRO01 + DOCDON01) Maîtrise des Enregistrements Qualité (DOCPRO01 + DOCDON02) Relevé des délibérations Demandes communes Demandes lotisseurs Organisation du travail Gestion des compétences Formation professionnelle Travaux Traitement administratif Contrôle des prestations Sélection des fournisseurs et Suivi des marchés Ressources informatiques : logiciels, bureautique Moyens de communication Réalisations Contrôle des chantiers Evaluation des prestataires Entretien du parc d éclairage public pour les communes adhérentes (compétence optionnelle) Dysfonctionnements Réclamations maires (ACPRO02) Mise à jour des documents Textes réglementaires CONTROLES Revue de Processus Audits internes (ACPRO03) Analyse des données Actions correctives (ACPRO01) Actions préventives (ACPRO01) AMÉLIORATION

4 Management : La réalisation de ce processus, qui incombe à la direction générale, a pour but de définir les objectifs à atteindre en fonction des exigences des tiers (communes, particuliers, administrations), à déterminer les moyens à mettre en œuvre et entretenir le système de management de la qualité. La revue de direction est le moment privilégié pour analyser l'efficacité du système et définir de nouveaux objectifs. Maîtrise d ouvrage : Ce processus est relatif au fonctionnement de l entité, notamment au niveau des assemblées d élus (Bureau, Comité), au niveau de la communication (accueil, plaquettes), mais aussi au niveau de la phase de programmation (réunions cantonales), de l établissement du Budget et des Marchés Publics. Maîtrise d œuvre : Ce processus est relatif à la phase technique de l action du Syndicat. Il traite du lancement, du suivi et de la réception des travaux. Cette phase est réalisée pour l essentiel par les Directeurs de Travaux du SIEGE, en relation avec la Direction Générale et la Direction des Services Techniques. Liquidation : Le processus Liquidation intervient après la réalisation des travaux, et traite le circuit de facturation d une part, ainsi que le suivi de la perception des recettes. Ce processus prend en charge également la réalisation de bilans et de tableaux de bord. Achats : Ce processus a trait à la relation avec les fournisseurs et prestataires travaillant pour le compte du SIEGE et chargés de l exécution physique des prestations effectuées au nom des communes membres. Maintenance Eclairage Public : Ce processus vise à retracer et organiser le fonctionnement du service en charge de la maintenance de l Eclairage public, compétence optionnelle proposée aux communes. Ce service est chargé de l entretien des matériels et équipements d éclairage public (candélabres, luminaires ) Maîtrise de la Demande en Energie (MDE) : Ce processus traite de l assistance apportée par le SIEGE, l ingénierie et l assistance générale au maître d ouvrage pour la MDE, sur les bâtiments communaux et l éclairage public. Ressources humaines : La réalisation de ce processus, qui incombe au gestionnaire des Ressources Humaines, en relation avec la direction générale a pour but de mettre en œuvre et gérer les moyens humains nécessaires à la réalisation de l objet du Syndicat. Gestion documentaire : Ce processus s assure de la fiabilité et de la mise à jour des documents, ainsi que de faciliter le repérage des modifications. Il permet également d éviter les nonconformités des activités du SIEGE par rapport à la législation et à la applicable (veille juridique). Système d information : Ce processus s intéresse aux moyens donnés aux agents en matière informatique, de logiciels, de moyens de communications et technologiques, afin de réaliser les missions et objectifs définis. Contrôle des Concessions : Ce processus est en charge du contrôle des concessions en matière de distribution publique d électricité et de gaz, et donc des relations avec les concessionnaires, afin de surveiller le bon fonctionnement de ces services publics. Amélioration : La réalisation de ce processus, qui incombe aux responsables qualité sur sites en corrélation avec la direction générale a pour but de déterminer les actions correctives, préventives à mettre en œuvre pour éliminer ou prévenir les dysfonctionnements. Le contrôle de la conformité du système qualité est effectué à intervalles planifiés par les audits internes.

5 INTERACTIONS ENTRE PROCESSUS ANALYSE DES RISQUES PROCESSUS CONTROLE DES CONCESSIONS LIQUIDATION D OUVRAGE MANAGEMENT Risque : suivi du Logiciel Comptable (CIVITAS) Ressources Humaines et comptable (CIVITAS) - Développements Risque : Risque : Risque : Risque : Risque : Risque : - Approbation de la direction pour la mise à jour et la création de CONTROLE DES CONCESSIONS Risque : LIQUIDATION suivi du Logiciel Comptable (CIVITAS) Risque : et perception des recettes dans les limites des prévisions arrêtées au Budget + selon programmation Ressources Humaines Risque : - Ressources Humaines en adéquation avec le Budget et les Risque : engorgement du service technique => Adaptation nombre de DT - Evaluations annuelles du personnel et détermination des plans de formation individuels avec l agent. D OUVRAGE et comptable (CIVITAS) Risque : MANAGEMENT - Développements Risque : - Approbation de la direction pour la mise à jour et la création de et perception des recettes dans les limites des prévisions arrêtées au Budget + selon programmation - Ressources Humaines en adéquation avec le Budget et les Risque : engorgement du service technique => Adaptation nombre de DT - Evaluations annuelles du personnel et détermination des plans de formation individuels avec l agent. D ŒUVRE gestion (LOANA) Risque : - Signalement des ouvrages vétustes par les DT - Réception Financements Risques : retards dans paiement des factures perception des recettes => Suivi des délais de paiement relances des téléphones mobiles) - Détermination des par la Maîtrise d Ouvrage Risque : demandes insatisfaites => répartition par canton équitablement - Surveillance et contrôle des prestations Risque : pratiques et prestations différentes =>Audits, réunion ST ACHATS et comptable Risque : MAINTENANCE ECLAIRAGE PUBLIC suivi du Logiciel de gestion de l Eclairage Public Risque : DE LA DEMANDE EN ENERGIE Risque : Risque : Dépassement des montants maximums des marchés ou de la durée - Procédures de marché lors des réunions institutionnelles - Marché déterminés en fonction des programmations Risque : Marché clos et attente avant relance => Suivi des marchés - Perception de subventions Risque : Retards dans la perception des recettes => Relances AMELIORATION dysfonctionnements Risque : Ressources indisponibles etou préventives Risque : - Traitements des etou préventives - Suivi indicateurs - Suivi indicateurs

6 PROCESSUS D ŒUVRE ACHATS MAINTENANCE ECLAIRAGE PUBLIC DE LA DEMANDE EN ENERGIE AMELIORATION gestion (LOANA) et comptable (CIVITAS) suivi du Logiciel de gestion de l Eclairage Public dysfonctionnements Risque : Ressources indisponibles etou préventives Risque : Risque : Risque : Risque : Risque : CONTROLE DES CONCESSIONS - Signalement des ouvrages vétustes par les Directeurs de Travaux - Traitements des etou préventives LIQUIDATION - Réception Financements Risques : retards dans paiement des factures retards dans perception des recettes => Suivi des délais de paiement et actions si besoin => Relances en cas d impayés Risque : Dépassement des montants maximums des marchés ou de la durée - Perception de subventions Risque : Retards dans la perception des recettes => Relances des téléphones mobiles) D OUVRAGE - Détermination des par la Maîtrise d Ouvrage Risque : demandes insatisfaites => répartition par canton équitablement - Suivi des de marché lors des réunions institutionnelles - Marché déterminés en fonction des programmations Risque : Marché clos et attente avant relance => Suivi régulier des marchés MANAGEMENT - Surveillance et contrôle des prestations Risque : pratiques et prestations différentes => Audits chantier, réunion ST - Suivi indicateurs - Suivi indicateurs D ŒUVRE fournisseurs par les Directeurs de Travaux Risque : Indisponibilité d un marché - Suivi et interaction en matière d Eclairage public : prise en compte des installations nouvelles - Conseils aux pour des projets d économies d énergie en éclairage public etou préventives ACHATS fournisseurs par les Directeurs de Travaux Risque : Indisponibilité d un marché fournisseurs MAINTENANCE ECLAIRAGE PUBLIC - Suivi et interaction en matière d Eclairage public : prise en compte des installations nouvelles fournisseurs - Utilisation des inventaires répertoriés dans le logiciel de gestion de l éclairage public Risque : Diagnostics erronés si base de données non mise à jour => Mises à jour régulières etou préventives DE LA DEMANDE EN ENERGIE - Conseils aux pour des projets d économies d énergie en éclairage public - Utilisation des inventaires répertoriés dans le logiciel de gestion de l éclairage public Risque : Diagnostics erronés si base de données non mise à jour => Mises à jour régulières AMELIORATION etou préventives etou préventives SYNDICAT INTERCOMMUNAL DE L ELECTRICITE ET DU GAZ DE L EURE Adresse : SIEGE 27 Téléphone : ZAC du Long Buisson Fax : Rue Concorde E.mail : direction@siege-27.fr GUICHAINVILLE Site internet :