La conduite du changement. Cours SI CdG Dauphine C Bidallier Page n 104

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1 La conduite du changement Page n 104

2 ENJEUX - Changements portés par SAP/R3 (PGI) Un outil pour les ambitions de modernisation et compétitivité du Groupe Schéma de Gestion Doter le management d un système de pilotage intégrant de nouveaux schémas de gestion, mieux adaptés à ses nouveaux besoins (dissociation comptable, pression concurrentielle ) Organisation Réorganiser et moderniser les fonctions supports pour plus de performance et de réactivité Système d information Substituer à l ensemble des Systèmes d Information et de Gestion existants développés de façon éparse, un système cohérent, unique et transverse Hommes Améliorer et homogénéiser les procédures en les confrontant t aux «meilleures pratiques» (démarche incontournable compte tenu de la taille et des ambitions du groupe) Page n 105

3 Rappel du contexte Les études d impacts ont pour objectifs : - de comprendre l environnement actuel: organisation, métiers et profils, culture de l unité, attentes et craintes des utilisateurs - d identifier les principaux impacts générés par PGI et d évaluer les conséquences de ces changements sur l organisation actuelle - d identifier des actions correctrices de changement à mettre en œuvre dans l unité Dans la pratique, les résultats obtenus permettront notamment: - de caractériser et de valoriser, par profil de métier et par unité les types de changement induits par PGI - d optimiser la politique de communication concernant PGI et de personnaliser l action des communicants en unité - d obtenir une répartition optimale des rôles et responsabilités de chacun - d affiner l accréditation des habilitations des acteurs 3. - de faciliter la mise en œuvre d une assistance spécifique à l unité 2. Structu 4. Identif ration 1. icatio et Identif n des planific icatio action ation Études d impacts n des impac ts s correc trices à mener des pistes de solutio ns Mise en œuvre des 5. RE X action s d acco mpagn ement Page n 106

4 Formalisation des impacts (1/3) Proposition de support permettant de lister et valoriser les différents impacts, préalablement à leur représentation visuelle Support type n 1 : Tableau des impacts Nature de l impact Description de l impact Degré de changement perçu Acteur impacté Outil Passage d une saisie papier p à une saisie informatique - Difficulté à utiliser un -le demandeur Culturel nouvel outil. -L assistante Organisationnel -Perte d action pour les -Le manageur assistantes -Responsabilisation du demandeur (pas de contrôle de l assistante avant saisie) -Plus de validation papier Page n 107

5 Formalisation des impacts (2/3) Support type n 2 : Matrice OMOC Organisation Outil Métier Le responsable de domaine et l appui local reportent ensuite la qualification et la valorisation des impacts qu ils ont évalués é sur la matrice OMOC La matrice doit être remplie pour chaque profil. Si toutefois les disparités importantes étaient constatées entre les personnes d un même profil, mettre un commentaire le précisant Culture Page n 108

6 Formalisation des impacts (3/3) Le responsable de domaine et l appui local qualifient le degré d impact en suivant les indications suivantes: Organisation : 1. Aucun changement 2. Changement limité à quelques procédures 3. Changement complet de procédures 4. Changement complet de procédures et de localisation Métier : Outil : 1. Évolution limité à un comportement et/ou compétence 2. Évolution de quelques compétences et/ou comportements (modification, apparition, disparition) 3. Remplacement d un domaine entier de compétences et/ou comportements 4. Changement de métier 1. Changement limité à quelques fonctionnalités et/ou ergonomie 2. Changement de plusieurs fonctionnalités ou changement complet d ergonomie 3. Remplacement d un outil par un autre 4. Passage d un support papier à un support informatique Culture : 1. Simple changement de vocabulaire 2. Apparition d un nouveau concept 3. Nouvelles valeurs professionnelles (coopération, réactivité, ) 4. Bouleversement culturel Page n 109

7 Catégorie d accompagnement Le plan d accompagnement permet de structurer les actions à mener et de les échelonner en fonction des moyens disponibles et des contraintes du planning Projet Les besoins d accompagnement identifiés peuvent être classés selon les 5 catégories ci-dessous: Formation, Session de formation personnalisée ou générale, é e-learning, autoformation, documentation papier, e-documentation, aide en ligne documentation Actions d accompagnement Communication Assistance Courrier électronique, réunion d'information, journaux internes, Intranet,Newsletter, affichage, vidéo, partenaires sociaux, journées portes ouvertes... Assistance sur le lieu de travail, compagnonnage, hot line, tutorat... Ressources Humaines Sponsorship Définition de fiches de postes fonction, recrutement, mobilité interne... Intervention du management en réunions de service, lettres d informations envoyées par la Direction de l unité, du Programme Page n 110

8 Formalisation des pistes de solution Grille d identification des actions d accompagnement Nature de l action à mener Nature de l impact Degré de l impact Impacts Action correctrice Acteurs Date Formation Outil 4 Passage d une saisie papier à une saisie informatique Mise en place de formations légères Identification de supers utilisateurs Mise en place d une assistance téléphonique après le démarrage Création d aide-mémoire, manuel de formation, aide en ligne SFP Équipe centrale Co-animateurs et formateurs relais Pendant la formation Communication Communication sur l ergonomie, la simplicité, la convivialité de l interface Communicant Direction unité Avant et pendant la formation Sponsorhip Culturel 3 Nouvelle valeur professionnelle Présentation par le management des messages sur la responsabilisation des agents Management Avant le démarrage Communication Organisation 2 Perte de temps Communication sur le gain de temps provoqué par une décentralisation de la saisie des temps Communicant Direction de l unité Avant le démarrage Sponsorhip Intervention du management Management Avant le démarrage Page n 111

9 Exemple de la matrice OMOC 4 OUTIL Passage d une saisie papier à informatique 2 ORGANISATION Changement limité à quelques procédures 1 METIER Évolution limitée i à un comportement et/ou compétence CULTURE 3 Apparition de nouvelles valeurs professionnelles OPTIONNEL Page n 112

10 Définition et principes Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet Août Déclinaison de l organisation cible Etat t des lieux Etudes d impacts Attribution des rôles Réalisation des actions d accompagnement Lancement unité Mobilisation des communicants Organiser une Journée Portes Ouvertes Enquête Enquête Communication perception1 perception2 démarrage Les résultats de ces études d impacts permettent, pour rappel, d obtenir une répartition optimale des rôles et responsabilités de chacun, et d affainer l accréditation des habilitations des acteurs. Page n 113