CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES BTC/CTB BXL 1327 DU 23/08/2012

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1 CAHIER SPÉCIAL DES CHARGES BTC/CTB BXL 1327 DU 23/08/2012 MARCHÉ DE SERVICES POUR«LE DÉVELOPPEMENT ET L INSTALLATION D UN SOFTWARE POUR LE SYSTÈME PAYROLL DE LA CTB»

2 TABLE DES MATIÈRES 1 GÉNÉRALITÉS DÉROGATIONS AU CAHIER GÉNÉRAL DES CHARGES POUVOIR ADJUDICATEUR RÈGLES RÉGISSANT LE MARCHÉ DÉFINITIONS CONFIDENTIALITÉ OBLIGATIONS DÉONTOLOGIQUES DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPÉTENTS OBJET ET PORTÉE DU MARCHÉ NATURE DU MARCHÉ OBJET DU MARCHÉ DURÉE RÉSILIATION PROCÉDURE MODE DE PASSATION PUBLICITÉ INFORMATION OFFRE SÉLECTION QUALITATIVE NÉGOCIATIONS ATTRIBUTION CONCLUSION DU CONTRAT DISPOSITIONS CONTRACTUELLES PARTICULIÈRES FONCTIONNAIRE DIRIGEANT (ART. 1) CAUTIONNEMENT (ART. 5) TIERCES PERSONNES RÉVISION DES PRIX (ART. 13) DROITS INTELLECTUELS (ART. 14) PAIEMENTS (ART.15) CONTENTIEUX (ART. 18) MOYENS D ACTION DU POUVOIR ADJUDICATEUR (ART. 20 ET 75) ÉLÉMENTS INCLUS DANS LE PRIX (ART. 67) CORRESPONDANCE AVEC LE PRESTATAIRE DE SERVICES (ART. 68) DÉLAIS DE LIVRAISON PERSONNEL DE L ADJUDICATAIRE... 18

3 4.13 GARANTIE RÉCEPTIONS (ART. 19, 71 ET 74) TERMES DE RÉFÉRENCE INTRODUCTION SITUATION ACTUELLE DE LA CTB PROFIL RECHERCHÉ OBJECTIFS DU SOFTWARE CONDITIONS TECHNIQUES REQUISES DOCUMENTATION PRÉSENTATION DU SOFTWARE ET FORMATION AUX UTILISATEURS AUTRES SPÉCIFICATIONS LICENCES PROPOSITION TECHNIQUE FORMULAIRES FORMULAIRES D IDENTIFICATION SOUS-TRAITANTS LA LISTE DES SERVICES SIMILAIRES FORMULAIRE D OFFRE DÉCLARATION D INTÉGRITÉ POUR LES SOUMISSIONNAIRES MODÈLE DE PREUVE DE CONSTITUTION DE CAUTIONNEMENT CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 3

4 1 Généralités 1.1 Dérogations au cahier général des charges Le point 4 «Dispositions contractuelles particulières» du présent cahier spécial des charges (CSC) contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation au cahier général des charges (CGCh) ou qui complètent ou précisent celui-ci. Dans le présent CSC, il est dérogé à l article 67 du CGCh ( 1.2 Pouvoir adjudicateur Le pouvoir adjudicateur du présent marché public est la Coopération Technique Belge, société anonyme de droit public à finalité sociale, ayant son siège social à 147, rue Haute, 1000 Bruxelles (numéro d entreprise , RPM Bruxelles). En application de la loi du 21 décembre 1998 portant création de la «Coopération Technique Belge», la CTB se voit confier l exclusivité de l exécution, tant en Belgique qu à l étranger, des tâches de service public en matière de coopération bilatérale directe avec des pays partenaires. En outre, elle peut exécuter d autres missions de coopération à la demande d organismes d intérêt public et développer des actions propres qui contribuent à ses objectifs. Pour ce marché, la CTB est valablement représentée par Madame Krista Verstraelen, Directrice Ressources Humaines. 1.3 Règles régissant le marché Pour ce marché, sont e.a. d application : La Loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 1 L A.R. du 8 janvier 1996 relatif aux marchés publics de travaux, de fournitures et de services et aux concessions de travaux publics. 1 L A.R. du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. 1 Le Cahier général des Charges*, repris à l annexe de l Arrêté Royal du 26 septembre 1996 établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics. La loi du 21 décembre 1998 portant création de la Coopération Technique Belge 2, modifiée par les lois des 13 novembre 2001 et 30 décembre Une version coordonnée de ce document peut être consultée sur ; cliquer sur économie > marchés publics > réglementation > arrêtés. 2 M.B M.B et

5 La Convention relative à la lutte contre la corruption de fonctionnaires étrangers dans des transactions commerciales internationales qui a été transposée en droit belge par la loi du 10 février 1999 relative à la répression de la corruption Définitions Dans le cadre de ce marché, il faut comprendre par : Le soumissionnaire : La personne physique (m/f) ou morale qui introduit une offre ; Le prestataire de service ou l adjudicataire : Le soumissionnaire à qui le marché est attribué ; Le pouvoir adjudicateur : La Coopération Technique Belge ; L offre : L engagement du soumissionnaire d exécuter le marché aux conditions qu il présente ; Cahier Général des Charges (CGCh) : L annexe à l AR du 26/09/1996 ; Cahier Spécial des Charges (CSC) : Le présent document ainsi que toutes ses annexes et documents auxquels il fait référence. 1.5 Confidentialité Le soumissionnaire ou l'adjudicataire et la CTB sont tenus au secret à l'égard des tiers concernant toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre du présent marché et ne transmettront celles-ci à des tiers qu'après accord écrit et préalable de l'autre partie. Ils ne diffuseront ces informations confidentielles que parmi les préposés concernés par les services. Ils garantissent que ces préposés seront dûment informés de leurs obligations de confidentialité et qu ils les respecteront. 1.6 Obligations déontologiques Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l exclusion du candidat, du soumissionnaire ou de l adjudicataire d autres marchés publics pour la CTB. Pendant la durée du marché, l adjudicataire et son personnel respectent les droits de l homme et s engagent à ne pas heurter les usages politiques, culturels et religieux du pays bénéficiaire. Le soumissionnaire ou l adjudicataire est tenu de respecter les normes fondamentales en matière de travail, convenues au plan international par l Organisation Internationale du Travail (OIT), notamment les conventions sur la liberté syndicale et la négociation collective, sur l élimination du travail forcé et obligatoire, sur l élimination des discriminations en matière d emploi et de profession et sur l abolition du travail des enfants. 4 Articles 240 à 252, 504bis à 504ter Code pénal et articles 10quater Code de procédure pénale. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 5

6 Toute tentative d un soumissionnaire visant à se procurer d informations confidentielles, à procéder à des ententes illicites avec des concurrents ou à influencer le comité d évaluation ou le pouvoir adjudicateur au cours de la procédure d examen, de clarification, d évaluation et de comparaison des offres et des candidatures entraîne le rejet de sa candidature ou de son offre. De plus, afin d éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l exécution du marché, il est strictement interdit à l adjudicataire d offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux préposés du pouvoir adjudicateur concernés directement ou indirectement par le suivi et/ou le contrôle de l exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Toute offre sera rejetée ou tout contrat (marché public) annulé dès lors qu il sera avéré que l attribution du contrat ou son exécution aura donné lieu au versement de «frais commerciaux extraordinaires». Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionnée au marché principal ou qui ne résulte pas d un contrat en bonne et due forme faisant référence à ce marché, toute commission qui ne rétribue aucun service légitime effectif, toute commission versée dans un paradis fiscal, toute commission versée à un bénéficiaire non clairement identifié ou à une société qui a toutes les apparences d une société de façade. L adjudicataire du marché s engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels. L adjudicataire ayant payé des dépenses commerciales inhabituelles est susceptible, selon la gravité des faits observés, de voir son contrat résilié ou d être exclu de manière permanente. 1.7 Droit applicable et tribunaux compétents Le marché doit être exécuté et interprété conformément au droit belge. Les parties s engagent à remplir de bonne foi leurs engagements en vue d assurer la bonne fin du marché. En cas de litige ou de divergence d opinion entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire, les parties se concerteront pour trouver une solution. À défaut d accord, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents pour régler les litiges. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 6

7 2 Objet et portée du marché 2.1 Nature du marché Le présent marché est un marché de services. 2.2 Objet du marché Ce marché de services consiste dans le développement et l installation d un software pour le système payroll de la CTB, conformément aux conditions du présent CSC. Le présent marché se compose d un seul lot. 2.3 Durée Suite à la conclusion du contrat,et afin de garantir la continuité du service, l exécution des prestations débutera obligatoirement le lundi 3 décembre Le marché à une durée de 36 mois. 2.4 Résiliation Si le prestataire se rend coupable de manquements quant aux situations de conflits d intérêts, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de mettre fin au contrat. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 7

8 3 Procédure 3.1 Mode de passation Procédure négociée sans publicité préalable en application de l art. 17, 2, 1 a, de la loi du Publicité Publicité officielle Pas d application Publicité CTB Ce marché est publié sur le site Web de la CTB ( 3.3 Information L attribution de ce marché est coordonnée par le service Logistique et Achats. Aussi longtemps que court la procédure, tous les contacts entre le pouvoir adjudicateur et les soumissionnaires (éventuels) concernant le présent marché se font exclusivement via ce service et il est interdit aux soumissionnaires (éventuels) d entrer en contact avec le pouvoir adjudicateur d une autre manière au sujet du présent marché, sauf disposition contraire dans le présent CSC. Tout renseignement doit donc être demandé par écrit ou par courriel à Mme Florence Seeuws, gestionnaire de marchés publics, (florence.seeuws@btcctb.org). Jusqu à la notification de la décision d attribution il ne sera donné aucune information sur l évolution de la procédure. Si les soumissionnaires intéressés ont téléchargé le CSC sous forme électronique, ils sont priés de prendre contact avec le gestionnaire de marchés publics afin de lui transmettre leurs coordonnées et de se renseigner sur les éventuelles modifications ou informations complémentaires. Il est également recommandé aux soumissionnaires ayant téléchargé le CSC sous forme électronique de consulter régulièrement le site-web de la CTB ( 3.4 Offre Portée de l offre Le soumissionnaire doit souscrire sans réserve à l ensemble du CSC. Si ce dernier devait présenter des lacunes, des erreurs et/ou des imprécisions, le soumissionnaire doit les indiquer et les corriger dans un document distinct et y exposer les explications utiles et les conséquences, notamment au plan financier et technique. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 8

9 Par le seul fait de déposer une offre, le soumissionnaire déclare renoncer à ses propres conditions générales (de vente). Toute mention contraire sera considérée comme une réserve pouvant mener à l éviction de l offre Composition de l offre L offre du soumissionnaire sera composée comme suit : Le formulaire d identification ; L attestation concernant la sécurité sociale (voir point «Situation personnelle») ; Le profil de la société et la liste des services similaires exécutés au cours des trois dernières années par le soumissionnaire (cf. Point «Capacité technique») ; Le CV du (des) consultant(s) proposé(s) (cf. Point «Capacité technique») ; Le formulaire d offre ; La version papier (maximum 2 pages recto verso au format A4) de la description du software relative à l évaluation de la qualité de la proposition technique incluant entre autre la facilité d emploi et la facilité d installation (cf. Point 3.7 «Attribution»). La déclaration d intégrité Déclaration sur l honneur La proposition technique (cf. Point 5.10 «Proposition technique») Enoncé des prix Tous les prix seront mentionnés en euros. Aucune formule d adaptation au taux de change ne sera acceptée. Les prix offerts sont des prix hors TVA Langue L offre sera rédigée en français ou en néerlandais Délai d engagement Les soumissionnaires restent engagés par leur offre pour une durée de 90 jours de calendrier, à compter du jour suivant celui de la date limite de la réception des offres Introduction des offres Un exemplaire original de l offre complète sera introduit sur papier en y mentionnant clairement qu il s agit de l original. En plus, le soumissionnaire joindra à l offre originale, une copie sous format papier (imprimé recto verso) et une copie de l offre sous forme d un fichier au format PDF sur CD-rom. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 9

10 L offre comporte les documents nécessaires dans le cadre des critères de sélection et d attribution (voir points 3.5 «Sélection qualitative» et 3.7 «Attribution»). L original et les «copies» ou «duplicatas» signés et datés seront envoyés à la Coopération Technique Belge, Rue haute 147, 1000 Bruxelles à Mme Florence Seeuws, gestionnaire de marchés publics, sous enveloppe scellée portant la mention : «OFFRE», le numéro du CSC (Bxl 1327). Il devra être réceptionné le 21/09/2012 à 11h00 au plus tard. Il sera obligatoirement transmis soit par pli recommandé à la Poste 5, soit par porteur, contre accusé de réception. L offre et chacun des documents l accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Il en va de même de toute surcharge, rature ou mention qui y serait apportée. Le mandataire doit faire apparaître qu il est autorisé à engager le soumissionnaire. 3.5 Sélection qualitative En vue de la sélection qualitative des soumissionnaires, conformément aux art. 69 e.s. de l A.R. du 8 janvier 1996, il y a donc lieu pour le soumissionnaire de joindre à son offre un dossier de sélection avec les renseignements demandés dans la Partie 3 concernant sa situation personnelle, sa capacité financière et son aptitude technique pour ce marché. Le soumissionnaire est, en outre, tenu de démontrer à l aide des documents demandés dans le dossier de sélection qu il est suffisamment capable, tant du point de vue administratif que du point de vue technique de mener à bien le présent marché public Situation personnelle Par le seul fait de déposer son offre, le soumissionnaire déclare sur l honneur qu il ne tombe pas sous le coup des critères d exclusion des art. 69 et 69 bis de l AR du 8 janvier À la demande du pouvoir adjudicateur, les candidats doivent, le cas échéant, apporter la preuve qu ils satisfont aux exigences stipulées aux articles 69 et 69 bis de l AR du 8 janvier Le soumissionnaire joint une attestation originale délivrée par l Office National de Sécurité Sociale (ONSS) ou équivalent portant sur le 1 er trimestre 2012 dont il ressort qu il a accompli ses devoirs en matière du paiement des cotisations sociales. Si le soumissionnaire est indépendant, il joindra à son offre une déclaration sur l honneur selon laquelle il ne dispose pas de personnel soumis aux règles relatives à la sécurité sociale Capacité technique La capacité technique du soumissionnaire sera évaluée en vertu de son savoir-faire et expérience. Le soumissionnaire joindra pour ce faire à son offre : 5 En cas de réception après la date sus-mentionnée, seules les offres pour lesquelles une preuve d envoi en recommandé datée au minimum d un (1) jour avant la date de réception définitive des offres seront acceptées. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 10

11 Profil de la société : Description de celle-ci et la description comprendra entre autre l organigramme de la société, le nombre des différentes divisions/services et le nombre de personnes y afférent et les CV des personnes chargées de prester les services relatifs au présent marché La liste des principaux services similaires qu il a exécutés au cours des trois dernières années, avec à chaque fois : o Un bref résumé du service presté ; o Le destinataire (organisme public ou privé) de ce service ; o L année d exécution. 3.6 Négociations Le(s) soumissionnaire(s) ayant introduit les offres les plus intéressant(es), peut (peuvent) être invités à présenter / préciser leur offre par écrit ou lors d un entretien avec le pouvoir adjudicateur. Le cas échéant, il(s) sera (seront) invité(s) à introduire une offre améliorée. Le pouvoir adjudicateur se réserve le droit, pendant les négociations, de déroger aux dispositions administratives et techniques du CSC. Les offres doivent autant que possible satisfaire aux prescriptions du cahier spécial des charges, tant en ce qui concerne la forme que le contenu. Si une offre contient des éléments ne correspondant pas aux prescriptions du cahier spécial des charges, ceux-ci pourront éventuellement quand même être pris en considération dans le cadre des négociations entre le pouvoir adjudicateur et le soumissionnaire. Toutefois, les offres dérogeant de manière trop importante au cahier spécial des charges seront écartées des négociations. Le pouvoir adjudicateur sélectionne souverainement, dans le respect toutefois du principe d égalité de traitement des soumissionnaires, les offres non conformes qu il prend en considération dans le cadre des négociations. 3.7 Attribution Le choix de l offre la plus avantageuse est basé sur une évaluation des offres en tenant compte des critères suivants : le prix : 65% Qualité de la proposition technique ( cela comprend : la facilité d emploi, facilité d installation) : 35% La règle suivante sera appliquée pour distribuer les points : Pour le critère prix : Point de l offre X = Prix de l offre la moins chère x nombre max de point Prix de l offre X CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 11

12 En ce qui concerne le critère qualité de la proposition technique : la meilleure offre reçoit chaque fois le maximum des points et les autres offres sont cotées en fonction de l écart relatif par rapport à la meilleure offre. 3.8 Conclusion du contrat Le marché sera attribué au soumissionnaire (sélectionné) qui a introduit l offre la plus avantageuse, le cas échéant améliorée, sur base des critères mentionnés ci-dessus. Cependant, il est à remarquer qu en vertu de l art. 18 de la loi du 24 décembre 1993, le pouvoir adjudicateur peut soit renoncer à passer le marché, soit refaire la procédure, au besoin suivant un autre mode. Le contrat intégral consiste dès lors en un marché attribué par la CTB au soumissionnaire choisi conformément au présent CSC et ses annexes, l offre et toutes ses annexes, telles qu éventuellement modifiées suite aux négociations, la lettre recommandée portant notification de la décision d attribution et les documents éventuels ultérieurs, acceptés et signés par les deux parties. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 12

13 4 Dispositions contractuelles particulières Le présent chapitre de ce CSC contient les clauses administratives et contractuelles particulières applicables au présent marché public par dérogation au CGCh ou qui complètent ou précisent celui-ci. La numérotation des dispositions reprises ci-dessous suit celle du CGCh. En l absence d indication, les dispositions pertinentes du CGCh sont intégralement d application. 4.1 Fonctionnaire dirigeant (art. 1) Le fonctionnaire dirigeant est Mme Nadia Lievens, responsable Payroll Bruxelles,Rue Haute 147, 1000 Bruxelles. Une fois le marché conclu, le fonctionnaire dirigeant est l interlocuteur principal du prestataire de services. Toute la correspondance et toutes les questions concernant l exécution du marché lui seront adressées, sauf mention contraire expresse dans ce CSC. Le fonctionnaire dirigeant est responsable de la bonne exécution et de la coordination de toutes les activités liées à l expertise et la réception. Le fonctionnaire dirigeant a pleine compétence pour ce qui concerne le suivi de l exécution du marché, y compris la délivrance d ordres de service, l établissement de procès-verbaux et d états des lieux, l approbation des services, des états d avancements et des décomptes. Le fonctionnaire dirigeant est habilité à prendre toute ordonnance, dans les limites du présent CSC, en vue de permettre la bonne exécution du contrat. Ne font toutefois pas partie de sa compétence : la signature d avenants, ainsi que toute autre décision ou accord impliquant une dérogation aux clauses et conditions essentielles du marché. Pour de telles décisions, le pouvoir adjudicateur est représenté comme stipulé au point 1.2 «Pouvoir adjudicateur». 4.2 Cautionnement (art. 5) Constitution du cautionnement Conformément aux art. 5 et suivants du CGCh est requis un cautionnement de 5 % du montant initial du marché, arrondi à la dizaine d euros supérieure, dont le prestataire de services doit justifier de la constitution dans un délai de 30 jours, à compter de la date d attribution du marché. Le cautionnement répond des obligations du prestataire de services jusqu à complète exécution du marché. Dans les trente jours de calendrier qui suivent le jour de la conclusion du marché, l adjudicataire justifie la constitution du cautionnement par lui-même ou par un tiers, de l une des façons définies à l art. 5 du CGCh. Si le cautionnement est constitué en numéraire, le virement doit être effectué au compte mentionné ci-dessous (voir procédure sur : CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 13

14 PCR N du SPF FINANCES - TRÉSORERIE Caisse des Dépôts et Consignations Cautionnement en numéraire Avenue des Arts, Bruxelles T. : 02/ F. : 02/ L adjudicataire peut de même constituer le cautionnement de l une des manières énumérées à l Art. 5, 3 du CGCh. Il sera dans tous les cas inconditionnel et aucune date de libération automatique sera mentionnée. Le cautionnement est régi par le droit belge et seuls les tribunaux belges sont compétents pour statuer sur tout litige (voir Modèle de preuve de constitution de cautionnement) Défaut de cautionnement (art. 6) Conformément aux art. 6 du CGCh : 1. Lorsque l adjudicataire ne produit pas dans le délai prévu à l article 5, 3, alinéa 1er, la preuve de la constitution du cautionnement, ce retard donne lieu de plein droit et sans mise en demeure à l application d une pénalité de 0,02 % du montant initial du marché par jour de retard. La pénalité totale ne peut dépasser 2 % du montant initial du marché. 2. Lorsqu après mise en demeure par lettre recommandée à la poste, l adjudicataire reste en défaut de produire la preuve de la constitution du cautionnement dans un dernier délai de quinze jours prenant cours à la date d envoi de la lettre recommandée, le pouvoir adjudicateur peut : 1 soit constituer le cautionnement d office par prélèvement sur les sommes dues pour le marché considéré; dans ce cas, la pénalité est forfaitairement fixée à 2 % du montant initial du marché; 2 soit appliquer les mesures d office. En toute hypothèse, la résiliation du marché pour ce motif exclut l application de pénalités ou d amendes pour retard. 3. Les manquements aux clauses du marché relatives au cautionnement ne donnent pas lieu à l établissement du procès-verbal prévu à l article 20, Libération du cautionnement (art. 9) Le cautionnement pourra être libéré après la réception définitive à la demande de l adjudicataire. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 14

15 4.3 Tierces personnes 1. Le fait que l adjudicataire confie tout ou partie de ses engagements à des soustraitants ne dégage pas sa responsabilité envers le pouvoir adjudicateur. Celui-ci ne se reconnaît aucun lien contractuel avec ces tiers. Le prestataire de service s engage à faire exécuter le marché par les personnes indiquées dans l offre (et les documents de sélection), sauf cas de force majeure. Pour tous les sous-traitants et services achetés autres que ceux mentionnés dans l offre ou le dossier de sélection, le prestataire de services devra obtenir l approbation du fonctionnaire dirigeant. En aucun cas, le pouvoir adjudicateur n acceptera ou ne remboursera les dépenses émanant d un transfert ou d une sous-traitance non approuvés. L adjudicataire reste, dans tous les cas, seul responsable vis-à-vis du pouvoir adjudicateur. 4.4 Révision des prix (art. 13) Une révision des prix ne sera pas acceptée. Les prix sont fermes et non révisables. 4.5 Droits intellectuels (art. 14) Le prix d acquisition des droits de brevet et des redevances dues pour les licences d exploitation ainsi que pour le maintien du brevet sont supportés par l adjudicataire, que leur existence aient été signalée ou pas dans le présent cahier spécial des charges. La dérogation a pour objectif de permettre une comparaison plus claire et plus simple des différents prix. Le pouvoir adjudicataire obtiendra de plein droit les droits d auteur et/ou droits intellectuels sur tous les documents et/ou rapports qui seront créés dans le cadre du présent marché public par le prestataire de services. Le transfert de ces droits aura lieu au moment de l approbation/validation des documents et rapports concernés. Le prestataire de service s engage à ne pas faire de publicité concernant ce marché sans l accord préalable et écrit du pouvoir adjudicateur. Il peut cependant mentionner ce marché comme référence dans le cadre d un marché public, à condition qu il en indique l état avec véracité (p. ex. «en exécution»), et pour autant que le pouvoir adjudicateur n ait pas retiré cette autorisation pour cause de mauvaise exécution du marché. 4.6 Paiements (art.15) Le paiement se fait conformément à l art e.s. CGCh et se fait dès lors dans un délai de cinquante jours calendrier, à compter de la réception de la facture. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 15

16 La facture sera introduite en double exemplaires, dont un exemplaire portera la mention «original» et l autre «copie» ou «duplicata», en précisant le titre de la prestation (Développement et installation d un software pour le système payroll), le numéro du CSC (Bxl 1327), et le nom du fonctionnaire dirigeant (Nadia Lievens). Les deux exemplaires seront envoyés à l adresse suivante : Coopération Technique Belge, «Nadia Lievens, Rue Haute 147, 1000 Bruxelles, Belgique. Cette facture sera signée et datée, et portera la mention suivante : «certifiée sincère et véritable et arrêtée à la somme de << >> (montant en toutes lettres)». Aucune avance ne peut être demandée par le prestataire de services. Le paiement sera effectué après réception et approbation du rapport final. 4.7 Contentieux (art. 18) Le présent marché, de même que toutes les conséquences ou effets juridiques qui pourraient en résulter sont intégralement soumis à la loi belge. En cas de litige ou de divergence d opinion entre le pouvoir adjudicateur et l adjudicataire, les parties se concerteront pour trouver une solution. A défaut d accord, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents pour régler les litiges. 4.8 Moyens d action du pouvoir adjudicateur (art. 20 et 75) Expiration du délai d exécution Sans faire préjudice à ce qui est stipulé à l article 20 du CGCh établi en annexe à l arrêté royal du 26 septembre 1996, le seul fait de l expiration du délai d exécution éventuellement prolongé vaut mise en demeure pour le prestataire de services. Toutes les prescriptions relatives aux amendes pour retard s appliquent de plein droit, sans formalités ni avis quelconque Défaut d exécution L adjudicataire est considéré en défaut d exécution du marché : Lorsque les prestations ne sont pas complètement achevées dans le délai d exécution contractuel ou aux diverses dates fixées pour leur achèvement partiel ; A tout moment, lorsque les prestations ne sont pas poursuivies de telle manière qu elles puissent être entièrement terminées aux dates fixées ; Lorsqu il ne suit pas les ordres écrits, valablement donnés par le pouvoir adjudicateur ; Lorsque les prestations ne sont pas exécutées dans les conditions (définies par le marché). Tous les manquements aux clauses du marché, y compris la non-observation des ordres CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 16

17 du pouvoir adjudicateur, sont constatés par un procès-verbal dont une copie est transmise immédiatement à l adjudicataire par lettre recommandée à la poste. L adjudicataire est tenu de s exécuter immédiatement. Il peut faire valoir ses moyens de défense par lettre recommandée à la poste adressée au pouvoir adjudicateur dans les quinze jours de calendrier suivant le jour déterminé par la date postale de l envoi du procès-verbal. Son silence est considéré, après ce délai, comme une reconnaissance des faits constatés. Les manquements constatés à sa charge rendent l adjudicataire passible d une ou de plusieurs des mesures prévues aux 4 à 9 de l article 20 du CGCh et à l article 75 du CGCh. 4.9 Éléments inclus dans le prix (art. 67) Le prestataire de services est censé avoir inclus dans tous ses prix tous les frais et impositions généralement quelconques grevant les services, à l exception de la taxe sur la valeur ajoutée. Sont inclus dans les prix unitaires forfaitaires les honoraires, d assurance, de communication, les formations, les frais administratifs et de secrétariat, le coût de la documentation relative aux services et éventuellement exigée par le pouvoir adjudicateur, la production et la livraison de documents ou de pièces liés à l exécution des services, les droits de douane et d accise relatifs au matériel et aux produits utilisés, les frais d emballage, les frais de réception, tous les frais, coûts de personnel et de matériel nécessaires pour l exécution du présent marché, la rémunération à titre de droit d auteur, l achat ou la location auprès de tiers de services nécessaires pour l exécution du marché. Sont également inclus dans les prix unitaires forfaitaires l adaptation du logiciel en fonction de l évolution des besoins de la CTB, ainsi que le service d appui en cas de problème et/ou de question. En cas de prolongation du marché, les prix unitaires forfaitaires mentionnés dans l offre sont d application Correspondance avec le prestataire de services (art. 68) Les notifications du pouvoir adjudicateur sont adressées au domicile ou au siège social mentionné dans l offre, sauf si le CSC fait obligation au prestataire de services, après la conclusion du marché, d élire domicile en un autre lieu Délais de livraison Le soumissionnaire est tenu d indiquer dans son formulaire d offre le délai de livraison du bien exprimé en jour de calendrier, indépendamment des jours de week-end et des congés légaux, ce délai ne pourra excéder 30 jours de calendrier. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 17

18 4.12 Personnel de l adjudicataire Pour les besoins de ce marché, le soumissionnaire désignera une personne de contact qui le représentera dans ses relations avec le pouvoir adjudicataire. Le personnel du soumissionnaire mobilisé pour réaliser ce marché doit : - disposer de l expérience nécessaire dans le domaine de la solution proposée ou de solutions comparables ; - la(les) personne(s) de contact doit être en mesure de communiquer aussi bien en français qu en néerlandais. L adjudicataire doit disposer d un personnel suffisant possédant les connaissances nécessaires et adaptées à l exécution des tâches. Les personnes concernées doivent également disposer d une connaissance suffisante des outils utilisés dans le cadre du marché. Les personnes chargées d exécuter le projet doivent être les mêmes que celles proposées dans l offre Garantie Le délai de garantie de chaque composant du marché est fixé à 3 ans à compter de la réception provisoire. Dans son offre, le soumissionnaire précisera la période de garantie ainsi que les conditions d application des garanties. Si certains éléments sont défectueux ou si les fonctionnalités n atteignent pas ou pas entièrement le niveau exigé dans le cahier spécial des charges ou annoncé dans l offre du soumissionnaire, celui-ci, pourvu que le défaut ne soit dû à une utilisation anormale du matériel, se chargera à ses propres frais de la réparation, de la correction ou du remplacement du matériel défectueux, dans un délai conforme. Les systèmes ou éléments défectueux seront remplacés par des systèmes ou éléments neufs. Le délai de garantie sur les pièces de rechanges et éléments de remplacement doit être le même que dans l offre initiale. Tous les services prestés dans le cadre de la garantie sont identiques aux services prestés dans le cadre de la maintenance et du support. Si une solution est indisponible pendant la période de garantie, celle-ci sera prolongée d un délai égal à la durée de l indisponibilité. La garantie couvre : La fourniture de pièces de rechange La réparation ou le remplacement sur place des éléments défectueux La correction des paramètres Les heures/hommes prestés Le déplacement du personnel de l adjudicataire Les frais de transport des pièces de rechange nécessaires en cas de retour. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 18

19 4.14 Réceptions (art. 19, 71 et 74) La réception du marché consiste en la vérification par le pouvoir adjudicateur de la conformité des prestations exécutées par le prestataire de services aux règles de l art ainsi qu aux clauses et conditions du marché Réception provisoire La réception provisoire aura lieu, à la mise en service du software et elle marque le début de la période de garantie de 3 ans Réception définitive et fin du marché Elle intervient après la période de 3 ans, si les prestations ne font l objet d aucune réclamation. Celle-ci sera consignée dans un procès-verbal signé par le pouvoir adjudicateur. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 19

20 5 Termes de référence 5.1 Introduction La CTB est à la recherche d un software, qui lui permette d optimaliser le système Payroll grâce au traitement périodique et standardisé des données.,. A partir du logiciel de salaires : e-blox., le software devra permettre d envoyer les modifications des affiliés et les nouvelles affiliations du personnel à tous les fournisseurs. Cela concerne les compagnies d assurances mais également d autres fournisseurs. Le logiciel puisera les données déjà existantes dans le «e-blox», Le but étant de gagner du temps et de limiter les erreurs par l automatisation d échange de données. 5.2 Situation actuelle de la CTB La CTB englobe un personnel de plus de 200 employés. Le service Payroll utilise la data-base e-blox qui contient toutes les informations des membres du personnel ainsi que les informations relatives aux membres de la famille. Ses fournisseurs externes sont : 5.3 Profil recherché - Ethias assurance hospitalisation (affiliation facultative des membres de la famille) + assurance assistance (abonnement familial) - AG Insurance (assurance de groupe invalidité-décès, assurance pension) - Etat fédéral (avantages liés à la Carte Fed+) Le soumissionnaire sera spécialisé dans l automatisation de l échange de données entre employeur, assureurs et intermédiaires. Le soumissionnaire doit démontrer le réseau qu il a développé avec les différentes assurances. Par sa compétence, le soumissionnaire sera le relais entre la CTB et les assurances en cas de difficulté dans l application du guide du logiciel. 5.4 Objectifs du software Le software devra permettre: - un traitement correct, périodique et standardisé des données - un traitement automatique d échanges de données - de détecter et transmettre chaque correction dans le système de paie «e-blox» - de répondre aux conditions techniques requises (0Elle intervient après la période de 3 ans, si les prestations ne font l objet d aucune réclamation. Celle-ci sera consignée dans un procès-verbal signé par le pouvoir adjudicateur. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 20

21 - Termes de référence) - de consulter la situation de chaque membre du personnel ainsi que l historique - de vérifier les données avant l envoi (confirmer ou annuler les modifications) - de confectionner des rapports avec un aperçu complet de tous les employés et de détailler les affiliations plan par plan aussi bien pour les employés que pour les membres de leur famille. - aux différentes sociétés d assurances (Ethias, AG Insurances) l envoi d un rapport dans le format demandé - facile d emploi - d être adapté (en cas de update et upgrade) Le software devra également : - se baser uniquement sur les données e-blox de façon à éviter tout autre encodage - envoyer des informations claires aux assurances - respecter une transmission de données sécurisées au niveau informatique - pouvoir remettre des rapports pour des besoins internes 5.5 Conditions techniques requises Le software doit être compatible avec le système de paie e-blox (mais il est indépendant du software e-blox et des assureurs actuels) RDP Client application Les applications suivantes sont exigées : - Windows Vista, XP, 2003: Remote Desktop Connection + Windows 7 - Windows 2000: Terminal Services Client + Windows 2003R2 - Linux: clients exist that support RDP Compatibilité avec Lotus Notes Le software doit être compatible avec Lotus Notes Security In order to use RDP over SSL/TLS you need a client capable of RDP version 5.2. (version from 2003 or later). Windows XP SP2, 2003 and Vista will have this version by default Firewall Outgoing connections on TCP port Documentation Le pouvoir adjudicateur recevra une documentation complète de la solution proposée. La documentation du système peut être fournie dans un format électronique. Dans la CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 21

22 mesure du possible, la documentation doit aussi être remise sur papier. Les documents à caractère légalement contraignant doivent être disponibles en français et/ou en néerlandais. L anglais est également accepté pour la documentation technicoadministrative. Toute la documentation doit être tenue à jour gratuitement durant la période de maintenance. Lors de la livraison, l'adjudicataire fournira la documentation suivante : Une documentation exhaustive sur le système installé reprenant les spécifications techniques 5.7 Présentation du software et formation aux utilisateurs Une formation sera organisée sur l utilisation du software. Cette formation devra permettre aux utilisateurs de travailler de manière autonome et de résoudre la majorité des problèmes courants. L adjudicataire met à disposition des participants toute la documentation nécessaire. La formation sera donnée en français et en néerlandais. De plus, dès que des modifications ou nouveautés se présentent, l adjudicataire s engage à donner une formation aux utilisateurs. Les honoraires relatifs à cette formation devront être inclus dans les prix Assistance matérielle Le soumissionnaire prévoira un contrat de services d'assistance et de dépannage, d'une durée de 3 ans, qui peut être résilié chaque année à la date anniversaire du contrat, moyennant un préavis de 3 mois. Le soumissionnaire sera le 'Single point of contact' pour toute demande; il assurera aussi tout contact éventuel avec d'autres fournisseurs. Le contrat d'assistance et de réparation doit garantir une assistance (help desk) durant les jours ouvrables avec intervention entre 9h00 et 17h00 au siège de la CTB, et solution apportée dans les 48heures. En cas de problème matériel, celui-ci devra être résolu dans les 2 jours ouvrables suivant un appel enregistré auprès du prestataire de services. 5.8 Autres spécifications L adjudicataire respectera le délai déterminé dans le contrat pour le paramétrage et l installation du logiciel. 5.9 Licences Le soumissionnaire garantit que toutes les licences dont le pouvoir adjudicateur a besoin pour l exploitation propre sont comprises. Le fournisseur ne peut imposer de limitations à l utilisation par le pouvoir adjudicateur. Le modèle de licence doit être expliqué en détail pour tous les éléments. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 22

23 5.10 Proposition technique Le soumissionnaire décrira dans l offre la manière dont le marché sera exécuté. Il décrira les services offerts et soumettra ainsi un plan de projet résumant les principales tâches qui doivent permettre de réaliser le marché. En particulier, il exposera les aspects tels que les tests et les pré requis éventuels nécessaires à sa mise en œuvre. La proposition technique doit spécifier les tâches, leur durée et le nombre de personnes concernées, la facilité d emploi et de l installation, Il y joindra un calendrier détaillé de l exécution des prestations. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 23

24 6 Formulaires 6.1 Formulaires d identification 6 Dénomination de la société / soumissionnaire : Forme juridique : Siège social (adresse) : Représenté(e) par le soussigné Nom, prénom : Qualité : Personne de contact : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse Numéro d inscription ONSS ou équivalent : Numéro d entreprise : N de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de Nom, prénom du soumissionnaire : Domicile : Numéro de téléphone : Numéro de fax : Adresse N de compte pour les paiements : Institution financière : Ouvert au nom de : 6 Formulaire à compléter selon que le soumissionnaire est une personne morale ou physique. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 24

25 6.2 Sous-traitants NOM ET FORME JURIDIQUE ADRESSE / SIEGE SOCIAL OBJET DE LA SOUS- TRAITANCE 6.3 La liste des services similaires Société Public/ Privé Objet service du Année Budget Personne de contact + adresse mail/ numéro de téléphone CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 25

26 6.4 Formulaire d offre En déposant cette offre, le soumissionnaire déclare explicitement accepter toutes les conditions énumérées dans le CSC Bxl 1327 et renoncer à ses propres conditions (de vente). Il s engage à exécuter le présent marché public aux prix suivants, exprimés en euros et hors TVA (en chiffres) : Unité Prix unitaire forfaitaire HTVA Quantité /nombre Total HTVA Prix forfaitaires* Licence Par an 3(ans) Installation Homme/jour Autres Formation du personnel Homme/jour Help desk Par an 3(ans) Total global Pourcentage TVA % Délai de livraison (jour de calendrier) jours Garantie Fait à le Signature / nom : CTB, Agence belge de développement CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll

27 6.5 Déclaration d intégrité pour les soumissionnaires Concerne le soumissionnaire : Domicile / Siège social : Référence du marché public : À l attention de la Coopération Technique Belge, Par la présente, je / nous, agissant en ma/notre qualité de représentant(s) légal/légaux du soumissionnaire précité, déclare/rons ce qui suit : Ni les membres de l administration, ni les employés, ni toute personne ou personne morale avec laquelle le soumissionnaire a conclu un accord en vue de l'exécution du marché, ne peuvent obtenir ou accepter d un tiers, pour euxmêmes ou pour toute autre personne ou personne morale, un avantage appréciable en argent (par exemple, des dons, gratifications ou avantages quelconques), directement ou indirectement lié aux activités de la personne concernée pour le compte de la Coopération Technique Belge. Les administrateurs, collaborateurs ou leurs partenaires n'ont pas d'intérêts financiers ou autres dans les entreprises, organisations, etc. ayant un lien direct ou indirect avec la Coopération Technique Belge (ce qui pourrait, par exemple, entraîner un conflit d'intérêts). J'ai / nous avons pris connaissance des articles relatifs à la déontologie et à la lutte contre la corruption repris dans le Cahier spécial des charges et je / nous déclare/rons souscrire et respecter entièrement ces articles. Je suis / nous sommes de même conscient(s) du fait que les membres du personnel de la Coopération Technique Belge sont liés aux dispositions d un code éthique qui précise ce qui suit : Afin d assurer l impartialité des membres du personnel, il leur est interdit de solliciter, d exiger ou d accepter des dons, gratifications ou avantages quelconques destinés à eux-mêmes ou des tiers, que ce soit ou non dans l exercice de leur fonction, lorsque les dons, gratifications ou avantages précités sont liés à cet exercice. Notons que ce qui importe le plus dans cette problématique est moins l enrichissement résultant de l acceptation de dons, gratifications ou avantages de toute nature, que la perte de l impartialité requise du membre du personnel dans l exercice de sa fonction. À titre personnel, les membres du personnel n acceptent aucune gratification, aucun don ni avantage financier ou autre, pour les services rendus. CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 27

28 Si le marché précité devait être attribué au soumissionnaire, je/nous déclare/rons, par ailleurs, marquer mon/notre accord avec les dispositions suivantes : Afin d éviter toute impression de risque de partialité ou de connivence dans le suivi et le contrôle de l exécution du marché, il est strictement interdit au contractant du marché (c'est-à-dire les membres de l administration et les travailleurs) d offrir, directement ou indirectement, des cadeaux, des repas ou un quelconque autre avantage matériel ou immatériel, quelle que soit sa valeur, aux membres du personnel de la Coopération Technique Belge, qui sont directement ou indirectement concernés par le suivi et/ou le contrôle de l'exécution du marché, quel que soit leur rang hiérarchique. Tout contrat (marché public) sera résilié, dès lors qu il s avérerait que l attribution du contrat ou son exécution aurait donné lieu à l obtention ou l offre des avantages appréciables en argent précités. Tout manquement à se conformer à une ou plusieurs des clauses déontologiques peut aboutir à l exclusion du contractant du présent marché et d autres marchés publics pour la Coopération Technique Belge. Le contractant du marché (adjudicataire) s engage à fournir au pouvoir adjudicateur, à sa demande, toutes les pièces justificatives relatives aux conditions d exécution du contrat. Le pouvoir adjudicateur pourra procéder à tout contrôle, sur pièces et sur place, qu il estimerait nécessaire pour réunir des éléments de preuve sur une présomption de frais commerciaux inhabituels. Le soumissionnaire prend enfin connaissance du fait que la Coopération Technique Belge se réserve le droit de porter plainte devant les instances judiciaires compétentes lors de toute constatation de faits allant à l encontre de la présente déclaration et que tous les frais administratifs et autres qui en découlent sont à charge du soumissionnaire. Signature précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé" par : avec mention du nom et de la fonction.. Lieu, date CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 28

29 6.6 Modèle de preuve de constitution de cautionnement Banque X Adresse Cautionnement n X Ce cautionnement est émis dans le cadre de la loi du 24/12/1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services et conformément à l AR du 26/ établissant les règles générales d exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics et notamment l article 5 2, 2 ème alinéa, inséré par l AR du 04/07/2001. X, adresse (la «Banque») déclare par la présente se constituer caution à concurrence d un montant maximum de EUR X (X euros) au profit de la Coopération Technique Belge (CTB) pour les obligations de X, adresse en vertu du marché : «X, CSC CTB/BTC Bxl 1327» (le «Marché»). En conséquence, la Banque s engage, sous la renonciation du bénéficiaire de division et/ou de discussion, à payer jusqu à concurrence du montant maximum, tout montant dont X pourrait être redevable envers la Coopération Technique Belge au cas où X serait en défaut d exécution du «Marché». Cette caution sera libérée conformément aux dispositions du Cahier Spécial des Charges et de l article 9 de l annexe de l A.R. du 26/09/1996. Tout appel au présent cautionnement doit être adressé par lettre recommandée à la Banque X, adresse, avec mention de la référence : X. Tout paiement effectué en vertu du présent cautionnement réduira de plein droit le montant cautionné par la Banque. Le cautionnement est régi par le droit belge et seuls les tribunaux belges sont compétents pour statuer sur tout litige. Fait à X le : X Signature : Nom : CSC Bxl 1327 : Marché de services relatif au développement et à l installation d un software pour le système payroll 29