Procé duré d utilisation du portail SYLAé

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1 Procé duré d utilisation du portail SYLAé

2 Introduction Pour les entreprises bénéficiaires de CUI (Contrats Uniqué d Insértion) ou EAv (Emploi d Avénir), l ASP (l Agéncé dé Services et de Paiement) vous propose une gestion dématérialisée sur le portail SYLAé. En tant qu éxpért-comptable, vous pouvez représenter votre client et gérer pour son compte, ses contrats CUI et EAv. Le portail SYLAé permet une saisie et consultation facilité dé l énsémblé de vos dossiers. Vous vous affranchissez ainsi : Des documents papiers à renseigner ; Des copies de bulletins de salaire à envoyer. Les délais de traitement administratif sont réduits et les échanges avéc l ASP sont fiabilisés. Ce document décrit les différentes étapes vous pérméttant d utilisér lé portail SYLAé. PREREQUIS : Faire parvenir le contrat de prestation (disponible sur : signé par lé l éntréprisé ét l éxpért-comptable. Disposér d un certificat électronique qualifié RGS comme Signexpert. Paramétrer votre poste à partir du site Signexpert. Fr en cliquant sur

3 Principe de fonctionnement de SYLAé L initialisation avéc SYLAé démarré par l énvoi papiér du contrat dé préstation signé par l expert-comptablé ét son cliént, disponiblé à l adréssé suivanté : Lorsque le contrat est validé : L éxpért-comptable reçoit par courrier papier, un code appelé par SYLAé «clé d idéntification fonctionnelle» qui lui sera demandé pour la création de son 1 er compte administrateur L éntréprisé réçoit un documént lui indiquant qué son éxpért-comptable prend en charge la gestion de ses contrats CUI et EAv. Lors de la première connexion sur vous aller créer votre compte administrateur. Vous devez vous munir : De votre numéro SIRET ; De la «clé d idéntification fonctionnelle» qué l ASP vous a adrésséé par courriér postal. A partir du compte administrateur vous aurez la possibilité de créer des comptes délégués pour une utilisation du portail SYLAé par vos collaborateurs. Dès lors : Les états de présence devront être déclarés chaque mois dans SYLAé, en début du mois suivant (il ne peut pas y avoir de saisie anticipée). Toute donnée devra être signée en électronique par le cabinet pour être transmise à l ASP. Pour signer sur SYLAé, vous pouvez utiliser votre signature électronique Signexpert. ATTENTION : Dès lors que vous utilisez SYLAé, pour renseigner les états mensuels, il n ést plus nécessaire d énvoyér lés féuillés de présence et les bulletins de salaire par courrier postal. Signexpert vous permet de vous affranchir des envois postaux signés à la main. A comptér dé la daté d inscription sur SYLAé, l éntréprisé bénéficiairé né réçoit plus de formulaire papier pour la déclaration d états dé préséncé ét lés avis dé paiémént.

4 A partir du moment où une entreprise est enrégistréé sur SYLAé, il n ést plus possible de revenir au processus papier. Mode d emploi de SYLAé CREATION DU COMPTE ADMINISTRATEUR Connectez-vous sur avec votre SIRET + Clef fonctionnelle La clef d'identification fonctionnelle est un identifiant sur 10 caractères alphanumériques fournie l'asp et envoyée par courrier postal. Signature des «CGU» indiquant ce compte employeur comme étant «dématérialisé» pour l ASP. A partir de ce moment, l employeur ne reçoit plus de documents. Une fois validé, l ASP transmet par mail un identifiant et mot de passe. Cet écran vous permet de créer un 1 er compte Administrateur : Confirmation du couple «SIRET / Clef» (demandé uniquement lors de la 1 ère connexion) Par mesure de sécurité, un administrateur ne peut pas se retirer lui-même le profil «administrateur (gestion des comptes)» 3

5 GESTION DES UTILISATEURS Création * Identifiant (nom.prenom) unique, incrémenté en cas d homonymie * Adresse mail unique et active * Réponse secrète à communiquer à l utilisateur Modification * Profils et adresse mail * Nom/prénom et question secrète => uniquement par l'utilisateur lui-même Suppression / restauration Vous pouvez créer autant de comptes délégués que nécessaire. Pour chaque compte, un identifiant unique est attribué que vous devrez transmettre à l utilisateur NB : Seul l administrateur est habilité à autoriser des droits aux comptes délégués. Cet écran vous permet d attribuer des droits spécifiques à chaque compte délégués. Habilitation de signature => Certificat de signature électronique personnel nécessaire Lorsque le compte délégué est activé par l administrateur, le destinataire du compte doit finaliser la création et définir : Un mot de passe de 8 caractères dont 1 numérique et 1 caractère spécial Une question/réponse secrète qui permet de réinitialiser le mot de passe en cas d oubli Préservons l'environnement! N imprimez ce mail que si c est vraiment nécessaire

6 GERER UN COMPTE MULTI-EMPLOYEURS En tant qué cabinét d éxpértisé comptablé, vous auréz à gérér plusiéurs cliénts.. Vous aurez ainsi des habilitations sur plusieurs SIRET. Chaque nouveau client vous est attaché par l ASP a réception du contrat de prestation signé par votre client et vous-même. Sur SYLAé, une entreprise est identité par son SIRET Sur cet écran, est indiqué l ensemble de vos clients pour lesquels vous gérez les CUI et/ou EAv. Il y a une habilitation spécifique pour chaque SIRET.

7 CONSULTATION ET SAISIE DANS SYLAE La recherche d un dossier se fait soit : Avec le NOM ou Prénom du salarié Avec son n de dossier Pour l affichage des salariés vous avez : NOM Prénom, puis par n de contrat. En cliquant sur la ligne, le détail du dossier s affiche. Vous pouvez organiser votre interface par salarié, n de dossiers,... Cet écran vous permet de saisir les états de présence d un mois pour l ensemble de vos dossiers.

8 EXPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE Pour facilitér vos saisiés, vous avéz la possibilité d exporter / importer un fichier Excel. Vous devez dans un 1 er temps exporter lé fichiér. Vous dévéz l énrégistrér puis lé complétér. Les données à renseigner sont : Les absences, le salaire brut et éventuellement la date de fin réelle, le motif de rupture, Dans le second onglet, le motif de rupture le cas échéant Cet exemple montre les lignes d un fichier complété : Dossier PPM126 0, données incohérentes (50 jours d absence) Dossier PPM125 0, motif de rupture non renseigné La saisie du dossier PPM124 0 est correcte

9 IMPORT DU FICHIER DES ETATS DE PRESENCE Lorsqué lé fichiér ést rénséigné, vous dévéz l importér. Un systèmé d onglét pérmét dé savoir lé nombré d énrégistréménts modifiés ét céux én érréurs Cet exemple montre 3 modifications dont 2 erreurs. En rouge, les zones en erreur. Tant que ces enregistrements ne sont pas rectifiés, il n est pas possible de valider la saisie.

10 WORKFLOW DES DONNEES D ETAT DE PRESENCE WORKFLOW des données d état de présence : Saisi Attention : A cette étape, les éléments ne sont pas encore transmis à l ASP. En cours de transmission Pour cela, il faut disposer d un certificat de signature électronique. Flux (envoi par SYLAé à l'asp) (réception des retours de l'asp) Pris en compte ASP Rejeté

11 SIGNER EN ELECTRONIQUE ET TRANSMETTRE A L ASP Dans cét écran, l utilisatéur va pouvoir utilisér son cértificat éléctroniqué Signéxpért pour signer les états renseignés. Attention : Votre certificat Signexpert doit être valide (non révoqué et avec une date de fin de validité postérieure à la date du jour) et en état de fonctionnement Lors de la signature, les informations du votre certificat Signexpert, sont encapsulées dans le document PDF qui sera stocké dans un coffre-fort dé l ASP. Dès lors, il ne sera plus consultable sur SYLAé. Il constitue le justificatif de la déclaration de l émployéur. Il n y a donc plus bésoin d énvoyér dé RIB ét dé fichés dé payé à l ASP.

12 CONSULTER L HISTORIQUE DES PAIEMENTS Dans les écrans de gestion des états de présence et des coordonnées de paiement, l icôné pérmét d accédér à l historiqué de la donnée. Cet icône est affiché en rouge en cas de rejet non traité : GERER LES COORDONNEES BANCAIRES Vous pouvez renseigner plusieurs coordonnées bancaires. Cependant, il est nécessaire de sélectionner une coordonnée de paiement. Une coordonnée bancaire peut être supprimée ou modifiées. Dans ce cas, il faut cliquer sur Modifier ou Supprimer. Uné coordonnéé dé paiémént né péut êtré suppriméé qué si éllé n a pas éncoré été transmisé à l ASP (cf. paiements en cours). Il est possible de définir (et modifier) une coordonnée de paiement par défaut (associée à tous les dossiers sans RIB et nouveaux dossiers)

13 SAISIR MODIFIER LES COORDONNEES BANCAIRES Attention : il est impossible de modifier les coordonnées bancaires sans certificat électronique Tous les champs à saisir sont obligatoires ( ) et contrôlés, excepté le titulaire du compte en texte libre. En cas de pluralité de coordonnées de paiement, il faut associer les dossiers à une coordonnée de paiement afin que l aidé soit vérséé : WORKFLOW des coordonnées de paiement : Attention : impossible de saisir/modifier une coordonnée de paiement sans certificat pour la signature. En cours de transmission Flux (envoi par SYLAé à l'asp) Transmis ASP (réception des retours de l'asp) Pris en compte ASP Rejeté * * Rejet technique (format de la coordonnée de paiement) ou rejet Banque de France Les états de présence seront transmis et pris en compte par l'asp dans un délai de 48 heures Les coordonnées de paiement seront prises en compte par l'asp dans un délai de 96 heures

14 CONSULTATION DE L HISTORIQUE DES PAIEMENTS A comptér dé la daté d inscription dé l éntréprisé sur SYLAé, l historiqué dés paiéménts est consultable sur SYLAé. L éntréprisé né réçoit plus d avis dé paiémént «papier» par courrier postal. Voici l écran pour la consultation dés paiéménts : GERER LE PANIER D ACTIVITES La page «Mes activités» synthétise l'ensemble des actions à mener dans SYLAé. Un compteur d'activités positionné à du menu «Mes actions» permet de revenir sur la page du paniér d activités én un clic. Cliquér diréctémént sur la l activité afin d accédér à l écran pérméttant dé la traitér. Attention : pour les comptes délégués, il est nécessaire que le compte administrateur vous ai donné lés droits d agir sur l activité voulué.

15 LISTE DES ACTIVITES POSSIBLES : États de présence à saisir liste des dossiers pour lesquels le mois indiqué n'est pas renseigné ; États de présence à transmettre liste des états de présence en attente de signature. Coordonnée de paiement à saisir affichéé si aucuné coordonnéé bancairé n ést enregistrée pour ce SIRET. Dossiers sans coordonnée de paiement liste des dossiers pour lesquels aucune coordonnée n'a été définie. États de présence rejetés liste des états de présence rejetés suite aux contrôles de cohérences NOE / SYLAé. Coordonnées de paiement rejetées liste des coordonnées de paiement rejetées suite aux contrôles automatisés réalisés par l'asp. Paiements rejetés accès à la coordonnée de paiement qui a été refusée par la Banque de France La couléur dé l activité affiché sa criticité (naturé / anciénnété). Le compteur d'activités est décrémenté à chaque traitement d'activité. Assistance Signexpert 19 rue Cognacq-Jay Paris VIIe signex pert@ cs. ex perts -co mptables.org